1 z 5 2014-03-21 14:02 Wrocław: Kompleksowa obsługa podróŝy krajowych i zagranicznych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu Numer ogłoszenia: 60669-2014; data zamieszczenia: 21.03.2014 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Biuro Festiwalowe Impart 2016, ul. Komuny Paryskiej 39-41, 50-451 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 343 29 62, faks 71 343 29 62. Adres strony internetowej zamawiającego: www.impart.art.pl I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Samorządowa instytucja kultury. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa podróŝy krajowych i zagranicznych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie sukcesywnych, kompleksowych usług w zakresie: 1) rezerwacji i sprzedaŝy wraz z dostawą biletów lotniczych na międzynarodowe i krajowe przewozy lotnicze, 2) rezerwacji i sprzedaŝy wraz z dostawą biletów kolejowych na krajowe i międzynarodowe przewozy kolejowe, 3) obsługi wizowej, polegającej na kaŝdorazowym poinformowaniu Zamawiającego o wszelkich wymogach formalnych dotyczących planowanych przez Zamawiającego podróŝy, a następnie na wniosek Zamawiającego, dopełnieniu wszelkich formalności zakresie wnioskowania, zakupu wraz z dostawą wiz w przypadku podróŝy zagranicznych do krajów wymagających wiz, 4) obsługi brokerskiej, polegającej na kaŝdorazowym poinformowaniu Zamawiającego o wszelkich wymogach formalnych dotyczących planowanych przez Zamawiającego podróŝy w zakresie ubezpieczeń, a następnie zakupu wraz z dostawą, na wniosek Zamawiającego, polis ubezpieczeniowych w wariancie standardowym reszta świata - w ramach podróŝy do krajów poza Unią Europejską, obejmujących co najmniej koszty leczenia i transportu medycznego oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków zaś w ramach wszelkich podróŝy poza obszar Polski - dodatkowo ubezpieczenie bagaŝu podróŝnego od utraty lub zniszczenia - na warunkach kaŝdorazowo określanych przez Zamawiającego w szczegółowym zamówieniu. 2.W ramach realizacji zamówienia przewiduje się zakup: 1) 150 biletów lotniczych ( 50 na trasach krajowych, 100 na trasach zagranicznych ) - tam i z powrotem lub w jedną stronę, 2) 90 biletów kolejowych ( 30 na trasach krajowych, 60 na trasach zagranicznych ) - tam i z powrotem lub w jedną stronę, 3) 10 wiz, 4) 30 polis ubezpieczeniowych ( dla jednej osoby, prognozowany czas podróŝy: 3-5 dni ). Zamawiający zastrzega, iŝ podane powyŝej ilości są ilościami prognozowanymi. Faktyczna ilość zamawianych usług zaleŝeć będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, tj. moŝe ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu w ramach środków przeznaczonych na realizację niniejszego zamówienia. 3.Wykonawca zapewni moŝliwość realizacji zadań dotyczących niniejszego zamówienia przez wszystkie dni robocze, przez które rozumienie się dni poza niedzielami oraz dniami ustawowo wolnymi od pracy, co najmniej w godzinach 08.00-16.00 oraz wyznaczy pracowników, numery telefoniczne oraz adres e-mail do kontaktu z pracownikami Zamawiającego. 4.Realizacja usług objętych niniejszym zamówieniem odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień składanych do Wykonawcy e-mailem, faksem lub w szczególnych przypadkach - telefonicznie. 5.Wykonawca zobowiązuje się do: 1) przedstawienia Zamawiającemu niezwłocznie, nie później jednak niŝ następnego dnia od złoŝenia zamówienia: a) minimum dwóch ( jeŝeli występują ) najkorzystniejszych wariantów podróŝy z określeniem
2 z 5 2014-03-21 14:02 warunków podróŝy dotyczących najkorzystniejszych połączeń z uwzględnieniem: czasu rozpoczęcia i zakończenia podróŝy, ewentualnych przesiadek i przerw w podróŝy, cen biletów oraz warunków taryfy, b) wszelkich ewentualnych wymogów wizowych dotyczących celu podróŝy wskazanego przez Zamawiającego, c) minimum dwóch ( jeŝeli występują ) najkorzystniejszych propozycji polis ubezpieczeniowych dotyczących podróŝy objętej zamówieniem. 2) rezerwacji połączeń lotniczych i sprzedaŝy biletów lotniczych oraz kolejowych, przedstawiając róŝne warianty połączeń z uwzględnieniem: a) warunków podróŝy określonych przez Zamawiającego, b) bezkolizyjnej relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszego łącznego czasu połączeń na danej trasie ( z uwzględnieniem przerw między lotami), c) najkorzystniejszych cen i promocji obowiązujących w dniu wystawienia biletu, w tym najniŝszych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, w klasach wymaganych przez Zamawiającego, a w przypadku biletów lotniczych - takŝe z uwzględnieniem oferty tzw. tanich linii lotniczych, 3) w przypadku ustalenia przez Zamawiającego moŝliwości zakupu biletów po cenach niŝszych, niŝ oferowane przez Wykonawcę - do sprzedaŝy biletów po korzystniejszych cenach, 4) kaŝdorazowego powiadamiania Zamawiającego drogą elektroniczną o dokonanej rezerwacji i informowania o ostatecznym terminie wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji, 5) w przypadku, gdy procedura wizowa przewiduje konieczność przeprowadzenia sformalizowanego postepowania ( nie dotyczy wiz kupowanych na lotnisku ), reprezentowania osoby wskazanej przez Zamawiającego przed organami wizowymi, w tym wypełnienia stosownego wniosku, zebrania niezbędnej dokumentacji stanowiącej załączniki do wniosku, złoŝenia i opłacenia wniosku przed organem wizowym, prowadzenia korespondencji z organem, odbioru i dostarczeni Zamawiającemu decyzji wydanej w efekcie rozpatrzenia wniosku, w razie konieczności na Wykonawca wykona wymienione w niniejszym punkcie czynności na podstawie stosownego pełnomocnictwa, 