DODATEK DO RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ NR 15 16 (327 328) Zmiany w rozliczaniu czasu pracy w 2013 r... 2

5 sierpnia 2013 KADRY i PŁACE W SFERZE BUDŻETOWEJ nr 7 DODATEK DO RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ NR 15 16 (327 328) UWAGA! Zmiany w przepisach dotyczących czasu pracy Zmiany w rozliczaniu czasu pracy w 2013 r.... 2 Uprawnienia urlopowe pracowników urlop macierzyński i urlopy na warunkach urlopów macierzyńskich... 8 Z wyjaśnień ZUS... 15 n Wyjaśnienia niektórych zagadnień dotyczących zmian przepisów w zakresie zasiłku macierzyńskiego od 17 czerwca 2013 r.... 15

Zmiany w rozliczaniu czasu pracy w 2013 r. 42676328-8b2d-4a1d-b9f7-4b0431d829f8 W sierpniu czekają pracodawców ważne zmiany Kodeksu pracy związane z rozliczaniem czasu pracy. W artykule zostały omówione nowości w przepisach dotyczące tego zakresu. Ustawa nowelizująca zasady stosowania przepisów o czasie pracy została uchwalona przez Sejm na posiedzeniu w dniu 13 czerwca 2013 r. Z kolei 4 lipca 2013 r. dodatkowe poprawki wprowadził do niej Senat, a ostatecznie Sejm uchwalił ustawę w dniu 12 lipca 2013 r. Ustawa trafiła następnie do podpisu Prezydenta. Zgodnie z jej art. 4, ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Zmiany do Kodeksu pracy wynikające z proponowanej ustawy nie są w rzeczywistości kwestią nową. W dużej części dotyczą one możliwości, które bądź już istniały w przeszłości, bądź były stosowane w praktyce, a mianowicie: możliwości wprowadzania ruchomego czasu pracy, dłuższych okresów rozliczeniowych czy też rozliczania tzw. wyjść prywatnych. Dwie pierwsze z wymienionych możliwości obowiązywały na mocy ustawy z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (dalej: ustawa antykryzysowa) w okresie od sierpnia 2009 r. do końca 2011 r. Nowością jest to, że zmiany obejmą wszystkich pracodawców stosujących przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.), a więc np. jednostki samorządowe, czy też pracowników służby cywilnej, których ustawa antykryzysowa z 2009 r. nie obowiązywała. Nowe przepisy nie będą obowiązywać w urzędach państwowych (ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych zawiera własne rozwiązania w zakresie czasu pracy). Jeżeli chodzi o pracowników samorządowych i służbę cywilną, należy brać tu pod uwagę odrębności wynikające z obowiązujących ich pragmatyk służbowych zawartych w ustawie z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz w ustawie z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Całkiem nowe regulacje dotyczą natomiast zasad tworzenia harmonogramów czasu pracy. Ta kwestia nie była bowiem dotychczas uregulowana w k.p. Dłuższe okresy rozliczeniowe Ustawodawca w zasadniczy sposób zmienił art. 129 2 k.p. Dotychczas okres rozliczeniowy, na który planowano i po którym rozliczano czas pracy pracowników, co do zasady, nie mógł przekraczać 4 miesięcy. Wyjątkowo dłuższe okresy mogli wprowadzić jedynie pracodawcy działający w rolnictwie i hodowli, a także w branży pilnowania osób i mienia. W tych przypadkach okres rozliczeniowy mógł być przedłużony do 6 miesięcy, a jeżeli było to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy okres rozliczeniowy mógł być przedłużony do 12 miesięcy. Z możliwości 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego mogli korzystać więc jedynie pracodawcy w rolnictwie i hodowli. Tymczasem nowy art. 129 2 k.p. wskazuje, że jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy.! Okresy rozliczeniowe czasu pracy wprowadzone zgodnie z dotychczasowymi przepisami, trwające w dniu wejścia w życie ustawy zmieniającej, kończą się z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone. Zestawienie zmian dotyczących okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 129 k.p., przed i po zmianach przedstawia tabela 1. Znowelizowany przepis może jednak powodować pewne problemy interpretacyjne. Mianowicie zgodnie z art. 129 1 k.p. (w wersji zmienionej), czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135 138, 143 i 144. Zastrzeżenie to odsyła do przepisów regulujących inne niż podstawowy systemów czasu pracy, które zostały przedstawione w tabeli 2. W jaki sposób należy więc rozumieć sformułowanie, zgodnie z którym 12-miesięczny okres rozliczeniowy może być wprowadzony w każdym systemie czasu pracy, skoro art. 129 1 k.p. wciąż odsyła do przepisów 2 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

TABELA 1. Zmiany dotyczące okresów rozliczeniowych przed i po zmianach Przepis k.p. Dotychczasowe brzmienie Brzmienie po nowelizacji art. 129 1 art. 129 2 Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem 2 oraz art. 135 138, 143 i 144. W rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób może być wprowadzony okres rozliczeniowy nieprzekraczający 6 miesięcy, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy okres rozliczeniowy nieprzekraczający 12 miesięcy. Nie jest jednak dopuszczalne stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego w systemach czasu pracy, o których mowa w art. 135 138. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135 138, 143 i 144. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. TABELA 2. Długość okresów rozliczeniowych w systemach czasu pracy Przepis k.p. System Okres rozliczeniowy wynikający z przepisu art. 135 równoważnego czasu pracy nieprzekraczający 1 miesiąca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy, przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 4 miesięcy art. 136 art. 137 równoważnego czasu pracy przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy równoważnego czasu pracy przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych nieprzekraczający 1 miesiąca nieprzekraczający 1 miesiąca art. 138 pracy w ruchu ciągłym nieprzekraczający 4 tygodni art. 143 skróconego tygodnia pracy nieprzekraczający 1 miesiąca art. 144 pracy weekendowej nieprzekraczający 1 miesiąca szczególnych, które nie zostały znowelizowane? Przyjmując, że przepisy szczególne mają większe znaczenie niż znowelizowany przepis, należałoby dojść do wniosku, że faktycznie 12-miesięczny okres może pojawić się jedynie w systemie podstawowego czasu pracy, ponieważ w każdym innym przypadku dłuższe okresy rozliczeniowe są zablokowane przez art. 135 138, 143 i 144 k.p. Taka interpretacja podważałaby jednak sens całej nowelizacji w tym zakresie. Celem ustawodawcy było bowiem wprowadzenie możliwości dłuższego okresu rozliczeniowego niezależnie od wskazanych ograniczeń w każdym systemie czasu pracy. Dowodzi tego chociażby treść uzasadnienia do projektu ustawy (źródło: http://orka.sejm.gov.pl/druki7ka.nsf/0/1d50 7853B1A4DA52C1257B170039FF66/%24File/1105- uzasadnienie.docx). Nowy przepis art. 129 2 k.p. można rozumieć w ten sposób, że możliwe jest wyjście poza ograniczenia wskazane w przepisach regulujących konkretne systemy czasu pracy (patrz: tabela 2), o ile jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Oceny w tym zakresie dokonuje pracodawca. Należy także przypomnieć, że dłuższy okres rozliczeniowy będzie oznaczał m.in. dłuższy czas przeznaczony na: zrekompensowanie pracy w dniach wolnych od pracy innym dniem wolnym (do końca okresu rozliczeniowego), wypłatę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 3

40-godzinnej normy czasu pracy (do końca okresu rozliczeniowego), rozplanowanie godzin pracy wynikających z obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy (np. miesiące, w których pracownik będzie miał zaplanowaną zwiększoną liczbę godzin pracy, będą równoważone miesiącami z większą ilością wolnego czasu), udzielenie pracownikowi czasu wolnego bez jego pisemnego wniosku w wymiarze 1 do 1,5. Będzie to miało znaczenie głównie u pracodawców, do których stosuje się przepisy k.p. dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i w dniach wolnych od pracy. W przypadku pracodawców samorządowych, pracowników urzędów państwowych i w służbie cywilnej, z uwagi na odmienne zasady rozliczania czasu pracy dłuższy okres rozliczeniowy nie będzie miał aż tak dużego znaczenia, ponieważ w tego rodzaju podmiotach najczęściej pracodawcy rekompensują dodatkową pracę czasem wolnym ewentualnie samym wynagrodzeniem bez dodatku. U pracodawców, którzy wypłacają pracownikowi wynagrodzenie obliczone godzinowo, znaczenie będzie miał nowy art. 129 5 k.p., zgodnie z którym, jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż wynagrodzenie minimalne. Przepis ten ma gwarantować taki rozkład czasu pracy, aby pracownikowi zawsze przysługiwała pensja w wysokości nie niż szej niż minimalne wynagrodzenie. Pracodawca sporządził harmonogram czasu pracy, w którym całkowitą liczbę godzin przypadających do przepracowania w ciągu 6 miesięcy rozłożył na 5 miesięcy, tak że w tym pustym miesiącu pracownik miał udzielone dni wolne od pracy w zamian za nadwyżkę godzin w poprzednim okresie. Pracownik w umowie o pracę ma wpisaną stawkę godzinową w wysokości 16 zł. Mimo że pracodawca wypłacił wynagrodzenie w poprzednich miesiącach za wszystkie godziny, i tak będzie zobowiązany do wypłaty minimalnego wynagrodzenia za pracę za ostatni, wolny od pracy, miesiąc. W przyszłości pracodawca powinien tak planować godziny pracy, aby w każdym miesiącu było ich tyle, aby pracownik otrzymał przynajmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. W przypadku tego pracownika minimum do przepracowania w miesiącu powinno wynosić 100 godzin, obliczone przez podzielenie 1600 zł (wynagrodzenie minimalne w 2013 r.) przez 16 zł (stawka godzinowa pracownika). W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy sprawdzić, czy wynagrodzenie obliczone za mniejszą ilość godzin nie jest niższe niż proporcjonalna część minimalnego wynagrodzenia. Obowiązek tworzenia harmonogramów czasu pracy (grafików) Reguły dotyczące harmonogramów czasu pracy pojawiły się w przepisach k.p. po raz pierwszy. Zgodnie z nowym art. 129 3 k.p., rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Oznacza to, że każdy pracownik minimalnie co miesiąc powinien mieć udostępniony indywidualny rozkład godzin jego pracy. W tym rozkładzie należy rozplanować dokładnie obowiązujący go wymiar czasu pracy oraz wskazać dni wolne od pracy. Nawet jeżeli okres rozliczeniowy będzie dłuższy niż miesiąc, pracodawca będzie miał możliwość planowania czasu pracy pracowników w okresach miesięcznych. Należy pamiętać, że planowanie to musi uwzględniać zarówno wymiar czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym, odpoczynki dobowe i tygodniowe, jak i odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy. Daje to możliwość względnie elastycznego dostosowywania ilości pracy do potrzeb pracodawcy. Pracodawca w okresie przestoju będzie miał możliwość zaplanowania mniejszej liczby godzin pracy, wiedząc, że w kolejnych miesiącach będzie mógł ich zaplanować więcej, lub odwrotnie.! Możliwość nierównomiernego planowania czasu pracy na długie okresy rozliczeniowe ma sens wtedy, gdy pracownik przepracuje cały okres. W innym przypadku może wystąpić konieczność zapłaty za dodatkową pracę. Zgodnie z art. 151 6 k.p., w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje prawo do dodatku, jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy 4 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

czasu pracy. Regułę tę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że jeżeli pracodawca w początkowej części okresu nadplanował czas pracy, licząc na późniejsze zrównoważenie, a do niego nie doszło będzie miał obowiązek zapłacić wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem. Jeżeli natomiast w początkowym okresie godzin było za mało, pracownik będzie musiał mieć wyrównane wynagrodzenie w stosunku do obowiązującego go etatu.! Nowy art. 129 3 k.p. wprowadza zasadę, że pracodawca powinien przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Harmonogramy nie będą musiały być tworzone w każdym przypadku. Sytuacje, w których zgodnie z nowym art. 129 4 k.p. taki obowiązek nie wystąpi, przedstawia tabela 3. TABELA 3. Sytuacje, w których nie ma obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy Sytuacja Rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 1 k.p., albo z umowy o pracę. Przykład Regulamin pracy przewiduje, że pracownicy wykonują pracę od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8.00 do 16.00 z zachowaniem sobót, niedziel i świąt wolnych od pracy. Przerywany czas pracy Zmiany w przepisach k.p. objęły także tzw. przerywany system czasu pracy. Polega on na wykonywaniu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin (art. 139 1 k.p.). Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednak za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Dotychczas system ten mógł być wprowadzony jedynie w układzie zbiorowym pracy albo wyjątkowo w umowie o pracę u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. U pracodawców, u których układ nie obowiązywał, system ten nie mógł się w ogóle pojawić.! Po zmianach przepisów k.p. przerywany system czasu pracy będzie mógł być stosowany w większej liczbie przypadków. Po ostatnich zmianach przerywany czas pracy może pojawić się również na mocy porozumienia zawartego z organizacjami związkowymi albo w razie ich braku z przedstawicielami pracowników. System ten może być więc wprowadzony niezależnie od tego, czy w danym zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub funkcjonują związki zawodowe. Zestawienie zmian dotyczących przerywanego czasu pracy, przed i po zmianach, przedstawia tabela 4 na str. 6. Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 1. W takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik. Pracodawca na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy. Pracodawca na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy. Pracownik wykonuje pracę w systemie zadaniowego czasu pracy. Pracownik zgodnie z własną wolą może rozpoczynać pracę pomiędzy godziną 7.00 a 10.00 i kończyć odpowiednio 8 godzin później. Pracownik zwrócił się z wnioskiem o umożliwienie mu rozpoczynania pracy o godzinie 7.00, przy czym cały zakład pracuje od godziny 8.30. Ruchomy czas pracy Na potrzeby rozliczenia czasu pracy przepisy k.p. przewidują instytucję doby pracowniczej. Przez pojęcie to należy rozumieć 24 kolejne godziny, licząc od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Co do zasady wszystkie godziny pracy, które wystąpią w okresie tych 24 godzin, należy zaliczyć do pracy w danym dniu (np. przed omawianą zmianą k.p. polecenie pracownikowi pracy od godziny 6.00, podczas gdy dzień wcześniej pracował od godz. 8.00, powodowało powstanie godzin nadliczbowych; mimo faktu że praca była wykonywana przez 8 godzin każdego z tych dni, to dwie pierwsze godziny drugiego dnia w sposób BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 5

TABELA 4. Zmiany dotyczące przerywanego czasu pracy przed i po zmianach Przepis k.p. Dotychczasowe brzmienie Brzmienie po nowelizacji art. 139 3 art. 139 4 System przerywanego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, z zastrzeżeniem art. 139 4 k.p. U pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przerwy, o której mowa w art. 139 1 k.p., jeżeli wynika to z umowy o pracę System przerywanego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy, z zastrzeżeniem art. 139 4 k.p. Nie uległ zmianie art. 139 5 Brak Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia, o którym mowa w art. 139 3 k.p., ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a k.p. sztuczny powinny były być zakwalifikowane jako godziny nadliczbowe). Wszystko z powodu definicji doby pracowniczej. Wraz z najnowszą nowelizacją ustawodawca zdecydował się wprowadzić istotne wyjątki do zasad rozliczania godzin pracy przy ponownym rozpoczęciu pracy w tej samej dobie pracowniczej, w praktyce zwane ruchomym czasem pracy. Nowy art. 140 1 k.p. przewiduje dwie sytuacje, kiedy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Pierwsza z nich pozwala samemu pracodawcy planować czas pracy w sposób ruchomy. Zgodnie z 1 nowego art. 140 1 k.p., rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Pracodawca chciałby wprowadzić w biurze obsługi klienta zasadę, zgodnie z którą w środy pracownicy będą zaczynać pracę później niż zwykle (tj. o godz. 10.00 zamiast o godz. 8.00), tak aby kończyli pracę o godz. 18.00. W pozostałe dni praca będzie wykonywana w godzinach od 8.00 do 16.00. Po omawianej zmianie k.p. będzie to możliwe, o ile pracodawca ustali to w dokumentach wewnątrzzakładowych, zgodnie z przepisami k.p. (procedura wdrożenia została opisana na końcu artykułu w punkcie Wdrażanie nowych możliwości ). Druga z możliwości stosowania ruchomego czasu pracy została wskazana w nowym art. 140 1 2 k.p., na podstawie którego rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku. Pracodawca wprowadził zasadę, że praca może być rozpoczynana według wyboru pracownika pomiędzy godziną 7.00 a 9.00. O wyborze pory rozpoczęcia pracy decyduje sam pracownik, musi jednak przepracować każdorazowo 8 godzin. Wykonywanie pracy w omówionych tu rozkładach czasu pracy będzie powodować pracę po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej, ale zgodnie z 4 nowego art. 140 1 k.p., nie będzie jednak stanowić pracy w godzinach nadliczbowych.! Wykonywanie pracy w ramach ruchomego czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. 6 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

Wyjścia prywatne Nareszcie ustawodawca zdecydował się na zalegalizowanie powszechnej praktyki odpracowywania wyjść prywatnych. Do tej pory w wielu zakładach pracy pracownik, który uzyskał zgodę przełożonego na załatwienie sprawy prywatnej w godzinach pracy, musiał następnie takie wyjście odpracować. Jeżeli robił to innego dnia (np. zamiast 8 pracował 10 godzin), formalnie wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczył normę). Większość pracodawców za takie godziny nie wypłacała dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, tj. przede wszystkim ze względu na to, że godziny te nie wynikały z ich polecenia, ale z inicjatywy pracownika. Wraz z najnowszą nowelizacją ustawodawca do art. 151 k.p. dodał 2 1, na podstawie którego nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Jednak odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 k.p. Nie będzie więc możliwe zbiorcze odpracowanie wyjść prywatnych w taki sposób, aby pracownik nie miał zachowanego odpoczynku dobowego czy też tygodniowego. Pracownik z powodów osobistych poprosił pracodawcę o zwolnienie go z całego dnia pracy. Zaproponował, że nieobecność odpracuje innego dnia, pracując w sumie 16 godzin. Taka propozycja nie może zostać zaakceptowana z uwagi na konieczność zachowania 11-godzinnego odpoczynku. Pracownik mógłby jednak odpracować takie wyjście na przestrzeni kilku dni (np. 2 4 godziny, 4 2 godziny). Wdrażanie nowych możliwości Na podstawie znowelizowanego art. 150 3 k.p., przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy, zgodnie z art. 129 2 k.p., oraz rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140 1 k.p., ustala się w: układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a k.p., albo! porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Pracodawca powinien przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (nowe brzmienie art. 150 4 k.p.). Wyjątkowo ruchomy czas pracy może być wprowadzony w innym trybie. Zgodnie z art. 150 5 k.p., rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140 1 k.p., mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia takich rozkładów czasu pracy w trybie określonym w art. 150 3 k.p. Nowe możliwości w zakresie czasu pracy mogą okazać się interesujące dla wielu pracodawców. Należy jednak pamiętać, że w większości nie będą mogły być stosowane od razu po ich wejściu w życie. Konieczne będzie podjęcie prac nad wdrożeniem ich zgodnie z nowymi przepisami (omówiony wcześniej art. 150 k.p.). Stosowanie nowości bez takiego formalnego wdrożenia może narazić pracodawcę na zarzut naruszania przepisów o czasie pracy i w efekcie odpowiedzialność wykroczeniową. Zgodnie z art. 281 zd. 1 pkt 5, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. PODSTAWY PRAWNE PRZEMYSŁAW CISZEK radca prawny, wykładowca na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego art. 1, art. 4 ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (ustawa przekazana do podpisu Prezydenta) art. 129, art. 132, art. 133, art. 139, art. 150, art. 241 25a, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 675) ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 125, poz. 1035; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 219, poz. 1445) ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 201, poz. 1183) ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. Nr 227, poz. 1505; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1544) ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1544) BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 7

Uprawnienia urlopowe pracowników urlop macierzyński i urlopy na warunkach urlopów macierzyńskich d76fcb14-a264-4f5e-8f92-0c0874978056 W artykule zostały szczegółowo omówione zagadnienia dotyczące przysługiwania oraz przyznawania urlopów macierzyńskiego, ojcowskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Każdej kobiecie, która pozostaje w stosunku pracy i urodzi dziecko, przysługuje urlop macierzyński. Ma on na celu ochronę zdrowia kobiety po porodzie, umożliwienie jej powrotu do zdrowia w okresie tzw. połogu, a także sprawowanie osobistej opieki nad noworodkiem. Nabycie prawa do urlopu nie jest uzależnione ani od stażu pracy, ani od rodzaju umowy o pracę. Prawo do urlopu macierzyńskiego jest niezbywalne, co do zasady niepodzielne i może być wykorzystane tylko w naturze. Urlop dla matki dziecka obecnie może się składać z trzech części, tj. urlopu macierzyńskiego (obowiązkowego), urlopu dodatkowego (fakultatywnego) oraz od 17 czerwca 2013 r. z urlopu rodzicielskiego. Z kolei ojcu dziecka niekiedy może przysługiwać część urlopu macierzyńskiego, dodatkowego i rodzicielskiego, niewykorzystana przez matkę. Ma on również prawo do urlopu ojcowskiego. Analogiczne uprawnienia przysługują osobom, które dziecko przysposobiły. Szczegółowe uregulowania dotyczące urlopów macierzyńskich i urlopów na warunkach urlopów macierzyńskich zostały zamieszczone w art. 180 184 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.). Z kolei warunki nabycia zasiłków z tego tytułu i ich wysokość ustawodawca uregulował w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Urlop macierzyński Skorzystanie z urlopu macierzyńskiego jest obowiązkowe, co powoduje, że nie jest zależne od woli kobiety ani od woli pracodawcy.! Dopuszczenie kobiety do pracy w okresie urlopu macierzyńskiego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, zgodnie z art. 281 pkt 5 k.p. Urlop macierzyński przysługuje w wymiarze: 20 tygodni (140 dni kalendarzowych) w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, 31 tygodni (217 dni kalendarzowych) w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie, 33 tygodni (231 dni kalendarzowych) w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie, 35 tygodni (245 dni kalendarzowych) w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie, 37 tygodni (259 dni kalendarzowych) w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie. art. 180 k.p. Jako jeden tydzień należy liczyć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od dnia porodu. W kolejnym dodatku Kadry i płace w sferze budżetowej zostaną przedstawione przykłady rozliczania umów zlecenia z tytułu ubezpieczeń i podatku dochodowego. 8 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

