ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZARZĄDZENIA NR 3/2013 KIEROWNIKA OOŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W DĘBNICY KASZUBSKIEJ Z DNIA 25.07.2013 r. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Dębnicy Kaszubskiej
Instrukcja określa zasady zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych zgodnie ze strategią określoną w Polityce bezpieczeństwa systemów informatycznych przetwarzania danych osobowych wprowadzoną w życie zarządzeniem Nr 3/2013 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej W Dębnicy Kaszubskiej z dnia 25.07.2013 r. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Terminów: 1) Administrator Danych Osobowych (ADO) w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych: organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych; 2) dane osobowe wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. 3) Właściciel Zbioru Danych Osobowych (WZDO) - osoba, która ma zatwierdzoną kierowniczą odpowiedzialność za utrzymanie, korzystanie i bezpieczeństwo aktywów (bez prawa własności do tych aktywów); 4) zbiór danych każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie; 5) przetwarzanie danych osobowych wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych osobowych, takich jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza tych, które wykonuje się w systemach informatycznych; 6) system informatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
7) zabezpieczenie danych osobowych wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem; 8) Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) osoba nadzorująca przestrzeganie zasad ochrony przetwarzania danych osobowych; 9) Administrator Systemu Informatycznego (ASI) osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób trzecich do systemów oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w tych systemach; 10) osoba uprawniona lub użytkownik systemu, zwany dalej użytkownikiem osoba posiadająca upoważnienie wydane przez administratora danych dopuszczona, w zakresie w nim wskazanym, jako użytkownik do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym danej komórki organizacyjnej; 11) dostępność cecha zapewniająca, że zasoby informacyjne są dostępne użytkownikowi w wymaganym miejscu, czasie i w wymaganej formie; 12) poufność cecha zapewniająca, że dostęp do zasobów informacyjnych jest ograniczony tylko do kręgu osób uprawnionych; 13) integralność cecha zapewniająca, że oryginalna forma lub stan zasobów może być zmieniony tylko przez osoby do tego uprawnione; 14) rozliczalność cecha zapewniająca, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi. użyto w niniejszej instrukcji w rozumieniu nadanym art.7 ustawy z 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 2002 r.nr.101, poz.926 i Nr.153, poz.1271 oraz z 2004r. Nr.25, poz.219 i Nr 33, poz.285). 2. Terminów: - identyfikator użytkownika/login ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych specjalnych, jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych w systemie informatycznym; - hasło ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych specjalnych znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym;
użyto w niniejszej instrukcji w rozumieniu nadanym 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004r. Nr.100 poz.1024) 3. Zalogowanie się oznacza uwierzytelnienie w rozumieniu 2 pkt.11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 19 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych. 2 Dokument stanowi specyfikację podstawowych środków technicznych ochrony danych oraz elementów zarządzania systemem informatycznym. W przypadku wystąpienia potrzeb wprowadzenia nowych lub modyfikacji istniejących uregulowań proceduralnych danego obszaru, wnioski o ich opracowanie powinni składać pracownicy, w których procedury są używane do administratora bezpieczeństwa informacji. Zasady zawarte w niniejszym dokumencie oraz określone w odrębnych dokumentach powinny być udostępniane pracownikom na poszczególnych stanowiskach tylko w niezbędnym zakresie. 3 Za wdrożenie procedur w komórce organizacyjnej odpowiedzialny jest administrator systemu informatycznego, a fakt zapoznania wykonawcy z procedurą należy dokumentować w odpowiednim wykazie.
