RAPORT z działań Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych za rok 2013 1
Tło historyczne: Utworzenie Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych było zadaniem Rady Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna od jej powołania, czyli od 2004 roku. Od roku 2006 w ideę powołania OCOP włączył się też Związek Stowarzyszeń Razem w Olsztynie, który jest organizacją wsparcia dla sektora pozarządowego w Olsztynie, powołaną dla jego realizacji. Początkowo prace polegały na przekonaniu władz miasta, czyli Prezydenta oraz radnych, o potrzebie utworzenia miejsca dla organizacji pozarządowych COP. Już w 2004 wprowadzono zapis o Centrum do Zasad Współpracy Miasta Olsztyn z Organizacjami Pozarządowymi. Następnie działania były ukierunkowane na wyszukanie obiektu i zbudowanie standardu funkcjonowania COP. I tak w 2005 roku został wyznaczony budynek przy Jagiellońskiej 50 w byłych koszarach powojskowych. Zmieniono plan zagospodarowania przestrzennego budynku by obiekt został przypisany w dokumentach planistycznych na działalność COP. W 2006 dokonano standaryzacji Centrum Organizacji Pozarządowych, którą aktualizowano w 2012 roku. 23 listopada 2007 roku nastąpiło otwarcie Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych przy ul. Knosały 3/5 w biurze Fundacji Inicjatywa Kobiet Aktywnych. Przekazane pomieszczenia były w stanie opłakanym (m.in.: powyrywane kable, ościeżnice, dziury w podłogach, grzyb itp.). Nakładem środków Fundacji oraz Stowarzyszenia Patronat i indywidualnych osób z ROPMO oraz prac społecznych więźniów O/Z Aresztu przy ul. Opolskiej, pozyskanych przez Stowarzyszenie Penitencjarne PATRONAT, członkiń i członków Rady, odnowiono pomieszczenia. Dodatkowo Fundacja pozyskała środki na remont z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich, z czego została zrobiona podłoga, pomalowano pomieszczenie służące do spotkań i warsztatów oraz wyremontowano toaletę (zakupiono armaturę sanitarną). Podczas otwarcia tymczasowego OCOP obecni byli Prezydent Miasta Olsztyna i radni, którzy deklarowali uregulowanie kwestii finansowych Centrum, w tym uznanie kosztów 2
poniesionych na remont obiektu na poczet czynszu zgonie z umową o użyczenie lokalu. Zobowiązali się również do uregulowania wszelkich kwestii związanych z finansowaniem utrzymania nowego obiektu przy ul. Jagiellońskiej 50 z budżetu miasta. Pozyskano meble oraz sprzęt do pomieszczeń, głównie biurka, szafy, stół, krzesła, kanapa. Dzięki stworzeniu miejsca pracy przez Fundację Inicjatywa Kobiet Aktywnych FIKA dla osoby zarządzającej OCOP, do prowadzenia szkoleń zostały zakupione ze środków PFRON: kserokopiarka, meble (biurko, fotel, szafa), dwa ekrany, rzutnik multimedialny oraz laptop, 2 tablice planistyczne, tablica Flip chart. W 2007 roku zaczęły się prace remontowe w budynku przy ul. Jagiellońskiej 50. 3 października 2008 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego nastąpiło przekazanie przez Prezydenta Miasta Olsztyna Tomasza Głażewskiego Związkowi Stowarzyszeń Razem w Olsztynie klucza do budynku Centrum przy (była ul. Jagiellońska 50). 13 grudnia 2008 roku podczas Forum Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyn obyło się oficjalne otwarcie nowej siedziby Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych. Od tego czasu Olsztyńskie Centrum Organizacji Pozarządowych współprowadzone jest przez Związek Stowarzyszeń Razem w Olsztynie oraz Fundację Inicjatywa Kobiet Aktywnych. Obecnie Olsztyńskie Centrum Organizacji Pozarządowych mieści się w wyremontowanym budynku przy ulicy Tarasa Szewczenki 1,. 3
