Małopolski pilotaż rachunku kosztów działań, czyli pierwszy krok na drodze do wdrożenia ewidencji kosztów realizacji zadań na podstawie podejścia procesowego Anna Siemek-Filuś PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ
Tradycyjny rachunek kosztów Pracownik 1 Pracownik 2 Wynagrodzenie 2.000 8.000 Ilość spraw w ciągu miesiąca Koszt 1 sprawy w usłudze A = Koszt 1 sprawy w usłudze B Usługa A 10 900 Usługa B (2000 zł + 8000 zł) / (10+900) = 11 zł
Lepiej mniej więcej mieć rację niż dokładnie się mylić Pracownik 1 Pracownik 2 Wynagrodzenie 2.000 8.000 Usługa A Ilość spraw w ciągu miesiąca 10 900 Usługa B Pracownik 1 Pracownik 2 Usługa A 50% czasu pracy Proporcjonalnie do ilości spraw Usługa B 50% czasu pracy Proporcjonalnie do ilości spraw Koszt 1 sprawy w usłudze A (1000 zł + 88 zł) / 10 =~ 109 zł Koszt 1 sprawy w usłudze B (1000 zł + 7912 zł) / 900 =~ 10
Tradycyjne rachunki kosztów Obiekty kosztowe Uczeń klasy I, podatnik, pacjent, klient OPS, Uśrednianie Koszty wg rodzajów Wynagrodzenia, amortyzacja, usługi obce,
Rachunek kosztów działań Obiekty kosztowe Uczeń klasy I, podatnik, pacjent, klient OPS, Analiza procesów Działania Procesowe postrzeganie organizacji Zasoby Budynek, samochód, system informatyczny,
Zmiana podejścia zarządzających Koszty referatu podatkowego (tradycyjny rachunek kosztów) Nazwa Amortyzacja Zużycie materiałów i energii Usługi obce Wynagrodzenia Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Pozostałe koszty rodzajowe Wartość kosztu 2 500 zł 9 000 zł 2 000 zł 37 000 zł 8 500 zł 1 500 zł Co zrobić, aby zwiększyć efektywność organizacji?
Zmiana podejścia zarządzających Koszty referatu podatkowego (rachunek kosztów działań) Nazwa Obsługa podatnika wyjaśnienia i pomoc w wypełnianiu druków informacji podatkowej Przygotowywanie decyzji i jej wysyłka Podpinanie zwrotek do dokumentacji w ramach akcji rocznej Kopertowanie decyzji do akcji rocznej Wartość kosztu 23 314 zł 23 624 zł 11 199 zł 3 074 zł Co zrobić, aby zwiększyć efektywność organizacji?
Zmiana podejścia zarządzających Tradycyjny rachunek kosztów Rachunek kosztów działań Zużycie materiałów Wynagrodzenia Uzupełnianie braków Rozmowy z klientami Usługi obce Wprowadzanie danych do systemów? Usprawnienia
Hierarchia elementów RKD Klient urzędu, uczeń klasy I, pacjent Obiekt kosztowy Nośniki kosztów działań Analiza sprawy, wizja, przygotowanie decyzji administracyjnej Pracownik, grupa pracowników Zasób docelowy Działanie Zasób docelowy Działanie Zasób docelowy Nośniki kosztów zasobów Budynek, drukarka, samochód Zasób pomocniczy Zasób pomocniczy Zasób pomocniczy Zasób pomocniczy Zasób pomocniczy
Zasoby pomocnicze i zasoby docelowe Zasoby pomocnicze budynek materiały informatyka transport łączność pracownicy inne promocja pomijamy Zasoby docelowe Pracownicy realizujący usługę podatki Pracownicy realizujący usługę wycinka drzewa Pracownicy realizujący usługę podział działki Inni merytoryczni pomocniczy Zarząd (indywidualnie)
Ustalanie kosztów zasobów pomocniczych Usługi obce Zużycie materiałów i energii Amortyzacja (!) budynek
Przypisanie kosztów a alokacja Koszty zasobów pomocniczych 1. Przypisanie bezpośrednio do działania (usługa) lub czynności w ramach działania 2. Przypisanie bezpośrednio do zasobu docelowego (pracownik lub grupa pracowników) 3. Alokacja kosztów (z użyciem nośników kosztów)
Alokacja kosztów zasobów pomocniczych Zarząd (indywidualnie) Powierzchnia przypadająca na pracownika lub grupę pracowników Pracownicy merytoryczni (indywidualnie) budynek Pracownicy inni merytoryczni Koszty nie podlegające dalszemu rozliczeniu Pracownicy pomocniczy
Rozliczenia pomiędzy zasobami docelowymi budynek Pracownicy merytoryczni (indywidualnie) Podkategorie pracowników pomocniczy Zarząd (indywidualnie) transport Pracownicy inni merytoryczni
Rozliczenia pomiędzy zasobami docelowymi budżetowanie, zarządzanie przepływem gotówki Pracownicy merytoryczni (indywidualnie) Księgowość / finanse Przetwarzanie transakcji finansowych dot. pracowników Zarząd (indywidualnie) Przetwarzanie transakcji finansowych zewn. Inne Pracownicy inni merytoryczni
Gminy zaangażowane w pilotaż
Koszty jednostkowe Wielkość gminy Poniżej 10 tys. Podatki (koszt na1 podatnika) 67 zł 127 zł 44 zł 38 zł 10 15 tys. 48 zł 32 zł 60 zł Powyżej 15 tys. 90 zł 31 zł Wycinka drzewa (koszt na 1 sprawę) 294 zł 115 zł 244 zł 84 zł 579 zł 228 zł 265 zł 315 zł 228 zł Podziałdziałki (koszt na 1 sprawę) 735 zł 2 872 zł 520 zł 159 zł 685 zł 237 zł 582 zł 768 zł 237 zł
Dziękuję za uwagę! PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.efektywnoscuslug.pl efektywnosc@mwi.pl a.siemek-filus@mwi.pl