R E G U L A M I N Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej "Jaroty" w Olsztynie I. Postanowienia ogólne 1 1. Rada Nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością Spółdzielni poprzez kontrolę gospodarki Spółdzielni oraz nadzór nad wykonywaniem przez Spółdzielnię jej zadań statutowych. 2. Zasady i zakres działania Rady Nadzorczej określają przepisy ustawy z 16 września 1982 roku Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 2003 r. nr 118, poz. 1848 z późn. zmianami) oraz ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 119 poz. 1116 z 2003 r. wraz z późn. zm.). 3. Rada Nadzorcza składa się z 12 członków wybieranych spośród członków Spółdzielni na okres 3 lat. Jeżeli członkiem Spółdzielni jest osoba prawna, do Rady Nadzorczej może być wybrana osoba nie będąca członkiem, wskazana przez osobę prawną. 4. Mandat członka Rady Nadzorczej wygasa z upływem kadencji, na którą został wybrany. Utrata mandatu przed upływem kadencji następuje w przypadkach: 1) odwołania większością 2/3 głosów przez Walne Zgromadzenie, 2) zrzeczenia się mandatu, 3) ustania członkostwa w Spółdzielni. II. Posiedzenie Rady Nadzorczej 2 1. Posiedzenie Rady Nadzorczej zwołuje, co najmniej raz na kwartał, przewodniczący Rady Nadzorczej lub w razie potrzeby zastępca przewodniczącego. 2. Pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej zwołuje przewodniczący Walnego Zgromadzenia w celu ukonstytuowania się Rady. 3. Na pisemny wniosek co najmniej 5 członków Rady, jednej z komisji Rady lub Zarządu przewodniczący Rady Nadzorczej lub jego zastępca, zobowiązany jest zwołać posiedzenie Rady w ciągu 10 dni od dnia złożenia wniosku. W sytuacji gdy wniosek, o którym mowa wyżej nie zostanie zrealizowany, uprawnieni do zwołania posiedzenia są poszczególni członkowie Prezydium Rady na wniosek skierowany do nich przez osoby w niniejszym ustępie. 4. Na posiedzeniu Rady Nadzorczej każdy członek Rady lub Zarząd Spółdzielni może zgłosić Radzie umotywowany wniosek o uzupełnienie porządku obrad. Wniosek taki przewodniczący Rady (lub inna osoba prowadząca posiedzenie Rady) wprowadza do porządku obrad następnego posiedzenia Rady. 3 1. O czasie, miejscu i porządku obrad Rady Nadzorczej członkowie Rady i Zarząd zawiadamiani są pisemnie co najmniej na 5 dni przed terminem posiedzenia. Do zawiadomień powinny być dołączone projekty uchwał i wniosków i w miarę potrzeby inne materiały dotyczące spraw, które mają być rozpatrywane przez Radę. W sprawach wyjątkowo pilnych posiedzenie Rady Nadzorczej może być zwołane w terminie krótszym niż 5 dni.
2 2. Jeżeli w porządku obrad znajduje się sprawa dotycząca wykreślenia lub wykluczenia członka ze Spółdzielni, o czasie i miejscu posiedzenia Rady Nadzorczej, na którym ma być podjęta uchwała w tej sprawie, zawiadamia się zainteresowanego członka Spółdzielni co najmniej na 5 dni przed terminem posiedzenia z podaniem informacji o prawie do osobistego składania wyjaśnień. Zawiadomienia dokonuje się na piśmie i doręcza członkowi bezpośrednio za pokwitowaniem lub przez pocztę listem poleconym. Zawiadomienie nie przyjęte przez członka lub zwrócone na skutek niezgłoszenia przez członka zmiany podanego adresu ma moc prawną doręczenia. Jeżeli zainteresowany członek nie przybędzie na posiedzenie, Rada Nadzorcza może rozpatrzyć sprawę bez jego udziału. W wyjątkowych przypadkach, gdy członek nie mógł osobiście przybyć na posiedzenie, Rada Nadzorcza może wysłuchać wyjaśnień składanych w jego imieniu przez współmałżonka. Członka Spółdzielni, który nie mógł przybyć na posiedzenie Rady Nadzorczej może reprezentować osoba posiadająca jego pełnomocnictwo. 4 1. W posiedzeniu Rady Nadzorczej obowiązani są brać udział wszyscy członkowie Rady. Członkowie, którzy nie wzięli udziału w posiedzeniu Rady Nadzorczej, powinni na następnym posiedzeniu usprawiedliwić nieobecność. W posiedzeniach Rady Nadzorczej, Prezydium Rady Nadzorczej i Komisji Rady mogą uczestniczyć z głosem doradczym członkowie Zarządu, przewodniczący Rad Osiedli oraz inni zaproszeni goście. 