I. Działania: W 2013 roku realizowano następujące projekty, dzięki którym wspierano działania na rzecz odbiorców Centrum: 1. Olsztyńskie Centrum Organizacji Pozarządowych dofinansowane przez Gminę Olsztyn (w ramach realizacji zadania publicznego z zakresu prowadzenia Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych). 2. Razem w kierunku profesjonalizacji działań projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt opracował Związek Stowarzyszeń Razem w Olsztynie w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Centrum Rozwoju Ekonomicznego Pasłęka oraz Gminą Olsztyn. Projekt W kierunku profesjonalizacji dofinansowany przez Powiat Olsztyński (projekt szkoleniowo doradczy). 3. Projekt W kierunku profesjonalizacji dofinansowany przez Powiat Olsztyński (projekt szkoleniowo doradczy). 4. Projekt realizowany przez Fundację Inicjatywa Kobiet Aktywnych, w ramach którego było świadczone doradztwo prawne dla organizacji pozarządowych. Dzięki projektom OCOP może wypełniać swoje cele i realizować działania zgodnie z przyjętą standaryzacją, takie jak: a) Stałe doradztwo Dyżury specjalistów dla organizacji pozarządowych odbywają się w każdy wtorek od godz. 16.00 do 19.00 z zakresu doradztwa księgowego oraz organizacyjnego, w tym w formie korespondencyjnej z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Osoby zainteresowane doradztwem spotykają się z doradcami w siedzibie Centrum lub kontaktują się z nimi drogą telefoniczną i e-mailową. W zależności od potrzeb doradztwo odbywa się również w siedzibie 4
danej organizacji w godzinach poza dyżurami w Centrum. W ramach dofinansowania przez gminę Olsztyn, zrealizowano 100 godzin doradztwa. b) Szkolenia W ramach w/w projektów w roku 2013 odbyło się 13 szkoleń: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 16/02/2013r. 11/05/2013r. 13/06/2013r. 30/09/2013r. 07/10/2013r. 12/10/2013r. 24-25/10/2013r. 08/11/2013r. 13/11/2013r. 20-21/11/2013r. 27/11/2013r. 05/12/2013r. 06/12/2013r. Efektywny radny Młodzieżowej Rady Miasta Olsztyna Księgowość w organizacjach pozarządowych Formalnoprawne aspekty funkcjonowania organizacji pozarządowych "Współpraca z mediami" "Marketing w NGO" Strona organizacji na FB oraz promocja w internecie Księgowość w organizacjach pozarządowych "Sprawozdawczość w organizacjach pozarządowych"- Strona organizacji na FB oraz promocja w Internecie Zarządzanie zespołem projektowym Wypełnianie wniosku do samorządu Współpraca z mediami Jak rozliczyć zlecone przez samorząd zadanie Ze szkoleń skorzystało 207 przedstawicieli organizacji z Olsztyna i powiatu oraz osób zainteresowanych III sektorem. Współorganizowano szkolenia wraz ze Stowarzyszeniem na Rzecz Rozwoju Spółdzielczości i Przedsiębiorczości Lokalnej WAMA-COOP w Olsztynie: 10-11 maja 2013r. - Skuteczne pozyskiwanie funduszy na działalność organizacji 08 czerwca 2013r. - NGO Marketing 14 czerwca 2013r. - Zarządzanie organizacją pozarządową 15 czerwca 2013r. - Ekonomia społeczna 27 czerwca 2013r. - Praktyczne aspekty rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej w podmiotach ekonomii społecznej 29-30 czerwca 2013r. - Prawne aspekty działania organizacji pozarządowej 5
c) Informacja Prowadzenie strony internetowej www.ocop.olsztyn.pl oraz strony Olsztyńskiego Centrum Wolontariatu SPINACZ www.ocop.olsztyn.pl/spinacz. Wydawanie biuletynu olsztyńskich organizacji pozarządowych Donosiciel Pozarządowy (w 2013 roku powstało 12 numerów). Biuletyn dostępny jest na stronach internetowych: www.ocop.olsztyn.pl i www.ngo.pl. Przekazywany w formie drukowanej podczas wydarzeń OCOP zainteresowanym osobom. Rozsyłanie elektronicznego biuletynu informacyjnego (newslettera) dot. bieżącej działalności OCOP jak też inicjatyw olsztyńskich organizacji oraz organizacji z powiatu olsztyńskiego (wysyłany kilka razy w miesiącu - w 2013 roku wysłano 22 newslettery). Działania dodatkowe 1) W styczniu chcąc monitorować jakość swojej pracy, zwróciliśmy się z prośbą o wypełnienie ankiety dotyczącej usług świadczonych przez Olsztyńskie Centrum Organizacji Pozarządowych. Uzyskane informacje pomogą nam świadczyć usługi na jak najwyższym poziomie, zmienić lub/i poszerzyć ich zakres. Podsumowanie ankiety zostało umieszczone na stronie http://www.ocop.olsztyn.pl 2) Od stycznia do kwietnia 2013r. OCOP uczestniczył w Kampanii 1% dla Olsztyna poprzez zaktualizowanie i promocję bazy OPP, reklamę i promocję na Facebooku, w Donosicielu Pozarządowym i na stronie internetowej Olsztyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych: http://www.ocop.olsztyn.pl. 3) 19 lutego 2013 roku w OCOP odbyły się konsultacje w sprawie projektów tj.: zasad współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi (nowelizacja), uchwały o konsultacjach społecznych (nowelizacja), obywatelskiej inicjatywy uchwałodawczej i lokalnej inicjatywy. Organizatorem spotkania były Rada Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna oraz Biuro ds. współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Miasta Olsztyna. Dokumenty zostały udostępnione na stronie http://www.ocop.olsztyn.pl. 6
4) W ramach Tygodnia Pomocy Ofiarom Przestępstw 27 lutego i 1 marca 2013 roku w OCOP odbyły się dyżury prawników, policjantów, pracowników socjalnych, prokuratorów, psychologów oraz przedstawicieli instytucji pomocowych. Inicjatywa miała na celu zwrócenie szczególnej uwagi społeczeństwa oraz instytucji państwowych i samorządowych na potrzeby oraz prawa osób pokrzywdzonych przestępstwem. 5) 10 maja 2013r. w OCOP zorganizowano Powiatowe Forum Pełnomocników Organizacji Pozarządowych z terenu powiatu olsztyńskiego i miasta Olsztyna, a 23 maja odbyła się kawiarenka obywatelska Budżet obywatelski nowy etap rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Olsztynie z udziałem Prezydenta Olsztyna Piotra Grzymowicza, radnego rady miasta Olsztyna, Łukasza Łukaszewskiego oraz pełnomocnika prezydenta Olsztyna ds. współpracy z NGO, Moniki Michniewicz 6) W czerwcu OCOP współorganizowało, wraz ze Stowarzyszeniem na rzecz Rozwoju Spółdzielczości i Przedsiębiorczości Lokalnej WAMA - COOP w Olsztynie, szkolenia w ramach projektu Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej współfinansowanego ze środków Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. 7) W dniach 21-22 czerwca 2013r. OCOP było współorganizatorem na UWM konferencji naukowej pt. Działalność organizacji pozarządowych 10 lat doświadczeń pod rządami ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. 8) W pierwszym tygodniu lipca współorganizowano razem z Fundacją Inicjatywa Kobiet Aktywnych w Olsztyńskim Centrum Organizacji Pozarządowych akcję Wakacje na Tarasach polegającą na prowadzeniu zajęć profilaktycznoedukacyjnych w formie półkolonii dla dzieci z Osiedla Zatorze. 9) 28 listopada 2013r. odbyło się spotkanie pt. Forum Pełnomocników Organizacji Pozarządowych z terenu powiatu olsztyńskiego i miasta Olsztyna. 10) W ramach projektu Razem w kierunku profesjonalizacji działań podczas cyklicznych spotkań stworzony został przez ekspertów/ekspertki Model efektywnej kontraktacji usług społecznych oraz strategia wdrażania projektu innowacyjnego testującego. 7
11) Udział w listopadzie w Konferencji Zdecyduj się na Innowację! organizowaną przez Krajową Instytucje Wspomagającą. 12) W grudniu udział w Wojewódzkim Forum Pełnomocników (upowszechnianie wypracowanego modelu). 13) Uczestnictwo w pracach nad przygotowaniem Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego. 14) 10 grudnia 2013r. odbyła się kawiarenka obywatelska pt. Konsultacje społeczne cienie i blaski olsztyńskiego modelu dialogu społecznego miejsce spotkania - Klubokawiarnia Filmowa Awangarda Bis w Olsztynie. 15) Współorganizowanie i udział w Targach Organizacji Pozarządowych podczas Forum Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna w dniu 14 grudnia 2013 roku. 16) W okresie styczeń grudzień odbywało się doradztwo prawne dla mieszkańców województwa warmińsko mazurskiego oraz organizacji pozarządowych w ramach projektu Mam prawo do prawa realizowanego przez Fundację Inicjatywa Kobiet Aktywnych finansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 17) Ewidencjonowanie (od 2009r.) wszystkich spotkań w OCOP za pomocą kalendarza internetowego dostępnego dla wszystkich zainteresowanych. Dodatkowo odbyło się: 1) 17 kwietnia 2013r. spotkanie Komisji Rewizyjnej Związku Stowarzyszeń "Razem w Olsztynie", 2) 23 kwietnia 2013r. - Walne Zebranie Związku Stowarzyszeń "Razem w Olsztynie", 3) 18 listopada 2013r. - Walne zebranie Związku Stowarzyszeń Razem w Olsztynie 4) 9 grudnia 2013r. Kapituła NIOPy (rozstrzygnięcie konkursu na Najlepszą Inicjatywę Organizacji Pozarządowych). 8
Ponadto pracownicy OCOP brali udział w następujących szkoleniach: Dodatkowo: Formalnoprawne aspekty funkcjonowania organizacji pozarządowych ; Strona organizacji na FB oraz promocja w Internecie Realizacja zakupów zgodnie z zasadami finansowania POKL. Zasady kontroli w ramach PO KL w 2013r. Zmiany w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL i Zasadach finansowania PO KL w 2013r. Zatrudnianie personelu oraz zasady rozliczania wynagrodzeń w projektach Priorytetu VI i Działania 8.1 PO KL Przygotowanie w GWP wniosku o płatność projektu PO KL poziom podstawowy. - udział w spotkaniu roboczym Sieci Wspierania Rozwoju Lokalnego HEROLD oraz w wyborach do zarządu sieci w dniach 19-20 września 2013 roku w Ostródzie Olsztyńskie Centrum Organizacji Pozarządowych otwarte jest w następujących godzinach: Poniedziałek 9.00-17.00 Wtorek: 9.00-19.00 Środa: 9.00-17.00 Czwartek: 9.00-17.00 Piątek: 9.00-17.00 oraz każda druga sobota miesiąca 9.00.-15.00 II. Sale, sprzęt, szafki, adres do korespondencji i biblioteczka w OCOP: a) Sale Od początku roku 2013 do OCOP w sprawie sal zgłosiło się 26 organizacji oraz grup nieformalnych i instytucji. Ilość godzin użyczenia sal szacuje się na ok. 612. W czasie spotkań z sal skorzystało szacunkowo ok. 3553 osoby. Zgłoszenia ewidencjonowane są za pomocą Formularza użyczenia sali zgodnie ze standardem OCOP, który zawiera informacje na temat: nazwy organizacji, formy prawnej organizacji, siedziby, NIP-u, REGON-u, osoby odpowiedzialnej za wynajmowaną salę, telefonu kontaktowego, e-mail, terminu wynajęcia sali, godziny zajęcia i opuszczenia sali, przewidywanej liczby osób, rodzaju sali, tematu spotkania. 9
Wykaz wszystkich organizacji/grup nieformalnych, które zgłaszały się do OCOP w sprawie sal od stycznia do grudnia 2013 roku: 1. Polskie Stowarzyszenie Diabetyków Warmińsko-Mazurski Oddział Wojewódzki w Olsztynie 2. Stowarzyszenie Warnija 3. Warmińsko - Mazurskie Stowarzyszenie Esperantystów w Olsztynie 4. Stowarzyszenie Tatarów Warmii i Mazur "Sujmbike 5. Trabi Ekipa Warmia i Mazury 6. Stowarzyszenie Instytut Dialogu Kultur i Religii 7. Związek Żołnierzy Wojska Polskiego, koło nr 29 8. Miłośnicy Chin grupa nieformalna 9. Stowarzyszenie Twórców Warmii i Mazur 10. Rugby Team Olsztyn 11. Grupa nieformalna - Sandra Ejsmont 12. Stowarzyszenie na Rzecz Rozwoju Spółdzielczości i Przedsiębiorczości Lokalnej WAMA-COOP w Olsztynie 13. Stowarzyszenie Poszkodowanych w mieszkalnictwie "Pomoc wzajemna PL" 14. Klub Fundraisera 15. Fundacja Inicjatywa Kobiet Aktywnych 16. Polska Federacja Związków Stowarzyszeń Osób Niepełnosprawnych 17. Fundacja Warmińsko - Mazurskie Forum Społecznie Odpowiedzialnego Biznesu 18. Fundacja "Albatros" 19. Szlachetna Paczka 20. Olsztyńskie Stowarzyszenie Głuchych 21. Schronisko dla zwierząt 22. Polskie Stowarzyszenie Racjonalistów Instytucje, firmy: 23. Miejski Zespół Profilaktyki i Terapii Uzależnień 24. Rada Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna 25. Firma szkoleniowa ALMA PLAN szkolenia i doradztwo 26. Urząd Miasta Olsztyna 10
