Planowanie Procesu Badania Sprawozdań Finansowych

Planowanie Procesu Badania Sprawozdań Finansowych analiza i ocena systemów kontroli wewnętrznej na przykładzie procesu sprzedaży i zakupów Witold Czyż, FCCA, Biegły Rewident 24 kwietnia 2013 r. 1

AGENDA 1. Cel badania sprawozdań finansowych 2. Podstawy prawne wykonywania zawodu biegłego rewidenta 3. Model ryzyka badania sprawozdań finansowych 4. Rola i znaczenie procesu planowania w badaniu sprawozdań finansowych 5. Planowanie badania system kontroli wewnętrznej 6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego 7. Analiza i ocena systemu kontroli wewnętrznej na przykładzie procesu sprzedaży i zakupów 2

1. Cel badania sprawozdań finansowych Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie pisemnej opinii o tym, czy badane sprawozdanie finansowe we wszystkich istotnych aspektach jest zgodne z wymagającymi zastosowania zasadami (polityką) rachunkowości oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację majątkową i finansową, jak też wynik finansowy badanej jednostki. Za rzetelność i jasność sprawozdania finansowego, jak również za jego sporządzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymagającymi zastosowania zasadami (polityką) rachunkowości oraz za prawidłowość ksiąg rachunkowych odpowiedzialny jest Zarząd badanej spółki. 3

1. Cel badania sprawozdań finansowych Badanie sprawozdania finansowego należy zaplanować i przeprowadzić w taki sposób, aby uzyskać racjonalną pewność, pozwalającą na wyrażenie opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. W szczególności badanie obejmuje sprawdzenie poprawności zastosowanych przez spółkę zasad (polityki) rachunkowości i ocenę znaczących szacunków, sprawdzenie w przeważającej mierze w sposób wyrywkowy dowodów i zapisów księgowych, z których wynikają liczby i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym, jak i całościową ocenę sprawozdania finansowego. 4

2. Podstawy prawne wykonywania zawodu biegłego Ustawa o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym; Ustawa o rachunkowości Krajowe Standardy Rewizji Finansowej (KSRF) Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (MSRF) 5

3. Model ryzyka badania sprawozdań finansowych Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą narażona jest na liczne ryzyka, mające swe źródła zarówno wewnątrz organizacji jak i w jej otoczeniu; W przypadku działalności gospodarczej ryzyko to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanego zdarzenia, działania lub jego zaniechania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki jak również działanie/zdarzenie, które spowoduje brak realizacji zamierzonych celów organizacji; Kategorie celów organizacji operacyjne, sprawozdawczości finansowej i zgodności z prawem; Badanie sprawozdania finansowego powinno być procesem nakierowanym na obszary największego ryzyka i wykorzystującym koncepcję istotności opartej o użyteczność informacji dla użytkowników sprawozdania finansowego. Odzwierciedleniem tego założenia jest model ryzyka badania. 6

3. Model ryzyka badania sprawozdań finansowych RYZYKO BADANIA (RB) Związane z badaną jednostką Związane z pracą biegłego rewidenta Nieodłączne(RN) (inherent risk) Kontroli (RK) (control risk) Przeoczenia (RP) (detection risk) RB=RN*RK*RP 7

3. Model ryzyka badania sprawozdań finansowych Ryzyko badania ryzyko wyrażenia pozytywnej opinii o sprawozdaniu finansowym w przypadku, gdy zawiera ono istotne nieprawidłowości; Ryzyko nieodłączne ryzyko wystąpienia nieprawidłowości z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności przy braku systemu kontroli wewnętrznej; Ryzyko kontroli ryzyko, że zaprojektowany system kontroli wewnętrznej nie zapobiega powstawaniu istotnych nieprawidłowości i uchybień; Ryzyko przeoczenia możliwość niewykrycia w trakcie badania nieprawidłowości, która może być istotna osobno lub w powiązaniu z innymi niewykrytymi nieprawidłowościami/błędami w sprawozdaniu finansowym. 8

4. Rola i znaczenie procesu planowania w badaniu sprawozdań finansowych Planowanie badania polega na ustaleniu ogólnej strategii badania oraz opracowaniu planu badania. Rodzaj i zakres planowania różni się zależnie od wielkości i stopnia złożoności jednostki, wcześniejszych doświadczeń z tą jednostka kluczowych członków zespołu wykonującego badanie i zmian okoliczności, jakie nastąpiły podczas przeprowadzania badania. Planowanie nie jest odrębnym etapem badania, ale raczej stanowi stały i powtarzalny proces. Dokumentacja ogólnej strategii badania stanowi zapis kluczowych decyzji niezbędnych dla właściwego zaplanowania badania i przekazania znaczących spraw członkom zespołu wykonującego badanie. 9

4. Rola i znaczenie procesu planowania w badaniu sprawozdań finansowych Szczegółowy plan badania jest odpowiedzią na zidentyfikowane ryzyko istotnych nieprawidłowości poprzez uzyskanie wystarczających i odpowiednich dowodów badania w celu ograniczenia ryzyka badania do akceptowanego, możliwie niskiego poziomu. Plan badania jest wynikiem: Oceny wpływu czynników zewnętrznych (branża, struktura właścicielska, regulacje prawne) na badaną jednostkę; Oceny wpływu czynników wewnętrznych (system kontroli wewnętrznej, struktura organizacyjna, złożoność procesów, środowisko IT), Ustalenia poziomu ryzyka oraz poziomu istotności. 10

5. Planowanie badania system kontroli wewnętrznej Celem biegłego rewidenta jest rozpoznanie i ocena ryzyka istotnego zniekształcenia, niezależnie od tego, czy powstało ono na skutek oszustwa lub błędu na poziomie sprawozdań finansowych i stwierdzeń (assertions), dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia, w tym kontroli wewnętrznej jednostki, co stanowi podstawę do zaprojektowania i wdrożenia procedur badania odpowiednich do rozpoznanego ryzyka. Kontrola wewnętrzna proces zaprojektowany, wdrożony i wykonywany przez osoby sprawujące nadzór, kierownictwo i innych pracowników, mający dostarczyć wystarczającej pewności, że cele jednostki dotyczące wiarygodności sprawozdawczości finansowej, skuteczności i wydajności działalności oraz przestrzegania obowiązujących praw i regulacji są realizowane. 11

5. Planowanie badania system kontroli wewnętrznej System kontroli wewnętrznej składa się z pięciu powiązanych ze sobą elementów. Wywodzą się one ze sposobu, w jaki zarząd kieruje przedsiębiorstwem i są związane z procesem zarządzania. Elementy systemu kontroli wewnętrznej: Środowisko kontroli Oszacowanie ryzyka Czynności kontrolne Informacja i komunikacja Monitoring 12

5. Planowanie badania system kontroli wewnętrznej Stwierdzenia (Assertions) wyrażone bezpośrednio lub pośrednio oświadczenia kierownictwa, zawarte w sprawozdaniach finansowych, wykorzystywane przez biegłego rewidenta do rozważenia różnych rodzajów potencjalnych zniekształceń, które mogą wystąpić w sprawozdaniu finansowym. Stwierdzenia dotyczące grup transakcji i zdarzeń w okresie objętym badaniem Występowanie (Occurrence) transakcje i zdarzenia, które zostały zaksięgowane, wystąpiły i dotyczą jednostki Kompletność (Completness) wszystkie transakcje i zdarzenia, które powinny były być zaksięgowane, zostały zaksięgowane Dokładność (Measurement) kwoty i pozostałe dane dotyczące zaksięgowanych transakcji i zdarzeń zostały zaksięgowane właściwi. Rozgraniczenie między okresami transakcje i zdarzenia zostały zaksięgowane we właściwym okresie obrotowym 13

5. Planowanie badania system kontroli wewnętrznej Stwierdzenia dotyczące sald kont wykazanych na koniec okresu: Istnienie (Existence) aktywa, zobowiązania i kapitał własny istnieją. Prawa i obowiązki (Rights and Obligations) jednostka posiada lub kontroluje prawa do aktywów a zobowiązania są jej obowiązkami. Kompletność (Completeness) wszystkie aktywa, zobowiązania i kapitał własny jednostki, które powinny być zaksięgowane, zostały rzeczywiście zaksięgowane Wycena i przyporządkowanie (Valuation) aktywa, zobowiązania i kapitał własny zostały wykazane w sprawozdaniu finansowym we właściwych kwotach i na właściwych kontach. 14

