REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W OPOLU 45 052 OPOLE ul. Oleska 19a Tel. centr. 453-86 - 36, 37 Tel/Fax 453-73 - 68 E-mail: rio@rio.opole.pl Opole, 19 lipca 2005 r. ZK-401 9/05 Pani Anna Jagusiak Wójt Gminy Lubrza W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu, działając na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 18 marca 2005 r. do 25 maja 2005 r. w tamtejszym Urzędzie kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy za 2004 rok oraz wybranych zagadnień gospodarki finansowej za 2003 r. Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentacyjną, obejmując nią wybrane losowo operacje finansowo-gospodarcze, dowody źródłowe oraz ewidencję księgową. W oparciu o dokumentację udostępnioną inspektorom kontroli stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości w działalności gminy będące głównie konsekwencją nieprzestrzegania przepisów prawa. Kontrola wykazała ponowne wystąpienie nieprawidłowości stwierdzonych podczas poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy polegających na braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co w świetle informacji o wykonaniu wniosków pokontrolnych z dnia 9 stycznia 2002 r. nie powinno mieć miejsca. Na uwagę zasługuje fakt, że niektóre nieprawidłowości stwierdzone przez kontrolujących zostały w trakcie kontroli usunięte, a dotyczyło to między innymi: zaprowadzenia prawidłowej ewidencji do konta 101 kasa,
2 dokonania korekty sprawozdań Rb-27 S z wykonania planu dochodów j.s.t i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 w zakresie skutków udzielonych zwolnień i ulg podatkowych, dokonania korekty w zakresie błędnie ustalonej opłaty za zajęcie pasa drogowego. Ustalenia kontroli opisano w protokole kontroli doręczonym Pani w dniu 9 czerwca 2005r. I. Ustalenia kontroli W trakcie kontroli stwierdzono m. in. następujące nieprawidłowości: Urząd Gminy 1. Nieprzeprowadzenie w 2004 roku kontroli finansowej 5% wydatków Urzędu Gminy, (protokół kontroli str. 7-8). Odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy 2. Przekazywanie zarządzeń Wójta Gminy w sprawie zmian budżetu gminy do organu nadzoru z naruszeniem ustawowego terminu, (protokół kontroli str. 29-30). Odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy i Wójt Gminy. 3. Nieprzestrzeganie przepisów z zakresu rachunkowości polegające m.in. na nieprawidłowym ujęciu w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji środków pieniężnych oraz nieterminowym przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych, (protokół kontroli str. 12 13, 26, 103-104). Odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy i Wójt Gminy. 4. Niezweryfikowanie deklaracji na podatek od środków transportowych za 2004 rok, co skutkowało pobraniem podatku w zawyżonej wysokości o kwotę 422,24 zł, (protokół kontroli str. 41-42). Odpowiedzialność ponosi inspektor referatu finansowego. 5. Niepodjęcie czynności zmierzających do ustalenia i pobrania jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, (protokół kontroli str. 60-61). Odpowiedzialność ponosi inspektor ds. inwestycji oraz Wójt Gminy.
3 6. Zawieranie umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych bez wymaganej przepisami prawa kontrasygnaty Skarbnika Gminy, (protokół kontroli str. 76-78). Odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy i Sekretarz Gminy. Nieprawidłowości w tym zakresie wystąpiły ponownie pomimo stwierdzenia Wójta Gminy w informacji z dnia 9 stycznia 2002r. nr 095/2/01/02, że pisemnie poinformowano pracowników urzędu o obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika Gminy każdej umowy rodzącej skutki finansowe, co świadczy, iż działania Wójta Gminy celem wyeliminowania nieprawidłowości okazały się nieskuteczne. 7. Niewłaściwe rozliczenie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza jego granicami polegające na zaniżeniu kwoty diety, bądź na nienależnym naliczeniu ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, (protokół kontroli str. 78 80). Odpowiedzialność ponosi inspektor referatu finansowego, Wójt Gminy, Skarbnik Gminy i Sekretarz Gminy. 8. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych polegające na udzieleniu zamówienia wykonawcy, który powinien zostać wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z powodu niezłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, (protokół kontroli str. 88-91) Odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy i członkowie komisji przetargowej. Wymieniona nieprawidłowość może wypełniać znamiona czynu, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 114). Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy 1. Ustalenie cennika usług dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej przez Zarząd Gminy lub Wójta Gminy z naruszeniem kompetencji Rady Gminy, (protokół kontroli str. 121-122). Odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy. 2. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości polegające m.in. na:
4 niesporządzaniu zbiorczych dowodów księgowych przy dokonywaniu łącznych zapisów (protokół kontroli str. 124), dokonywaniu zapisów operacji gospodarczych bez określenia ich treści w ewidencji księgowej (protokół kontroli str. 124), niewłaściwym prowadzeniu zestawieniu obrotów i sald, i kont księgi głównej (protokół kontroli str. 128-129) Odpowiedzialność ponosi Główna Księgowa, Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy. 3. Nieterminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy od wypłaconych wynagrodzeń pracownikom zakładu, co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (protokół kontroli str. 130-133). Odpowiedzialność ponoszą Główna Księgowa, były Dyrektor oraz p.o. Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy. 4. Nieterminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań wobec wykonawców skutkujące zapłaceniem w latach 2003 2004 przez Zakład odsetek w łącznej kwocie 775,44zł. (protokół kontroli str. 133 134). Odpowiedzialność ponoszą Główna Księgowa, były Dyrektor oraz p.o. Dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy. I I. W n i o s k i p o k o n t r o l n e W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia prowadzenia zagadnień objętych kontrolą, Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnosi o pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o podjęcie skutecznych działań w celu wyeliminowania powstałych nieprawidłowości, a w szczególności o realizację następujących wniosków: 1. Przeprowadzić w roku bieżącym, a następnie w każdym roku budżetowym kontrolę co najmniej 5% wydatków Urzędzie Gminy, stosownie do wymogów określonych w art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz. 148 z późn.zm.).
5 2. Podjąć działania mające na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących inwentaryzacji. Inwentaryzację składników majątkowych gminy przeprowadzać zgodnie z przepisami i na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 894 z późn. zm.), 3. Przestrzegać obowiązku przedkładania uchwał organów gminy w sprawie zmian budżetu właściwemu organowi nadzoru w terminie określonym w art. 90 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). 4. Rozliczyć nadpłatę w kwocie 422,24 zł powstałą na koncie podatnika z tytułu pobranego w niewłaściwej wysokości podatku od środków transportowych za 2004r. 5. Podjąć czynności zmierzające do ustalenia i pobrania jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, w związku z dokonanymi w obrębie wsi Trzebina transakcjami kupna sprzedaży działek nr 550, 523/1, 523/2, 479/1 i 773, objętych miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, uchwalonym przez Radę Gminy w Lubrzy uchwałą nr XII/107/04 z dnia 22 kwietnia 2004r. 6. Zaprzestać powtarzającej się praktyki zawierania umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych bez dokonania kontrasygnaty Skarbnika Gminy tj. z naruszeniem przepisów art. 46 ust. 3 ustawy dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) poprzez wdrożenie skutecznych rozwiązań organizacyjnych w zakresie obiegu dokumentów. Wyciągnąć konsekwencje służbowe w stosunku do osób nierespektujących zaleceń Wójta w tym zakresie. 7. Wypłacić pracownikom kwotę 61,50 zł wynikającą z zaniżenia bądź niewypłacenia należnej diety z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju i na obszarze kraju oraz spowodować zwrot kwoty w wysokości 25,20 zł z tytułu nienależnie pobranego ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Koszty podróży służbowych pracowników naliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz.1990 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
6 samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz.1991 z późn.zm). 8. Podjąć skuteczne działania celem wyeliminowania nieprawidłowości związanych z udzielaniem zamówień publicznych. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzić z należytą starannością, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 119, poz. 177). Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy 1. Ustalić cennik usług Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubrzy z zachowaniem przepisów wynikających z art. 4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz.U. z 1997 r. nr 9, poz. 43 z późn. zm.). 2. Podjąć działania mające na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących rachunkowości. Ewidencję księgową prowadzić zgodnie z. ustawą z dnia 26 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 894 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752). 3. Przestrzegać obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, stosownie do przepisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.). 4. Podjąć skuteczne działania zapewniające terminową regulację zaciągniętych zobowiązań pieniężnych z tytułu wykonanych robót, dostaw i usług, celem niedopuszczenia do powstawania zaległości skutkujących naliczaniem odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 cyt. ustawy o finansach publicznych. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, oczekuję w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o wykonaniu wniosków pokontrolnych w nim zawartych lub przyczynach ich niewykonania.
7 Poinformowanie Izby niezgodnie z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych w myśl art. 27 ww. ustawy stanowi wykroczenie. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo wniesienia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Gminy Zastępca Prezesa /---/ Franciszek Firmuga