Rozdział II System informatyczny i jego zasoby. 5 Nazwy zbioru danych osobowych oraz systemu informatycznego, w którym dane osobowe są przetwarzane: L.P. Nazwa zbioru ( opis ) Producent/ Program do przetwarzania 1. REJESTR KLIENTÓW I ICH RODZIN Z ZAKRESU USTAWY O POMOCY SPOŁECZNEJ Sygnity S.A./ Pomost Std 2. WSPIERANIE RODZINY I PIECZY ZASTĘPCZEJ Sygnity S.A./ Pomost Std 3. REJESTR KLIENTÓW ICH RODZIN Z ZAKRESU USTAWY O DODATKACH MIESZKANIOWYCH Sygnity S.A./ DM 4. REJESTR OSÓB Z ZAKRESU STYPENDIÓW I ZASIŁKÓW SZKOLNYCH Sygnity S.A./ ST 5. REJESTR OSÓB Z ZAKRESU FUNDUSZU ALIMENTACYJNEGO Sygnity S.A./ FA 6. ZASIŁKI RODZINNE I PIELĘGNACYJNE Sygnity S.A./ SR 6
Rozdział III Środki techniczne 7 1. Sieć komputerowa. Infrastruktura sieciowa składa się z okablowania strukturalnego w budynku z wydzieloną instalacją zasilającą urządzenia komputerowe w standardzie - kategorii V. 2. Sprzęt komputerowy. W systemie informatycznym OPS DĘBNICA KASZUBSKA wykorzystywany jest sprzęt komputerowy określony w szczegółowej specyfikacji technicznej prowadzonej przez administratora systemu ZAŁĄCZNIK NR 2 SPIS SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO OPS DĘBNICA KASZUBSKA. 3. Inne środki przetwarzania. Drukarki Skanery Modemy Niszczarki dokumentów 4. Urządzenia niekomputerowe wyposażenie pokoju Rozdział IV Określenie miejsca przetwarzania danych w systemie informatycznym 8
Miejscem przetwarzania danych osobowych są pomieszczenia pracy pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w pokojach biurowych znajdujących się w budynku: 76-248 Dębnica Kaszubska ul. Zjednoczenia 26. Rozdział V Aplikacje i rejestry 9 W skład systemu informatycznego wchodzą aplikacje użytkowe ujęte w szczegółowej specyfikacji technicznej prowadzonej przez administratora systemu stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 SPIS PROGRAMÓW KOMPUTEROWYCH UŻYTKOWANYCH W OPS DĘBNICA KASZUBSKA oraz kartoteki, decyzje i rejestry prowadzone ręcznie lub komputerowo przy użyciu aplikacji biurowych (pakiet MS Office) w komórkach organizacyjnych OPS DĘBNICA KASZUBSKA. Rozdział VI Identyfikatory, hasła i prawo dostępu 10 Przydział identyfikatorów dla użytkowników. 1. Użytkownik otrzymuje identyfikator, który identyfikuje go w systemie informatycznym. Bez jego posiadania użytkownik nie może pracować w systemie. Administrator systemu przydziela identyfikatory dla użytkowników na podstawie wniosku Kierownika OPS DĘBNICA KASZUBSKA w celu uaktualnienia ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 37 i 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j. t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101 póz. 926 z późn. zmianami).
