OGÓLNE WARUNKI UMOWY zawarta w dniu... 2006 r. w Olsztynie pomiędzy: Wojewodą Warmińsko-Mazurskim..., zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., reprezentowanym przez:... -..., zwanym dalej Wykonawcą, o następującej treści: 1 1. W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia dokumentacji niearchiwalnej zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, wobec których Zamawiający wypełnia obowiązki organu załoŝycielskiego, w celu jej naleŝytego przechowywania oraz prowadzenia działalności usługowej polegającej na kopiowaniu i konserwacji tej dokumentacji, w tym dokumentacji osobowej i płacowej, a takŝe wystawianie stosownych zaświadczeń. 2. Przedmiot umowy obejmuje: 1) przejęcie dokumentacji pochodzącej od zlikwidowanych juŝ przedsiębiorstw państwowych w ilości około 1380 metrów bieŝących od dotychczasowego wykonawcy usługi, a następnie właściwe jej przechowywanie oraz prowadzenie działalności usługowej, o której mowa w ust.1, 2) przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej likwidowanych w okresie obowiązywania niniejszej umowy przedsiębiorstw państwowych, dla których organem załoŝycielskim jest Zamawiajacy, w celu jej właściwego przechowywania oraz prowadzenie działalności usługowej, o której mowa w ust. 1, 3) wszelkie czynności związane z przetransportowaniem dokumentacji zarówno od dotychczasowego wykonawcy usług dotyczy dokumentacji z juŝ zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, jak teŝ z siedzib przedsiębiorstw państwowych dotyczy przedsiębiorstw zlikwidowanych w okresie obowiązywania niniejszej umowy, do nowego miejsca jej składowania oraz zapewnienie niezbędnych materiałów do wykonania tych czynności, a takŝe transport, ładunek i rozładunek. 3. Przedmiot umowy naleŝy wykonać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z dnia 16.05.2006 r., Dz. U. Nr 97, poz. 673) oraz przepisami Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284). 1
2 1. Zamawiający stwierdza, iŝ czynności, o których mowa w 1 naleŝą do zakresu jego statutowych zadań i wyraŝa zgodę na ich realizację przez Wykonawcę stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, na warunkach określonych niniejszą umową. 2. Zamawiający, zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), powierza niniejszą umową Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zawartych w przejętej dokumentacji, a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. 3. Wykonawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 2, podjąć środki zapewniające ochronę tych danych oraz spełnić wymagania określone przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. 3 1. Wykonawca zobowiązuje się w ramach prowadzonej przez siebie działalności w zakresie przechowalnictwa archiwalnego do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) Zamawiającego, o łącznej objętości 1380 metrów bieŝących akt, przez okres określony przepisami dla danej kategorii akt, z zastrzeŝeniem ust. 4. 2. Wykonawca przejmie od dotychczasowego wykonawcy usługi całość dokumentacji Zamawiającego pozostającą w przechowaniu wykonawcy usługi w terminie 7 dni od dnia podpisania niniejszej umowy zapewniając jej przetransportowanie do miejsca przechowywania wraz z niezbędnymi do tej czynności materiałami, a takŝe ładunek i rozładunek. 3. Przejęcie dokumentacji, o którym mowa w ust. 2, nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Integralną częścią tego protokołu będą spisy zdawczo odbiorcze przejętej na przechowanie dokumentacji. 4. Strony dopuszczają moŝliwość zwiększenia ilości dokumentacji pochodzącej z likwidowanych w okresie obowiązywania umowy przedsiębiorstw państwowych do 1695 metrów bieŝących akt. 5. W przypadku likwidacji w okresie obowiązywania umowy przedsiębiorstwa państwowego, dla którego organem załoŝycielskim jest Zamawiajacy, Wykonawca w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnego polecenia od Zamawiającego przejmie dokumentację niearchiwalną tego przedsiębiorstwa zapewniając jej przetransportowanie do miejsca przechowywania wraz z niezbędnymi do tej czynności materiałami, a takŝe ładunek i rozładunek. 6. Przejęcie dokumentacji, o którym mowa w ust. 5, nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Integralną częścią tego protokołu będą spisy zdawczo odbiorcze przejętej na przechowanie dokumentacji. 4 1. Miejscem przechowywania dokumentacji jest... 2. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, Wykonawca zobowiązuje się powiadomić o tym Zamawiającego oraz Archiwum Państwowe i Sąd Gospodarczy w Olsztynie z dwutygodniowym wyprzedzeniem. 2
