Załącznik nr IIa do procedury Ramowy wzór instrukcji wypełniania oferty o realizację zadania na mocy przepisów ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA OFERTY o przyznanie dotacji ze środków publicznych składanej na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873) WPROWADZENIE W celu wypełnienia oferty niezbędna jest znajomość, właściwego dla danego otwartego konkursu ofert, odpowiedniego Regulaminu otwartego konkursu ofert na realizacje zadań publicznych Województwa Małopolskiego, który dostępny jest na stronie internetowej www.malopolskie.pl/ngo, w departamencie Urzędu Marszałkowskiego koordynującym konkurs oraz u Koordynatora współpracy z organizacjami pozarządowymi. Ofertę naleŝy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości. Wszystkie pozycje formularza oferty muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja oferty nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy. Oferty wypełnione nieczytelnie, zawierające niewypełnione pola nie będą rozpatrywane i zostaną odrzucone ze względów formalnych. Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza oferty. I. WYPEŁNIANIE OFERTY W części I Dane na temat organizacji pozarządowej/*podmiotu/* jednostki organizacyjnej/* składającej ofertę o przyznanie dotacji w punkcie: 1) NaleŜy podać pełną nazwę oferenta ubiegającego się o dofinansowanie na realizację zadania publicznego w ramach otwartego konkursu ofert. W przypadku, kiedy oferent stara się o dofinansowanie więcej niŝ jednego zadania ze środków Województwa Małopolskiego naleŝy podać identyczną nazwę oferenta w kaŝdym przypadku. 2) NaleŜy podać status prawny oferenta (tj. stowarzyszenie, fundacja, związek stowarzyszeń itp.) 3) NaleŜy podać numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym rejestrze 4) NaleŜy podać dokładną datę pierwszego wpisu, rejestracji lub utworzenia (dd/mm/rr). 5) NaleŜy wypełnić w przypadku, jeŝeli dana informacja dotyczy oferenta, tzn. gdy oferent posiada NIP lub REGON. 6) NaleŜy podać dokładny adres oferenta. 7) NaleŜy podać dokładne dane do kontaktu z oferentem. 1
8) NaleŜy podać dane dotyczące rachunku bankowego oferenta, na który w momencie przyznania dotacji na realizację zadania publicznego w ramach otwartego konkursu ofert zostaną przekazane środki finansowe z budŝetu Województwa Małopolskiego. 9) NaleŜy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego są upowaŝnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (zawierania umów) oraz składania oświadczeń woli. 10) NaleŜy podać nazwę, adres i telefon kontaktowy placówki (jednostki organizacyjnej), która będzie bezpośrednio wykonywała zadanie, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie ze środków Województwa Małopolskiego. W przypadku, gdy zadanie wykonuje inna podległa placówka lub jednostka organizacyjna naleŝy krótko scharakteryzować (opisać) tą placówkę (jednostkę organizacyjną). 11) NaleŜy podać dane osoby upowaŝnionej przez oferenta do kontaktów w sprawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych do oferty ( osoba odpowiedzialna za realizację zadania). 12) NaleŜy podać przedmiot działalności statutowej określony w statucie lub innym akcie wewnętrznym z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną poŝytku publicznego. Podział ten powinien wynikać ze statutu lub innego aktu wewnętrznego. 13) NaleŜy wypełnić w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, podając przedmiot tej działalności (określony w statucie lub innym akcie wewnętrznym) oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku organizacji, które mają zapis o moŝliwości prowadzenia działalności gospodarczej w statucie lub innym akcie wewnętrznym, ale działalności takiej nie podjęły i tym samym nie miały obowiązku rejestracji w rejestrze przedsiębiorstw naleŝy napisać, Ŝe nie dotyczy. W części II Opis zadania w punkcie: 1) NaleŜy podać nazwę zadania. 2) NaleŜy określić miejsce wykonywania zadania (np. miasto, województwo, region). 