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Poznanie procesu przepływu transakcji Ścieżka krytyczna Jak transakcja jest: Inicjowana Autoryzowana Rejestrowana Przetwarzana Raportowana I A R P R Środowisko IT Aspekty automatyczne Aspekty manualne Aplikacje/infrastruktura Podział obowiązków Zabezpieczenie aktywów Zgody i autoryzacje Rejestrowanie transakcji 15

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Gain New Business Order to Cash Product Delivery After Sales Support Sell product Order Distribution Collection Processing KPIs Customer Customer Customer Customer Sales Order Received Sales Order Approved Delivery Note Raised Goods Picked Goods Dispatched Sales invoice Raised Ledgers Updated Cash Received Check Stock Availability Check Customer Credit Despatch Details Confirmed Price Select Marketing Strategy Gain New Business General ledger 16

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego BUSINESS PROCESSES Gain New Business Order Fulfillment After Sales Service Maintain and Support Accounts SIGNIFICANT CLASSES OF TRANSACTIONS Trade Receivables Trade Receivables/ Sales I A R P R I A R P R I A R P R Returned Goods Cash Receipts Allowance for Uncollectibles Monthly Review of Provision Inventory Trade payables/ purchases I I A A R R I P P R R I A R A P R P R R Initial Trial Balance Cost of Sales Physical Inventory Trade Payables Trade Payables/ Purchases Cash Disbursements Gross Sales Trade Receivables/ Sales I A KEY I to R I A R P R R P R Initiation to reporting of significant classes of transactions I A R P R 17

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Typy transakcji Dane, informacje, lub konto księgowe o wspólnych cechach (charakterystyce) występujące w systemie rachunkowości lub procesie biznesowym danej jednostki Rutynowe Okazjonalne Szacunki 18

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego o Gdzie może wystąpić ryzyko błądu/nieprawidłowości? What Could Go Wrong? Odniesienie do miejsc w procesie, w których mogą wystąpić istotne nieprawidłowości z uwagi na wystąpienie błędów lub sprzeniewierzeń (fraud); Uwaga i działania audytora skupiają się na tych słabościach, które potencjalnie mogą mieć istotny wpływ na odpowiednie stwierdzenia zawarte w sprawozdaniu finansowym. 19

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Dlaczego wykonuje się testy Walkthrough? Potwierdzenie zrozumienia procesu przebiegu transakcji i procedur kontrolnych Potwierdzenie, że czynności kontrolne działają Analiza ryzyk w procesie przebiegu transakcji i czynności kontrolnych Ustalenie czy kontrole zapobiegną lub wykryją istotne błędy we właściwym czasie Potwierdzenie dokładności otrzymanych informacji 20

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego INPUTS Customer Order Client Info Client Query SIGNIFICANT PROCESS Order Processing Business Process Distribution Business Process Accounting Support Process Query Resolution Query Resolution Receive Query FLOW (sales order to invoice) Receive Customer Order Authorize Customer Order Create Work Order Plan Dispatch Dispatch Goods Send and Record Invoice/ Credit Note I A R P R OUTPUTS Work Order Goods Advice and Delivery Note Invoice Invoice 21 I Process Step External Input/Output Input/Output to ERP System to R Initiation to reporting of significant classes of transactions

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Analizy procesu i występujących w nim ryzyk dokonuje się poprzez: Zapytania kierowane do uczestników procesu Znajomość branży Poprzednie doświadczenia audytora Wyniki pozostałych procedur badania Należy uwzględnić cały proces przebiegu transakcji Analizą należy objąć zarówno aspekty manualne jak i automatyczne Celem jest identyfikacja miejsc, w których mogą wystąpić zdarzenia prowadzące do braku realizacji celów stwierdzeń zawartych w sprawozdaniu finansowym 22

