Elementy umowy oraz najczęściej popełniane błędy w rozliczeniach realizacji zadań publicznych
Umowa w prawie cywilnym oznacza zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki. Aneks pisemna zmiana warunków wcześniej zawartej umowy.
Najistotniejsze elementy umowy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania: 1 Przedmiot umowy ust 1. Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy, realizację zadania publicznego określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę. ust. 4. Oferta, harmonogram i kosztorys stanowią załączniki do umowy.
2 Sposób wykonania zadania publicznego ust. 1 Termin realizacji zadania od do, ust. 3 Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem na jaki ją uzyskał. 3 Wysokość dotacji w całkowitym koszcie zadania ust. 1 Kwota dotacji, ust. 3 Zobowiązanie zleceniobiorcy do przekazania na realizację zadania środków finansowych własnych i wkładu osobowego, ust. 4 Całkowity koszt zadania.
4 Procentowy udział dotacji w kosztach zadania publicznego. 5 Dokumentacja finansowo księgowa i ewidencja księgowa. 6 Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy. 7 Uprawnienia informacyjne Zleceniodawcy. 8 Kontrola zadania publicznego. 9 Obowiązki sprawozdawcze Zleceniodawcy ust. 7 W przypadku niezastosowania się do wezwania, Zleceniobiorca zapłaci karę umowną, ponadto wezwanie może być podstawą odstąpienia od umowy.
10 Zwrot środków finansowych. 11 Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron. 12 Odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę. 13 Rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę. 14 Zakaz zbywania rzeczy zakupionych ze środków pochodzących z dotacji.
15 Forma pisemna oświadczeń. ust. 1 Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z niniejszą umową wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu. ust. 2 Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej. 16 Odpowiedzialność osób trzecich. 17 19 Postanowienia końcowe.
Największa trudność przesunięcia pomiędzy pozycjami kosztorysu Jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny z kosztorysem wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 10 %
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt całkowity (w zł) z wnioskowanej dotacji (w zł) z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* Koszty transportu 5 000,00 4 000,00 1 000,00 0,00 Wyżywienie 2 000,00 1 000,00 1 000,00 0,00 Ogółem 7 000,00 5 000,00 2 000,00 0,00 Koszt do pokrycia z wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Poprawne przesunięcie: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt całkowity (w zł) z wnioskowanej dotacji (w zł) z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* Koszty transportu 5 000,00 3 900,00 1 000,00 0,00 Wyżywienie 2 000,00 1 100,00 1 000,00 0,00 Ogółem 7 000,00 5 000,00 2 000,00 0,00 Koszt do pokrycia z wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt całkowity (w zł) z wnioskowanej dotacji (w zł) z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* Koszt do pokrycia z wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Koszty transportu 5 000,00 4 000,00 1 000,00 0,00 Wyżywienie 2 000,00 1 000,00 1 000,00 0,00 Ogółem 7 000,00 5 000,00 2 000,00 0,00 Błędne przesunięcie: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt całkowity (w zł) z wnioskowanej Dotacji (w zł) z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* Koszt do pokrycia z wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Koszty transportu 5 000,00 3 600,00 1 000,00 0,00 Wyżywienie 2 000,00 1 400,00 1 000,00 0,00 Ogółem 7 000,00 5 000,00 2 000,00 0,00 Kwota naliczona do zwrotu z powodu błędnego przesunięcia środków pochodzących z dotacji to: 300,00 zł
Wskazanie konkretnych kwot wkładu własnego, dotacji i kosztu całkowitego. Kwoty te powinny zostać rozliczone w sprawozdaniu (na podstawie faktur, rachunków, umów wolontaryjnych), rozliczenie powinno obejmować dokładnie te kwoty które zostały określone w umowie. Jeżeli w sprawozdaniu zostaną rozliczone inne kwoty różnice należy zwrócić.
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt całkowity (w zł) z wnioskowanej dotacji (w zł) z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* Koszt do pokrycia z wkładu osobowego w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Procentowy udział dotacji w kosztach zadania Suma kosztów zgodna z umową Suma kosztów zgodna z rozliczeniem 7080,00 2000,00 4080,00 1000,00 28,25% 5733,90 2000,00 2733,90 1000,00 34,88% W związku ze zmniejszeniem wartości wkładu własnego naliczono kwotę do zwrotu w wysokości: 380,17 zł (sposób wyliczenia kwoty: 5 733,90 x 28,25 = 1 619,83 2 000,00 = 380,17)
Zgodnie z opinią Radcy Prawnego Urzędu Miejskiego w Jaworznie zwiększenie lub zmniejszenie procentowego udziału dotacji w koszach całkowitych zadania uznaje się jako dotację pobraną w nadmiernej wysokości i podlega zwrotowi.
Środki finansowe wydatkowane na realizację zadania (przyznana dotacja oraz wkład własny) muszą zostać wydatkowane do dnia zakończenia realizacji zadania,
Kwoty podlegające zwrotowi zgodnie z posiadanymi przez Referat opiniami Radcy Prawnego Urzędu Miejskiego w Jaworznie wynikają z następujących przyczyn: 1) regulowanie płatności po zakończeniu terminu realizacji zadania publicznego: np. organizacja X dokonała płatności 2 dni po terminie realizacji zadania w związku z powyższym cała wartość faktury została naliczona do zwrotu, np. organizacja Y dokonała płatności należnych składek odprowadzonych do ZUS i US 17 grudnia (termin realizacji zadania do 15 grudnia) w związku z powyższym naliczono kwotę do zwrotu mimo iż termin zakończenia realizacji zadania przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy,
2) wszystkie faktury wystawione po terminie realizacji zadania mimo, iż obejmują okres realizacji zadania podlegają zwrotowi 3) wszystkie faktury wystawione w terminie realizacji zadania, a obejmujące okres sprzed terminu jego realizacji podlegają zwrotowi
Dziękuję za za uwagę