3) NaleŜy określić cel zadania, bezpośrednich adresatów zadania oraz zidentyfikować i opisać problem społeczny na jaki ono odpowiada. NaleŜy podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział adresatów przy realizacji zadania. 4) NaleŜy szczegółowo opisać zadanie, rodzaj działań, jakie zostaną podjęte przy realizacji zadania, a takŝe metodę realizacji działań, z uwzględnieniem informacji o jej innowacyjnym, nowatorskim lub modelowym charakterze. NaleŜy liczbowo określić skalę działań podejmowanych przy realizacji zadania. UŜyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania, np. liczba podopiecznych, liczba indywidualnych świadczeń udzielonych tygodniowo /miesięcznie itp.). UWAGA! Szczegółowy opis zadania musi być spójny z kosztorysem oferty tzn., ze musi istnieć logiczna spójność pomiędzy opisywanymi w tym punkcie działaniami, jakie zostaną podjęte w ramach realizacji zadania, a poszczególnymi kosztami znajdującymi się w kosztorysie oferty. 2
UWAGA! Punkty 2, 3 i 4 oraz 6 tworzą wskaźnik (Ocena projektu) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi, aŝ 30 punktów na 100 moŝliwych do uzyskania (tabela przyjętych kryteriów przy ocenie merytorycznej złoŝonych ofert znajduje się w regulaminie konkursu). 5) NaleŜy przedstawić harmonogram planowanych działań tzn. opisać w kolejności (w następstwie czasowym) działania, jakie oferent zamierza podjąć przy realizacji zadania, z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /naleŝy uŝyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów (harmonogram jest uszczegółowieniem zapisu zawartego w pkt. 4 dotyczącego szczegółowego opisu zadania). UWAGA! Punkt 5 stanowi kryterium (rzetelny, realny opis planowanych działań) oceny oferty, tworząc częściowo wskaźnik (Harmonogram planowanych działań) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Wartość tego kryterium wynosi, aŝ 10 punktów. 6) NaleŜy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji zadania, czy rezultaty realizacji zadania będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub/i złagodzi jego negatywne skutki. NaleŜy podać liczbowe określenie rezultatów realizacji zadania. UŜyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania: np. w ramach realizacji zadania stworzonych będzie 5 punktów informacyjnych, zakupionych będzie 10 pucharów dla zwycięzców itp... UWAGA! Punkt 6 tworzy wskaźnik (Efekty realizacji zadania) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi, aŝ 20 punktów. W części III Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania w punkcie: 1) NaleŜy określić całkowity koszt realizacji zdania. 2) NaleŜy określić poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji tzn. podać ilość jednostek, koszty jednostkowe oraz rodzaje miary (np. sztuki, godziny, dni, egzemplarze, osoby, kilometry itp). Poszczególne pozycje kosztorysu powinny zawierać: w przypadku kosztów osobowych informację o rodzaju umowy jaka zostanie zawarta (np. umowa o dzieło, zlecenie itp.) w przypadku kosztów rzeczowych informację, o rodzaju dowodu księgowego (faktura VAT,rachunek). Przykład Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) 1 Koszty osobowe pozycja a. Ilość jednostek Koszt jednostkowy Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł) Z tego z wnioskow anej dotacji (w zł) Z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz z wpłat i opłat adresatów (w zł)* 60,00 60,00 0,00 3