5 Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w stanie nienaruszonym, umoŝliwiającym pełne korzystanie z dokumentacji przez cały okres zakwalifikowany do jej przechowywania. 6 Wykonawca zapoznał się ze stanem fizycznym dokumentacji Zamawiającego, którą będzie przechowywał i stwierdza, Ŝe... 7 Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przechowywania dokumentacji przejętej od Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi przechowywania, konserwacji, udostępniania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, 2) przestrzegania przepisów ppoŝ., bhp oraz zabezpieczenia przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieŝą, 3) zapewnienia Zamawiającemu w kaŝdym czasie wglądu w przechowywaną dokumentację, 4) obsługi prawno archiwalnej dokumentacji Zamawiającego tylko przez osoby zobowiązane na podstawie odrębnych przepisów do zachowania tajemnicy handlowej, słuŝbowej i państwowej, 5) sporządzania kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240). 8 Wykonawcy nie wolno udostępniać dokumentacji Zamawiającego osobom trzecim (prawnym i fizycznym), chyba Ŝe Ŝądanie takie przedstawi na piśmie właściwy urząd skarbowy, urząd kontroli skarbowej, miejscowy oddział ZUS lub instytucje wymiaru sprawiedliwości. 9 1. Przejęta do przechowywania dokumentacja, po upływie obligatoryjnych okresów jej przechowywania, podlega na koszt Wykonawcy wybrakowaniu i przekazaniu na makulaturę lub zniszczeniu w trybie ustalonym Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 2. Zamawiający upowaŝnia Wykonawcę do występowania z wnioskiem w imieniu Zamawiającego do Dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie o wyraŝenie zgody na jednorazowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 3. O zamiarze przekazania dokumentacji na makulaturę Wykonawca poinformuje Zamawiającego z dwutygodniowym wyprzedzeniem. 4. Spisy brakowania dokumentacji będą kaŝdorazowo przedstawiane Zamawiającemu oraz właściwemu Sądowi Gospodarczemu i Archiwum Państwowemu w Olsztynie. 3
5. W przypadku zmniejszenia ilości dokumentacji wskutek działań, o których mowa w ust. 1, Zamawiający obniŝy Wykonawcy wynagrodzenie proporcjonalnie do zmniejszonej liczby metrów bieŝących dokumentacji. 10 1. Miesięczne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonywanie przedmiotu umowy w skali 1 metra bieŝącego dokumentacji wynosi... złotych brutto. 2. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w skali 1380 metrów bieŝących dokumentacji, obejmujące cały okres obowiązywania umowy, wynosi... złotych brutto (słownie:... złotych), z zastrzeŝeniem ust. 7. 3. Rozliczenie wykonania przedmiotu umowy w okresie obowiązywania umowy będzie następowało według powyŝszych zasad i nie przekroczy następujących wysokości wynagrodzenia przypadających na poszczególne lata: 1) w roku 2006... złotych brutto, 2) w roku 2007... złotych brutto, 3) w roku 2008... złotych brutto, 4) w roku 2009... złotych brutto, 5) w roku 2010... złotych brutto. 4. Strony ustalają, Ŝe rozliczenie za wykonywanie przedmiotu umowy będzie następowało z dołu, na podstawie faktur VAT płatnych przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturach, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania przez Zamawiającego, wystawianych przez Wykonawcę w okresach rocznych, liczonych od dnia 17 grudnia kaŝdego roku, z zastrzeŝeniem ust. 5 i 6. 5. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 16 grudnia 2006 r. wystawi fakturę za ten okres, której płatność nastąpi w terminie do dnia 31 grudnia 2006 r. 6. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy w okresie od dnia 17 grudnia 2009 roku do dnia 16 października 2010 roku wystawi fakturę za ten okres, płatną w terminie 14 dni licząc od dnia jej otrzymania przez Zamawiającego. 7. W przypadku zwiększenia dotychczasowej ilości dokumentacji o dokumentację pochodzącą z likwidowanych przedsiębiorstw państwowych w okresie obowiązywania umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy w skali faktycznej ilości metrów bieŝących dokumentacji, tj. powiększonej o nową ilość dokumentacji, nie większej jednak niŝ 1695 metrów bieŝących. 8. Przypadek określony w ust. 7 nie spowoduje podniesienia Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia za wykonywanie przedmiotu umowy w skali 1 metra bieŝącego dokumentacji, określonego w ust. 1. 9. W przypadku zwiększenia dotychczasowej ilości dokumentacji, o którym mowa w ust. 7, Zamawiający proporcjonalnie podniesie Wykonawcy wynagrodzenie przypadające na poszczególne lata obowiązywania umowy, określone w ust. 3. 10. Spełnienie świadczenia przez Zamawiającego następuje w dniu obciąŝenia rachunku Zamawiającego. 11. Wykonawca za realizację przedmiotu umowy będzie wystawiał faktury na następującego płatnika: Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie, 10-575 Olsztyn, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, NIP 739-12-64-792. 4
12. W przypadku braku środków finansowych zapewniających realizację przedmiotu umowy w którymkolwiek rocznym planie finansowym dotyczącym okresu obowiązywania umowy, zastosowanie ma treść 14 ust. 1 pkt 1 umowy. 13. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje czynności, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 3 umowy. 11 1. Wykonawca wniósł przed podpisaniem umowy zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie, co stanowi kwotę... złotych (słownie:... złotych). 2. Zabezpieczenie zostało wniesione w formie... 3. Zamawiający zwróci 100% zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez zamawiającego za naleŝycie wykonany, przedmiot umowy zostanie uznany za naleŝycie wykonany w momencie przekazania całości dokumentacji nowemu wykonawcy wyłonionemu po upływie waŝności niniejszej umowy w przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, bądź w momencie podpisania umowy z dotychczasowym wykonawcą w przypadku wyboru w przeprowadzonym postępowaniu tego samego wykonawcy. 12 Wykonawca zobowiązuje się przez okres obowiązywania umowy do ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, obejmującego takŝe szkody wyrządzone przez podwykonawców, na kwotę nie mniejszą niŝ łączne wynagrodzenie Wykonawcy określone w 11 ust. 2 umowy. 13 1. Za niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie umowy Strony będą płacić następujące kary umowne: 1) Zamawiający zobowiązany jest zapłacić karę umowną Wykonawcy z tytułu odstąpienia od umowy przez jedną ze Stron z przyczyn leŝących po stronie Zamawiającego w wysokości 15.000,00 złotych z wyłączeniem okoliczności, o których mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy przez jedną ze Stron z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy w wysokości 15.000,00 złotych. 2. Strony zastrzegają prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, gdy kary umowne nie pokryją szkody powstałej na skutek niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przedmiotu umowy. 3. Zamawiający moŝe odstąpić od umowy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku niewykonywania lub nienaleŝytego wykonywania obowiązków umownych przez Wykonawcę. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca do upływu okresu wypowiedzenia zorganizuje na własny koszt transport dokumentacji do wskazanej przez Zamawiającego jednostki organizacyjnej, uprawnionej do prowadzenia archiwalnej działalności przechowalniczej. 5
5. W przypadku ustania działalności Wykonawcy, zobowiązuje się on do powiadomienia Zamawiającego, a takŝe Archiwum Państwowe w Olsztynie i Sąd Gospodarczy w Olsztynie o terminie zakończenia działalności oraz do przekazania na swój koszt, w trybie obowiązujących przepisów, przejętej dokumentacji niearchiwalnej do dalszego przechowywania wskazanej przez Zamawiającego jednostce organizacyjnej, uprawnionej do prowadzenia archiwalnej działalności przechowalniczej. JeŜeli ustanie działalności będzie z winy Wykonawcy, zastosowanie ma ust. 1 pkt 2 umowy. 14 Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają dla swej waŝności formy pisemnej w postaci aneksu. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego. 16 Spory wynikające na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygane będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla Zamawiającego. 17 Umowa sporządzona została w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla kaŝdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca 6