Białystok: BieŜąca obsługa Urzędu Miejskiego w Białymstoku w zakresie tłumaczeń ustnych oraz pisemnych Numer ogłoszenia: 25257-2012; data zamieszczenia: 30.01.2012 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65. Adres strony internetowej zamawiającego: www.bialystok.pl I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: BieŜąca obsługa Urzędu Miejskiego w Białymstoku w zakresie tłumaczeń ustnych oraz pisemnych. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem umowy jest bieŝąca obsługa Urzędu Miejskiego w Białymstoku w zakresie tłumaczeń ustnych oraz pisemnych, z języków obcych na język polski oraz z języka polskiego na języki obce w ilości kaŝdorazowo zlecanej przez Zamawiającego. 2. Językami obcymi, o których mowa w ust.1, są następujące języki: a) angielski, b) francuski, c) rosyjski, d) niemiecki, e) włoski. 3. Przewidywany charakter tłumaczeń: codzienna korespondencja wpływająca do Urzędu i wysyłana z Urzędu, m.in. zaproszenia, podziękowania, odpowiedzi, pisma przewodnie, programy konferencji, teksty wystąpień, prezentacji itp.; dokumenty związane z działalnością urzędu, treści dotyczące inicjatyw, projektów realizowanych lub współorganizowanych przez Urząd. 4. Przedmiot umowy obejmuje: a) tłumaczenia pisemne, b) tłumaczenia pisemne wraz z weryfikacją i korektą native-speaker`a, c) tłumaczenie pisemne krótkiej korespondencji mailowej, d) tłumaczenia ustne. 5. Przewidywaną ilość tłumaczeń szacuje się na: Łącznie 800 stron tłumaczeń z języków wymienionych powyŝej ( ust.2 lit. od a - do e) na język polski, 400 stron tłumaczeń z języka polskiego na języki ( ust.2 lit. od a - do e), 200 stron weryfikacji tłumaczeń, 40 godzin tłumaczeń ustnych. Zamawiający szacuje, Ŝe w ogólnej wartości zamówienia 80% przypadać będzie na tłumaczenia w językach: angielski, francuski, rosyjski a 20% na tłumaczenia w języku niemieckim i włoskim. 6. Wykonawca ma obowiązek zachować szatę graficzną tłumaczonych lub weryfikowanych dokumentów zgodnie z oryginałem, uwzględniać w tekstach tłumaczeń lub weryfikacji wszystkie elementy, takie jak rysunki, wykresy i podpisy, poprzez ich zeskanowanie i załączenie do tekstu w odpowiednim miejscu w formie obiektów graficznych, przy czym wszystkie fragmenty tekstowe tych obiektów mają zostać przetłumaczone lub zweryfikowane. 7. Przy obliczaniu wynagrodzenia za tłumaczenia pisemne, za stronę uwaŝa się 40 wierszy, a za wiersz 45 znaków. Za znak uwaŝa się wszystkie widoczne znaki drukarskie, w szczególności litery, znaki przestankowe, cyfry, znaki przeniesienia oraz uzasadnione budową zdania przerwy między nimi. W razie tłumaczenia
sporządzanego w innym układzie maszynopisu lub wydruku komputerowego niŝ 40 wierszy po 45 znaków na stronę, za stronę tłumaczeniową przyjmuje się 1800 znaków. 8. Przyjmuje się, Ŝe standardowa realizacja zamówienia, dla ilości ok. 5 stron tłumaczenia, wynosi 24h od momentu przyjęcia go do realizacji. W przypadku zleceń większych Zamawiający przedłuŝy ten termin proporcjonalnie do wielkości zlecenia. 9. Przy obliczaniu wynagrodzenia za tłumaczenia ustne, za godzinę tłumaczenia ustnego, przyjmuje się godzinę zegarową od godziny, na którą winien stawić się tłumacz, oraz za kaŝdą rozpoczętą godzinę tłumaczenia. Tłumacz ma obowiązek stawić się we wskazanym przez Zamawiającego, w zleceniu, czasie i miejscu na 20 minut przed zaplanowanym rozpoczęciem spotkania, w celu uzgodnienia szczegółów związanych z realizacją zlecenia. Wykonawca zapewni usługę tłumaczenia ustnego, na które zapotrzebowanie zostanie zgłoszone przynajmniej w dniu poprzedzającym. 10. Wynagrodzenie za tłumaczenie ustne obejmuje wszelkie koszty po stronie Wykonawcy, w tym m.in. koszt stawienia się tłumacza w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. Za realizację tych tłumaczeń w niedziele i dni ustawowo wolne od pracy, oraz w godzinach nocnych tj. godz. 22.00-06.00 wynagrodzenie za godzinę tłumaczeniową będzie powiększone o 30%. 11. Usługa tłumaczenia z weryfikacją i korektą native-speaker`a, będzie polegała na przetłumaczeniu a następnie na sprawdzeniu danego tekstu pod względem językowym, gramatycznym i stylistycznym, z uwzględnieniem kontekstu kulturowego i historycznego a takŝe zwyczajów i mentalności danego obszaru językowego przez osobę, której językiem ojczystym jest dany język. 12. Przez tłumaczenie pisemne krótkiej korespondencji mailowej rozumie się bieŝące tłumaczenie krótkich tekstów (do 900 znaków) na i/lub z języka polskiego. Przyjmuje się, Ŝe standardowy czas realizacji tłumaczenia korespondencji wynosi do 3 godzin od momentu przyjęcia zlecenia do realizacji. Zamawiający przyjmuje, iŝ wynagrodzeniem za opisane powyŝej czynności tłumaczenia będzie równowartość wynagrodzenia za jedną stronę tłumaczenia pisemnego dla danego języka. 13. Zamówienie objęte zakresem zamówienia będzie realizowane w postaci świadczeń jednostkowych na podstawie dyspozycji Zamawiającego złoŝonych drogą elektroniczną lub telefonicznie, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 14. Zlecenia będą realizowane przez wykwalifikowanych tłumaczy, terminowo, ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru tych czynności, na warunkach określonych w umowie. Tłumacze będą zobligowani do stosowania terminologii występującej w dziedzinie, której dotyczy tłumaczenie oraz do zachowania spójności terminologicznej, a takŝe do uwzględnienia wszelkich zmian w terminologii, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca odpowiedzialny będzie za poprawność gramatyczną, ortograficzną i leksykalną oraz zastosowanie stylu funkcjonalnego. Wykonawca nie moŝe dokonywać tłumaczenia z uŝyciem translatorów językowych. 