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Czynności kontrolne to działania i procedury zaprojektowane przez kierownictwo jednostki na których działaniu kierownictwo polega aby zapobiec lub wykryć błędy. W trakcie procesu badania sprawozdań finansowych biegły rewident identyfikuje te czynności kontrolne, które zapobiegają stwierdzonym wcześniej ryzykom. Biegły rewident wykonuje czynności, których celem jest uzyskanie rozsądnego zapewnienia, że procesy i procedury działają efektywnie tzn. realizują cel którym zostały zaprojektowane. 23

Typy czynności kontrolnych Ogólne kontrole IT 6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Manualne Kontrole manualne Kontrole manualne oparte na IT Automatyczne Kontrole aplikacyjne Kontrole Prewencyjne Kontrole detekcyjne Nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym Wsparcie ciągłego działania kontroli aplikacyjnych 24 Cele czynności kontrolnych

6. Metody analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej na potrzeby badania sprawozdania finansowego Metody testowania czynności kontrolnych Zapytania Obserwacje Inspekcja Ponowne wykonanie 25

Proces Sprzedaży w firmie FMCG 26

7. Analiza i ocena systemu kontroli wewnętrznej na przykładzie procesu sprzedaży - 27 - Etap procesu Aplikacja IT/ Baza danych Początek działania Documenty Połączenie z innym procesem Decyzja 27

Ogólna mapa standardowego procesu sprzedaży (order to cash process) - 28 - Create & maintain customer master data 1 2 Manage pricing conditions 9 Van selling delivery process 8 Reporting and analysis Process customer order entry 4 Pick pack & ship Deliver products 5 Invoice customer 7 Manage A/R 3 Manage credit limits Manage returns & process customer complaints 6 28

1. Pricing & trade terms process - 29 - Negotiate w/ customers Deferred rebates & trade support Financial reporting Define General conditions of sales Define price lists Negotiate with customers Promotional activities 10 Trade terms master data (off invoice) Trade terms accruals 12 2 Manage Pricing conditions (on invoice) A/R Manage deductions 11 Trade terms Settlements Trade support Invoice Clear Deduction Credit memo request Process payment: Check or Clear Deduction 29

1 Create and maintain customer master data - 30 - Identify and qualify new customer Check Customer solvency collect information required for selling operations create and maintain customer hierarchy create and maintain customer data Request for nonstandard pmnt terms for a new client Create and Maintain Customer Data IT System Yes Data Base Sales and/or finance approval No Standard terms awarded to client 4 Process customer order entry 30

2 Manage pricing - 31 - Manage taxes on revenue Sales Negotiates with customer Define and confirm terms and conditions Define customers conditions, according to budget Manage trade promotion according to marketing and sales plan Consistency update in IT system Data Base C A No Define gross price list Request for price deduction Modify client pricing conditions in IT system Consistency between request & entry Yes 4 Process cust, order entry Decision on Gross Price Change 31

3 Perform credit management - 32 - Periodical review of receivables Credit Manager determines risk category Sales acquire new customers C A Credit Manager sets credit limit and risk category in the system Invoice Customer 5 Process Customer Order Entry Is credit limit exceeded or payments late? No Sales acquire new customers Yes Automatic block of the order Investigation of blocked orders by Credit Manager & Sales Department Order Cancelled Order Released 32

4 Capture & maintain customer order - 33 - Customers Customer Service Supply Chain Send manual purchase orders Manual orders (phone call, fax ) Send EDI purchase orders Credit check CA CA Control & validation Customers IT system Process order: Pick, Pack & Ship (Key process Manage inventory, warehousing & transport Products IT system Pricing IT system Send order acknowledgement to selected customers 33

5 Invoice customer - 34 - Distribution Back Office Distribution Send invoice to client bill-to (post, mail) 6 Returns and customer complaints CA CA CA Delivery with Goods issue documents Check, correct & validate Create invoice + Proof of delivery From customer Customers IT system Returns & Customer complaints Products IT system Pricing IT system Post invoice to accounting 7 Manage Account Receivables 34

