Data aktualizacji: 08-11-2010 Samouczek zawiera: informacje ogólne opis systemu OSF, w którym muszą zostać stworzone wnioski jak stworzyć kosztorys i harmonogram? instrukcja opisująca tworzenie plików PDF z dokumentów np. w Wordzie przydatne narzędzie ułatwiające tworzenie części merytorycznej wniosku w systemie OSF. Spis treści (można od razu przejść do właściwej strony, klikając na spisie treści): SAMOUCZEK ZAWIERA:...1 PROJEKTY BADAWCZE INFORMACJE OGÓLNE...2 DANE KONTAKTOWE MNISW...3 SYSTEM OSF...3 ADRES, NA KTÓRY NALEŻY WYSŁAĆ GRANTY...3 OSOBY KONTAKTOWE W MNISW...3 DANE ADRESOWE UNIWERSYTETU, NIP, REGON, NUMERY KONT...4 SKŁADANIE WNIOSKÓW PRZEZ INTERNET SYSTEM OBSŁUGI STRUMIENI FINANSOWANIA (OSF)...5 TWORZENIE NOWEGO WNIOSKU...8 JAK STWORZYĆ KOSZTORYS I HARMONOGRAM?...12 Harmonogram...12 Kosztorys...13 Wykonawcy...13 FINALIZACJA I WYDRUK WNIOSKU...14 Instrukcja tworzenia plików.pdf z dokumentów wykonanych w Wordzie...14 ZŁOŻENIE WNIOSKU W DZIALE NAUKI...16 UMOWY DO PROJEKTÓW BADAWCZYCH, CZYLI CO ROBIĆ, GDY DOSTAŁO SIĘ GRANT?...17 W JAKI SPOSÓB WYPEŁNIĆ UMOWĘ?...17 RAPORTY ROCZNE I KOŃCOWE...17 JAK WYPEŁNIĆ UMOWĘ PRZYKŁADY Z OBRAZKAMI...18 WYDAWANIE PIENIĘDZY ZAMÓWIENIA...19 WYDAWANIE PIENIĘDZY WYPŁATY...19 1 z 19
PROJEKTY BADAWCZE INFORMACJE OGÓLNE Projekty badawcze dzielą się na: własne (w tym habilitacyjne) i promotorskie. Nie można mieć: 2 grantów własnych jednocześnie. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego zmieniające rozporządzenie w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie projektów badawczych z dnia 3 czerwca 2009 r. uchyliło zakaz prowadzenia 2 grantów własnych jednocześnie. Uwaga obecnie kierownikiem projektu promotorskiego może być tak promotor (który nigdy nie dostaje z tego tytułu wynagrodzenia), jak i doktorant. Doktorant ma zawsze prawo do wynagrodzenia, zwyczajowo zwykle w granicach 20% kosztów bezpośrednich grantu. - okres realizacji projektu promotorskiego - 30 miesięcy - okres realizacji projektu habilitacyjnego - 2 lata - okres realizacji innych projektów własnych - 3 lata Ministerstwo nie określa z góry limitów finansowania projektów badawczych, ale w praktyce przyjmuje się, że warto ubiegać się o finansowanie w wysokości około 50-60 tysięcy zł dla projektów promotorskich, podczas gdy budżet projektu własnego (także habilitacyjnego) może dojść nawet do 350-400 tysięcy zł. W wypadku grantów promotorskich - od momentu obrony nie wolno wypłacać pieniędzy! Do postępowania konkursowego mogą być przyjęte wyłącznie projekty promotorskie, do których dołączono udokumentowane potwierdzenie otwarcia przewodu doktorskiego przez wykonawcę projektu; jest to dodatkowy dokument, który dołącza się tylko do wersji pisemnej. Jeżeli otwarcie przewodu nastąpi już po złożeniu wniosku, można dosłać potwierdzenie w późniejszym terminie pamiętając jednak, że warunkiem przyznania środków finansowych na realizację projektu promotorskiego jest uprzednie przedłożenie kopii zaświadczenia o otwarciu przewodu doktorskiego. Kierownikiem grantu promotorskiego niestacjonarnych studiów doktoranckich. może być również słuchacz Konieczne może też być dołączenie zgody właściwej Komisji Bioetycznej (w zależności od wykonywanych badań). Konkursy o finansowanie projektów własnych są zamykane dwa razy w roku Terminy w których przyjmowane są wnioski: TERMIN ZIMOWY: TERMIN LETNI 2 listopada - 31 stycznia 2 maja - 31 lipca. 2 z 19