15. Wykonawca oświadcza, Ŝe umowa (poza usługą weryfikacji i korekty native-speaker`a) realizowana będzie przez osoby, które: ukończyły magisterskie studia wyŝsze na kierunku filologia, lub: ukończyły magisterskie studia wyŝsze na innym kierunku i studia podyplomowe w zakresie tłumaczenia, odpowiednie dla danego języka. 16. Wykonawca oświadcza, Ŝe osoby wskazane w umowie do realizacji zlecanych tłumaczeń posiadają minimum 4-letnie doświadczenie w tłumaczeniach pisemnych zdobyte po uzyskaniu wykształcenia, o którym mowa powyŝej. 17. Jeśli z jakiegoś powodu osoby wskazane w ofercie nie będą mogły wykonać zlecenia, Wykonawca zapewnia, Ŝe realizacja umowy zostanie powierzona osobie o wykształceniu, doświadczeniu i praktyce nie niŝszej niŝ wymagana w SIWZ, co kaŝdorazowo będzie potwierdzane przed rozpoczęciem danego tłumaczenia odpowiednim oświadczeniem (wg załącznika nr 3 do SIWZ) oraz kopią dyplomu do wglądu. 18. Usługa weryfikacji i korekty native-speaker`a, będzie wykonywana przez osoby będące native-speaker`ami danego języka. 19. Przy przesyłaniu wykonanego tłumaczenia Wykonawca będzie zamieszczał informacje, który ze wskazanych tłumaczy wykonywał dane zlecenie. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość zaŝądania zmiany danego tłumacza jeśli
wystąpią zastrzeŝenia co do jakości wykonywanych przez niego tłumaczeń. W takim wypadku Wykonawca wskaŝe nową osobę, która winna spełniać warunki postawione przez Zamawiającego w SIWZ. 20. W przypadku powierzenia przez Wykonawcę innym podmiotom wykonania tłumaczeń lub weryfikacji w całości lub w części, Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania tych podmiotów, jak za własne działania lub zaniechania. 21. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności, co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia.. II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej nie więcej niŝ 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień. II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.53.00.00-8, 79.54.00.00-1. II.1.6) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty częściowej: nie. II.1.7) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.12.2012. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: nie dotyczy III.2) ZALICZKI Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania III.3.2) Wiedza i doświadczenie III.3.3) Potencjał techniczny III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia o Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku: Wykonawca do realizacji zamówienia (poza usługą weryfikacji i korekty native-speaker`a) winien wykazać dysponowanie przynajmniej jedną osobą w zakresie kaŝdego z języków określonych w rozdziale I SIWZ, która ukończyła: - magisterskie studia wyŝsze na kierunku filologia lub, - magisterskie studia wyŝsze na innym kierunku i studia podyplomowe w zakresie tłumaczenia,
odpowiednio dla danego języka, a jednocześnie osoby wskazane powinny posiadać minimum 4-letnie doświadczenie w tłumaczeniach pisemnych zdobyte po uzyskaniu wymaganego wykształcenia, Wykaz wymaganych osób, o których mowa powyŝej naleŝy sporządzić wg. Załącznika nr 3 do SIWZ - dopuszcza się wskazanie jednej osoby do wykonywania róŝnych rodzajów tłumaczeń w ramach jednego bądź kilku języków Do wykonywania usługi weryfikacji i korekty native-speaker`a, Wykonawca powinien dysponować przynajmniej jedną osobą w zakresie kaŝdego z języków określonych w rozdziale I SIWZ, będącą native-speaker`em danego języka. III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, naleŝy przedłoŝyć: wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a takŝe zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, naleŝy przedłoŝyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych JeŜeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, Ŝe: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)
1. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: a) kaŝdy wykonawca zobowiązany jest złoŝyć oddzielnie dokument określony w sekcji III.4.2) tiret 2, b) warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia będą badane łącznie - dokumenty określone w sekcji III.4.1) tiret 1 powinien złoŝyć co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określone w sekcji III.4.1) oraz oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu określone w sekcji III.4.2) tiret 1 składa pełnomocnik wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w ich imieniu bądź kaŝdy z wykonawców oddzielnie. 2. Zgodnie z art. 26 ust 2b) i 2c) ustawy Pzp, wykonawca moŝe polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezaleŝnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iŝ będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. III.7) Czy ogranicza się moŝliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniŝsza cena. IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie. IV.3) ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.bialystok.pl Specyfikację istotnych warunków zamówienia moŝna uzyskać pod adresem: Urząd Miejski Białystok, Departament Prezydenta Miasta, ul. Słonimska 1, p. 401, piętro IV Agnieszka Marciszewsk. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.02.2012 godzina 13:00, miejsce: Urzad Miejski w Białymstoku ul.słonimska 1, II sekretariat, pietro V. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: nie dotyczy. IV.4.17) Czy przewiduje się uniewaŝnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budŝetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie