Nabór na stanowisko specjalisty ds. ICT kierownika projektów (pracownik kontraktowy, grupa funkcyjna FG IV) w Europejskim Urzędzie Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) NR REF.: EASO/2019/CA/005 Publikacja Nazwa stanowiska Zewnętrzna Specjalisty ds. ICT kierownik projektów 1. KIM JESTEŚMY Celem Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej EASO ) utworzonego na mocy rozporządzenia 439/2010 1 jest zacieśnianie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE) w dziedzinie azylu, usprawnianie procesu wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego (WESA) oraz zapewnianie wsparcia na rzecz państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania są poddawane szczególnej presji. W szczególności EASO dąży do realizacji trzech głównych zadań: 1. Wspierania praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, głównie poprzez organizowanie szkoleń, podejmowanie wysokiej jakości działań, przekazywanie informacji o krajach pochodzenia, danych statystycznych i analiz, zapewnianie dostępu do sieci wyspecjalizowanych ekspertów, prowadzenie warsztatów w zakresie praktycznej współpracy, udzielanie wsparcia merytorycznego małoletnim bez opieki, a także wsparcia merytorycznego w kwestiach związanych z handlem ludźmi i płcią społeczno-kulturową; 2. Wspierania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją poprzez udzielanie im wsparcia w sytuacjach nadzwyczajnych, uwzględniając oddelegowanie zespołów wsparcia ds. azylu, aby wesprzeć państwa członkowskie UE w zarządzaniu wnioskami o udzielenie azylu oraz w tworzeniu odpowiednich elementów infrastruktury przyjmowania; 3. Wnoszenia wkładu we wdrażanie WESA poprzez gromadzenie i wymianę informacji na temat najlepszych praktyk, sporządzanie sprawozdania rocznego dotyczącego aktualnej sytuacji w dziedzinie azylu w UE obejmującego całą procedurę azylową w państwach członkowskich UE oraz przyjmowanie dokumentów technicznych dotyczących postępów we wdrażaniu nowego dorobku w zakresie prawa azylowego UE. Siedziba EASO mieści się w Wielkim Porcie w Valletcie (Malta). 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. (Dz.U. L 132 z 25.5.2010, s. 11). 1
2. PROPONOWANE STANOWISKO Ogólnym zadaniem kierownika projektów jest zapewnienie zarządzania projektami w aspektach informatycznych EASO w sektorze projektów i zamówień Działu ICT. Specjalista ds. ICT będzie odpowiedzialny za wspieranie sektora projektów i zamówień w zapewnieniu skutecznej realizacji projektów, których zasięg obejmuje całą organizację, oraz za opracowywanie harmonogramu prac w obszarze IT przy wykorzystaniu odpowiednich kanałów. Ponieważ celem niniejszego ogłoszenia o naborze jest uzupełnienie istniejącej luki między działem IT a użytkownikami i zainteresowanymi stronami w ramach EASO, od kierownika projektów oczekuje się wywiązywania się z powierzonych mu obowiązków z najwyższym profesjonalizmem oraz dbałością o użytkowników i szczegóły. Zakres zadań specjalisty powinien obejmować wszystkie podmioty i zainteresowane strony w ramach EASO. W ramach codziennych czynności osoba ta będzie podlegać kierownikowi sektora projektów i zamówień w Dziale ICT i będzie pracować pod jego bezpośrednim nadzorem. Kierownik projektów będzie odpowiedzialny za: 1. Zapewnianie wsparcia organizacyjnego przy planowaniu i realizacji działań projektowych związanych z ICT; 2. Samodzielne zarządzanie projektami informatycznymi przez pełny cykl trwania projektu, od ich rozpoczęcia do zakończenia; 3. Przeprowadzanie oceny problemów oraz gromadzenie wymogów poprzez analizę sytuacji biznesowej w celu określenia rezultatów, jakie projekt ma przynieść zainteresowanym stronom EASO; 4. Zarządzanie codzienną realizacją projektów w ujęciu operacyjnym i strategicznym, tak aby zapewnić ich zgodność z budżetem, harmonogramem i zakresem oraz aby zapewnić zgodność z zasadami i standardami EASO wszystkich działań związanych z projektami; 5. Ocena zadań przekazywanych przez zewnętrznych wykonawców; 6. Rozumienie, ocena i zarządzanie