DANE KONTAKTOWE MNISW SYSTEM OSF W dni robocze w godzinach od 8:15 do 16:15 można uzyskać wyjaśnienia lub pomoc dzwoniąc pod numery: w sprawach technicznych (OPI): (22) 351-71-01, 351-71-04 w sprawach merytorycznych: wnioski wpływające do NCBiR + 48 515-061-521; +48 22 207-29-53; +48 515-061-558 (wnioski o dofinansowanie projektów w ramach Przedsięwzięcie IniTech) + 48 515-061-534; + 48 515-061-524; + 48 515-061-518 (oferty na wykonanie zadań badawczych w ramach programów strategicznych) wnioski wpływające do MNiSW (022) 529-22-63, 529-22-14, 529-22-07 (wnioski z dziedziny bezpieczeństwa i obronności) (022) 52-92-323 (wnioski badawcze własne i promotorskie - oprócz wniosków z dziedziny bezpieczeństwa i obronności) (022) 50-17-147, 52-92-442, 52-92-528, 52-92-328, 50-17-133 (wnioski rozwojowe - oprócz wniosków z dziedziny bezpieczeństwa i obronności) ADRES, NA KTÓRY NALEŻY WYSŁAĆ GRANTY Departament Instrumentów Polityki Naukowej Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 00-529 Warszawa, ul. Wspólna 1/3 z zaznaczeniem na kopercie: "wniosek grantowy w dyscyplinie Nxxx" (gdzie xxx - symbol dyscypliny naukowej). OSOBY KONTAKTOWE W MNISW Grażyna Dmowska (istniejące umowy ) Zofia Osiak-Kajak (istniejące umowy) Marzanna Mitkiewicz (istniejące umowy) Agata Seręga (składanie grantów) 3 z 19 (22) 529 24 93 (22) 529 24 72 (22) 529 27 49 (22) 529 24 76
DANE ADRESOWE UNIWERSYTETU, NIP, REGON, NUMERY KONT DANE ADRESOWE UNIWERSYTETU Uniwersytet Medyczny w Łodzi Al. Kościuszki 4, 90-419 Łódź tel. 42-639-39-36, fax 42-639-39-05 ING Bank Śląski 46 10501461 1000 0005 0378 4118 NIP 725-18-43-739 REGON 473073308 DZIAŁ NAUKI I WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ Sekcja Nauki 90-419 Łódź, al. Kościuszki 4 KIEROWNIK : mgr Joanna Włodarczyk e-mail: joanna.wlodarczyk@umed.lodz.pl pokój 19, tel. 42 273-34-49 Z-ca Kierownika Działu: mgr Romana Łaski e-mail: romana.laski@umed.lodz.pl Samodzielny referent : mgr Edyta Czerwińska e-mail: edyta.czerwinska@umed.lodz.pl Referent administracyjny: Piotr Kozłowski e-mail: piotr.a.kozlowski@umed.lodz.pl 4 z 19
SKŁADANIE WNIOSKÓW PRZEZ INTERNET SYSTEM OBSŁUGI STRUMIENI FINANSOWANIA (OSF) Złożenie wniosek także przez Internet jest konieczne i wymagane. Należy w tym celu skorzystać ze strony http://osf.opi.org.pl. Umożliwia ona tworzenie nowych szkiców kolejnych wniosków (które mogą zostać oczywiście skasowane, zostawione dla pamięci itp.). Treść wniosku nie jest udostępniana osobom postronnym nawet po wydrukowaniu tzw. Wersji do Ministerstwa dopiero naciśnięcie przycisku Wyślij do Ministerstwa daje recenzentom możliwość zapoznania się z wnioskiem. OBRAZEK 1 - Logowanie 1. Jeżeli nie są jeszcze Państwo zarejestrowani w systemie, proszę dokonać rejestracji wybierając pole Zarejestruj się jako potencjalny wnioskodawca. 2. W punkcie Zanim będzie możliwe złożenie wniosku można znaleźć dokładne informacje dotyczące sposobu stworzenia loginu i hasła. 5 z 19
OBRAZEK 2 rejestrowanie się jako wnioskodawca 1. Należy podać wymyślony dla siebie login. Musi on być unikalny w systemie, a więc jeszcze nie używany przez nikogo innego (system OSF nie pozwoli zarejestrować się z loginem używanym przez kogoś innego). - tzw. "polskie litery" są dozwolone - WIELKOŚĆ LITER MA ZNACZENIE 2. Należy podać wymyślone przez siebie hasło 3. (ewentualnie skorzystać z hasła wygenerowanego przez system). Hasło musi zawierać przynajmniej jeden znak alfabetu i przynajmniej jedną cyfrę. Przynajmniej jeden znak alfabetu musi być pisany KAPITALIKAMI (czyli, na przykład, Hasło1, czy hasło5 lub hasło8 to prawidłowe hasła, hasło nie zostanie zaakceptowane. (Najprościej jest napisać kapitalikami pierwszą literę hasła, hasła bardziej wyrafinowane są bezpieczniejsze, ale trudne do zapamiętania.) 4. Należy wpisać prawidłowy, istniejący adres konta email (poczty elektronicznej). Na adres ten zostanie wysłany link aktywujący konto - jeżeli podany zostanie fikcyjny adres, system nie będzie mógł przysłać linku aktywacyjnego i konto pozostanie nieaktywne. 5. Należy podać prawidłowy numer PESEL. 6 z 19
Po poprawnym zarejestrowaniu się, system OSF wyśle list z linkiem aktywującym konto oraz instrukcję postępowania na adres email podany podczas rejestracji. Proszę odszukać ten list w skrzynce pocztowej i nacisnąć link aktywujący - co spowoduje zalogowanie się do systemu. Po aktywowaniu konta przy pomocy linku aktywującego i zalogowaniu się do systemu, staną się dostępne opcje umożliwiające złożenie (dowolnego) wniosku. Dostępne będą także instrukcje dotyczące składania wniosków w systemie OSF. Jeżeli przez dłuższy czas nie otrzymają Państwo listu z linkiem aktywującym, proszę zalogować się używając loginu i hasła podanych w trakcie rejestracji, a następnie sprawdzić poprawność podanego adresu email. Proszę też przeszukać folder SPAM w Państwa poczcie najprawdopodobniej wygenerowany automatycznie mail z OSF został wyrzucony do śmieci, razem z propozycjami kupna Viagry. Po podaniu nowego adresu email, system wyśle nowy list z linkiem aktywującym. W razie wątpliwości proszę skontaktować się z administratorami systemu telefonicznie lub mailowo. OBRAZEK 3 strona główna systemu Na tej stronie możemy przejrzeć kolejno tworzone wnioski (pkt 1) i stworzyć nowy (pkt 2). Warto zapoznać się z uwagami obejmującymi najczęściej zadawane pytania (pkt 3). Jeżeli brak jest czasu, żeby wypełnić wniosek za jednym podejściem, należy pamiętać, że wszystkie dane pozostają w programie i nie są dostępne dla nikogo poza wypełniającym, do chwili sfinalizowania tworzenia wniosku i wysłania go przez Internet do Ministerstwa. 7 z 19
TWORZENIE NOWEGO WNIOSKU Po wybraniu opcji Nowy wniosek należy wybrać jego typ (obrazek 4 i 5) i kliknąć Zapisz. OBRAZEK 6 Należy wybrać podtyp wniosku i wpisać jego tytuł. W razie konieczności należy zaznaczyć pole Zespół Badań na Rzecz Obronności i Bezpieczeństwa. 8 z 19
Obrazek 7 Główna strona wniosku Tutaj można wybrać do wypełnienia poszczególne części wniosku (pkt 1). Po zakończeniu pracy nad nim można go wysłać do ministerstwa jak i wydrukować (pkt 2). (zostanie stworzony plik PDF, który można zapisać u siebie na komputerze w formie pliku.pdf i wydrukować. (pkt 3 i 4). W poniższym przykładzie (obrazek 8) wniosek jest oczywiście jeszcze nie wypełniony do końca, stąd znaki zapytania w kolejnych rubrykach. Obrazek 8 9 z 19
Kolejne rubryki wypełniamy klikając na tytuły rubryk (np Tytuł lub stopień, imię i nazwisko ) Przykład rubryki dotyczącej wykonawcy. Jeżeli adres do korespondencji odpowiada miejscu zamieszkania, nie trzeba wypełniać drugiej połówki rubryki. PESEL musi być prawidłowy! Obrazek 9 Wybór wnioskodawcy Najłatwiej jest odszukać UM w Łodzi, wpisując tekst jak na obrazku. Po kliknięciu w znak plus w rubryce podmiot rozwija się lista katedr i wydziałów. Obrazek 10 Po dokonaniu właściwego wyboru można powrócić do poprzedniego okna, tym razem z częściowo już wypełnionymi automatycznie rubrykami wnioskodawcy. 10 z 19
Obrazek 11 UWAGA na Uniwersytecie Medycznym w Łodzi osobą uprawnioną przez Jego Magnificencję Rektora do zajmowania się wnioskami grantowymi i składania na nich podpisów jest Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą: prof. dr hab. Radzisław Kordek. Należy kliknąć w jeden z linków rubryki, np. Nazwisko, żeby móc ręcznie poprawić nazwisko Rektora. Na tej samej zasadzie, w razie potrzeby, można poprawić nazwisko Kierownika Katedry. Wynik: Obrazek 12 Na podobnej zasadzie należy wypełnić wszystkie pozostałe rubryki. W rubryce EMAIL można wpisać email do Rektora lub Prorektora, ale chyba najprościej będzie wpisać mój adres: piotr.a.kozlowski@umed.lodz.pl W ten sposób ewentualne maile z MNiSW trafią prosto do Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą. Dla OPI ważny jest Uniwersytet i Wydział, raczej nie zależy im, żeby na głównej stronie wniosku wpisywać katedry, zakłady itp. Wydział zwykle należy dopisać w systemie ręcznie (modyfikując automatycznie pojawiający się adres wraz z nazwą Zakładu czy Kliniki). Według informacji (niestety, często sprzecznych), uzyskanych od pracowników Departamentu Badań Naukowych, możliwe jest powtórne wydrukowanie jednej lub kilku stron (np. po poprawieniu ich) i dołączenie do stron wydrukowanych wcześniej (jako przykład można podać wymianę strony głównej, w wypadku uzyskania podpisu od innego Rektora na stronie ostatniej wniosku). Do wniosku należy jednak w tym wypadku dołączyć pismo, podpisane i ostemplowane przez kierownika projektu, z wyliczeniem 11 z 19
poprawek. Ten wymóg wynika z opatrzenia każdej strony wygenerowanej przez OPI oznaczeniem czasu jej wydruku. JAK STWORZYĆ KOSZTORYS I HARMONOGRAM? Harmonogram Harmonogram powinien być krótki i nieskomplikowany. Umieszczamy w nim zadania, które mają składać się na nasz projekt. Nie trzeba się zbytnio rozpisywać raczej podawać hasła, takie jak: synteza endomorfiny i jej analogów; badanie ekspresji ; przygotowanie biblioteki cdna; zebranie grupy 100 chorych na cukrzycę, pobranie krwi i ; i tak dalej. TERMINY: Obecnie wpisujemy już tylko czasy trwania poszczególnych zadań, nie wpisujemy kolejnych miesięcy ani okresów od-do. Ponieważ okresy wykonywania zadań mogą się pokrywać, ich suma nie musi równać się całemu okresowi trwania wniosku. 12 z 19
Kosztorys Suma kosztów z kosztorysu musi równać się kwocie podanej w harmonogramie. Wynagrodzenia z pochodnymi to suma pensji (z tytułu umowy-zlecenia, umów o dzieło, dla kierownika, wykonawców głównych i pomocniczych). Inne koszty czyli cała reszta, koszty odczynników, aparatury, zorganizowania konferencji itp. O ile ramach aparatury można dokonać zakupu sprzętu komputerowego czy drukarki, to ministerstwo zniechęca do kupna np. kserokopiarki, która nie jest uważana za sprzęt naukowy ale czysto biurowy.!!! UWAGA!!! Koszty pośrednie (forma podatku na rzecz uczelni) wynoszą 25% są liczone od wszystkich zakupów i wydatków (czyli od kosztów bezpośrednich). Koszty ogółem finansowane z innych źródeł dotyczą Państwa tylko wtedy, gdy faktycznie uzyskujecie finansowanie na projekt z innego źródła, np. z jakiejś fundacji. Zwykle w tym punkcie nie trzeba niczego wpisywać. Koszty ogółem (są one liczone automatycznie przez system OSF) stanowią sumę wszystkich kosztów łącznie z kosztami pośrednimi. Wykonawcy W projektach własnych funkcjonują wykonawcy główni i pomocniczy wykonawcy główni to ci, którzy podają swoje dane, załączają CV i podpisują się we wniosku pozostali funkcjonują jako liczby są wpisywani w rubrykę Liczba osób przewidzianych do udziału w realizacji projektu w zakładce B1 Informacje ogólne (w to pole wpisujemy: kierownika wniosku + liczbę wykonawców głównych + liczbę wykonawców dodatkowych). System automatycznie wylicza i podaje liczbę wykonawców głównych. W projektach promotorskich obecnie nie ma formalnie dodatkowych wykonawców głównych, tak jak w projektach własnych (jedynymi wykonawcami są: doktorant i promotor). Jeżeli istnieje potrzeba np. opłacenia statystyka, możliwe jest: a) zlecenie odpowiednich czynności zewnętrznej firmie (która wystawi fakturę; wydatek opisywany jest w rubryce Inne koszty ); b) zlecenie odpowiednich czynności osobie fizycznej, na umowę o dzieło lub zlecenie (może to być pracownik UMED, jak i osoba z zewnątrz). W takim wypadku jej wynagrodzenie zwiększa pulę w zakładce Wynagrodzenia, natomiast nie jest opisywane osobno w kosztorysie. (Wniosek promotorski jest skrótowy i brak w nim odpowiedniej rubryki). 13 z 19
FINALIZACJA I WYDRUK WNIOSKU Pod przyciskiem Wydruk kryją się trzy opcje: - Wzór wniosku tworzy plik PDF, zawierający pusty, niewypełniony szablon wniosku. Plik można zapisać i wydrukować. - Aktualny stan wniosku tworzy plik PDF, zawierający wniosek w obecnej postaci (wersja robocza, NIE SŁUŻY DO WYSŁANIA DO MINISTERSTWA). Elementy, których jeszcze brakuje są oznaczone znakami zapytania. Plik można zapisać i wydrukować. - Wersja do Ministerstwa tworzy plik PDF, który stanowi finalną postać wniosku. Plik można zapisać i wydrukować. Wydruki w wersji do Ministerstwa (przynajmniej 2 egz.) powinny zostać oddane do podpisu do Kwestora, a następnie do Działu Nauki celem podpisania przez Prorektora ds. Nauki. 1 egz. jest wysyłany przez Państwa do MNiSW, 1 egz. pozostaje dla Działu Nauki. Prosimy ponadto o nadesłanie ostatecznej wersji wygenerowanego w systemie OSF pliku PDF mailem na adres: piotr.a.kozlowski@umed.lodz.pl Wydrukowanie wniosku w wersji do Ministerstwa powoduje zablokowanie możliwości edycji wniosku. Jeżeli chcemy coś w nim poprawić należy wcisnąć przycisk ODBLOKUJ. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, po odblokowaniu i ewentualnym skorygowaniu wniosku, powinno się po raz kolejny wydrukować cały wniosek od początku, za pomocą opcji Drukuj w wersji do Ministerstwa. Co robić, jeżeli konieczne było dokonanie jakichś poprawek na wniosku, który już został podpisany np. przez promotora czy też wykonawców, którzy są obecnie nieosiągalni? Należy dokonać odpowiednich poprawek w wersji internetowej, wydrukować strony tylko z tymi poprawkami i podmienić je we wniosku, jednocześnie dołączając do wniosku pismo z podaniem przyczyn, miejsca i rodzaju poprawek (np. podmieniliśmy stronę nr 5, bo badacz już zdążył wyjechać po podpisaniu się pod oświadczeniem, a my w międzyczasie musieliśmy poprawić koszty własne w kosztorysie ). Instrukcja tworzenia plików.pdf z dokumentów wykonanych w Wordzie UWAGA większość rubryk w systemie OSF trzeba niestety wypełniać ręcznie. Do części opisowej (punkt D. Opis projektu) można na szczęście załączyć informacje w pliku PDF, dzięki czemu unikamy problemów z formatowaniem. (Edytor tekstu wbudowany w system umożliwia teoretycznie stworzenie całości części opisowej od podstaw on-line, można też przeklejać odpowiednie wpisy np. z Worda, ale ta metoda często zawodzi). Można albo: wypełnić całą część opisowa używając edytora on-line (wypełniając kolejne pod-sekcje: Cel, Znaczenie, Stan wiedzy, Metodyka, Efekt, Literatura); nie polecam tej metody, edytor w wersji on-line jest nieprzyjemny w obsłudze; albo: podstawić plik PDF, zawierający cały opis merytoryczny projektu. 14 z 19
Nie można: wypełnić w edytorze on-line tylko część rubryk (opisu merytorycznego), a część dołączyć w PDF-ie. Na podobnej zasadzie można dołączać w odrębnych plikach PDF informacje o wykonawcach (odrębny plik dla każdego wykonawcy). W jaki sposób należy przerobić pliki np. doc (pliki Worda) na format PDF, żeby móc dołączyć je do wniosku? 1. Wchodzimy na stronę http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp 2. Pobieramy stąd te dwa pliki: --> Free Download (Ver. 2.7; 1.54 MB) --> Free Converter (GPLGS8.15; 5.01 MB) 3. Na początku instalujemy drugi z nich (converter.exe), przy instalacji na chwilę pokaże się czarne okienko, potem zniknie. 4. Instalujemy właściwy program (CuteWriter.exe), po zainstalowaniu program zapewne otworzy automatycznie przeglądarkę internetową i wyświetli instrukcję obsługi. Jej kopia będzie się znajdować na dysku C w katalogu C:\Program Files\Acro Software\CutePDF Writer (plik readme.htm). 5. Od tej pory możemy używać CutePDF writer. 6. Otwieramy plik Worda, czy inny plik tekstowy, który chcemy przerobić na PDF i wybieramy opcję DRUKUJ z menu PLIK (nie klikamy w ikonę na pasku narzędzi). 7. Powinno ukazać się menu wyboru opcji drukowania - w części Drukarka wybieramy jako drukarkę CutePDF Writer. Po jej wyborze naciskamy OK. Zamiast wydruku, po chwili powinno pojawić się na ekranie okienko wyboru nazwy pliku i jego położenia docelowego. Wybieramy w którym miejscu i pod jaką nazwę chcemy zapisać nasz nowy plik PDF. 8. Koniec. P.S. Gdyby później, podczas normalnego drukowania na papierze, uparcie wyskakiwało okienko CutePDF, to należy z powrotem wybrać zwykłą drukarkę w menu Drukuj. Z reguły po zamknięciu wszystkich okienek Worda i odpaleniu go na nowo, powinien sam powrócić do drukowania na papierze. 15 z 19
