Świadczenie usług cateringowych dla uczestników międzynarodowej konferencji International Competition Network (ICN) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Rodzaj zamówienia: usługa. II. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych w dniach 23, 24 i 25 kwietnia 2013 r. na przyjęciach odbywających się w różnych obiektach znajdujących się w Warszawie dla uczestników międzynarodowej konferencji International Competition Network (ICN). 2. Planowane są następujące miejsca i godziny realizacji zamówienia: 23 kwietnia 2013 hol główny Muzeum Narodowego (MN), Al. Jerozolimskie 3, 19:00-22:00; 24 kwietnia 2013 klub Foksal XVIII, ul. Foksal 18, 19:00-22:00; 25 kwietnia 2013 Soho Factory (hala nr 15), ul. Mińska 25, 19:00-23:00. 3. W przypadku zaistnienia niezależnych od Zamawiającego okoliczności, Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyżej wymienionych lokalizacji. W takim przypadku Zamawiający wskaże nowe miejsce realizacji ww. usługi najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed terminem 23 kwietnia 2013 r. 4. Przewidywana liczba uczestników na każdym przyjęciu wynosi od ok. 200 do ok. 500 osób; ostateczna liczba gości na poszczególnych przyjęciach zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej 14 dni kalendarzowych przed 23 kwietnia 2013. W tym momencie Zamawiający przewiduje, że: 1) w Muzeum Narodowym będzie od ok. 200 do ok. 400 osób; 2) w klubie Foksal XVIII będzie od ok. 200 do ok. 300 osób; 3) w Soho Factory będzie od ok. 400 do ok. 500 osób. 5. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystego poczęstunku 23 kwietnia 2013 (wtorek) w Muzeum Narodowym w formie stojącej. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia: 1) Wina powitalnego, napojów bezalkoholowych, przekąsek zimnych, ciepłych i deserowych oraz świeżych owoców; 2) Stołów bufetowych - ok. 6-8 (w zależności od ich rozmiarów, ostatecznej liczby gości oraz możliwości aranżacyjnych holu MN) okrytych białymi pokrowcami oraz ok. 10-14 stołów koktajlowych również okrytych białymi pokrowcami; Zamawiający dopuszcza użycie obrusów i skertingów na stołach bufetowych 1
(z matowych, białych tkanin); 3) Wydzielenia za pomocą estetycznej kotary lub parawanu zaplecza z przestrzeni znajdującej się w pobliżu szatni MN; 4) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 15-20 gości; 5) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (w zakresie wykonywanej usługi) i zabrania ze sobą śmieci pozostałych po posiłkach i napojach oraz całego sprzętu cateringowego. 6. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystego poczęstunku 24 kwietnia 2013 (środa) w klubie Foksal XVIII w formie stojąco-siedzącej. Wykonawca nie będzie zobowiązany do zapewnienia napojów, miejsc siedzących oraz stołów dla gości, natomiast będzie zobowiązany do zapewnienia: 1) Zimnych i deserowych przekąsek oraz świeżych owoców; 2) Przygotowania ok. 2-4 stołów bufetowych (ich liczba zależy od ich rozmiarów i liczby gości) z czarnymi pokrowcami; 3) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym wyłącznie w zakresie jedzenia, dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 30-35 gości; 4) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (wyłącznie w zakresie wykonywanej usługi) i zabrania ze sobą śmieci pozostałych po posiłkach oraz całego sprzętu cateringowego; w przypadku pozostania w klubie większej liczby gości po zakończeniu przyjęcia (poza oficjalnym programem), sprzątnięcie sprzętu cateringowego powinno nastąpić następnego dnia najpóźniej do godz. 16:00. 7. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystej bufetowej kolacji 25 kwietnia 2013 (czwartek) w Soho Factory w formie stojąco-siedzącej. Wykonawca nie będzie zobowiązany do zapewnienia miejsc siedzących, natomiast będzie zobowiązany do zapewnienia: 1) Musującego wina powitalnego, wina, polskiej wódki, napojów bezalkoholowych, dodatków do przygotowania prostych koktajli na bazie wódki, zimnych przekąsek, sałat, zup, dań głównych, dodatków do dań głównych deserów, świeżych owoców; 2) Stołów bufetowych okrytych białymi pokrowcami - ich liczba i ustawienie zależy od ich rozmiarów, ostatecznej liczby gości, możliwości aranżacyjnych hali oraz wymogów występu artystycznego; ok. 30-40 stołów koktajlowych również okrytych białymi pokrowcami; Zamawiający dopuszcza użycie obrusów i skertingów na stołach bufetowych (z matowych, białych tkanin); 2
3) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 15-20 gości; 4) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (wyłącznie w zakresie świadczonej usługi), a także wyrzucenia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach i napojach (Zamawiający zapewnia kontener na śmieci) oraz sprzątnięcia całego sprzętu cateringowego; 5) Wydzielenia w hali zaplecza w porozumieniu z Zamawiającym. III. IV. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków, 55320000-9 Usługi podawania posiłków; V. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. VI. VII. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: termin realizacji: 23, 24, i 25 kwietnia 2013 r. VIII. WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienie wadium w wysokości 10 000,00 PLN. Wadium należy wnieść na etapie składania ofert. IX. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. Wiedza i doświadczenie Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi cateringowe polegające na organizacji przyjęcia w formie np. koktajlu, bankietu lub uroczystej kolacji, a w każdym z nich uczestniczyło co najmniej 400 osób, a wartość co najmniej dwóch wynosiła po 50 000,00 PLN brutto, w tym co najmniej 1 usługę cateringową polegającą na organizacji przyjęcia o charakterze międzynarodowym, której uczestnikami byli przedstawiciele podmiotów krajowych i zagranicznych, w której również uczestniczyło minimum 400 osób. 2. Osoby zdolne do wykonania zamówienia 3
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie, zdolne do realizacji zamówienia, w tym obsługę cateringową. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: 1) Dysponuje lub będzie dysponował koordynatorem/koordynatorami posługującym/i się językiem angielskim na poziomie minimum B 2 wg skali Rady Europy, który/rzy w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków odpowiadał/li za realizację co najmniej 3 przyjęć (w tym jednego międzynarodowego) w formie np. koktajlu, bankietu lub uroczystej kolacji, a w każdym z nich: uczestniczyło co najmniej 300 osób; kierował/li zespołem co najmniej 10 osób; wartość brutto wynosiła co najmniej 38 000 PLN. 2) Złoży oświadczenie, że będzie dysponował odpowiednim liczbowo i kompetencyjnie zespołem realizacyjnym, w którym każda osoba posiada: minimum roczne zawodowe doświadczenie; umiejętność posługiwania się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym komunikację z gośćmi w zakresie wykonywanych czynności serwisowych; aktualną książeczkę sanitarno-epidemiologiczną. Ocena spełniania ww. warunków zostanie dokonana wg formuły spełnia / nie spełnia na podstawie dokumentów i oświadczeń dołączonych do złożonego wniosku. 3. Sytuacja ekonomiczna i finansowa Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej 100 000,00 PLN. X. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY 1. W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć: 1) Wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do 4
udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie; 2) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie niezbędnym dla wykazania spełniania warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia; 4) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. 2. W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: 1) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, 2) Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla Wykonawcy. 3. Dokumenty podmiotów zagranicznych: Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. XI. Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: tak XII. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Tryb udzielenia zamówienia: przetarg ograniczony. XIII. Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 5 5
Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu. Zamawiający przyzna po 1 punkcie za każdą następną - ponad wymagane usługę cateringową o randze krajowej i po 2 punkty za każdą usługę o randze międzynarodowej o wartości co najmniej 50 000,00 PLN brutto każda, wykonaną w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków. Zamawiający spośród wykonawców, którzy spełniają wszystkie warunki udziału w postępowaniu wyłoni 5 wykonawców, którzy wykażą największą liczbę usług cateringowych o wartości co najmniej 50 000,00 PLN brutto każda. W przypadku wykazania przez wykonawców takiej samej liczby usług cateringowych zamawiający wyłoni 5 i każdego następnego wykonawcę, który wykazał taką samą liczbę usług jak ostatni zakwalifikowany. XIV. KRYTERIA OCENY OFERT Kryteria oceny ofert: cena 70% koncepcja menu 30% XV. ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian 1. Zmiana Podwykonawcy, przy pomocy którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy na innego legitymującego się takim samym doświadczeniem zawodowym po uprzedniej akceptacji Zamawiającego; 2. Zmiana stawki podatku VAT w przypadku zmiany dokonanej przez władzę ustawodawczą w trakcie trwania umowy, wynikającej ze zmiany ustaw o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Zatwierdził: Warszawa, dnia... 2013 r. Monika Bronkau-Ługowska Dyrektor Generalny Urzędu 6