a Wynagrodzenie trenera szkolenia /umowa zlecenie/ 2 Koszty rzeczowe pozycja a, a.1, b.1, a.2, b.2. a WyŜywienie podczas szkolenia (śniadanie, obiad, kolacja) /rachunek/ 2.1 Wynajem pozycja a.1, b.1. a.1 sala szkoleniowa /faktura VAT/ b.1 projektor multimedialny /faktura VAT/ 2.2 Zakup środków materiałowych pozycja a.2, b.2. a.2 druk ulotek informujących o szkoleniu /faktura VAT/ b.2 materiały szkoleniowe /rachunek/ 6 10,00 zł godz. 50 10,00 zł osób 2 50,00 dni 2 10,00 dni 2000 0,50 zł szt 50 5 osób 60,00 60,00 0,00 1 870,00 1 420,00 450,00 500,00 250,00 250,00 120,00 120,00 0,00 100,00 100,00 0,00 20,00 20,00 0,00 1 250,00 1 050,00 200,00 1000,00 800,00 200,00 250,00 250,00 0,00 Ogółem 1930,00 1480,00 450,00 UWAGA! Brak sposobu kalkulacji kosztów powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych. Wkład własny finansowy podmiotu tworzą wyłącznie środki finansowe. Pozafinansowy wkład własny w realizację zadania (np. świadczenia wolontariuszy, zasoby rzeczowe) jest wkładem dodatkowym i nie moŝe być uwzględniany w kosztorysie (naleŝy go uwzględnić w pkt.3 części IV oferty). 3) NaleŜy opisać uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu. UWAGA! Punkt 2 tworzy częściowo wskaźnik (Harmonogram planowanych działań) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Częściowa waga tego wskaźnika wynosi, aŝ 10 punktów. W części IV Przewidywane źródła finansowania zadania w punkcie: Przykład Źródło finansowania zł % Wnioskowana kwota dotacji 1 480 zł 76,7% 4
Finansowe środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów* 450 zł 23.3 % /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania...0zł/ Ogółem 1 930 zł 100% 1) NaleŜy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota dotacji oraz środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów) będzie finansowany koszt realizacji zadania. UWAGA! W tabeli naleŝy uwzględnić wyłącznie środki finansowe. Pozafinansowy wkład własny w realizację zadania (np. świadczenia wolontariuszy, zasoby rzeczowe) jest wkładem dodatkowym i nie moŝe być uwzględniany w kosztorysie (naleŝy go uwzględnić w pkt.3 części IV oferty). UWAGA! Pobieranie opłat od adresatów zadania jest uzaleŝnione od deklaracji złoŝonej w pkt. 12 i 13 części I oferty. Tym samym oferent określa czy zadanie będzie wykonywane w ramach działalności odpłatnej czy nieodpłatnej (art. 7 i 8 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie Dz. U. Nr 96, poz. 873 z póź. zm.). UWAGA! W przypadku, gdy oferent zadeklaruje pobieranie wynagrodzenia od adresatów zadania, a w statucie podmiotu nie ma zapisu o prowadzeniu odpłatnej działalności poŝytku publicznego oferta zostanie odrzucona ze względów formalnych (niezgodność statutowa). 2) NaleŜy uszczegółowić informacje zawarte w tabeli z pkt 1 (źródła finansowania). NaleŜy podać informację o uzyskanych przez organizację od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych (podać nazwy sponsorów publicznych bądź prywatnych oraz kwoty wsparcia finansowego). 3) NaleŜy określić rzeczowy wkład własny w realizację zadania z orientacyjną wyceną, czyli tzw. wkład pozafinansowy (np. świadczenia wolontariuszy, wykorzystanie samochodu prywatnego, sali itp). UWAGA! Punkty 1, 2 i 3 tworzą częściowo wskaźnik (Harmonogram planowanych działań, budŝet zadania w części poświęconej budŝetowi) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Częściowa waga tego wskaźnika w części budŝetowej wynosi, aŝ 10 punktów. W części V Inne wybrane informacje dotyczące zadania w punkcie: 1) NaleŜy podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział partnerów przy realizacji zadania ze szczególnym uwzględnieniem administracji publicznej, wymieniając nazwy tych partnerów. W przypadku, gdy w realizację zadania będą zaangaŝowani partnerzy naleŝy podać wymagane informacje w pkt. I. Dane na temat podmiotu występującego z wnioskiem o przyznanie dotacji, odpowiednio w stosunku do partnerów. Do oferty naleŝy takŝe dołączyć umowę partnerską lub oświadczenie partnera, zalecane takŝe załączenie statutu partnera. 5
