Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-11/06 Gliwice, dnia 24 stycznia 2007 r. 2007-046077 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl Pani mgr Irena Paprocka Dyrektor Domu Dziecka nr 3 ul. Św. Barbary 4 w Gliwicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 sierpnia do 4 września 2006 r. przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG-0914-0-11/06 z dnia 28 czerwca 2006 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole z dnia 11 grudnia 2006 r. podpisanym w dniu 18 grudnia 2006 r. wraz z aneksem nr 1 z dnia 4 stycznia 2007 r., podpisanym w dniu 9 stycznia 2007 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli i obejmowała następujący zakres: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) i art. 187 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - gospodarowanie środkami specjalnymi oraz dochodów własnych, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako nieprawidłową. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia i eliminacji w przyszłości. 1. W zakresie prowadzonej rachunkowości: a) stosowanie uproszczeń przy ewidencjonowaniu przychodów i rozchodów z dochodów własnych polegające na nieustalaniu źródeł pochodzenia oraz niewskazywaniu dokumentacji uzasadniającej realizowane rozchody, b) zapisy w księgach rachunkowych:
nie zawierały w przypadku ewidencji środków trwałych oraz ewidencji magazynowej: określenia numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, kwoty zapisu, oznaczenia kont, w jednym przypadku były niezgodne z dokumentem źródłowym, dokonywane były z opóźnieniem, dokonywane były w ramach rozdziału 85301 zamiast 85201 oraz w księdze środków specjalnych zamiast dochodów własnych, w zakresie opisu operacji gospodarczych były niezgodne ze stanem faktycznym, c) w zbiorczym zestawieniu dowodów księgowych: nie wskazuje się dokumentów źródłowych, co wyklucza ich identyfikację w zapisach, ujmuje się operacje występujące w różnych terminach, co uniemożliwia wskazanie w zapisach księgowych daty operacji, co wymagane jest art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, d) dowody księgowe nie zawierają kwoty podlegającej zapisom na odpowiednich kontach oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania (dekretacja), e) w zakresie dekretowania dowodów księgowych: brak spójności pomiędzy dekretacją naniesioną na dowód księgowy, a zapisami w księgach, dekretacja częściowo dokonywana odręcznie a częściowo z wykorzystaniem programu księgowego, f) księgowanie rozrachunków z kontrahentami za pośrednictwem konta 202, zamiast 201 oraz darowizn na koncie 750 zamiast 760, co naruszało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 142 poz. 1020), g) dokonywanie księgowań na kontach 234 - rozrachunki z pracownikami w sposób nieczytelny, z uwagi na brak: kont analitycznych dla poszczególnych zaliczkobiorców, ujęcia kwot wynikających z rozliczenia poszczególnych zaliczek, wykazania wydatków zrealizowanych z kolejnych zaliczek, a ponadto: łączne ewidencjonowanie kwot wypływających z rozliczeń kilku zaliczkobiorców oraz kompensowanie zwrotów z wypłatą kolejnej zaliczki, brak ujęcia na koncie 234 pobrania i rozliczenia zaliczki z dnia 19 lipca 2005 r., ujęcie w księgach kosztów tytułem rozliczenia zaliczki, które to koszty faktycznie nie wystąpiły (błędne rozliczenie), i) dokonywanie odręcznych poprawek, korekt, naliczeń na dowodach księgowych. 2
Zalecenie nr 1. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.), w tym: a) zapisów księgowych dokonywać zgodnie z art. 23 i 25 ww. ustawy na podstawie dowodów księgowych, spełniających wymagania ustawowe zawarte w art. 21 ust.1, b) operacje w księgach rachunkowych ujmować zgodnie ze stanem faktycznym oraz z zakładowym planem kont i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 nr 142 poz. 1020 ), c) dokonać zmian w zakładowej polityce rachunkowości eliminując nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i zapewniając ich przejrzystość i rzetelność. 2. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych: a) przeprowadzenie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych metodą spisu z natury zamiast metodą weryfikacji obrotów i sald, b) nie przeprowadzenie inwentaryzacji sortów odzieżowych wymaganej wewnętrznymi regulacjami. Zalecenie nr 2. Przestrzegać art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r.o rachunkowości (jt. z r. 2002 nr 76 poz.694 z późn. zm.) oraz zakładowych instrukcji inwentaryzacyjnej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych określających zasady i metody przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. 3. W zakresie kontroli wewnętrznej: a) dokonywanie sprawdzenia merytorycznego i zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora przed sprawdzeniem formalno rachunkowym wydatku przez głównego księgowego, b) liczne przypadki braku potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora, c) brak określenia dat przeprowadzenia kontroli (zatwierdzenia do wypłaty), d) potwierdzanie przez pracowników przeprowadzenia kontroli po wydatkowaniu środków publicznych, e) przypadki potwierdzenia wykonania obowiązków służbowych przez główną księgową, w czasie w którym zgodnie z ewidencją czasu pracy była nieobecna w pracy, f) niekompletne opisy na pieczęci stosowanej w jednostce do potwierdzania faktu przeprowadzenia kontroli dokumentów. Zalecenie nr 3. Wzmóc nadzór w zakresie kontroli wewnętrznej. Przestrzegać wewnątrzzakładowych procedur obowiązujących w zakresie kontroli wydatkowania środków finansowych. 4. Występowanie na dzień 31 grudnia 2005 r. różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym pozostałych środków trwałych i księgozbioru bibliotecznego 3
wykazanym w księgach inwentarzowych, a ujętym w księgach rachunkowych na kontach 013 i 014. Zalecenie nr 4 Nie dopuszczać do występowania rozbieżności pomiędzy danymi ewidencyjnymi ksiąg inwentarzowych, a wartościami wykazanymi w księgach rachunkowych na kontach 013 i 014. Uzgodnić prowadzone ewidencje. 5. W dokumentacji magazynowej stwierdzono; a) w kartotekach materiałowych artykułów żywnościowych przychody i rozchody ewidencjonowane są w jednej rubryce, b) w dokumentacji ewidencyjnej artykułów odzieżowych: na fakturach zakupu artykułów odzieżowych brak szczegółowego opisu dla kogo, jaki rodzaj odzieży i do której karty odzieżowej wychowanka wpisano zakupiony towar, brak opieczętowania kart i zapotrzebowań pieczęcią placówki, brak oznaczenia numerami ewidencyjnymi poszczególnych kart, w pozycji zużycia brak powołania na protokół likwidacyjny, protokoły zużycia nie są numerowane i nie podlegają kontroli przez dyrektora jednostki, zapotrzebowania odzieżowe nie zawierają daty sporządzenia i zatwierdzenia przez osoby odpowiedzialne, przypadki zamalowywania wcześniejszych zapisów. Zalecenie nr 5. Dokumentację materiałową prowadzić zgodnie z wymaganiami zakładowych przepisów wykluczając możliwość wystąpienia wymienionych braków i uchybień. 6. Realizowanie operacji gotówkowych z pominięciem ewidencji na koncie 101 oraz bez wprowadzenia procedur zabezpieczających obrót gotówkowy. Fakt pobrania środków pieniężnych, przekazania ich innym pracownikom nie był ewidencjonowany poprzez raporty kasowe pomimo, iż mają charakter obrotu gotówkowego. Brak zachowania pisemności w zakresie dysponowania środkami pieniężnymi w jednostce. Zalecenie nr 6. Wprowadzić zasadę dokonywania operacji finansowych głównie w formie rozliczeń bezgotówkowych oraz operacje gotówkowe ewidencjonować w kasie. Wprowadzić instrukcję kasową oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obrót gotówkowy w trybie określonym przepisami. 7. W dokumentacji jednostki stwierdzono brak wyciągu bankowego z dnia 27 czerwca 2006 r. Do kontroli przedłożono sporządzony na tę okoliczność duplikat. Zalecenie nr 7. Dokumenty finansowo księgowe przechowywać w sposób gwarantujący ich kompletność przez okres wymagany ustawą o rachunkowości. 8. W dokumentach związanych z udzielaniem i rozliczaniem zaliczek gotówkowych stwierdzono: a) we wnioskach o udzielenie zaliczki przypadki: braku określenia terminu rozliczenia zaliczki, braku wskazania sposobu wypłaty gotówki z zaliczki, 4