2. Administrator systemu informatycznego przydziela (blokuje) identyfikator i dokonuje odpowiedniego wpisu do prowadzonego rejestru użytkowników systemu informatycznego. 11 Przydział haseł dla użytkowników. 1. Pierwsze hasło dla użytkownika jest zakładane przez administratora systemu podczas wprowadzania jego identyfikatora do systemu. 2. Następnie użytkownik powinien zmienić hasło wg określonych zasad: hasło jest obowiązkowe dla każdego użytkownika posiadającego identyfikator w systemie, hasło jest zakładane jednocześnie z utworzeniem identyfikatora dla użytkownika, po założeniu hasła przez administratora systemu, użytkownik ma obowiązek zarejestrować się do systemu i zmienić hasło, hasło jest ciągiem znaków, które nie powinny być łatwe do zidentyfikowania (nie należy używać jako hasła np. imienia, daty urodzenia własnej, dzieci ani współmałżonka)
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 3/2013 kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Dębnicy Kaszubskiej z dnia 25.07.2013 r. Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Dębnicy Kaszubskiej
SPIS TREŚCI: Wprowadzenie Podstawowe definicje Rozdział 1. Opis zdarzeń naruszających ochronę danych osobowych Rozdział 2. Zabezpieczenie danych osobowych w OPS Dębnica Kaszubska. Rozdział 3. Kontrola przestrzegania zasad zabezpieczenia danych osobowych Rozdział 4. Postępowanie przy naruszeniu ochrony danych osobowych Rozdział 5. Postanowienia końcowe Załącznik nr 1. Opis systemów informatycznych w OPS Dębnica Kaszubska Załącznik nr 2. Wzór raportu z naruszenia zasad bezpieczeństwa systemu informatycznego w OPS Dębnica Kaszubska Załącznik nr 3. Wykaz osób które zapoznały się z Polityką bezpieczeństwa systemów informatycznych przetwarzania danych osobowych w OPS Dębnica Kaszubska Załącznik nr 4. Wzór upoważnienia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych osobowych w formie papierowej
Załącznik nr 5. Wzór oświadczenia potwierdzającego uzyskanie od administratora danych informacji, o których mowa w art.24 ustawy Załącznik nr 6. Procedura zarządzania dostępem do pomieszczeń w których przechowywane są dane osobowe w OPS Dębnica Kaszubska Załącznik nr 1 ZDO. Wykaz budynków i pomieszczeń Załącznik nr 2 ZDO. Wykaz zbiorów danych osobowych oraz programy zastosowane do przetwarzania tych danych, Załącznik nr 3.ZDO Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi, Załącznik nr 4.ZDO Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami w OPS Dębnica Kaszubska Załącznik nr 5.ZDO Środki techniczne i organizacyjne zastosowane dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalnosci przy przetwarzaniu danych OPS Dębnica Kaszubska WPROWADZENIE Niniejszy dokument opisuje reguły dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Dębnicy Kaszubskiej. Opisane reguły określają granice dopuszczalnego zachowania wszystkich użytkowników systemów informatycznych wspomagających pracę OPS Dębnica Kaszubska oraz danych osobowych przetwarzanych w sposób tradycyjny tj w formie papierowej. Dokument zwraca uwagę na konsekwencje jakie mogą ponosić osoby przekraczające określone granice oraz procedury postępowania dla zapobiegania i minimalizowania skutków zagrożeń.
Odpowiednie zabezpieczenia, ochrona przetwarzanych danych oraz niezawodność funkcjonowania są podstawowymi wymogami stawianymi współczesnym systemom informatycznym. Dokument Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Dębnicy Kaszubskiej, zwany dalej Polityką bezpieczeństwa, wskazujący sposób postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w systemach informatycznych, przeznaczony jest dla osób zatrudnionych przy przetwarzaniu tych danych. Potrzeba jego opracowania wynika z 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lutego 1999 roku w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych (Dz.U. Nr 18 poz. 162) oraz 3 i 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 1. Polityka bezpieczeństwa określa tryb postępowania w przypadku, gdy: a) stwierdzono naruszenie zabezpieczenia systemu informatycznego, b) stwierdzono naruszenie ochrony danych osobowych przetwarzanych w formie papierowej c) stan urządzenia, zawartość zbioru danych osobowych, ujawnione metody pracy, sposób działania programu lub jakość komunikacji w sieci informatycznej mogą wskazywać na naruszenie zabezpieczeń tych danych. 2. Polityka bezpieczeństwa obowiązuje wszystkich pracowników OPS Dębnica Kaszubska. 