Pierwszym dniem urlopu macierzyńskiego, o ile pracownica nie korzystała z niego przed porodem, zgodnie z art. 183 1 2 k.p., jest dzień porodu. 1. Pracownica urodziła dziecko 8 maja o godzinie 11.00. W takim przypadku pierwszym dniem urlopu macierzyńskiego jest dzień 8 maja. 2. Pracownica 8 maja świadczyła pracę, a następnie jeszcze tego dnia urodziła dziecko o godzinie 23.45. Jako pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego należy wskazać 8 maja, co w praktyce powoduje, że w dniu porodu pracownica świadczyła pracę, będąc de facto już na urlopie macierzyńskim. W takim przypadku pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego pokrył się z ostatnim dniem pracy. Wyjątkiem od zasady, że dzień porodu jest pierwszym dniem urlopu macierzyńskiego, jest przypadek, gdy na wniosek pracownicy urlop macierzyński rozpoczął się przed planowanym porodem. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 180 3 k.p., przed przewidywaną datą porodu może przypadać nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego. Do tej pory ustawodawca umożliwiał rozpoczęcie takiego urlopu na co najmniej 2 tygodnie przed planowaną datą porodu, teoretycznie nie ograniczając ilości takiego wcześniejszego urlopu. Natomiast w obecnym brzmieniu przepisu ta część urlopu planowanego może wynieść maksymalnie 6 tygodni. Pracownica może zatem złożyć wniosek o wykorzystanie części urlopu macierzyńskiego przed porodem (np. na 5 tygodni przed planowaną datą porodu, jednak w przypadku urodzenia dziecka w późniejszym terminie niż planowany urlop ten może wynieść maksymalnie 6 tygodni). Jak się wydaje, jeżeli poród się opóźni, nowe przepisy uniemożliwiają wypłacanie zasiłku macierzyńskiego za ten dodatkowy okres. W sumie okres, za który przysługuje zasiłek macierzyński przed porodem, nie może być dłuższy niż 6 tygodni. Różnica pomiędzy obecną regulacją a poprzednią (gdzie wskazywano minimum 2 tygodnie przed porodem) polega właśnie na określeniu maksymalnego wymiaru urlopu przed porodem. Pracownica złożyła wniosek o udzielenie urlopu przed planowanym porodem. Co w przypadku, gdy urodzi innego dnia niż wskazany we wniosku? Taki wniosek zazwyczaj uwzględnia datę porodu wynikającą z zaświadczenia lekarskiego. Z uwagi na wcześniejszy poród przed planowaną datą czas urlopu macierzyńskiego przed porodem może wynieść faktycznie mniej, niż zaplanowano. A w przypadku urodzenia po planowanej dacie porodu urlop macierzyński przed porodem może wynieść maksymalnie 6 tygodni. Jeżeli okres oczekiwania na poród będzie się przedłużał, na czas powyżej 6 tygodni, możliwe będzie uzyskanie np. zwolnienia lekarskiego. Podczas urlopu macierzyńskiego można wyróżnić kilka etapów. Pierwszy z nich, ten przypadający przed porodem (nie więcej niż 6 tygodni przed planowanym terminem porodu), może być wykorzystany jedynie na wniosek pracownicy. Kolejny etap to urlop przypadający po porodzie zaczyna się automatycznie w dniu porodu wniosek nie jest wymagany, choć pracodawca i tak musi dowiedzieć się o dacie porodu, a więc nie jest błędem, gdy taki wniosek się pojawi. Ta część urlopu jest przeznaczona na sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem. Długość tej części urlopu zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie, a także od tego, czy kobieta skorzystała z części urlopu macierzyńskiego przed porodem. W sumie urlop macierzyński (jego obowiązkowa część) nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 180 k.p. Pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu macierzyńskiego w wymiarze 6 tygodni przed planowanym terminem porodu. Poród odbył się 7 dni później, niż był planowany, na ten okres udzielono jej zwolnienia lekarskiego. Podczas porodu pracownica urodziła 1 dziecko. Ponieważ przed porodem wykorzystała 6 tygodni urlopu, z przysługujących jej 20 tygodni urlopu macierzyńskiego, pozostało jej 14 tygodni, z których 8 tygodni przypada na okres połogu, zaś kolejne 6 tygodni na sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem. Urlop macierzyński, z kilkoma wyjątkami, musi być wykorzystany w całości i nieprzerwanie. Sytuacje wyjątkowe, w których urlop macierzyński może zostać przerwany, przedstawia tabela 1 na str. 10. Pracownica urodziła dziecko, które w 9 tygodniu życia dostało silnych objawów alergii i wymagało natychmiastowej pomocy medycznej, a później opieki szpitalnej. Dziecko w szpitalu przebywało 6 tygodni. Pracownica nie wykorzystała części urlopu macierzyńskiego przed porodem. Czy w związku z pobytem dziecka w szpitalu może ona przerwać urlop macierzyński? Dziecko, o którym mowa w pytaniu, ma skończone 9 tygodni życia, a zatem matka wykorzystała obowiązkowe BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 9

TABELA 1. Kiedy urlop macierzyński może zostać przerwany Sytuacja Opis Podstawa prawna Rezygnacja z części urlopu macierzyńskiego na rzecz pracownika- -ojca dziecka Matka dziecka przebywa w szpitalu Śmierć matki dziecka podczas urlopu macierzyńskiego Urodzenie dziecka wymagającego hospitalizacji Urodzenie martwego dziecka Rezygnacja z wychowania dziecka Po upływie 14 tygodni urlopu macierzyńskiego, pracownica może zrezygnować z jego pozostałej części, ale tylko jeśli pozostałą część wykorzysta pracownik-ojciec dziecka. Warunkiem rezygnacji pracownicy z pozostałej części urlopu jest złożenie pisemnego wniosku przez pracownika-ojca swojemu pracodawcy. Natomiast pracownica o rezygnacji z pozostałej części urlopu zawiadamia swojego pracodawcę minimum 7 dni przed przystąpieniem do pracy. Obowiązkowo do wniosku o rezygnację pracownica musi dołączyć zaświadczenie od pracodawcy ojca dziec ka o wyznaczeniu dnia rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Uwaga! Warunkiem wykorzystania części urlopu macierzyńskiego przez ojca jest to, że musi posiadać status pracownika. A zatem nie może być bezrobotnym ani prowadzić czynnej działalności gospodarczej. Co więcej, musi fizycznie być obecny i sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem. Nie może w tym czasie przebywać za granicą bądź posiadać miejsce zamieszkania oddalone od miejsca zamieszkania dziecka. Jeżeli pracownica