6) bezpłatnego dostarczania, na koszt i ryzyko Wykonawcy - biletów lotniczych i kolejowych oraz wiz i polis w wersji wybranej przez Zamawiającego, w formie przyjętej dla danego dokumentu, w miejsce wskazane przez Zamawiającego, z zastrzeŝeniem, iŝ bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej w zaleŝności od przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaŝy i przesyłane na wskazane przez Zamawiającego adresy pocztowe lub e-mail w terminach uzgodnionych przez strony gwarantujących planowane rozpoczęcie podróŝy, 7) bezzwłocznego informowania Zamawiającego, co najmniej drogą elektroniczną, o wszystkich zmianach dotyczących planowanej podróŝy, w tym zarezerwowanych lub wykupionych biletów, 8) w zakresie zakupu biletów lotniczych przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, 6. Zamawiający ma prawo do: 1) dokonania, w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, rezygnacji z usługi wizowej, zakupienia polisy, odwołania rezerwacji lub zmiany rezerwacji ( w odniesieniu do klasy, czasu, terminu, trasy podróŝy oraz danych pasaŝera ) lub dokonania rezygnacji z zakupionego biletu - na warunkach określonych w taryfach przewoźników oraz rezygnacji z zakupionej polisy - na warunkach ubezpieczyciela. JeŜeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Wykonawca nie będzie przy tym pobierał Ŝadnych dodatkowych opłat manipulacyjnych, 2) zwiększenia lub zmniejszenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów, wiz i polis pod warunkiem nie przekroczenia kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, 3) weryfikacji wariantów polis, lotów i połączeń oraz porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami polis/ biletów oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaŝy bezpośredniej, w tym przez internet oraz Ŝądania od Wykonawcy, w wypadku stwierdzenia, iŝ proponowane połączenia i/lub ceny polis/ biletów nie są najkorzystniejsze - przedstawienia nowych propozycji lub sprzedaŝy biletów po korzystniejszych cenach. 7. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia, w tym warunki płatności, zostały określone w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SIWZ.. II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.20.00-1, 63.51.00.00-7. II.1.7) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty częściowej: nie. II.1.8) Czy dopuszcza się złoŝenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.06.2015. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM,
3 z 5 2014-03-21 14:02 FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. III.2) ZALICZKI III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania III.3.2) Wiedza i doświadczenie Warunek ten zostanie spełniony, jeŝeli wykonawca wykaŝe, Ŝe wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, w okresie ostatnich 3 ( trzech ) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę związaną swoim rodzajem z usługą stanowiącą przedmiot niniejszego zamówienia o wartości nie mniejszej niŝ 150.000,00 zł brutto. III.3.3) Potencjał techniczny III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu naleŝy przedłoŝyć: wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane naleŝycie; III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, naleŝy przedłoŝyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
4 z 5 2014-03-21 14:02 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych JeŜeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, Ŝe: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; III.4.4) Dokumenty dotyczące przynaleŝności do tej samej grupy kapitałowej lista podmiotów naleŝących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, Ŝe nie naleŝy do grupy kapitałowej; III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) 1. W przypadku polegania na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów - pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego winien wskazywać takŝe zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonaniu zamówienia. 2. JeŜeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty naleŝy załączyć pełnomocnictwo określające zakres pełnomocnictwa. SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniŝsza cena. IV.3) ZMIANA UMOWY przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian 1) Zamawiający przewiduje moŝliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniŝej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: a) w sytuacjach, których nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i mających charakter zmian nieistotnych tj. nie odnoszących się do warunków, które gdyby zostały ujęte w ramach pierwotnej procedury udzielania zamówienia, umoŝliwiłyby dopuszczenie innej oferty niŝ ta, która została pierwotnie dopuszczona, b) jeŝeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, c) gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego, a w szczególności gdy spowodują obniŝenie ponoszonych przez Zamawiającego kosztów. IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.impart.art.pl Specyfikację istotnych warunków zamówienia moŝna uzyskać pod adresem: Biuro Festiwalowe Impart 2016, ul. Mazowiecka 17, 50-412 Wrocław, pok. 16. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 31.03.2014 godzina
5 z 5 2014-03-21 14:02 10:00, miejsce: Biuro Festiwalowe Impart 2016, ul. Komuny Paryskiej 39-41, 50-451 Wrocław, sekretariat. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Nie dotyczy. IV.4.17) Czy przewiduje się uniewaŝnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budŝetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie