Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, 2014.02.03 RIO.I.092.12.2013 Pani Anna Joanna Michalczuk Starosta Żagański WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 19.08.2013 r. do 06.12.2013 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Żagańskim za 2012 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 06.12.2013 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, gospodarowanie mieniem oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Pani Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne. Uregulowania organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Powiatu oraz Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Żaganiu, a w zakresie gospodarki finansowej i kontroli wewnętrznej w zarządzeniu w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.
Kontrola prawidłowości stosowania przepisów o zamówieniach publicznych wykazała, że w postępowaniu na Świadczenie usług dystrybucji (przesyłu) energii elektrycznej dla Powiatu Żagańskiego, przeprowadzonym w trybie z wolnej ręki, zamawiający nie sporządził protokołu postępowania o udzieleniu zamówienia, wymaganego art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna M. R. - Inspektor na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych wyjaśniła, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było przeoczenie. Zamawiający w ogłoszeniu o zamiarze zawarcia umowy nie podał uzasadnienia faktycznego wyboru trybu, ani nie wyjaśnił, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami, co było niezgodne z treścią załącznika nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 12, poz. 69 z późn. zm.). Ze złożonych przez Inspektora M. R. wyjaśnień wynika, że przyczyną nieprawidłowości była nieznajomość przepisów w tym zakresie. Ogłoszenie o udzieleniu powyższego zamówienia zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych 28 dni po zawarciu umowy, niezgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Osoba odpowiedzialna - Inspektor na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych - M. R. wyjaśniła, że zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego po otrzymaniu informacji o zawarciu umowy z jednostek organizacyjnych Powiatu objętych postępowaniem. Umowy z wykonawcą zostały zawarte odrębnie dla każdej jednostki organizacyjnej objętej postępowaniem dla 38 punktów poboru energii elektrycznej. Uchwałą Nr V/6/2007 z dnia 27 lutego 2007 r. Rada Powiatu Żagańskiego określiła zasady ustalania diet przysługujących radnym. Kontrola prawidłowości wypłat diet radnym wykazała, że we wszystkich miesiącach 2012 r. 3 radnym naliczono dietę proporcjonalnie do okresu sprawowania mandatu, co spowodowało wypłacenie diety w kwocie niższej łącznie o 2.306,91 zł, niż wynika z prawidłowego obliczenia. Osoba odpowiedzialna D. T. - Podinspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym wyjaśniła, że przyczyną naliczenia diet dla ww. radnych w kwocie niższej łącznie o 2.306,91 zł było przyjęcie zasady naliczania diet, jak w przypadku wynagrodzeń, pomimo nieuregulowania tej kwestii w uchwale. W zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych kontrola wykazała, że Rada Powiatu Żagańskiego Uchwałą Nr XI.6.2011 uchwaliła na rok 2012 program współpracy Powiatu Żagańskiego z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), 29 dni po terminie określonym w art. 5a ust. 1 ww. ustawy. 2
Powiat Żagański w 2012 r. wydatkował kwotę 38.687,76 zł na dotacje celowe na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane na obiektach zabytkowych, przyznane na podstawie wniosków złożonych przez 7 parafii. Kontrola prawidłowości udzielania tych dotacji wykazała, że wnioski 3 parafii ubiegających się o dotację, złożone po dniu 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, nie zawierały uzasadnienia prac interwencyjnych, wynikających z zagrożenia zabytku, wymaganego przepisami 4 ust. 1 i ust. 2 uchwały nr XX/2/2008 Rady Powiatu Żagańskiego z dnia 20 listopada 2008 r. w sprawie określenia zasad i trybu udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków. Z wyjaśnień I.K. - inspektora w Wydziale Polityki Społecznej i Funduszy Pomocowych wynika, że przyczyną nieprawidłowości było nie przestrzeganie postanowień ww. uchwały Rady Powiatu w przedmiotowym zakresie. W toku kontroli stwierdzono również, że 1 wniosek był niekompletny gdyż nie zawierał załączonej fotograficznej dokumentacji odzwierciedlającej stan zachowania zabytku, wymaganej przepisem 3 ust. 1 pkt 6 ww. uchwały Nr XX/2/2008 Rady Powiatu. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej I. K. Inspektora w Wydziale Polityki Społecznej i Funduszy Pomocowych wynika, że nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia. W zakresie rozliczeń dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych stwierdzono, że 4 parafie nie złożyły rachunków na całość robót objętych wnioskiem ani sprawozdań wymaganych postanowieniami umów o realizację zadań. Z wyjaśnień Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej i Funduszy Pomocowych wynika, że przyczyną nieprawidłowości były nieprecyzyjne zapisy w umowach, w tym brak określenia wzoru sprawozdania. Kontrola prawidłowości stosowania procedur sprzedaży nieruchomości wykazała, że zarówno w I jak i w II ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości położonej przy ul. Górnej w Żaganiu oraz w I ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości Skarbu Państwa w drodze ustnego przetargu ograniczonego na rzecz właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości przyległych, nie zawarto informacji o obciążeniach nieruchomości oraz o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. Z przeprowadzonego przetargu na zbycie ww. nieruchomości został sporządzony protokół, który nie zawierał informacji o obciążeniach nieruchomości oraz o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. Nie zostały więc spełnione wymogi określone w 13 pkt 2 i 3 oraz 10 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). Z wyjaśnień Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami A. K. wynika, że powstałe 3
nieprawidłowości były wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Powyższe nieprawidłowości zostały stwierdzone w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2009 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Starosty Żagańskiego w dniu 06.01.2010 r. Prezes RIO wniósł o zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach oraz w protokołach z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości informacji, o których mowa w 13 pkt 3 i 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Przyczynę niewykonania wniosku pokontrolnego Starosta wyjaśnił zmianami kadrowymi na stanowisku merytorycznym. Kontrolujący stwierdzili również, że w ogłoszeniu o drugim przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości położonej przy ul. Górnej w Żaganiu nie zawarto informacji o terminie przeprowadzenia poprzedniego przetargu, do czego zobowiązuje art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Z wyjaśnień A. K. - Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia. Kontrola w zakresie trwałego zarządu oraz prawnych form władania nieruchomościami przez powiatowe jednostki organizacyjne wykazała, że Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Żaganiu, Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Szprotawie oraz Powiatowy Dom Dziecka w Szprotawie nie zostały wyposażone w mienie niezbędne do ich działalności w sposób określony w art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z wyjaśnień Starosty wynika, że przyczyną nieprawidłowości był brak wolnych pomieszczeń i błędna interpretacja przepisów prawa. Kontrolujący stwierdzili również, że zmiana nazwy Zespołu Szkół Mechanicznych w Żaganiu na Zespół Szkół Technicznych i Licealnych w Żaganiu nie została uwzględniona w decyzji w sprawie oddania tej jednostce nieruchomości Powiatu w trwały zarząd. Przyczyny powstałej nieprawidłowości Starosta wyjaśnił błędną interpretacją przepisów prawa. Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, o którym stanowią przepisy art. 30a ust. 1 ust. 6 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm) nie wykazała nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych 4
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2. Zamieszczanie w ogłoszeniu o zamiarze zawarcia umowy uzasadnienia faktycznego wyboru trybu oraz wyjaśnienia o zgodności udzielenia zamówienia z przepisami stosownie do treści załącznika nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 12, poz. 69 z późn. zm.). 3. Sporządzanie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 96 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Dokonywanie wypłat diet radnym w sposób określony w Uchwale Nr V/6/2007 z dnia 27 lutego 2007 r. Rady Powiatu Żagańskiego w sprawie zasad ustalania diet przysługujących radnym. 5. Przygotowywanie i przedstawianie Radzie Powiatu Żagańskiego projektu uchwały w sprawie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), w sposób umożliwiający terminowe podjęcie ww. uchwały przez organ stanowiący, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.). 6. Przyjmowanie wniosków o udzielanie dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych, spełniających wymagania określone w Uchwale Nr XX/2/2008 Rady Powiatu Żagańskiego z dnia 20 listopada 2008 r. w sprawie zasad i trybu udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków, ze zmianami wprowadzonymi Uchwałą Nr VI.11.2011 z dnia 13 maja 2011 r. 7. Dokonywanie rozliczeń udzielonych dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych zgodnie z zawartymi umowami. 8. Zamieszczania w protokołach z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości wszystkich informacji wymaganych przepisem 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). 9. Zamieszczania w ogłoszeniach o przetargach pisemnych ograniczonych i nieograniczonych 5
wszystkich informacji, o których stanowi 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. 10. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami znajdującymi się we władaniu jednostek organizacyjnych, zgodnie z art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 11. Dokonanie zmiany decyzji Zarządu Powiatu przekazujących w trwały zarząd nieruchomości stanowiące własność Powiatu Żagańskiego na rzecz Zespołu Szkół Mechanicznych w Żaganiu w związku ze zmianą nazwy jednostki, stosownie do art. 45 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Powiatu Żagańskiego, 2. a/a. 6