w trakcie urlopu macierzyńskiego wymaga opieki szpitalnej, co uniemożliwia jej osobiste sprawowanie opieki nad dzieckiem, to pracownikowi-ojcu przysługuje prawo do części urlopu macierzyńskiego, przypadającego na okres przebywania pracownicy w szpitalu. Okres hospitalizacji matki należy traktować jako przerwę w przysługującym jej urlopie macierzyńskim. Uwaga! Warunkiem umożliwiającym wykorzystanie części urlopu macierzyńskiego przez pracownika-ojca podczas hospitalizacji matki jest wymóg wykorzystania przez nią minimum 8 tygodni urlopu macierzyńskiego, co oznacza, że jeśli pracownica wykorzystała mniej (np. 4 tygodnie), to pracownik-ojciec nie ma prawa do wykorzystania części urlopu macierzyńskiego podczas hospitalizacji matki. W takim przypadku np. ojciec dziecka ma możliwość zajęcia się nim w ramach zasiłku opiekuńczego. W przypadku śmierci pracownicy w czasie urlopu macierzyńskiego pozostała część urlopu bezwzględnie przysługuje pracownikowi-ojcu. Musi on wystąpić ze stosownym wnioskiem do swojego pracodawcy. Jeżeli dziecko wymaga opieki szpitalnej, pracownica musi bezwzględnie wykorzystać 8 tygodni urlopu macierzyńskiego (rekonwalescencja po porodzie), a następnie może urlop przerwać do czasu wyjścia dziecka ze szpitala. W razie urodzenia martwego dziecka lub zgonu dziecka przed upływem 8 tygodni życia, pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 8 tygodni po porodzie, nie krócej jednak niż przez 7 dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu. W razie zgonu dziecka po upływie 8 tygodni życia, pracownica zachowuje prawo do urlopu macierzyńskiego przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu. Uwaga! Kryteria oceny stosowanej przy dokonywaniu wpisów w dokumentacji dotyczących trwania ciąży, poronień, urodzeń żywych i martwych dzieci zostały określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Jeżeli matka rezygnuje z wychowywania dziecka i oddaje je innej osobie w celu przysposobienia lub do domu małego dziecka, nie przysługuje jej część urlopu macierzyńskiego przypadająca po dniu oddania dziecka. Jednak urlop macierzyński po porodzie nie może wynosić mniej niż 8 tygodni. art. 180 5 k.p. art. 180 6 1 k.p. art. 180 7 k.p. art. 181 k.p. art. 180 1 k.p. art. 182 k.p. 10 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

8 tygodni na tzw. okres połogu. Dziecko trafiło do szpitala i została podjęta decyzja o niezbędnej długiej opiece szpitalnej, a więc matka może przerwać urlop macierzyński. Zazwyczaj matka przebywa z dzieckiem w szpitalu. W takiej sytuacji powinna dostarczyć do zakładu pracy zwolnienie lekarskie, a po decyzji lekarzy, że dziecko może opuścić szpital, powinna niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o zakończeniu zwolnienia lekarskiego i kontynuowaniu urlopu macierzyńskiego. W okresie przebywania z dzieckiem w szpitalu pobiera zasiłek chorobowy, a nie zasiłek macierzyński. Po odebraniu dziecka ze szpitala matka kontynuuje urlop macierzyński w pozostałym wymiarze, czyli 11 tygodni (zakładając, że wymiar przysługującego jej urlopu macierzyńskiego wynosi 20 tygodni). Dodatkowy urlop macierzyński Wymiar urlopu macierzyńskiego na wniosek pracownika może zostać wydłużony o dodatkowy urlop macierzyński (art. 182 1 k.p.). Dodatkowy urlop macierzyński przypada bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 182 1 1 k.p., wymiar dodatkowego urlopu macierzyńskiego wynosi do 6 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie lub do 8 tygodni przy urodzeniu więcej niż 1 dziecka przy jednym porodzie. Pracownica może podjąć decyzję o skorzystaniu z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w dwóch terminach: 1) od razu po porodzie nie później niż 14 dni po porodzie (art. 179 1 k.p.), albo 2) w późniejszym terminie nie później niż 14 dni przed planowanym rozpoczęciem takiego urlopu (art. 1821 3 k.p.). W obu przypadkach wymagane jest, aby wniosek o urlop został złożony w formie pisemnej. W terminie późniejszym taki wniosek może złożyć zarówno pracownica, jak i pracownik-ojciec.! Zgoda na udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego nie jest zależna od woli pracodawcy. Jest on zobligowany do jego uwzględnienia. Pracownica skorzystała z 3 tygodni urlopu macierzyńskiego przed porodem (od 16 kwietnia 2013 r.). Poród nastąpił 8 maja, a kobieta urodziła jedno dziecko. Wymiar urlopu macierzyńskiego, który przysługuje tej pracownicy, wynosi 20 tygodni i rozpoczął się 16 kwietnia, a skończy się 2 września. Aby dodatkowy urlop rozpoczął się od 3 września 2013 r., wniosek należy złożyć nie później niż 19 sierpnia 2013 r. Pracownica-matka może zrezygnować z korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w całości lub w części i powrócić do pracy (art. 179 2 k.p.). W tym celu powinna złożyć pracodawcy pisemny wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w całości lub w części, w terminie nie krótszym niż 14 dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownicy. Pracownik-ojciec może skorzystać z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w następujących sytuacjach: składając wniosek o jego udzielenie w całości lub w części (art. 182 1 3 k.p.), gdy pracownica-matka rezygnuje z jego wykorzystania w całości lub części (art. 179 2 3 k.p.). W wymienionych przypadkach może on złożyć pisemny wniosek o udzielenie mu dodatkowego urlopu macierzyńskiego w całości lub w części w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo z części takiego urlopu. Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko. Dodatkowy urlop macierzyński powinien być wykorzystany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a w przypadku dzielenia go pomiędzy rodziców musi być udzielony nieprzerwanie (art. 182 1 2 k.p.). Przer wa pomiędzy poszczególnymi częściami dodatkowego urlopu macierzyńskiego, wynosząca choćby jeden dzień, uniemożliwia skorzystanie z reszty tego urlopu. Dodatkowy urlop macierzyński może przysługiwać zarówno pracownikowi-ojcu, jak i pracownicy-matce. Warto podkreślić, że wykorzystanie dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze (6 lub 8 tygodni) jest warunkiem udzielenia nowego urlopu rodzicielskiego. Szczegółowe zasady udzielania urlopów rodzicielskich oraz urlopów na warunkach urlopów rodzicielskich zostały opisane w dodatku Kadry i płace w sferze budżetowej do RB 12/2013 na str. 8 w artykule: Nowe uprawnienia rodzicielskie. BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 11

Praca w trakcie dodatkowego urlopu macierzyńskiego Pracownica-matka lub pracownik-ojciec uprawnieni do dodatkowego urlopu macierzyńskiego mogą łączyć korzystanie z tego urlopu z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu. W okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego pracownica-matka, jak też pracownik-ojciec może podjąć pracę u pracodawcy udzielającego jej urlopu macierzyńskiego w wymiarze nie większym niż pół etatu (art. 182 1 5 k.p.). W takim przypadku dodatkowego urlopu macierzyńskiego udziela się na pozostałą część dobowego wymiaru czasu pracy, a wysokość zasiłku macierzyńskiego ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Podjęcie pracy następuje na pisemny wniosek pracownicy lub pracownika, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed planowanym rozpoczęciem wykonywania pracy, w którym pracownica lub pracownik wskazuje wymiar czasu pracy oraz okres, przez który zamierza łączyć korzystanie z dodatkowego urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy. Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownicy/pracownika, chyba że jest to niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej w zakładzie. Pracodawca może odmówić udzielenia zgody na łączenie pracy z dodatkowym urlopem macierzyńskim, ale musi poinformować na piśmie pracownika o przyczynach tej odmowy (nowy art. 182 1 6 k.p.). To, czy pracownik będzie mógł łączyć dodatkowy urlop macierzyński z wykonywaniem pracy, zależy od pracodawcy, który o tym decyduje, uwzględniając organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Urlop dla pracownika-ojca Pracownik-ojciec, który pozostaje w stosunku pracy i uczestniczy w wychowywaniu dziecka, ma prawo do urlopu ojcowskiego (art. 182 3 k.p.). Wymiar urlopu ojcowskiego wynosi 2 tygodnie i można go wykorzystać do ukończenia przez dziecko 12 miesięcy lub w ciągu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie, lecz nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10 roku życia. W tym celu pracownik-ojciec składa pisemny wniosek do swojego pracodawcy, nie później niż 7 dni przed datą rozpoczęcia urlopu ojcowskiego. Pracownikowi-ojcu za okres urlopu ojcowskiego przysługuje zasiłek macierzyński liczony na takich samych zasadach co zasiłek macierzyński dla pracownicy. Urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego Pracownikowi (w praktyce kobiecie, gdyż mężczyźnie przysługiwać będzie urlop ojcowski na podstawie art. 182 3 k.p.), który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, przysługuje prawo do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 1 k.p.). Jest to pierwszy rodzaj sprawowania opieki nad dzieckiem przez osobę inną niż matka czy ojciec, jaki przewiduje k.p. Muszą być tu spełnione dwa warunki łącznie, tj. przyjęcie dziecka na wychowanie oraz wystąpienie do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka. Dotyczy to także sytuacji, gdy kobieta przyjęła dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2012 r., sygn. akt I PK 4/12 (patrz: http://administracja3.inforlex.pl), pojęcie przyjęcie dziecka na wychowanie oznacza sprawowanie opieki nad dzieckiem, niezależnie od formalnego statusu jego opiekuna. Kodeks pracy w art. 183 1 nie uzależnia prawa do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego od uzyskania przez pracownika postanowienia o powierzeniu pieczy nad dzieckiem w trybie art. 1201 ustawy z 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy. W tym przypadku wymiar urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego wynosi: 20 tygodni w przypadku przyjęcia jednego dziecka, 31 tygodni w przypadku jednoczesnego przyjęcia dwojga dzieci, 33 tygodni w przypadku jednoczesnego przyjęcia trojga dzieci, 35 tygodni w przypadku jednoczesnego przyjęcia czworga dzieci, 37 tygodni w przypadku jednoczesnego przyjęcia pięciorga i więcej dzieci art. 183 1 k.p. Drugim rodzajem sprawowania opieki nad dzieckiem przez osobę inną niż matka czy ojciec jest tylko przyjęcie dziecka na wychowanie, bez składania wniosku o przysposobienie. Z taką sytuacją najczęściej 12 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl

mamy do czynienia, gdy zabraknie rodziców lub są oni pozbawieni praw rodzicielskich lub mają ograniczone prawa rodzicielskie. Takim opiekunem mogą być np. dziadkowie czy rodzeństwo któregoś rodzica. W tym przypadku wymiar urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego wynosi 9 tygodni (art. 183 2 k.p.). Sąd Najwyższy w wyroku z 4 listopada 2009 r., sygn. akt I UK 142/09, stwierdził, że przyjęcie na wychowanie w myśl art. 69 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oznacza, że nie ma rodziców, którzy realizowaliby wychowanie, bądź też rodzice (rodzic) nie realizują obowiązku wychowywania i obowiązek ten, łącznie z dostarczaniem utrzymania, przejmują dziadkowie. Przez przyjęcie na wychowanie należy rozumieć stałe sprawowanie pieczy nad dzieckiem, polegające na opiece nad nim, przekazywaniu mu wiedzy, zapewnieniu osiągnięcia rozwoju fizycznego i psychicznego oraz doprowadzeniu do samodzielności. Przyjęcie na wychowanie oznacza również podejmowanie w imieniu dziecka istotnych decyzji związanych z jego egzystencją, edukacją i procesem wychowawczym, a zatem w istocie przejęcie odpowiedzialności za proces wychowawczy. Chodzi zatem o faktyczne sprawowanie opieki nad dzieckiem. Kodeks pracy wprowadził również wspólną regułę dla obydwóch rodzajów sprawowania opieki. Otóż dziecko można przyjąć na wychowanie w każdym czasie, jednak na potrzeby przyznania urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego ustawodawca wprowadził górną granicę wieku dziecka. A zatem jeśli dziecko ukończyło 7 rok życia lub wyjątkowo 10 rok życia w przypadku decyzji o odrodzeniu obowiązku szkolnego to urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego nie przysługuje. Ponadto pracownikowi, który spełnił przesłanki art. 183 1 lub 2 k.p., przysługuje prawo do dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Wymiar tego urlopu, przysługujący od 17 czerwca 2013 r., przedstawia tabela 2. Jeżeli oboje z przyjmujących dziecko na wychowanie są pracownikami, z dodatkowego urlopu może korzystać tylko jedno z nich. Po dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego pracownikowi przysługiwać będzie także urlop rodzicielski. Do tych urlopów stosuje się analogicznie przepisy dotyczące tego urlopu dla rodziców biologicznych. Ochrona w czasie urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego W czasie urlopu macierzyńskiego pracownica podlega ochronie szczególnej, co oznacza, że nie można rozwiązać z nią umowy o pracę ani zmienić warunków pracy ani płacy (art. 177 k.p.). Podobnej ochronie podlega pracownik-ojciec dziecka (art. 182 3 3 k.p.). Pracodawca po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego jest zobowiązany do dopuszczenia pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem za pracę, jakie otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu (art. 183 2 k.p.). Zasiłek macierzyński Zasady, warunki i wysokość przyznawania zasiłku macierzyńskiego są uregulowane w art. 184 k.p. oraz w ustawie zasiłkowej. TABELA 2. Wymiar dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego Opis sytuacji Gdy pracownik przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza Gdy pracownik przyjął dziecko na wychowanie w przypadku przyjęcia jednego dziecka w przypadku przyjęcia więcej niż jednego dziecka Wymiar urlopu od 17 czerwca 2013 r. do 6 tygodni do 8 tygodni do 3 tygodni BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA RB nr 15 16/2013 13

Zgodnie z art. 184 k.p. i art. 29 ust. 5 i 5a ustawy zasiłkowej zasiłek macierzyński przysługuje przez okres urlopu macierzyńskiego, okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego, okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, okres dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz okres urlopu ojcowskiego. Pomimo ustania stosunku pracy zasiłek macierzyński przysługuje osobie uprawnionej, jeżeli: pracownica była zatrudniona na czas określony, zatrudnienie ustało wskutek ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, rozwiązanie umowy o pracę z naruszeniem przepisów prawa pracy zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu. Wraz z wprowadzeniem nowych zasad udzielania dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz wprowadzeniem nowego urlopu rodzicielskiego zmieniły się również zasady obliczania wysokości zasiłków macierzyńskich. Zgodnie z brzemieniem art. 31 ustawy zasiłkowej, zasiłek macierzyński może być wypłacany w dwóch różnych wariantach przedstawionych w tabeli 3. Jeżeli w wariancie pierwszym kobieta zmieni zdanie i zrezygnuje z urlopu rodzicielskiego, a ojciec dziecka nie wykorzysta pozostałej części takiego urlopu, przysługuje jej jednorazowo zasiłek wyrównujący do 100% podstawy za okres urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego, pod warunkiem niepobrania zasiłków macierzyńskich za okres odpowiadający okresom tych urlopów (art. 31 ust. 4 ustawy zasiłkowej). Takie same zasady dotyczą osób ubiegających się o zasiłek z tytułu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Podstawą wymiaru zasiłku jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę, wyliczone z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. Jeżeli pracownica nie przepracowała 12 pełnych miesięcy, do podstawy wymiaru tego zasiłku zlicza się przeciętne wynagrodzenie z wszystkich pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia (art. 36 ustawy zasiłkowej). Przedawnienia roszczeń Roszczenie o wypłatę zasiłku macierzyńskiego, zgodnie z art. 67 ustawy zasiłkowej, przedawnia się z upływem 6 miesięcy, licząc od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli wystąpiła przemijająca przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie wniosku o zasiłek, to termin ten liczy się od dnia ustania przyczyny. Jeśli zaś to z winy płatnika składek (pracodawcy) lub ZUS nastąpiło niewypłacenie zasiłku, to roszczenie o wypłatę tego zasiłku przedawnia się z upływem 3 lat. TABELA 3. Wysokość zasiłku macierzyńskiego Wysokość zasiłku Lp. Wariant za okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu ojcowskiego za okres urlopu rodzicielskiego Podstawa prawna 1. Pracownica w terminie do 14 dni od dnia porodu zdecydowała się na skorzystanie z maksymalnych wymiarów urlopów dodatkowego urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego oraz złożyła wniosek, o którym mowa w art. 179 1 k.p. 80% podstawy wymiaru zasiłku 80% podstawy wymiaru zasiłku art. 31 ust. 3 ustawy zasiłkowej 2. Pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej dodatkowego urlopu macierzyńskiego w terminie późniejszym nie później niż 14 dni przed planowanym rozpoczęciem takiego urlopu. 100% podstawy wymiaru zasiłku 60% podstawy wymiaru zasiłku art. 31 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej PRZEMYSŁAW CISZEK radca prawny, wykładowca na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego PODSTAWY PRAWNE art. 177, art. 179 1, art. 179 2, art. 180 184, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 675) art. 29 ust. 5 i 5a, art. 31, art. 36, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512; ost. zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 747) art. 1201 ustawy z 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 788) 14 5 sierpnia 2013 roku www.rb.infor.pl