Regulamin Programu Niezawodny Dostawca 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Organizatorem Programu pod nazwą Niezawodny Dostawca, zwanego dalej Programem lub Programem Niezawodny Dostawca, jest Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku (09-411) przy ul. Chemików 7, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000028860, o kapitale zakładowym/ wpłaconym w wysokości 534.636.326,25, numerze NIP 774 00 01 454, dalej zwana PKN ORLEN bądź Organizatorem. 2. Program organizowany będzie na zasadach określonych w przedmiotowym regulaminie, zwanym dalej Regulaminem. 3. Regulamin Programu jest dostępny w siedzibie PKN ORLEN, na stronie internetowej PKN ORLEN http://www.orlen.pl oraz na stronie internetowej Konferencji dla Dostawców www.konferencjazakupowa.orlen.pl, dalej zwanej Stroną Konferencji. 4. Terminy użyte w Regulaminie Programu otrzymują następujące znaczenie, o ile z kontekstu, w jakim zostały użyte, nie wynika inaczej: 4.1. Dostawca przedsiębiorca (przez którego rozumieć należy osobę fizyczną, osobę prawną bądź jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną), wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą, który przynajmniej jeden raz w roku kalendarzowym poprzedzającym organizację Programu dokonał dostawy towarów, wykonał roboty lub świadczył usługi na rzecz PKN ORLEN. 4.2. Laureat (Programu) Dostawca, który w wyniku przeprowadzonej oceny zgodnie z 3 niniejszego Regulaminu, uzyskał wyróżnienie Niezawodny Dostawca. 2. TERMINY REALIZACJI PROGRAMU 1. Program odbywać się będzie cyklicznie, raz w roku, a informacja o wyniku oceny dokonanej w ramach Programu ogłaszana będzie na Konferencji dla Dostawców, organizowanej w terminie ogłoszonym przez Organizatora na Stronie Konferencji. 2. Organizator zastrzega, iż w każdym roku Program może odbyć się w innym czasie. 3. Ogłoszenie wyników Programu, w szczególności Laureatów Programu, dokonywane będzie w ramach organizowanych przez PKN ORLEN corocznych Konferencji dla Dostawców. 4. PKN ORLEN zastrzega sobie prawo do zmiany terminu organizacji Konferencji dla Dostawców lub rezygnacji z jej organizacji, o czym Dostawcy będą każdorazowo informowani na łamach Strony Konferencji. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu ogłoszenia wyników Programu oraz do odwołania Programu bez podania przyczyny. Dostawcy zostaną z odpowiednim wyprzedzeniem poinformowani o zmianach w terminach Programu lub jego odwołaniu. 1
3. CEL I ZASADY PROGRAMU 1. Celem Programu jest wyróżnienie i promowanie Dostawców, którzy dokonali dostawy towarów, wykonali roboty lub świadczyli usługi na rzecz PKN ORLEN w sposób rzetelny, terminowy oraz gwarantujący najwyższą jakość wykonania przyjętych na siebie zobowiązań w roku kalendarzowym poprzedzającym organizację Programu. Przyznanie Dostawcom wyróżnień stanowić będzie rezultat subiektywnej oceny Organizatora, dokonanej w oparciu o jego najlepszą wiedzę, przy zachowaniu odpowiedniej staranności. 2. Udział w Programie biorą Dostawcy, którzy dostarczali towary, wykonywali roboty bądź świadczyli usługi na rzecz PKN ORLEN w roku kalendarzowym poprzedzającym organizację Programu. 3. Spośród wszystkich Dostawców, zakwalifikowanych do udziału w Programie, Organizator określa Dostawców nominowanych do wyróżnienia Niezawodny Dostawca. 4. Organizator dokonuje wyboru Dostawców nominowanych do wyróżnienia Niezawodny Dostawca na podstawie: 4.1 okresowej oceny Dostawców, przeprowadzanej cyklicznie (jeden raz w roku) przez Obszar Zakupów PKN ORLEN; 4.2 oceny dokonywanej przez obszary biznesowe Organizatora, bezpośrednio współpracujące z danymi Dostawcami przy realizacji łączących ich z Organizatorem umów; 4.3 oceny poszanowania wartości i zasad postępowania, którymi kieruje się PKN ORLEN. 5. Dostawcy uzyskują nominację do wyróżnienia Niezawodny Dostawca w oparciu o następujące kryteria: 5.1. wyniki okresowej oceny handlowej, dokonywanej corocznie przez Obszar Zakupów PKN ORLEN, na którą składa się: 5.1.1 szybkość reakcji oraz jakość i kompletność składanych dokumentów; 5.1.2 akceptacja proponowanych warunków finansowo-prawnych umów; 5.1.3 zgodność realizacji z warunkami umowy; 5.1.4 rzetelność sporządzania kosztorysów / wycen; 5.1.5 elastyczność na zmiany w zamówieniach/ umowach; 5.2. wyniki oceny merytorycznej współpracy z Dostawcą w okresie roku kalendarzowego, poprzedzającego organizację Programu, dokonywanej przez obszary biznesowe Organizatora współpracujące w danym okresie z Dostawcą, na którą składa się: 5.2.1. ocena jakości współpracy; 5.2.2. poszanowanie wartości i zasad postępowania PKN ORLEN. 6. Wyniki ocen dokonanych zgodnie z kryteriami opisanymi w powyższym pkt. 5 podlegają sumowaniu według następujących zasad: 6.1. ocena handlowa Obszaru Zakupów - 50%; 6.2. ocena merytoryczna dokonywana w obszarze biznesowym - 50%. 2
7. Na podstawie wyników dokonanej oceny, opisanej w pkt. 5 i 6 powyżej, koordynator ds. oceny Dostawców sporządza listę Dostawców nominowanych do wyróżnienia Niezawodny Dostawca i dokonuje ich podziału na kategorie, zgodnie z 4 pkt. 2 Regulaminu. 8. Lista, o której mowa w powyższym pkt. 7, zostaje przekazana przez koordynatora ds. oceny Dostawców Kapitule Programu w składzie: 8.1. Przedstawiciel Obszaru Zakupów PKN ORLEN; 8.2. Przedstawiciel Obszaru Kontrolingu Finansowego PKN ORLEN; 8.3. Przedstawiciel Biura Prawnego PKN ORLEN. 9. Zadaniem Kapituły Programu jest dokonanie wyboru nie więcej niż 10 (dziesięciu) Laureatów Programu spośród Dostawców nominowanych do wyróżnienia Niezawodny Dostawca. 10. Decyzja Kapituły w sprawie wyboru Laureatów zapada zwykłą większością głosów, jest suwerenna, ostateczna i nie przysługuje od niej jakiekolwiek odwołanie. Z obrad Kapituły zostanie sporządzony protokół, podpisany następnie przez wszystkich jej członków. 4. WYRÓŻNIENIA 1. Kapituła Programu dokonuje wyboru nie więcej niż 10 (dziesięciu) Laureatów z listy Dostawców nominowanych do wyróżnienia Niezawodny Dostawca, co oznacza, że dla każdej z kategorii wskazanej w pkt. 2 niniejszego paragrafu może zostać wybrany nie więcej niż jeden Laureat. Określenie ostatecznej liczby Laureatów należy do decyzji Kapituły, w szczególności Kapituła uprawniona jest zrezygnować z określenia Laureata w danej kategorii. 2. Wyróżnienia w Programie Niezawodny Dostawca mogą zostać przyznane w następujących kategoriach: 2.1. Usługi profesjonalne; 2.2. Usługi/materiały administracyjne; 2.3. Usługi logistyczne; 2.4. Dostawy dla sieci detalicznej; 2.5. Roboty budowlane; 2.6. Usługi remontowe; 2.7. Biokomponenty; 2.8. Części zamienne; 2.9. Chemia produkcyjna; 2.10. Projekty inwestycyjne. 3. Wyróżnienie w Programie Niezawodny Dostawca obejmuje następujące elementy: 3.1. Dyplom o znaczeniu referencyjnym, z zastrzeżeniem poniższego pkt. 4; 3.2. Statuetka. 4. PKN ORLEN udziela zgody Laureatom na posługiwanie się dyplomem, opisanym w pkt. 3.1 niniejszego paragrafu w nieprzetworzonej formie, jako formą referencji terminowej, oraz na umieszczanie informacji o uzyskanym wyróżnieniu na łamach swoich serwisów www, w prezentacjach dla kontrahenta oraz dokumentacji przetargowej, o następującej treści: [Nazwa 3
Laureata] otrzymał(a) wyróżnienie Niezawodny Dostawca PKN ORLEN S.A. w kategorii [nazwa kategorii zakupowej, w której Laureat otrzymał wyróżnienie] za rzetelność, solidność i profesjonalną współpracę w 2013 roku. przez okres jednego roku od daty uzyskania wyróżnienia Niezawodny Dostawca. Za datę uzyskania wyróżnienia Organizator przyjmuje dzień konferencji dla Dostawców. Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie może być interpretowane jako wyrażenie przez Organizatora zgody na używanie, rozpowszechnianie, publikowanie ani w jakikolwiek inny sposób reprodukowanie znaków towarowych PKN ORLEN przez Dostawcę, w tym - Laureata. Przyznane w oparciu o niniejszy Regulamin wyróżnienie nie powinno stanowić wyłącznej podstawy podejmowania przez potencjalnych kontrahentów Laureata jakichkolwiek decyzji biznesowych; PKN ORLEN nie ponosi odpowiedzialności za skutki takich decyzji. 5. W przypadku, jeżeli Dostawca zostanie Laureatem Programu w kilku kategoriach, spośród opisanych w pkt. 2 niniejszego paragrafu, otrzyma on wyłącznie jeden dyplom o znaczeniu referencyjnym oraz jedną statuetkę, określone w powyższym pkt. 3. 5. OGŁOSZENIE WYNIKÓW I WRĘCZENIE WYRÓŻNIEŃ 1. Laureaci Programu zostaną powiadomieni na piśmie przez Organizatora o przyznaniu im wyróżnienia Niezawodny Dostawca oraz o czasie i miejscu jego wręczenia bądź odbioru. Laureat Programu zobowiązany jest do wyrażenia zgody na przyjęcie wyróżnienia nie później niż w dniu poprzedzającym jego wręczenie. 2. W przypadku, jeśli Laureat Programu wyraża zainteresowanie opublikowaniem informacji o otrzymanym przez niego wyróżnieniu na Stronie Konferencji oraz w mediach wewnętrznych PKN ORLEN, a także na wykorzystanie w tym celu przez Organizatora wizerunku Laureata/ jego reprezentantów, warunkiem zamieszczenia takiej informacji jest dostarczenie Organizatorowi oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, podpisanego przez Laureata albo jego uprawnionych przedstawicieli. 6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Kapituła Programu. Decyzje podjęte przez Kapitułę są ostateczne. 2. PKN ORLEN oświadcza, że jest administratorem podanych przez Dostawcę* danych osobowych, w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. - Dz. U. 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.) przetwarzanych w celu i zakresie wykonania obowiązków wynikających z funkcjonowania Programu. Podanie danych osobowych jest niezbędne do uczestniczenia Dostawcy w Programie. Dostawcy przysługuje prawo wglądu do treści swoich danych osobowych i ich poprawiania. PKN ORLEN informuje, że odbiorcami danych osobowych podanych przez Dostawcę mogą być podmioty współpracujące z PKN ORLEN w związku z realizacją powyższego celu. 4
3. Wszelką informację związaną z organizacją Programu można uzyskać kierując się do sekretariatu Programu pod adresem: Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A., Biuro Organizacji Konferencji, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, bądź kontaktując się telefonicznie pod nr (24) 256-72-88. Załącznik nr 1 Wzór Oświadczenia Laureata Programu * dotyczy Dostawców będących osobami fizycznymi, w tym prowadzącymi działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, także jako wspólnicy spółki cywilnej 5