2. Skład osobowy zapraszanych na posiedzenie Rady Nadzorczej osób spoza Rady ustala Prezydium Rady. 5 1. Decyzje Rady Nadzorczej zapadają w formie uchwał. Uchwały mogą być podejmowane wyłącznie w zakresie problematyki objętej kompetencjami Rady Nadzorczej wyszczególnionymi w Statucie. Rada nie może podejmować uchwał w sprawach zastrzeżonych w ustawie Prawo spółdzielcze i w Statucie do kompetencji Zarządu Spółdzielni. 2. Uchwały Rady Nadzorczej są ważne, jeżeli zostały podjęte w obecności większości składu osobowego Rady. 3. Uchwały Rady Nadzorczej zapadają zwykłą większością głosów członków obecnych na posiedzeniu. W przypadku równej liczby głosów za i przeciw uchwale, głosowanie należy powtórzyć. 4. Rada Nadzorcza może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad. 6 1. W celu prawidłowego wykonywania swych funkcji kontrolno-nadzorczych Rada Nadzorcza może kierować do Zarządu Spółdzielni wnioski i zalecenia. Uprawnienie takie posiada Rada jako organ kolegialny, natomiast uprawnienia te nie przysługują Prezydium, Komisjom Rady oraz poszczególnym członkom Rady. Wnioski i zalecenia mogą dotyczyć wyłącznie spraw wchodzących w zakres kompetencji Rady. Wnioski i zalecenia mogą być kierowane do Zarządu jedynie po przegłosowaniu ich na posiedzeniu Rady. 2. Rada Nadzorcza może w wyjątkowych przypadkach upoważnić jednego ze swoich członków do dokonania jednoosobowo określonych czynności z zakresu nadzoru i kontroli. Niedopuszczalne jest natomiast przeprowadzanie takich czynności przez członka Rady na własną rękę. Członek Rady, którego zdaniem podjęcie danej czynności jest konieczne, powinien na to uzyskać upoważnienie Rady. Członek Rady może bez uzgodnienia z Radą zapoznawać się z dokumentacją Rady Nadzorczej.
3 3. Rada, w celu prawidłowego wykonywania swoich funkcji, ma prawo i obowiązek opierać się na opiniach i ekspertyzach rzeczoznawców. 7 1. Posiedzenia Rady Nadzorczej prowadzi przewodniczący Rady, jego zastępca lub członek Prezydium stwierdzając prawidłowość zwołania zebrania i jego zdolność do podejmowania uchwał. 2. Po przedstawieniu przez referentów sprawy zamieszczonej w danym punkcie porządku obrad i uzyskaniu w tym zakresie wyjaśnień przedstawicieli Zarządu, opinii właściwych komisji Rady lub rzeczoznawców, przewodniczący otwiera dyskusję udzielając głosu uczestnikom posiedzenia w kolejności zgłaszania się. Za zgodą obecnych dyskusja może być prowadzona nad kilkoma punktami porządku obrad łącznie. 3. W sprawach formalnych przewodniczący udziela głosu poza kolejnością zgłaszania się. Za wnioski w sprawach formalnych uważa się wnioski w przedmiocie sposobu obradowania i głosowania. 4. Wnioski i oświadczenia do protokołu mogą być zgłaszane ustnie. Na prośbę przewodniczącego wnioski i oświadczenia należy składać na piśmie. 8 1. W razie gdy temat obrad wymaga podjęcia uchwały, przewodniczący posiedzenia poddaje zgłoszone wnioski pod głosowanie. 2. Członek Rady Nadzorczej w głosowaniu nad uchwałą w sprawie osobiście go dotyczącej, nie może uczestniczyć i być obecny przy głosowaniu 3. Głosowanie odbywa się w sposób imienny bez wstrzymywania się od głosu, za wyjątkiem wyboru i odwołania członków Zarządu, które odbywa się w głosowaniu tajnym. Przy przeprowadzaniu głosowania tajnego Rada Nadzorcza wybiera ze swego grona trzyosobową komisję skrutacyjną spośród członków Prezydium Rady. 4. Głosowanie imienne odbywa się poprzez oddanie głosu za lub przeciw na imiennej kartce do głosowania, a następnie złożenie podpisu potwierdzającego zajęte w głosowaniu stanowisko na odwrocie uchwały będącej przedmiotem głosowania. Po zatwierdzeniu protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej kartki do głosowania dotyczące uchwał podjętych na tym posiedzeniu podlegają zniszczeniu. 5. Każdy członek Rady ma prawo zgłaszania na piśmie do protokołu uwag o oddanym swoim głosie w danym głosowaniu z podaniem motywacji. 9 1. Z obrad Rady Nadzorczej pracownik Spółdzielni sporządza protokół, a podpisują go przewodniczący obrad i sekretarz Rady. 2. Członkowie Rady i Zarządu mają prawo zgłaszania poprawek do treści sporządzonego protokołu na piśmie w ciągu 7 dni od daty posiedzenia Rady Nadzorczej, na którym była omawiana treść danego protokołu. 3. Uchwały Rady Nadzorczej w sprawach wynikających ze stosunku członkostwa i innych, w których członkowi przysługuje odwołanie do Walnego Zgromadzenia i Sądu powinny być zaprotokołowane z uzasadnieniem.
