OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI Znak sprawy: DZ 2710-14/19 Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) 421-00-33, fax: (12) 421-00-50, www.inig.pl e-mail office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na obsługę X Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2019 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 22-23.10.2019 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. TRYB POSTĘPOWANIA: Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie, art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.). Do postępowania mają zastosowanie przepisy art. 138 o ustawy Pzp, w pozostałym zakresie zasady postępowania reguluje niniejsze Ogłoszenie o zamówieniu (dalej Ogłoszenie). OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU opublikowano: - na stronie internetowej Zamawiającego: http://inig.pl/zamowienia-pub Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (kod CPV): 55.12.00.00-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 92.00.00.00-1 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. 1. Zaproszenie do złożenia oferty dotyczy: Świadczenia usługi w zakresie obsługi spotkań i konferencji, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 osób. Całość usługi świadczona w jednym budynku hotelowym o standardzie co najmniej 4 gwiazdek. Miejsce świadczenia usługi musi być zlokalizowane w Krakowie w promieniu nie większym niż 3 km od dworca Głównego w Krakowie. Termin: 22-23.10.2019 Zamawiający przed podpisaniem umowy przewiduje możliwość degustacji zaproponowanego w ofercie menu. 1

1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia (tj. m. in.: toalet, klatki schodowej, wind itp.): Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna, dla co najmniej 90 osób o powierzchni co najmniej 100 m². Cena za wynajem sali konferencyjnej oraz sali bankietowej nie może być wyższa niż 8 000 PLN brutto za dwa dni wynajmu łącznie, cena powinna uwzględniać również wynajem sali na uroczystą kolację. Ustawienie krzeseł: preferowane szkolne, z możliwością adaptacji do ustawienia teatralnego Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką z dostępem do Internetu, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt., wskaźnik laserowy, tablica/flipchart, ekran, itp.). Podczas konferencji wymagana jest osoba do stałej obsługi mediów audiowizualnych. W sali musi znajdować się stół/stoły dla osób prowadzących konferencję (maksymalnie 6 osób). Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne podczas całego okresu trwania konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg wskazań Zamawiającego o powierzchni co najmniej 3 x 3 = 9 m 2. Miejsce na recepcję przeznaczoną dla Zamawiającego musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Wykonawca zapewni pomieszczenie z przeznaczeniem na zaplecze konferencyjne o powierzchni co najmniej 4 m 2 znajdujące w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Wykonawca nieodpłatnie udostępni w pobliżu sali konferencyjnej powierzchnię z przeznaczeniem na 4-6 stoisk reklamowych o powierzchni minimum 2 m² każde. Wykonawca zapewni szatnię znajdującą się w bezpośrednim otoczeniu sali konferencyjnej. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 50, nie więcej niż 90 osób: Termin: 22.10.2019. Ramowy harmonogram 10:00 17:30 Rejestracja, przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 11:00 13:00 Sesja I 13:00 14:00 Obiad 14:00 15:30 Sesja II 15:50 17:30 Sesja III 19:00 do ostatniego gościa Uroczysta kolacja 2

1.2.1. Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny Usługa powinna zawierać: poczęstunek słony (tartinki, kanapeczki itp.) oraz galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą w cenie nie większej niż 70 PLN brutto. Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. 1.2.2. Obiad w formie szwedzkiego stołu Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (2 rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 6 propozycji zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 109 PLN brutto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Ilość osób na obiad zostanie podana 18.10.2019 r. 1.2.3. Uroczysta kolacja Liczba osób przewidywana do udziału w kolacji zostanie podana do dnia 22.10.2019 r. do godz. 12:00. Kolacja zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe) + wino białe i czerwone do wyboru (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji. W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację oraz 3 propozycje bufetu zimnego w cenie/1 uczestnika/1 kolację nie większej niż 172 PLN brutto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość zupy. Wielkość sali musi być dostosowana do ilości gości. Czas trwania kolacji: od godz. ok. 19.00 do ostatniego gościa. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. 1.2.4. Atrakcje podczas uroczystej kolacji Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania na własny koszt oprawy muzycznej wraz z 3