3. Wykonywanie postanowień tego dokumentu ma zapewnić właściwą reakcję, ocenę i udokumentowanie przypadków naruszenia bezpieczeństwa systemów oraz zapewnić właściwy tryb działania w celu przywrócenia bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach informatycznym OPS Dębnica Kaszubska. 4. Administrator danych, którym jest kierownik OPS Dębnica Kaszubska swoją decyzją wyznacza Administratora Bezpieczeństwa Informacji, danych zawartych w systemach informatycznych OPS Dębnica Kaszubska zwanego dalej Administratorem Bezpieczeństwa oraz osobę upoważnioną do zastępowania Administratora Bezpieczeństwa. 5. Administrator Bezpieczeństwa realizuje zadania w zakresie ochrony danych, a w szczególności: 1) ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych zawartych w zbiorach systemów informatycznych OPS Dębnica Kaszubska 2) podejmowania stosownych działań zgodnie z niniejszą Polityką bezpieczeństwa w przypadku wykrycia nieuprawnionego dostępu do bazy danych lub naruszenia zabezpieczenia danych znajdujących się w systemie informatycznym, 3) niezwłocznego informowania Administratora danych lub osoby przez niego upoważnionej o przypadkach naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,
4) nadzoru i kontroli systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych i osób przy nim zatrudnionych. 6. Osoba zastępująca Administratora Bezpieczeństwa powyższe zadania realizuje w przypadku nieobecności Administratora Bezpieczeństwa. 7. Osoba zastępująca składa Administratorowi Bezpieczeństwa relację z podejmowanych działań w czasie jego zastępstwa. Niniejszy dokument jest zgodny z następującymi aktami prawnymi: 1) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.), 2) ustawą o ochronie informacji niejawnych z dnia 22 stycznia 1999 r. (Dz. U. NR 11, poz. 95 z późn. zm.), 3) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lutego 1999 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych (Dz. U. Nr 18 poz. 162). PODSTAWOWE DEFINICJE Przez użyte w dokumencie określenia rozumie się: 1) Administrator Danych Osobowych (ADO) w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych: organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych; 2) dane osobowe wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. 3) Właściciel Zbioru Danych Osobowych (WZDO) - osoba, która ma zatwierdzoną kierowniczą odpowiedzialność za utrzymanie, korzystanie i bezpieczeństwo aktywów (bez prawa własności do tych aktywów); 4) zbiór danych każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie; 5) przetwarzanie danych osobowych wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych osobowych, takich jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza tych, które wykonuje się w systemach informatycznych; 6) system informatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
7) zabezpieczenie danych osobowych wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem; 8) Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) osoba nadzorująca przestrzeganie zasad ochrony przetwarzania danych osobowych; 9) Administrator Systemu Informatycznego (ASI) osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób trzecich do systemów oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w tych systemach; 10) osoba uprawniona lub użytkownik systemu, zwany dalej użytkownikiem osoba posiadająca upoważnienie wydane przez administratora danych dopuszczona, w zakresie w nim wskazanym, jako użytkownik do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym danej komórki organizacyjnej; 11) identyfikator użytkownika/login ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych specjalnych, jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych w systemie informatycznym; 12) hasło ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych specjalnych znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym; 13) dostępność cecha zapewniająca, że zasoby informacyjne są dostępne użytkownikowi w wymaganym miejscu, czasie i w wymaganej formie; 14) poufność cecha zapewniająca, że dostęp do zasobów informacyjnych jest ograniczony tylko do kręgu osób uprawnionych; 15) integralność cecha zapewniająca, że oryginalna forma lub stan zasobów może być zmieniony tylko przez osoby do tego uprawnione; 16) rozliczalność cecha zapewniająca, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi.