b) Sprzęt Ponadto w OCOP w 2013 roku użyczono: sztalugi, drukarka, stoły i krzesła, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny puszki na zbiórki publiczne Organizacje korzystają również z wydzielonych szafek oraz adresu do korespondencji, która jest odbierana, przechowywana oraz przekazywana dla organizacji. c) Szafki Wykaz organizacji/grup nieformalnych/instytucji, które korzystały z szafek w roku 2013: 1. Warmińsko-Mazurskie Stowarzyszenie Esperantystów 2. Olsztyńskie Centrum Wolontariatu Spinacz 3. Rada Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna 4. Stowarzyszenie Kofe(m)ina 5. Stowarzyszenie Poszkodowanych w mieszkalnictwie "Pomoc wzajemna PL" 6. Forum Dialogu Publicznego 7. Fundacja Inicjatywa Kobiet Aktywnych FIKA d) Adres do korespondencji Wykaz organizacji/grup nieformalnych/instytucji, które korzystały z adresu do korespondencji w roku 2013: 1. Fundacja Inicjatywa Kobiet Aktywnych FIKA 2. Związek Stowarzyszeń Razem w Olsztynie 3. Klub Wysokogórski w Olsztynie 4. Stowarzyszenie Penitencjarne Patronat - Oddział w Olsztynie 11
5. Rada Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna 6. Stowarzyszenie Instytut Dialogu Kultur 7. Stowarzyszenie Klub Sportowy Capoeira 8. Stowarzyszenie Młodzi dla Olsztyna 9. Forum Dialogu Publicznego 10. Stowarzyszenie Dziennikarzy Polskich 11. Stowarzyszenie Poszkodowanych w mieszkalnictwie "Pomoc wzajemna PL" e) Biblioteczka Organizacje i osoby prywatne mogą korzystać z zasobów biblioteczki Centrum, w której w miarę możliwości uzupełniane są zbiory pism i książek przydatne w działalności organizacji. Na stronie OCOP www.ocop.olsztyn.pl jest dostępny spis naszych zbiorów. Liczba osób, które skorzystały od stycznia 2013r. z biblioteczki - 14. Ilość wypożyczonych w tym okresie książek - 47. III. W Centrum działa: 1. Sekretariat Rady Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna. Spotkania ROPMO odbywają się raz w miesiącu. 2. Porady prawne i obywatelskie dla mieszkańców Olsztyna i powiatu olsztyńskiego, które w roku 2013 odbywały się cyklicznie w każdą środę oraz piątek w godzinach 11.00-14.00. 3. Olsztyńskie Centrum Wolontariatu SPINACZ, działające od marca 2009 roku (do obecnie), które powstało w partnerstwie Związku Stowarzyszeń Razem w Olsztynie z Miejskim Zespołem Profilaktyki i Terapii Uzależnień. Od 2011 roku prowadzone przez Związek. W ramach prowadzenia Olsztyńskiego Centrum Wolontariatu SPINACZ prowadzone jest Biuro Pośrednictwa Pracy Wolontaryjnej, polegające na pośrednictwie ofert pracy: przyjmowaniu zgłoszeń wolontariuszy chętnych do pracy oraz oferty pracy od korzystających 12
Projekty realizowane przez Związek Stowarzyszeń Razem w Olsztynie na rzecz wolontariatu to: 1) Projekt pt. W rytmie kultur finansowany przez Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży, którego tematem był: Taniec, jako forma umożliwiająca poznanie kultur i ludzi. Projekt był spotkaniem młodzieży z Polski i Litwy. W 2013r. wyznaczone były stałe dyżury, podczas których Centrum Wolontariatu SPINACZ funkcjonowało poprzez działalność i rozwój biura pośrednictwa pracy wolontarystycznej oraz zaangażowanie w wolontariacką działalność na terenie miasta Olsztyna Dodatkowo przedstawiciele/przedstawicielki OCW Spinacz brali udział w: warsztatach organizowanych w ramach projektu W rytmie kultur (16-23 czerwca 2013r.); Gali Wolontariatu (10.12.2013r.); podczas której przeprowadzili konkurs pod nazwą Najciekawsza prezentacja wolontariatu i pracy wolontariuszy ; Inicjatywie pn. Wakacje na Tarasach prowadząc w formie półkolonii dla dzieci z Osiedla Zatorze zajęcia edukacyjne. Olsztyńskie Centrum Wolontariatu SPINACZ pełniło w roku 2013 dyżury w następujących dniach: Poniedziałki: 9.00-15.00 Wtorki: 9.00-15.00 Środy: 9.00-15.00 Czwartki : 9.00-15.00 Piątki: 9.00-15.00 13