2) NaleŜy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia realizacji zadania, np. ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania (w przeliczeniu na pełne etaty) w tym wolontariusze (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz inne informacje o zasobach kadrowych, w tym o kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania oraz o kwalifikacjach wolontariuszy. 3) NaleŜy podać informację czy oferent i placówka (jednostka organizacyjna) bezpośrednio wykonująca zadanie oraz partnerzy posiadają doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju. NaleŜy krótko opisać rodzaj, skalę i wartość zadań podobnego rodzaju zrealizowanych np. w ciągu dwóch ostatnich lat. 4) NaleŜy podać informację czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonywaniu zadania z podwykonawców. NaleŜy podać nazwę, adres oraz rodzaj podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania (które pozycje harmonogramu i kosztorysu oferty z pkt. 5 części I oferty będą realizowana przez podwykonawców). UWAGA! Punkt V tworzy częściowo wskaźnik (Ocena moŝliwości realizacji zadania przez podmiot) według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej. Waga tego wskaźnika wynosi łącznie, aŝ 20 punktów przy czym 5 punktów stanowią dołączone do oferty posiadane przez podmiot rekomendacje. UWAGA! Niewypełnienie jakiegokolwiek pola oferty powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych (nie odnosi się do punktów, które nie dotyczą oferenta). II. ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO OFERTY Wraz z wypełnioną ofertą naleŝy dostarczyć następujące załączniki: 1) Statut podmiotu (KaŜda strona statutu musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem. Dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych wymagane jest odpowiednio dla parafii -..., dla zakonów konstytucja zakonu lub regulamin zakonu). 2) Wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny właściwy dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu: a. w przypadku fundacji i stowarzyszeń aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, b. w przypadku pozostałych podmiotów innych dokumentów właściwych dla podmiotu c. dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest kopia dekretu o mianowaniu księdza na proboszcza parafii. 3) Sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat/rachunek wyników, informacja dodatkowa) za poprzedni rok zgodne z obowiązującymi przepisami w przypadku dotychczasowej krótszej działalności za okres tej działalności sporządzonego na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.): a. wymagane są wszystkie elementy: bilans, rachunek wyników / rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa; 6
b. dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest oświadczenie o wydatkowaniu środków publicznych w roku objętym obowiązkiem sprawozdawczości finansowej. UWAGA! Wszystkie wymagane elementy tworzące sprawozdanie finansowe muszą być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotu oraz przez cały Zarząd podmiotu. 4) Sprawozdanie merytoryczne za poprzedni rok działalności podmiotu w przypadku dotychczasowej krótszej działalności za okres tej działalności. UWAGA! Sprawozdanie merytoryczne musi być podpisane przez osoby uprawnione. 5) Innejeśli wymagane np. dokumenty upowaŝniające daną osobę lub osoby do reprezentowania podmiotu dotyczy podmiotów, które w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności nie posiadają informacji o osobach upowaŝnionych do reprezentowania podmiotu, a. oświadczenia właściwego organu, zarządu głównego lub innego organu wykonawczego, wyraŝające: upowaŝnienie na składanie oferty na realizację określonego zadania publicznego, zgodę na zawarcie w imieniu podmiotu składającego ofertę umowy z Województwem Małopolskim upowaŝnienie do dysponowania uzyskanymi funduszami i dokonywanie rozliczeń w tym zakresie UWAGA! W przypadku załączników składanych w formie kserokopii kaŝda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. JeŜeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi kaŝda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. KaŜda strona opatrzona winna być takŝe datą potwierdzania zgodności z oryginałem. UWAGA! Brak jakiegokolwiek załącznika lub niespełnienie przez którykolwiek z załączników wymogów waŝności szczegółowo opisanych powyŝej powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych. Szczegółowe wymogi formalne związane z ofertą opisane są w REGULAMINIE KONKURSU. 7