6a Manage returns & process customer complaints - 35 - QUANTITY CLAIMS CA Yes Return during delivery Transport to warehouse of losses Quantity consistent with doc? Starting Procedure to charge forwarder with claim value Credit customer with claim value Client claim releated to delivery No Clarification of forwarder s participation in customer claim request Yes Forwarde r to be charged? POD reduced Invoice, or Invoice + Credit memo Delivery note Yes No Physical return required? No Periodical analysis of claims by reasons with action plan IT Aplication CA Yes No return during delivery Client s claim placed in Back Office Initial approval of claim? No Invoice customer based on original delivery not Invoice based on delivey note 35

6b Manage returns & process customer complaints - 36 - PRICE CLAIMS No Request approved by Sales Director? Yes Discount entry in IT system by Price Coding Unit based on approva lin LN IT tool CA Clients claim registration in IT system by C.Service Back Office Information about claim to Salesperson responsible for customer Sales clarifies possible solutions for claim with customer Invoice discount request required? Yes Discount request entry in LN tool forwarded for approval Information to Back office about discount entered into SAP No Price claim by customer to VAT invoice IT system Other solution of claim with customer Data Base Credit customer with relevant value Credit memo invoice 36

7 Manage Accounts Receivable - 37 - Customer account set-up CA Dunning Perform Invoicing Collection CA Is cash collected? No Yes Create and manage dunning proposal Calculate interests on arrears Reporting Ret. containers liability specific tracking Control returns before issuing payment, Follow-up debt to customers. 37

10 Trade terms master data (master contracts, contracts, deals) - 38 - Trade terms for clients & promotional strategic plans annually defined in Sales department CA Master Contracts are created/updated in the system based on strategic plans Process Accruals Final agreement is reached with a client and formalised in a form of contract. Formal agreement with customer Negotiations of contract, deals, conditions with customers in accordance w/budgets reflected in master contracts Sales Contracts / Deals /Conditions are entered by Finance team Yes CA New terms for client in IT tool approved by sales? No Process Settlements 38

Proces Zakupów w firmie FMCG 39

7. Analiza i ocena systemu kontroli wewnętrznej na przykładzie procesu zakupów - 40 - Manage Suppliers 1 2 Manage Supplier Contract Process Requisitions 3 and Purchase Orders 4 Process Receipts Process supplier s invoices 5 6 Process supplier s payments 40

1 Manage Suppliers - 41 - Identify and qualify candidates Select suppliers CA IT system Create and Maintain Supplier Data collect information required for purchasing operations create and maintain supplier hierarchy create and maintain supplier data Process Requisitions and Purchase Orders 3 2 Manage Supplier Contract 41

2 Manage Supplier Contract - 42 - CA Supplier selection Negotiate with supplier Create and maintain Terms & Conditions Process Requisitions and Purchase Orders 3 define and confirm terms and conditions create, update and review supplier agreement validate supplier agreement create and maintain quantity and/or price contracts create and maintain rebate agreements create and maintain supplier catalogs 42

3 Process Requisitions and Purchase Orders - 43 - Requester Department Head Purchase agreement 2 NO Control & validation CA IT System Issuance of the purchase order Requester is authorised to PO, source is known? CA NO Purchase Order YES Within authorised budget? PO sent to supplier YES 43

4 Process Receipts - 44 - Contact supplier for regularisation IT system NO Amend PO Process Requisitions and Purchase Orders 3 Receive Goods & Services Conformity? Delivery Note YES Enter Good Receipt into system IT System CA Accrual in accounting system Process supplier s invoices 5 44

5 Process Supplier s invoice - 45 - Accounts Payable Department CA Resolve and release blocked invoice CA IT System NO Review blocked invoices to determine reason for block initiate resolution procedure release invoices once reasons for block are resolved Receive invoice from supplier Enter invoice in the system Reconcile with PO and Goods receipt? invoice Reversal of Accrual YES 6 Process supplier s payment 45

6 Process Supplier s payment - 46 - Accounts Payable Dept Treasury Accounting Application/ Database Payment file CA Authorisation of Payment File Cash Management Supplier current account 46

??? PYTANIA 47