4. Protokoły zatwierdzone przez Radę Nadzorczą przechowuje Zarząd. 4 10 1. Rada Nadzorcza wybiera członków Zarządu Spółdzielni w głosowaniu tajnym z nieograniczonej liczby kandydatów, którymi mogą być także osoby nie będące członkami Spółdzielni. Rada może dokonywać wyboru członków Zarządu: a) w formie konkursu, b) bezpośrednio na posiedzeniu Rady. 2.Decyzję o ogłoszeniu konkursu na członka Zarządu podejmuje Rada w formie uchwały zawierającej m.in. warunki konkursu. 3 Gdy wybór ma nastąpić bez ogłaszania konkursu, członkowie Rady obecni na posiedzeniu zgłaszają kandydatów na członków Zarządu bezpośrednio przewodniczącemu zebrania. Zgłaszanie kandydatów odbywa się z podaniem imienia i nazwiska kandydata oraz krótkiego uzasadnienia kandydatury. 4 Do zgłoszenia kandydata nieobecnego na zebraniu należy dołączyć jego pisemną zgodę na kandydowanie. Zebrani mogą uzależnić rozpatrzenie kandydatur od przedłożenia im dokumentów stwierdzających kwalifikacje kandydatów, nadto żądać osobistej obecności kandydata na posiedzeniu. 5 Po zgłoszeniu kandydatur przewodniczący ustala ostateczną listę kandydatów i zarządza wybranie komisji skrutacyjnej dla przeprowadzenia wyborów. Komisja skrutacyjna przygotowuje kartki wyborcze. 11 1. Głosowanie odbywa się przez złożenie kartki wyborczej do urny w obecności komisji skrutacyjnej. 2. Głosujący skreśla nazwiska kandydatów, na których nie głosuje. 3. W przypadku, gdy liczba nie skreślonych nazwisk kandydatów na złożonej do urny kartce jest większa od liczby wybieranych członków Zarządu, uznaje się kartkę wyborczą za nieważną. 4. Liczbę głosów oddanych na poszczególnych kandydatów oblicza komisja skrutacyjna. Przewodniczący komisji skrutacyjnej ogłasza wyniki głosowania. 5. Do Zarządu wchodzą kandydaci, którzy w I turze wyborów otrzymali co najmniej 50% oddanych głosów. Jeżeli w I turze wyborów nie zostały obsadzone wszystkie miejsca w składzie Zarządu, zarządza się II turę wyborów. Do II tury wyborów staje tylko podwójna liczba kandydatów, którzy w I turze wyborów otrzymali najwięcej głosów. Do Zarządu wchodzą kandydaci wybrani w I turze wyborów oraz kandydaci, którzy w II turze wyborów otrzymali kolejno największą liczbę oddanych głosów. 6. Odwołanie poszczególnych członków Zarządu odbywa się w głosowaniu tajnym przez złożenie odpowiedniej karty do urny w obecności komisji skrutacyjnej. III. Prezydium Rady Nadzorczej 12 1. Rada Nadzorcza wybiera ze swego grona Prezydium Rady, w skład którego wchodzą: przewodniczący, jego zastępca, sekretarz i przewodniczący stałych komisji Rady. Zadaniem Prezydium
5 Rady Nadzorczej jest organizowanie i koordynowanie działalności Rady oraz dokonywanie czynności zleconych przez Radę. 2. Dokumenty sporządzone przez Prezydium Rady Nadzorczej oraz korespondencję wysyłaną w imieniu Rady Nadzorczej podpisują przewodniczący Rady Nadzorczej lub jego zastępca oraz sekretarz. 3. Do ważności uchwał Prezydium Rady Nadzorczej niezbędna jest obecność na posiedzeniu większości członków Prezydium, w tym przewodniczącego lub jego zastępcy. 4. Pracownik Spółdzielni sporządza z posiedzeń Prezydium Rady Nadzorczej protokoły, które podpisuje przewodniczący Rady lub jego zastępca oraz sekretarz. IV. Komisje Rady Nadzorczej 13 1. Rada Nadzorcza powołuje ze swego grona Komisję Rewizyjną oraz może powołać, w miarę potrzeby, inne komisje stałe lub czasowe, ustalając zakres ich działania. 2. Komisje Rady Nadzorczej składają się z co najmniej 3 osób powołanych przez Radę spośród jej członków. Każdy członek RN zobowiązany jest do udziału w pracach co najmniej w dwóch komisjach RN, z wyłączeniem przewodniczącego RN. Przewodniczących komisji wybiera Rada Nadzorcza. 3. Komisje wybierają ze swego grona zastępcę przewodniczącego i sekretarza. 14 1. Rada Nadzorcza może dokonywać zmian w składzie komisji. 2. Komisja lub Prezydium Rady Nadzorczej mogą wystąpić do Rady o odwołanie członka komisji, który nie uczestniczy w posiedzeniach komisji, nie bierze udziału w jej pracach lub nie wykazuje się dostateczną wiedzą na temat problematyki wchodzącej w zakres kompetencji komisji. 15 1. Komisje działają zgodnie z planami ich pracy uchwalonymi przez Radę Nadzorczą. 2. W razie potrzeby, a także na wniosek Zarządu, przewodniczący Rady Nadzorczej kieruje sprawy pod obrady właściwej Komisji Rady Nadzorczej, określając termin do zajęcia stanowiska. 3. Sprawozdania i wnioski przewodniczący komisji (ich zastępcy) przedkładają do rozpatrzenia Radzie Nadzorczej. 4. Uchwały komisji mają charakter opiniodawczy i są podstawą do podejmowania uchwał przez Radę Nadzorczą lub jej Prezydium. 5. Komisje Rady Nadzorczej współpracują i w miarę potrzeby odbywają wspólne posiedzenia. 6. Pracami komisji kierują ich przewodniczący, a w razie ich nieobecności - zastępcy. 7. Z posiedzeń komisji pracownik Spółdzielni sporządza protokół, który podpisuje przewodniczący.
6 V. Rozpatrywanie skarg i odwołań skierowanych do Rady 16 1. Skargi i odwołania członków Spółdzielni zgłoszone do Rady Nadzorczej przewodniczący Rady Nadzorczej kieruje do odpowiednich komisji lub bezpośrednio na posiedzenie Rady. 2. Do dokumentów sprawy winny być dołączone wyjaśnienia odpowiedniej komórki organizacyjnej Spółdzielni, korespondencja prowadzona z członkiem składającym skargę lub odwołanie, inne dokumenty źródłowe związane z daną sprawą oraz opinia prawna. 3. W przypadku rozpatrywania sprawy przez odpowiednią komisję Rady ma ona obowiązek sporządzenia opinii i przedstawienia jej w formie pisemnej Radzie. 4. Odpowiedzi na skargi lub odwołania wysyłane w imieniu Rady podpisuje przewodniczący Rady lub jego zastępca oraz sekretarz. Niedozwolone jest udzielanie odpowiedzi bez rozpatrzenia sprawy przez Radę. 5. Sekretarz Rady Nadzorczej ma obowiązek prowadzenia rejestru skarg i odwołań skierowanych do Rady. VI. Postanowienia końcowe Skreśla się 17. 17 18 Regulamin niniejszy wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez XXVI Zebranie Przedstawicieli Członków SM "Jaroty" w Olsztynie, tj. 26 czerwca 1999 r. Nadzwyczajne XXVIII Zebranie Przedstawicieli Członków SM "Jaroty" w Olsztynie wprowadziło poprawki w dn. 16.12.2000 r. (uchwała nr 24/2000 z 16.12.2000 r.). XXXV Zebranie Przedstawicieli Członków wprowadziło w dniu 23 kwietnia 2004 r. zmiany objęte uchwałą nr 6/2004 r. XXXVIII Zebranie Przedstawicieli Członków wprowadziło w dn. 04 listopada 2005 r. zmiany objęte uchwałą nr 16/2005 r., XL Zebranie Przedstawicieli Członków wprowadziło w dn. 29 września 2006 r. zmiany objęte uchwałą nr 3/2006, XLVIII Walne Zgromadzenie wprowadziło w dniu 30 grudnia 2011 r. zmiany objęte uchwałą nr 10/2011. Sekretarz XLVIII Walnego Zgromadzenia Maria Szwejkowska Przewodniczący XLVIII Walnego Zgromadzenia Jerzy Krasowski