dodatkowymi atrakcjami podczas uroczystej kolacji. Wykonawca nieodpłatnie zapewni miejsce i odpowiednie nagłośnienie dla oprawy muzycznej, którą zapewni Zamawiający. Termin: 23.10.2019 r. 9:00 13:00 Przerwa kawowa ciągła 9:30 11:00 Sesja IV 11:00 11:20 Przerwa 11:30 13:00 Sesja V, zamknięcie konferencji 13:00 14:00 Obiad 1.2.5. Przerwa kawowa ciągła Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej ciągłej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą nie większej niż 55 PLN brutto. Przerwa kawowa powinna być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Przerwa kawowa powinna być serwowana w sposób ciągły. Ostateczna liczba osób zostanie podania w dniu 21.10.2019 do godz. 12: 00. 1.2.6 Obiad w formie szwedzkiego stołu Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (2 rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 6 propozycji zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 109 PLN brutto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Ostateczna ilość osób na obiad zostanie podana 21.10.2019 r. do godz. 12:00 1.3 Świadczenie usług hotelowych w tym nocleg na preferencyjnych warunkach dla uczestników konferencji. Oferowany hotel o standardzie min. 4 gwiazdki musi być wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), TV, telefon, bezpłatne WiFi, dla nie więcej niż 50 osób Hotel umożliwi gościom konferencji preferencyjne ceny za nocleg w pokojach jedno i dwuosobowych. Proszę o podanie w ofercie preferencyjnych warunków rezerwacji. Hotel udostępni jeden pokój jednoosobowy osobie wskazanej przez Zamawiającego (wliczone w 4

cenę oferty) i przydzieli dla Zamawiającego 10 bezpłatnych miejsc parkingowych. 1.4 Inne postanowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe). Szacunkowa liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 18.10.2019 r. Szczegółowy harmonogram konferencji zostanie podany przez Zamawiającego w terminie do 10.10.2019 r. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do liczby przekazanej przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego. 2. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (art. 24 ust 1 pkt. 12-23 22 i art. 24 ust.5 pkt 1 ustawy Pzp), Zamawiający nie stawia Wykonawcom żadnych warunków udziału w niniejszym postępowaniu 3. Wymagani i warunki, które zostaną wprowadzone do umowy: Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego ogłoszenia oraz danych zawartych w ofercie. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do Ogłoszenia. W przypadku wyboru przez Zamawiającego oferty złożonej przez konsorcjum, Wykonawca tworzący konsorcjum zobowiązani będą, najpóźniej przed zawarciem umowy na wykonanie zamówienia, do przedłożenia umowy konsorcjum. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny lub unieważnić postępowanie. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 4. Sposób sporządzenia oferty. Oferta musi zawierać: 5

Nazwę i adres Wykonawcy, Cenę oferty - w złotych polskich (PLN); Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w ogłoszeniu usługi. Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego opisanych w ogłoszeniu, przy założeniu uczestniczenia w konferencji maksymalnej liczby uczestników (czyli 90 osób). Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) Proponowane szczegółowe menu (z wykorzystaniem załącznika nr 2 do ogłoszenia): - Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 2 propozycje, - Przerwa kawowa ciągła 2 propozycje, - obiad w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji - uroczysta kolacja - 3 propozycje zestawów oraz 3 propozycje bufetu zimnego. Oświadczenie wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 3. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 5. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena oferty brutto - 45 % (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia bez dodatkowych atrakcji) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = -------------------------------------------- x 45 6

cena przedstawiona w ofercie b) Ocena obiektu - 40 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 40%. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - lokalizacja obiektu, - wielkość obiektu, - funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - ceny preferencyjne noclegów - parking - itp. c) Ocena zaproponowanego menu - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15%. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie i wielkość proponowanego menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 6. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 28 czerwca 2019 r do godz. 10:00. w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Obsługa X Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2019 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 22-23.10.2019 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia 7

oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w postaci elektronicznej oraz faksem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia złożonej oferty o brakujące dokumenty oraz do wezwania do wyjaśnień w przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty. W obydwu przypadkach koszty przygotowania odpowiedzi ponosi Wykonawca. 8. Porozumiewanie się z Wykonawcami: Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków lub pocztą elektroniczną: przetargi@inig.pl 9. Ogłoszenia wyników Ogłoszenie o wyniku postępowania zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego: http://inig.pl/zamowienia-pub. 10. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Formularz proponowanego menu Nr 3 Formularz oświadczenia Nr 4 Wzór umowy Nr 5 Klauzula Informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 18 czerwca 2019 r. 8

Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY...... (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w Ogłoszeniu o zamówieniu na następujących warunkach: Czy Wykonawca jest małym lub średnim przedsiębiorcą TAK/NIE (zaznaczyć odpowiednio) Miejsce świadczenia usługi (należy podać dokładny adres i nazwę hotelu): Czy Wykonawca dopuszcza przeprowadzenie degustacji:. TAK/NIE (wpisać odpowiednio). 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na 90 osób zgodnie z pkt. 1.1 Ogłoszenia. Cena brutto za wynajem sali w dniach 22-23.10.2019 r.:... zł /słownie:... 2. Cena brutto za przerwę kawową ciągłą wraz z poczęstunkiem powitalnym zgodnie z pkt 1.2.1 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 3. Łączna cena brutto poczęstunku na powitanie gości za 90 osób:... zł /słownie:... 4. Cena brutto obiadu w formie szwedzkiego stołu zgodnie z pkt. 1.2.2 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 5. Łączna cena brutto obiadu serwowanego za 90 osób:... zł /słownie:... 6. Cena brutto uroczystej kolacji wraz z zimnym bufetem zgodnie z pkt 1.2.3 Ogłoszenia, za 1 osobę:... zł /słownie:... 9

7. Łączna cena brutto uroczystej kolacji wraz z zimnym bufetem za 90 osób:... zł /słownie:... 8. Cena brutto za przerwę kawową ciągłą zgodnie z pkt. 1.2.5 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 9. Łączna cena brutto przerwy kawowej ciągłej za 90 osób:... zł /słownie:... 10. Cena brutto obiadu w formie szwedzkiego stołu zgodnie z pkt. 1.2.6 Ogłoszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... 11. Łączna cena brutto obiadu w formie szwedzkiego stołu za 90 osób:... zł /słownie:... 12. Hotel udostępni jeden pokój jednoosobowy osobie wskazanej przez Zamawiającego (wliczone w cenie oferty) i przydzieli dla Zamawiającego 10 bezpłatnych miejsc parkingowych Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa konferencji organizowanej przez INiG-PIB* brutto: zł/ słownie:....... * należy zsumować punkt 1,3,5,7,9,11 Preferencyjne warunki rezerwacji/ceny noclegów: Cena brutto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego lub dwuosobowego wykorzystania, ze śniadaniem (za 1 dobę) z możliwością bezpłatnej rezerwacji miejsca parkingowego... zł /słownie:......zł / słownie:. Cena za nocleg obejmuje również korzystanie z.... Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Termin realizacji zamówienia: 22-23.10.2019 r. Szacunkowa liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 18.10.2019 r. 10

1. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia za świadczone usługi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki podatku od towarów i usług. 2. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie niezbędne informację konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia o zamówieniu wraz z załączonymi do niego dokumentami i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. 4. Oświadczamy, że zawarte istotne dla Zamawiającego postanowienia do umowy (załączniku nr 3) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach w nich określonych. 5. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 6. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w warunkach udziału w postępowaniu, tj. 30 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 7. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.* * W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie). Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: opis obiektu (opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym sali konferencyjnej i foyer) proponowane szczegółowe menu Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny 2 propozycje, Przerwa kawowa ciągła 2 propozycje obiad w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji uroczysta kolacja 3 propozycje zestawów + 3 propozycje bufetu zimnego Miejscowość..., dnia...... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 11

Załącznik nr 2 Pieczęć Wykonawcy Proponowane menu dl uczestników X Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2019 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 22-23.10.2019 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Menu propozycje 1. Przerwa kawowa ciągła uwzględniająca poczęstunek powitalny Usługa powinna zawierać: poczęstunek słony (tartinki, kanapeczki itp.) oraz galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą w cenie nie większej niż 70 PLN brutto. 1..... 2.. 2. Przerwa kawowa ciągła: Usługa powinna zawierać: galanterię cukierniczą (ciastka, ciasta), kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej ciągłej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 55 PLN brutto. 1....... 2... 3. Obiad w formie szwedzkiego stołu (2 razy) Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (2 rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, śmietanka/mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). 12

