Page 1 of 6 Łódź: Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych w ramach projektu p.n. Rail Baltica Growth Corridor - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego 2007-2013 Numer ogłoszenia: 142057-2011; data zamieszczenia: 19.05.2011 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Łódź, Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Łodzi - Oddział ds. Projektów Europejskich, ul. ks. I.J. Skorupki 21, 90-532 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 638 48 88, faks 42 638 48 77. I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych w ramach projektu p.n. Rail Baltica Growth Corridor - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego 2007-2013. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa w terminie uzgodnionym z Zamawiającym biletów lotniczych w klasie ekonomicznej na trasach europejskich wraz z ich dostarczeniem bez dodatkowych opłat do siedziby Zamawiającego. 1.Rezerwacja biletów lotniczych będzie realizowana zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego, określającymi ilość biletów oraz miejsce i termin podróży. 2.Wykonawca zobowiązuje się do oferowania różnych wariantów połączenia z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny na rynku na danej trasie (z uwzględnieniem klasy standardu przelotu - klasa ekonomiczna, wraz z przewozem bagażu) oraz wszystkich dostępnych promocji wynikających z terminu rezerwacji i wykupienia biletów, połączeń weekendowych oraz czasu podróży, w tym także tzw. biletów wirtualnych (przewoźników low cost airlines). 3.Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań umożliwiających taką organizację trasy podróży, która zapewni najkrótsze połączenia, bezkolizyjną realizację połączeń wieloetapowych gwarantujących terminowe przybycie do miejsca delegowania osób podróżujących. 4.Zamawiający
Page 2 of 6 wybierze z przedstawionych przez Wykonawcę wariantów, o których mowa w pkt. 2 najbardziej korzystne dla siebie połączenie, po czym określi na piśmie (przesłanym faksem lub pocztą elektroniczną) dyspozycję do sprzedaży przez Wykonawcę biletów lotniczych na wybrane połączenia. 5.Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania biletów lotniczych pod adres wskazany przez Zamawiającego, w terminie z nim uzgodnionym, po otrzymaniu zamówienia na piśmie (faksem lub pocztą elektroniczną). 6.Wykonawca zobowiązuje się do przedstawiania Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum dwóch propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. 7.Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży biletów zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności. 8. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji. 9. Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia bezpłatnego odwołania rezerwacji. 10. Wykonawca zobowiązuje się do przydzielenia do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 8-16 z wyjątkiem wtorku: w godz. 9:17). 11.Wykonawca zobowiązuje się do przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub e-mailem. 12.Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego dostarczania biletów oraz faktur za bilety do siedziby UMŁ, w terminie wymaganym przez Zamawiającego, w godzinach urzędowania Zamawiającego (od poniedziałku do piątku w godz. 8-16 z wyjątkiem wtorku: od 9-17). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży odbiorcy w wyznaczonym terminie. 13.Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 14.Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego niezwłocznego informowania UMŁ drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu. 15.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia możliwości na podstawie pisma lub e-maila zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów. 16.Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej. 17.Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Zamawiającego związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu,
Page 3 of 6 zmianą biletu lotniczego, itp. 18.W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety. 19.Wykonawca zobowiązuje się do sporządzania dla Zamawiającego do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze.. II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie. II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.20.00-1. II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 10.03.2013. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający, zgodnie z art. 45 u.p.z.p., nie żąda od Wykonawcy wniesienia wadium. III.2) ZALICZKI Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania III.3.2) Wiedza i doświadczenie III.3.3) Potencjał techniczny III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Page 4 of 6 III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć: III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie 10.4.2 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z
Page 5 of 6 odpowiednim zachowaniem terminów ich wystawienia. III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: tak nie należy przedkładać oświadczenie wykonawcy o zatrudnianiu ponad 50% osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, lub w rozumieniu właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w tych państwach SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie: 1 - Cena - 55 2 - wysokość upustu określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 45 IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie. IV.3) ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian 1.Przewiduje się możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy wyłącznie w przypadkach spełnienia warunków określonych w ust. 2 niniejszego paragrafu. 2.Zmiany umowy będą możliwe wówczas, jeżeli: 1)zachodzi konieczność zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy nie można było tego przewidzieć w chwili podpisania umowy i nie wynika z przyczyn zawinionych przez Wykonawcę np. w przypadku przedłużenia realizacji bądź dokonania realokacji budżetu projektu Rail Baltica Growth Corridor współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego 2007-2013; 2)niezbędna jest zmiana sposobu wykonania zobowiązania z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowego wykonania umowy; 3)jeżeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia; 4)możliwa jest korzystna dla Zamawiającego zmiana terminu i sposobu płatności za realizację przedmiotu zamówienia; 5)nastąpi zmiana danych Wykonawcy np. zmiana adresu, osób kontaktowych itp. 3.Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w granicach unormowania art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków
Page 6 of 6 zamówienia: http://przetargi.bip.uml.lodz.pl/ Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Wydziału Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Łodzi przy ul. ks. Ignacego Skorupki 21 - III piętro, pok. nr 8. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 25.05.2011 godzina 09:45, miejsce: Wydziału Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Łodzi przy ul. ks. Ignacego Skorupki 21 - III piętro, pok. nr 8. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego 2007-2013; wartość szacunkowa zamówienia wynosi : 41.403,96 zł. w tym wartość opcji w wysokości : 13.801,32 zł.. IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie