Polityka prywatności dla klientów firmy Maritime Safety & Security Sp. z o.o. Sp. k. I. Dane Administratora Danych Osobowych Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Maritime Safety & Security Sp. z o.o. Sp. k. (dalej MS&S), z siedzibą przy ul. Dębogórskiej 22 w Szczecinie. Kontakt z Maritime Safety & Security w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: odo@maritime-security.eu II. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, MS&S przetwarza Państwa dane osobowe w celach rekrutacyjnych, marketingowych oraz celem współpracy z dostawcami i odbiorcami usług/towarów. W celu rekrutacji nowego pracownika przetwarzamy takie dane osobowe, jak: Imię Nazwisko Numer telefonu stacjonarnego i komórkowego Adres e-mail Adres zamieszkania lub pobytu Adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania Data urodzenia Znajomość języków obcych Zawód Wykształcenie Doświadczenie zawodowe i umiejętności Zainteresowania Historia zatrudnienia Inne dane, jeśli podane np. płeć W niektórych przypadkach (rekrutacja do ochrony statków, tłumaczenia elektroniczne) przetwarzamy dane wrażliwe takie jak stan zdrowia (dokumenty ENG1, DMC- Danish Medical Certificate, dane odn. Szczepień itp.) oraz informacje o obecności osoby/kandydata w KARTOTEKACH KARNYCH Krajowego Rejestru Karnego 1/6
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art.. 6 ust. 1 lit b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli zdecydujesz się podać również inne dane w formularzu aplikacyjnym, CV, bądź w liście motywacyjnym, uznajemy, że wyraziłeś zgodę na przetwarzanie również tych danych wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody; W celu współpracy z dostawcami i odbiorcami usług/towarów przetwarzamy takie dane osobowe, jak: Adres e-mail Numer zlecenia Imię Nazwisko Nazwa i adres firmy świadczącej usługi Data urodzenia Pesel Adres korespondencyjny Adres zameldowania Telefon kontaktowy Rozmiary odzieży roboczej Pozostałe informacje wymagane zgodnie z formularzami firm świadczących usługi Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy. Zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: imię i nazwisko, firma, adres zamieszkania lub adres siedziby, numer NIP, numer zlecenia, szkolenia, jego nazwa 2/6
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru kandydatów do pracy, byłych pracowników, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: imię, Nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłoszą Państwo np. sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w konkretnych celach, musimy wiedzieć, z kim nie nawiązywać kontaktu. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO); III. Prawo wycofania zgody 1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć wedle własnego uznania. 2. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy : wysłać maila bezpośrednio do MS&S na adres odo@maritime-security.eu lub odwiedzić nas w biurze na ul. Dębogórskiej 22/p.113 w Szczecinie Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania. IV. Wymóg podania danych osobowych 1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie aplikowania do pracy / dokonania zgłoszenia na szkolenie w MS&S/przygotowania danych dla lekarza/psychologa lub przekazania do tłumaczenia. 3/6
2. Aby aplikować na jakiekolwiek stanowisko, konieczne jest podanie danych kontaktowych (telefon, adres, e- mail) oraz Imienia i Nazwiska bez tego nie jesteśmy w stanie rozpocząć procesu rekrutacji. V. Odbiorcy danych osobowych Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe następującym kategoriom odbiorców: - podmioty medyczne (stale współpracujący lekarz, psycholog), - podmioty kurierskie i przewozowe, (głównie Poczta Polska) - podmioty świadczące usługi informatyczne, (dostawcy usług dostępu do internetu, konsedrwacja sprzętu IT) - podmioty współpracujące stale z MS&S przy usługach szkoleniowych (ratownicy medyczni, strażacy, wykładowcy, instruktorzy strzelectwa, ) - biuro kadrowo-księgowe (obecnie, od kilku lat jest to firma Fin-Kadr) Dodatkowo Urząd Morski w Szczecinie (aplikacja PHICS do rejestracji szkoleń i w celu wydania certyfikatów UM) Firma zależna Safety&Security Sp. z o.o. (głównie tłumaczenia dokumentów) Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej. VI. Okres przetwarzania danych osobowych 1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Twoje dane osobowe są przetwarzane tylko przez określony czas. Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone. 2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Państwa danych osobowych niż ich przechowywanie (np. zakończona rekrutacja i brak nowych rekrutacji) do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy poprzez pseudonimizację. Pseudonimizacja polega na takim zaszyfrowaniu danych osobowych, czy też zbioru danych osobowych, że bez dodatkowego klucza nie da się ich odczytać, a zatem takie informacje stają się całkowicie bezużyteczne dla osoby nieuprawnionej. 4/6
3. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres przez okres 2 lat- w odniesieniu do danych osobowych w postaci aplikacji do pracy w MS&S przez okres 5 lat w odniesieniu do szkoleń, wydawanych certyfikatów, dyplomów itp. przez okres 5 lat w odniesieniu do danych osobowych w postaci faktur (w tym imiennych), rachunków i danych przekazywanych do księgowości. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. VII. Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych 1. Informujemy, że posiadasz prawo do: dostępu do Państwa danych osobowych; sprostowania Państwa danych osobowych; Prawo wycofania zgody - jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili możesz tę zgodę wycofać. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem. usunięcia Państwa danych osobowych; ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych; sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych- w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych Musisz jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ponadto w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu. przenoszenia Państwa danych osobowych. 2. Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu. 3. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Panu/Pani ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna. 4. Swoje uprawnienia możesz zrealizować poprzez: wysłanie maila na adres odo@maritime-security.eu lub listownie na adres siedziby frmy MS&S podany powyżej z dopiskiem Dane osobowe VIII. Prawo do wniesienia skargi Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 5/6
IX. Postanowienia końcowe 1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. 2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności poinformujemy Państwa poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie www.maritime-security.eu, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać także odrębne powiadomienie na wskazany przez Państwa adres e-mail. Cookies MS&S na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. Facebooka, Google a). Nasza polityka cookies ma następujące brzmienie: Czym są pliki cookie? Przez pliki cookies (czyli tzw. ciasteczka ) należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniach końcowych użytkowników i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych. Pliki te co do zasady zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Do czego używamy plików cookies? Pliki cookies mogą być przez nas używane m.in. w celu: dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji użytkownika (np. język) oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Używane są również w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich funkcjonalności. Używając ciasteczek w wyżej opisany sposób nigdy nie identyfikujemy tożsamości użytkowników na podstawie informacji przechowywanych w ciasteczkach. Jak długo przechowywane są dane w ciasteczkach? Stosowane są dwa rodzaje plików cookies: sesyjne (session cookies) oraz stałe (persistent cookies). Pierwsze z nich są plikami tymczasowymi, które pozostają na urządzeniu użytkownika, aż do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). Stałe pliki pozostają na urządzeniu użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika. Pliki cookies wykorzystywane przez partnerów operatora strony www, podlegają ich własnej polityce prywatności. Czy mogę zrezygnować z akceptowania cookies? Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza umieszczanie plików cookies na urządzeniu końcowym. Ustawienia te mogą zostać zmienione tak, aby ciasteczka były blokowane w całości lub w jakiejś części. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Należy jednak pamiętać, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie www.niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 24.05.2018 roku 6/6