W ofercie należy przedstawić 6 propozycji zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 109 PLN brutto. 1..... 2.... 3..... 4..... 5.... 6..... 4. Uroczysta kolacja Kolacja zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe) + wino białe i czerwone do wyboru (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji. W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację oraz 3 propozycje bufetu zimnego w cenie/1 uczestnika/1 kolację nie większej niż 172 PLN brutto. Należy przedstawić wagę ( gramaturę) mięsa w każdej z przestawionych propozycji oraz objętość 1porcji zupy. 13

1. 2. 3. Bufet zimny: 1. 2... 3. Miejscowość..., dnia....... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 14

Załącznik nr 3 (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY SKŁADANE NA PODSTAWIE ART. 25A UST. 1 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 R. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (USTAWA PZP) NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA I SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Na potrzeby ogłoszenia o zamówienia na na obsługę X Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2019 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 22-23.10.2019 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie., oświadczam, co następuje: OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY: 1. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-22 ustawy Pzp. oraz 2. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp.. (miejscowość), dnia.. r. Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 lub art. 24 ust. 5 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:......... (miejscowość), dnia. r. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 15

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI: Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji... (miejscowość),dnia.. r. Podpis osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy 16

WZÓR UMOWY Załącznik nr 4 zawarta w dniu... 2019 r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-503), ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000075478, NIP: 675-000-12-77, reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu - prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. Głównego Księgowego mgr Joanne Chwastek zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowaną w NIP:...reprezentowaną przez: 2.... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy DZ 2710-20/18, w trybie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych j.t.: DZ. U. z 2018 r., poz. 1986, 2215) z późniejszymi zmianami, zwani w dalszej części łącznie "Stronami". Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji Wykonawca zobowiązuje się do 1 obsługi X Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2019 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach 22-23.10.2019 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 90 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w Krakowie. na rzecz Zamawiającego w terminie, miejscu i na warunkach określonych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy. 2 1. Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 17

2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi: brutto:.. zł (słownie.. ) preferencyjne warunki rezerwacji/ceny noclegów: Cena brutto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego lub dwuosobowego wykorzystania, ze śniadaniem (za 1 dobę) z możliwością bezpłatnej rezerwacji miejsca parkingowego... zł /słownie:......zł / słownie:. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust. 4. 4. Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 18.10.2019 r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona na podstawie zgłoszonej liczby uczestników przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia (tj. fakturę za usługę w zakresie obsługi konferencji). 6. Zapłata nastąpi w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę, a Wykonawca jest zobowiązany doręczyć Zamawiającemu fakturę w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia. 7. Za datę zapłaty uważa się datę dokonania przez Zamawiającego przelewu bankowego (obciążenie rachunku Zamawiającego). 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy. 4 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny brutto określonej w 2 ust. 2; b) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 1 oraz załączniku do umowy w wysokości 10% wartości brutto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary. 4. Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury wystawionej dla Zamawiającego Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych. 18

5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 19

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie art. 13 RODO* ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH Administratorem danych jest Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków, tel.: +48 12 421 00 33, fax: +48 12 430 38 85, e-mail:office@inig.pl. DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych poprzez email daneosobowe@inig.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawa prawną ich przetwarzania jest: a) zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu, b) następujące przepisy prawa: - ustawa z dnia 29.01.2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), - rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.07.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U 2016 r. poz. 1126), - ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. 2019 r. poz. 553 ze zm.), c) uzasadniony interes administratora, w tym ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. ODBIORCY DANYCH Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Ograniczenie dostępu do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U 2018 poz. 1986 ze zm.) Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o za mówienie publiczne mogą być podmioty z którymi INiG PIB zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych. Po zakończeniu postępowania jego wynik będzie zamieszczony w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza EOG z zastrzeżeniem, o którym mowa art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U 2018 poz. 1986 ze zm.) OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzane będą przez okres 5 lat: od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. 2019 r. poz. 553 ze zm. z późn. zm.). 20

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie art. 13 RODO* PRAWA PODMIOTÓW DANYCH Przysługuje Pani/Panu: - prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), - prawo żądania ich sprostowania (art. 16 RODO), - prawo do usunięcia w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej (art. 17 RODO), - prawo ograniczenia przetwarzania, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego praw (art. 18 ust. 1 RODO). PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem takim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Wynika to stąd, że w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U 2018 poz. 1986 z późn. zm.) oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.07.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U 2016 r. poz. 1126). INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. *RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r., L 119/1 z późn. zm.). 21