braku wniosków o zaliczkę, pobierania gotówki przez osobę nie będącą zaliczkobiorcą, przy jednoczesnym braku potwierdzenia ze strony zaliczkobiorcy pobrania tej gotówki, udzielania zaliczek w wysokości przekraczającej maksymalną kwotę ustaloną procedurami wewnętrznymi, tj. 5.000,00 zł, b) w dokumentach rozliczenia zaliczki przypadki: braku wskazania imiennego osoby rozliczającej się oraz daty pobrania rozliczanej zaliczki, rozliczania zaliczki z pominięciem wymaganego w jednostce dokumentu rozliczenia, braku wskazania kwoty podlegającej do zwrotu bądź wpłacenia, przedkładania do rozliczenia wydatków poczynionych przed pobraniem zaliczki i fakturami obejmującymi wydatki zrealizowane po rozliczeniu zaliczki, nierozliczenia zaliczki na dzień 31 grudnia 2005 r., wypłacania gotówki wynikającej z rozliczenia osobom niebędacym zaliczkobiorcami, c) dokonywanie operacji gotówkowych w postaci pobierania zaliczek i czeków gotówkowych przez główną księgową, tj. z naruszeniem wewnątrzzakładowych procedur, d) dokonywanie wydatków z zaliczki stałej pobranej w styczniu dopiero w miesiącu marcu. Zalecenie nr 8. Przestrzegać wewnątrzzakładowych procedur obowiązujących w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek. Odstąpić od udzielania zaliczek o charakterze stałym. 9. W zakresie ewidencjonowania dochodów budżetowych: a) nie dokonywanie przypisów należności budżetowych wynikających z zawieranych umów, b) nie naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat należności, c) klasyfikowanie dochodów niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.), d) odprowadzanie dochodów budżetowych na konto Urzędu Miasta niezgodnie z zarządzeniami Prezydenta Miasta nr PM-2754/04 z dnia 23 grudnia 2004 r. oraz nr PM-4044/05 z dnia 30 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice na 2005 r. i 2006 r. Zalecenie nr 9. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). Dokonywać na bieżąco, w oparciu o zawierane umowy przypisów należności w księgach rachunkowych. Przynajmniej na koniec każdego kwartału naliczać odsetki od nieterminowych płatności, a ich ewentualnego umorzenia dokonywać poprzez wydanie stosownej decyzji pisemnej. Przestrzegać zarządzeń Prezydenta Miasta określających terminy odprowadzania dochodów. 5
10. Wykazanie w sprawozdaniu budżetowym Rb-28 S na dzień 31 grudnia 2005 r. dokonanych wydatków z paragrafu 4300-P w nieodpowiednim rozdziale klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 10. Sprawozdania budżetowe sporządzać starannie, przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 11. W zakresie wydatkowania środków na wynagrodzenia pracownicze: a) przekazywanie przelewów na rachunki pracowników w wysokościach niezgodnych z zestawieniami zbiorczymi do list płac, b) przelewanie potrąconych z list płac należności z tytułu PKZP w wysokościach większych niż wynika to z listy płac, c) dokonywanie korekt całych list płac w związku ze zmianą w naliczeniu płacy jednego pracownika, d) przelanie na konto bankowe pracownika wynagrodzenia innego pracownika, e) dokonywanie korygujących wypłat bez sporządzenia stosownych dokumentów korygujących, f) listy płac nie zawierają sprawdzenia, co wymagane jest drukiem listy, g) przechowywanie w dokumentacji księgowej różnych wersji list płac, bez oznaczenia właściwej, h) archiwizowanie dokumentacji związanej z wynagrodzeniami pracowniczymi w sposób niekompletny (brak pierwotnej listy płac administracji i obsługi - grudzień 2005 r.), i) niewyjaśnienie rozbieżności w wysokości 2,64 zł wynikającej z porównania dokumentacji źródłowej z faktycznie zrealizowanymi przelewami wynagrodzeń na konta osobiste pracowników. Zalecenie nr 11. Wynagrodzenia pracownicze wypłacać w oparciu o prawidłowo sporządzane i sprawdzone listy płac oraz dokumenty korygujące, zapewniając zgodność dokonywanych na ich podstawie operacji finansowych. Zapewnić właściwe archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji płacowej. 12. Występowanie w 2005 r. rozbieżności w wysokości 6,10 zł pomiędzy danymi programu płacowego a programem księgowym. Zalecenie nr 12. Niedopuszczać do występowania rozbieżności danych pomiędzy programem płacowym, a księgowym w zakresie zaewidencjonowanych składników płacowych. 13. Dodatki funkcyjne z tytułu trudnych i uciążliwych warunków pracy, motywacyjny oraz wynagrodzenia z tytułu godzin ponadwymiarowych wypłacane są pracownikom pedagogicznym z naruszeniem art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 118 poz. 1112 z późn. zm.) oraz zakładowego Regulaminu wynagradzania. 6
Zalecenie nr 13. Poszczególne składniki wynagrodzenia pracowników pedagogicznych wypłacać w terminach ustawowych. 14. W zakresie wydatkowania środków na wypłatę kieszonkowego na rzecz wychowanków: a) listy wypłat nie zawierają daty sporządzenia, wskazania osoby sporządzającej i sprawdzającej prawidłowość naliczeń, b) na listach wypłat kieszonkowego wielokrotnie brak potwierdzeń odbioru gotówki przez wychowanków, c) środki wypłacane są w terminach niezgodnych z ustaleniami regulacji wewnętrznych. Zalecenie nr 14. Zmienić w jednostce procedurę wypłacania wychowankom kieszonkowego. Wypłat dokonywać komisyjnie na podstawie list spełniających wymogi formalne dla dowodów księgowych oraz potwierdzać dokonanie wypłaty poprzez podpisanie przez członków komisji protokołu wypłat. 15. Przypadki kwalifikowania wydatków w 2005 r. do niewłaściwych paragrafów, a mianowicie: a) wydatek dotyczący zakupu tonera zaewidencjonowano w 4270 zamiast w 4210 (przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka dysponowała wystarczającymi środkami na właściwym paragrafie), b) wydatek o wartości 138,00 zł dotyczący badań lekarskich pracowników zaewidencjonowano w 4300 zamiast w 4280 (przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka nie dysponowała wystarczającymi środkami na właściwym paragrafie). Zalecenie nr 15. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 16. Jednostka nieterminowo uregulowała zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc luty 2005 r., co narusza przepisy art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z r. 98 nr 137 poz. 887 z późn. zm.) oraz z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za miesiąc maj 2006 r., co narusza przepisy art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z r. 2000 nr 14 poz. 176 z późn. zm.). Nieterminowe uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 14 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 14 poz. 114 z późn. zm.). Zalecenie nr 16. Zobowiązania publiczno- prawne regulować zgodnie z terminami płatności wyznaczonymi przepisami prawa. 17. Jednostka nieterminowo regulowała zobowiązania z tytułu dostaw i usług, ze względu na brak na rachunku jednostki wystarczających środków, które były zabezpieczone w planie finansowym. 7
Jednostka z tytułu nieterminowych płatności zobowiązana była do zapłaty odsetek w wysokości 1,37 zł, które zaewidencjonowała na paragrafie obciążającym wydatek realizowany po terminie. Zalecenie nr 17. Na bieżąco monitorować stan środków na rachunku bankowym oraz dokonywać zapotrzebowań na środki w czasie umożliwiającym terminowe regulowanie zobowiązań.. 18. Wydatkowanie w 2005 r. środków na wypłatę zapomóg zdrowotnych dla nauczycieli w wysokości 969,00 zł., a w 2006 r. w wysokości 500,00 zł, pomimo braku przepisów wykonawczych do art. 72 ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 118 poz. 1112 z późn. zm.). Zalecenie nr 18. Nie dokonywać wydatkowania środków w przypadku braku przepisów wykonawczych. 19. W zakresie gospodarki dochodami własnymi: a) brak decyzji kierownika jednostki o utworzeniu dochodów własnych, b) kwalifikowanie przychodów i rozchodów do niewłaściwych paragrafów podziałki budżetowej, c) przypadki braku dokumentacji źródłowej uzasadniającej realizowane wydatki (wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, dowody księgowe potwierdzające organizowany wyjazd dla dzieci na łączną kwotę 2.165,22 zł oraz uzasadnienia wydatku ujętego w kwocie 420,00 zł), d) z darczyńcami jednostka nie sporządza umów darowizn, określących ich przeznaczenie, e) brak ewidencji umożliwiającej rozliczenie sposobu wykorzystania darowizn, w tym darowizny na zakup opału, na wypoczynek zimowy i letni wychowanków oraz organizację Teatralnych Form Artystycznych, f) dokonywanie płatności przed otrzymaniem dokumentu potwierdzającego i uzasadniającego wydatek, przechowywanie dokumentów wskazujących na celowość wydatku poza księgami rachunkowymi. Zalecenie nr 19. Działalność jednostki w ramach dochodów własnych oprzeć na decyzji dyrektora. Wydatki kwalifikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2006 nr 107 poz. 726 z późn. zm.). Nie dopuszczać do regulowania płatności z pominięciem dowodów źródłowych i w wysokościach niezgodnych z wartością faktury. Udokumentować podstawę do wydatkowania środków na kwotę 2.585,22 zł. Kopię dokumentów dołączyć do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne. 20. Nie ustalenie na dzień 31 grudnia 2005 r. wynoszących 600,00 zł i na dzień 30 czerwca 2006 r. stanowiących 300,00 zł należności wynikających z zawartych umów najmu z wychowankami. Zalecenie nr 20. W oparciu o obowiązujące w jednostce umowy ustalać, w okresach sprawozdawczych wysokość należności budżetowych. 8
21. Rejestrami nie objęto umów dotyczących obsługi bankowej w systemie Multicash i obsługi bhp. Zalecenie nr 21. Rejestrami obejmować wszystkie zawierane umowy, wyeliminować powyższe uchybienie. 22. Na poszczególnych dowodach księgowych brak dekretacji wskazującej na ujęcie operacji na kontach dotyczących zaangażowania wydatków. Jednostka dokonuje księgowań na koncie 900, którego funkcjonowanie nie ma uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 128 poz.1069). Rejestrowanie zaangażowania dochodów własnych w 2005 r. na niewłaściwym koncie, tj. 998 zamiast 996. Zalecenie nr 22. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U z r. 2006 nr 142 poz. 1020). Na dowodach księgowych zamieszczać pełną informację o sposobie ujęcia w księgach operacji gospodarczych. 23. W zakresie gospodarki zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: a) ustalenie wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w sposób nieprawidłowy poprzez: zaniżenie wartości odpisu zfśs w 2005 r. o kwotę 827,98 zł., a w 2006 r. o wartość 328,02 zł., ustalenie odpisu dla emerytów w kwocie innej niż nie wynikała w latach 2005-2006 z przeliczenia 5 % wartości pobieranych przez nich emerytur, b) przyznawanie dofinansowania do wypoczynku letniego pracownikom przed faktycznym wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego, c) brak daty i podpisu wnioskodawcy na oświadczeniu o dochodach, d) dokonywanie odręcznych poprawek na liście świadczeń, e) wypłacenie zapomogi socjalnej w wartości brutto bez potrącenia podatku dochodowego od osób fizycznych, f) brak określenia we wnioskach o jaki rodzaj pomocy socjalnej wnioskodawca wnosi, g) przyznanie świadczenia w oparciu o wniosek bez daty i podpisu wnioskodawcy, h) przyznanie dzieciom świadczenia tytułem dofinansowania z okazji św. Mikołaja w jednakowej wysokości bez uwzględnienia sytuacji życiowej, materialnej świadczeniobiorców, i) wypłacenie świadczenia świątecznego w oparciu o listę nie zawierającą kwoty podatku podlegającej potrąceniu oraz należności do wypłaty przysługującej poszczególnym pracownikom, j) przyznanie zapomogi socjalnej na podstawie niekompletnego wniosku, tj. bez oświadczenia o dochodach rodziny wnioskodawcy potwierdzającego trudną sytuację materialną świadczeniobiorcy, k) wypłacanie świadczeń socjalnych z konta podstawowego pomimo posiadania środków na koncie zfśs, 9
l) dokonanie przekazania pierwszej raty odpisu na zfśs w formie świadczeń socjalnych. Zalecenie nr 23. Zgodnie z wymogami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z r.1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.) ustalać wysokość rocznego odpisu na zfśs. Uzupełnić wartość odpisu na zfśs o kwotę zaniżoną w 2005 r. oraz w 2006 r. Przestrzegać zapisów ww. ustawy oraz regulacji wewnętrznych przy wydatkowaniu środków zfśs. Dokonać naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych od udzielonych w latach 2005-2006 zapomóg socjalnych. 24. Prowadzone w jednostce zapotrzebowania żywnościowe (raporty) nie zawierają kolejnej numeracji. Zalecenie nr 24. Uzupełnić wymienioną dokumentację. Przyczyną powstałych nieprawidłowości i uchybień było nierzetelne wykonywanie obowiązków służbowych przez główną księgową oraz niedostateczny nadzór dyrektora jednostki nad prowadzoną działalnością finansowo- księgową jednostki. Z uwagi na nieprawidłowości noszące znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, opisane w pkt 16 będzie prowadzone odrębne postępowanie. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 10