ZŁOŻENIE WNIOSKU W DZIALE NAUKI Wydruki w wersji do Ministerstwa (przynajmniej 2 egz.) powinny zostać oddane do podpisu do Kwestora, a następnie do Działu Nauki celem podpisania przez Prorektora ds. Nauki. 1 egz. jest wysyłany przez Państwa do MNiSW, 1 egz. pozostaje dla Działu Nauki. Prosimy ponadto o nadesłanie ostatecznej wersji wygenerowanego w systemie OSF pliku PDF mailem na adres: piotr.a.kozlowski@umed.lodz.pl 16 z 19
UMOWY DO PROJEKTÓW BADAWCZYCH, CZYLI CO ROBIĆ, GDY DOSTAŁO SIĘ GRANT? Od 35 konkursu nie ma odrębnych formularzy umów, ściąganych ze strony MNiSW (lub z naszej strony). Po przyznaniu przez Ministerstwo pieniędzy, na Państwa koncie systemu OSF (https://osf.opi.org.pl/), na podstronie państwa wniosku, dostępny będzie formularz umowy, wstępnie wypełniony przez MNiSW. W JAKI SPOSÓB WYPEŁNIĆ UMOWĘ? (Ilustracje na następnej stronie). Należy wypełnić te pola, które możemy to MNiSW wypełnia pole z datami, nazwiskami swoich urzędników itp. Harmonogram zostaje przez program skopiowany z wniosku, przy czym nie ma już możliwości dodania lub usunięcia zadania, ani zmiany jego nazwy. Możliwa jest korekta przewidywanych kosztów poszczególnych zadań oraz czasu ich trwania ale suma przewidywanych kosztów zadań harmonogramu musi być zgodna z kwota ogółem przyznaną w decyzji Ministra. Podobnie w kosztorysie dopuszczalne są zmiany, ale Koszty ogółem finansowane ze środków na naukę (poz. 1+2) muszą być zgodne z sumą przyznaną przez Ministra. DLA PROJEKTU PROMOTORSKIEGO NALEŻY WPISAĆ PLANOWANĄ DATĘ ZAKOŃCZENIA REALIZACJI PROJEKTU - 5 ust. 1. Umowę należy wydrukować w 4 egzemplarzach, podpisuje ją kierownik wniosku, Kwestor, i Prorektor ds. Nauki. Umowę trzeba odebrać w Dziale Nauki i wysłać pocztą do MNiSW, a dopiero POTEM wysłać ją elektronicznie, ze strony systemu OSF. (Po wysłaniu elektronicznym nie można już w żaden sposób zmienić treści umowy!)!!! NALEŻY PAMIĘTAĆ O PODANIU W UMOWIE NAZWY WYDZIAŁU!!! Po jej podpisaniu w MNiSW do Łodzi odsyłane są 2 egzemplarze czasem do kierownika grantu, czasem do Działu Nauki. Ostatecznie jeden egzemplarz trafia do kierownika, jeden musi zostać przekazany do Działu Nauki, gdzie uzyskuje wewnętrzny numer rejestracyjny (typu 507-XX-YYYY). Tym ostatnim numerem należy posługiwać we wszelkich pismach, rachunkach i podaniach wewnątrz Uniwersytetu Medycznego. RAPORTY ROCZNE I KOŃCOWE Raport roczny składa się w terminie do dnia 31 marca następnego roku, nie wcześniej jednak niż po upływie 8 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu badawczego określonego w umowie. (Okres 8 miesięcy liczymy wstecz od 31 grudnia więc jeżeli umowa została podpisana jeszcze w kwietniu danego roku wymaga złożenia raportu w roku następnym, natomiast umowa podpisana po 30 kwietnia danego roku nie wymaga raportu). Raport końcowy składa się w terminie 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu badawczego czyli od daty wpisanej w umowie. Obydwa rodzaje raportów należy złożyć do MNiSW w 2 egzemplarzach papierowych. Nie ma potrzeby wysyłać egzemplarzy prac doktorskich (w projektach promotorskich) wystarczą recenzje (NIEZBĘDNE!) i ewentualnie streszczenie pracy. Zaświadczenie o obronie pracy doktorskiej również nie jest wymagane. UWAGA! Niedopełnienie obowiązku złożenia w terminie raportu (i recenzji pracy w projektach promotorskich) skutkuje obecnie koniecznością natychmiastowego zwrotu dofinansowania! Formularz raportu: http://www.nauka.gov.pl/mn/redir.jsp?place=gallerystats&id=38026 17 z 19
JAK WYPEŁNIĆ UMOWĘ PRZYKŁADY Z OBRAZKAMI Konieczne jest również dopisanie jako drugiej osoby po Rektorze mgr Małgorzaty Ochman, Kwestora. 18 z 19
WYDAWANIE PIENIĘDZY ZAMÓWIENIA Najprzyjemniejsza część projektu! Teoretycznie. Aby dokonać zakupu aparatury, należy złożyć zamówienie do Biura Obsługi Zamówień Publicznych (tel. 042 639-39-29, 042 633-15-68). Standardowe terminy, w jakich zbierane są zamówienia: 1. do 30 stycznia 2. do 30 marca 3. do 30 maja 4. do 30 lipca 5. do 30 września Możliwe jest niekiedy skuteczne złożenie i realizacja zamówienia po upływie tych terminów, ale nie zawsze należy dopytać się indywidualnie w Biurze Obsługi Zamówień Publicznych (tel. 42 639-39-59, 42 639-39-29). Rzeczy o mniejszym kalibrze (np. odczynniki, probówki) zamawia się w tej części Biura, która zajmuje się drobnymi zakupami (tel. 42 633-15-68, 042 639-39-59). Zamówienia przyjmowane są na bieżąco, ale powinno się złożyć je najpóźniej do końca listopada danego roku, ze względu na konieczność zamknięcia danego roku budżetowego Uczelni, rozliczenia faktur itp. Nie wymaga się specjalnych druków wystarczy zwykłe pismo do Biura, wskazujące co ma zostać zakupione i koniecznie podające numer pod jakim grant został zarejestrowany (o postaci 507-XX-XXX). Po zakupach wszelkie faktury są oddawane do Kwestury. Od 34 konkursu dopuszczalny jest zakup dodatkowego sprzętu poza tym, który jest wymieniony we wniosku pod warunkiem uzyskania zgody Prorektora. WYDAWANIE PIENIĘDZY WYPŁATY Druki umów są dostępne tutaj: http://www.umed.lodz.pl/pl/index1.php?dir=nauka&mn=druki_umowy Dokument Skany w całości - czyste zawiera wzory umów o wypłatę gotowe do wydrukowania i wypełnienia (nie ma jeszcze niestety możliwości wypełnienia ich na komputerze). Skany w całości - samouczek zawierają te same wzory, ale z dopiskami, wskazującymi jak należy je wypełnić i które z nich wykorzystać, w zależności od sytuacji. Co do zasady pracownicy zatrudnieni w Uczelni wypełniają umowę zlecenia lub o dzieło (ta druga jest korzystniejsza finansowo koszty uzyskania przychodu wynoszą zawsze 50%). Druki ZUS są wymagane tylko dla osób niezatrudnionych w Uczelni, mających umowę zlecenie. Należy pamiętać, że umowa zlecenia musi być złożona do Kwestury w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy (ze względu na konieczność powiadomienia ZUS-u). AUTOR: Piotr Kozłowski Sekcja Nauki - Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą Uniwersytetu Medycznego w Łodzi (42) 273-34-49 piotr.a.kozlowski@umed.lodz.pl 19 z 19