Rozdział 1 OPIS ZDARZEŃ NARUSZAJĄCYCH OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH Podział zagrożeń: 1) zagrożenia losowe zewnętrzne (np. klęski żywiołowe, przerwy w zasilaniu), ich występowanie może prowadzić do utraty integralności danych, ich zniszczenia i uszkodzenia infrastruktury technicznej systemu, ciągłość systemu zostaje zakłócona, nie dochodzi do naruszenia poufności danych 2) zagrożenia losowe wewnętrzne (np. niezamierzone pomyłki operatorów, administratora, awarie sprzętowe, błędy oprogramowania), może dojść do zniszczenia danych, może zostać zakłócona ciągłość pracy systemu, może nastąpić naruszenie poufności danych. 3) zagrożenia zamierzone, świadome i celowe - najpoważniejsze zagrożenia, naruszenia poufności danych, (zazwyczaj nie następuje uszkodzenie infrastruktury technicznej i zakłócenie ciągłości pracy), zagrożenia te możemy podzielić na: nieuprawniony dostęp do systemu z zewnątrz (włamanie do systemu), nieuprawniony dostęp do systemu z jego wnętrza, nieuprawniony przekaz danych, pogorszenie jakości sprzętu i oprogramowania, bezpośrednie zagrożenie materialnych składników systemu. 2. Przypadki zakwalifikowane jako naruszenie lub uzasadnione podejrzenie naruszenia zabezpieczenia systemu informatycznego, w którym przetwarzane są dane osobowe to głównie: 1) sytuacje losowe lub nieprzewidziane oddziaływanie czynników zewnętrznych na zasoby systemu jak np.: wybuch gazu, pożar, zalanie pomieszczeń, katastrofa budowlana, napad, działania terrorystyczne, niepożądana ingerencja ekipy remontowej itp., 2) niewłaściwe parametry środowiska, jak np. nadmierna wilgotność lub wysoka temperatura, oddziaływanie pola elektromagnetycznego, wstrząsy lub wibracje pochodzące od urządzeń przemysłowych, 3) awaria sprzętu lub oprogramowania, które wyraźnie wskazują na umyślne działanie w kierunku naruszenia ochrony danych lub wręcz sabotaż, a także niewłaściwe działanie serwisu, a w tym sam fakt pozostawienia serwisantów bez nadzoru, 4) pojawienie się odpowiedniego komunikatu alarmowego od tej części systemu, która zapewnia ochronę zasobów lub inny komunikat o podobnym znaczeniu, 5) jakość danych w systemie lub inne odstępstwo od stanu oczekiwanego wskazujące na zakłócenia systemu lub inną nadzwyczajną i niepożądaną modyfikację w systemie, 6) nastąpiło naruszenie lub próba naruszenia integralności systemu lub bazy danych w tym systemie, 7) stwierdzono próbę lub modyfikację danych lub zmianę w strukturze danych bez odpowiedniego
upoważnienia (autoryzacji), 8) nastąpiła niedopuszczalna manipulacja danymi osobowymi w systemie, 9) ujawniono osobom nieupoważnionym dane osobowe lub objęte tajemnicą procedury ochrony przetwarzania albo inne strzeżone elementy systemu zabezpieczeń, 10) praca w systemie lub jego sieci komputerowej wykazuje nieprzypadkowe odstępstwa od założonego rytmu pracy wskazujące na przełamanie lub zaniechanie ochrony danych osobowych - np. praca przy komputerze lub w sieci osoby, która nie jest formalnie dopuszczona do jego obsługi, sygnał o uporczywym nieautoryzowanym logowaniu, itp., 11) ujawniono istnienie nieautoryzowanych kont dostępu do danych lub tzw. "bocznej furtki", itp., 12) podmieniono lub zniszczono nośniki z danymi osobowymi bez odpowiedniego upoważnienia lub w sposób niedozwolony skasowano lub skopiowano dane osobowe, 13) rażąco naruszono dyscyplinę pracy w zakresie przestrzegania procedur bezpieczeństwa informacji (nie wylogowanie się przed opuszczeniem stanowiska pracy, pozostawienie danych osobowych w drukarce, na ksero, nie zamknięcie pomieszczenia z komputerem, nie wykonanie w określonym terminie kopii bezpieczeństwa, prace na danych osobowych w celach prywatnych, itp.). 3. Za naruszenie ochrony danych uważa się również stwierdzone nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia miejsc przechowywania danych osobowych (otwarte szafy, biurka, regały, urządzenia archiwalne i inne) na nośnikach tradycyjnych tj. na papierze (wydrukach), kliszy, folii, zdjęciach, dyskietkach w formie niezabezpieczonej itp. Rozdział 2 ZABEZPIECZENIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Administratorem danych osobowych Kierownik OPS Dębnica Kaszubska. 2. Administrator danych osobowych stosuje wymienione w załącznikach do niniejszego dokumentu środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych w systemach informatycznych OPS Dębnica Kaszubska 3. Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe OPS Dębnica Kaszubska zawiera załącznik nr 1. 4. Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych OPS Dębnica Kaszubska zawiera załącznik nr 2. 5. Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania miedzy nimi przetwarzanymi w OPS Dębnica Kaszubska zawiera załącznik nr 3.
6. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami w OPS Dębnica Kaszubska zawiera załącznik nr 4. 7. Środki techniczne i organizacyjne zastosowane dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przy przetwarzaniu danych OPS Dębnica Kaszubska zawiera załącznik nr 5 Niezależnie od niniejszych zasad opisanych w dokumencie Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w OPS Dębnica Kaszubska w zakresie bezpieczeństwa mają zastosowanie wszelkie wewnętrzne regulaminy lub instrukcje dotyczące bezpieczeństwa ludzi i zasobów informacyjnych oraz indywidualne zakresy zadań osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w określonym systemie.
Rozdział 3 KONTROLA PRZESTRZEGANIA ZASAD ZABEZPIECZENIA DANYCH OSOBOWYCH Administrator danych (kierownik OPS) lub osoba przez niego wyznaczona, którą jest Administrator Bezpieczeństwa Informacji sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych oraz zasad ustanowionych w niniejszym dokumencie. Rozdział 4 POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 1. W przypadku stwierdzenia naruszenia: a) zabezpieczenia systemu informatycznego, b) technicznego stanu urządzeń, c) zawartości zbioru danych osobowych, d) ujawnienia metody pracy lub sposobu działania programu, e) jakości transmisji danych w sieci telekomunikacyjnej mogącej wskazywać na naruszenie zabezpieczeń tych danych, f) innych zdarzeń mogących mieć wpływ na naruszenie danych osobowych (np. zalanie, pożar, itp.). każda osoba zatrudniona przy przetwarzaniu danych osobowych jest obowiązana niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 2. W razie niemożliwości zawiadomienia Administratora Bezpieczeństwa lub osoby przez niego upoważnionej, należy powiadomić bezpośredniego przełożonego, 3. Do czasu przybycia na miejsce naruszenia ochrony danych osobowych Administratora Bezpieczeństwa lub upoważnionej przez niego osoby, należy: a) niezwłocznie podjąć czynności niezbędne dla powstrzymania niepożądanych skutków zaistniałego naruszenia, o ile istnieje taka możliwość, a następnie uwzględnić w działaniu również ustalenie przyczyn lub sprawców, b) rozważyć wstrzymanie bieżącej pracy na komputerze lub pracy biurowej w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia, c) zaniechać - o ile to możliwe - dalszych planowanych przedsięwzięć, które wiążą się z
zaistniałym naruszeniem i mogą utrudnić udokumentowanie i analizę, d) podjąć inne działania przewidziane i określone w instrukcjach technicznych i technologicznych stosownie do objawów i komunikatów towarzyszących naruszeniu, e) podjąć stosowne działania, jeśli zaistniały przypadek jest określony w dokumentacji systemu operacyjnego, dokumentacji bazy danych lub aplikacji użytkowej, f) zastosować się do innych instrukcji i regulaminów, jeżeli odnoszą się one do zaistniałego przypadku, g) udokumentować wstępnie zaistniałe naruszenie, h) nie opuszczać bez uzasadnionej potrzeby miejsca zdarzenia do czasu przybycia Administratora Bezpieczeństwa lub osoby upoważnionej. 4. Po przybyciu na miejsce naruszenia lub ujawnienia ochrony danych osobowych, Administrator Bezpieczeństwa Informacji lub osoba go zastępująca: a) zapoznaje się z zaistniałą sytuacją i dokonuje wyboru metody dalszego postępowania mając na uwadze ewentualne zagrożenia dla prawidłowości pracy OPS Dębnica Kaszubska b) może żądać dokładnej relacji z zaistniałego naruszenia od osoby powiadamiającej, jak również od każdej innej osoby, która może posiadać informacje związane z zaistniałym naruszeniem, c) rozważa celowość i potrzebę powiadamia o zaistniałym naruszeniu Administratora danych, d) nawiązuje bezpośredni kontakt, jeżeli zachodzi taka potrzeba, ze specjalistami spoza OPS Dębnica Kaszubska. 5. Administrator Bezpieczeństwa Informacji dokumentuje zaistniały przypadek naruszenia oraz sporządza raport wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2, który powinien zawierać w szczególności: a) wskazanie osoby powiadamiającej o naruszeniu oraz innych osób zaangażowanych lub odpytanych w związku z naruszeniem, b) określenie czasu i miejsca naruszenia i powiadomienia, c) określenie okoliczności towarzyszących i rodzaju naruszenia, d) wyszczególnienie wziętych faktycznie pod uwagę przesłanek do wyboru metody postępowania i opis podjętego działania, e) wstępną ocenę przyczyn wystąpienia naruszenia, f) ocenę przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego i naprawczego. 6. Raport, o którym mowa w ust. 5, Administrator Bezpieczeństwa Informacji niezwłocznie przekazuje Administratorowi Danych Osobowych (kierownikowi OPS), a w przypadku jego nieobecności osobie uprawnionej. 7. Po wyczerpaniu niezbędnych środków doraźnych po zaistniałym naruszeniu Administrator Bezpieczeństwa Informacji zasięga niezbędnych opinii i proponuje postępowanie naprawcze, a w tym ustosunkowuje się do kwestii ewentualnego odtworzenia danych z zabezpieczeń oraz terminu wznowienia przetwarzania danych. 8. Zaistniałe naruszenie może stać się przedmiotem szczegółowej, zespołowej analizy
prowadzonej przez Kierownictwo OPS Dębnica Kaszubska Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 9. Analiza, o której mowa w ust. 8, powinna zawierać wszechstronną ocenę zaistniałego naruszenia, wskazanie odpowiedzialnych, wnioski co do ewentualnych przedsięwzięć proceduralnych, organizacyjnych, kadrowych i technicznych, które powinny zapobiec podobnym naruszeniom w przyszłości.
Rozdział 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wobec osoby, która w przypadku naruszenia zabezpieczeń systemu informatycznego lub uzasadnionego domniemania takiego naruszenia nie podjęła działania określonego w niniejszym dokumencie, a w szczególności nie powiadomiła odpowiedniej osoby zgodnie z określonymi zasadami, a także gdy nie zrealizowała stosownego działania dokumentującego ten przypadek, wszczyna się postępowanie dyscyplinarne. 2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji zobowiązany jest prowadzić ewidencję osób, które zostały zapoznane z niniejszym dokumentem i zobowiązują się do stosowania zasad w nim zawartych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu. 3. Ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych prowadzona jest na podstawie oświadczeń wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego dokumentu. 4. Do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych osobowych, a także przetwarzania danych osobowych w formie papierowej są dopuszczone osoby posiadające upoważnienie wydane wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu. 5. Przypadki nieuzasadnionego zaniechania obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu mogą być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, w szczególności przez osobę, która wobec naruszenia zabezpieczenia systemu informatycznego lub uzasadnionego domniemania takiego naruszenia nie powiadomiła o tym Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 6. Orzeczona kara dyscyplinarna, wobec osoby uchylającej się od powiadomienia administratora bezpieczeństwa informacji nie wyklucza odpowiedzialności karnej tej osoby zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926) oraz możliwości wniesienia wobec niej sprawy z powództwa cywilnego przez pracodawcę o zrekompensowanie poniesionych strat. 7. W sprawach nie uregulowanych niniejszym dokumentem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobu technicznego przygotowania systemów i sieci do przekazywania informacji do gromadzenia
wykazów połączeń telefonicznych i innych przekazów informacji oraz sposobów zabezpieczenia danych informatycznych (Dz. U. Nr 100, poz. 1023).