w zakresie zagrożeń i kwestii związanych z projektem; 7. Sporządzanie i prowadzenie testów odbiorczych z użytkownikami; 8. Przygotowywanie prezentacji, opracowywanie danych statystycznych oraz sporządzanie sprawozdań okresowych poświęconych bieżącym projektom; 9. Pełnienie funkcji spoiwa między świadczeniem usług ICT a zarządzaniem cyklem życia aplikacji ICT w celu zapewnienia większej efektywności pod względem terminowości świadczenia usług; 10. Wspieranie i wdrażanie kluczowych wskaźników efektywności w zakresie kontroli jakości; 11. Prowadzenie szkoleń w zakresie zarządzania projektami dla wewnętrznych i zewnętrznych zainteresowanych stron oraz udział w usprawnianiu procesów i standardów EASO dotyczących zarządzania projektami; 12. Wykonywanie wszelkich innych zadań zleconych przez kierownika działu. 2
3. POSZUKIWANY PRACOWNIK A) Kryteria kwalifikowalności Kandydaci zakwalifikują się do fazy selekcji, jeżeli w terminie składania zgłoszeń spełniają następujące kryteria formalne: 1. Mają wykształcenie na poziomie odpowiadającym ukończonym studiom uniwersyteckim trwającym co najmniej trzy lata potwierdzone dyplomem 2 ; 2. Są obywatelami jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej lub Norwegii; 3. Mają pełnię praw obywatelskich; 4. Dopełnili wszelkich obowiązków wynikających z przepisów dotyczących odbywania służby wojskowej; 5. Biegle władają jednym z języków urzędowych UE i posługują się innym językiem urzędowym UE w stopniu wymaganym do wywiązywania się z obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem; 6. Mają cechy charakteru niezbędne do skutecznego wywiązywania się z obowiązków przewidzianych dla tego stanowiska 3 ; 7. Ich stan fizyczny umożliwia im skuteczne wykonywanie obowiązków przewidzianych dla tego stanowiska 4. B) Kryteria wyboru Jeżeli kandydaci spełnią kryteria kwalifikacyjne określone w sekcji A) Kryteria kwalifikacyjne, zostaną poddani ocenie w oparciu o poniższe kryteria wyboru. Kandydaci uznani za najodpowiedniejszych po przeprowadzeniu oceny w oparciu o kryteria wyboru zostaną zaproszeni na rozmowę. Kryteria podstawowe 1. Co najmniej trzyletnie udokumentowane doświadczenie zawodowe w zarządzaniu projektami przez pełny cykl trwania projektu; 2. Co najmniej trzyletnie udokumentowane doświadczenie zawodowe w opracowywaniu wymogów na potrzeby specyfikacji w ramach analizy działalności gospodarczej; 2 Przyjmowane będą wyłącznie dyplomy wydane przez organy państw członkowskich UE oraz dyplomy uznane za równoważne przez odpowiednie organy państw członkowskich UE. Jeżeli główna część studiów odbywała się poza Unią Europejską, kwalifikacje kandydata muszą zostać uznane przez organ ustanowiony specjalnie w tym celu przez jedno z państw członkowskich Unii Europejskiej (np. krajowe ministerstwo edukacji), a w przypadku otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną należy przedstawić dokument potwierdzający posiadanie stosownych kwalifikacji. Dzięki temu komisja rekrutacyjna będzie mogła odpowiednio ocenić poziom kwalifikacji. 3 Przed zatrudnieniem kandydat, który pomyślnie przeszedł procedurę rekrutacyjną, zostanie poproszony o przedstawienie zaświadczenia o niekaralności. 4 Przed powołaniem kandydat, który pomyślnie przeszedł procedurę rekrutacyjną, zostanie poddany badaniom lekarskim przeprowadzanym przez jednego z lekarzy urzędowych instytucji, aby EASO mógł stwierdzić, że kandydat spełnia wymagania przewidziane w art. 28 lit. e) regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej. 3
3. Doświadczenie w zarządzaniu zleconymi na zewnątrz projektami informatycznymi, najlepiej w kontekście międzynarodowym; 4. Doświadczenie w przeprowadzaniu analizy systemów oraz w prowadzeniu współpracy w zakresie opracowywania rozwiązań zapewniających możliwość integrowania różnych technologii. Dodatkowe atuty 1. Doświadczenie w pracy w agencji UE lub w organizacji międzynarodowej; 2. Posiadanie certyfikatu w dziedzinie zarządzania projektami; 3. Doświadczenie w pracy z Microsoft Project Server lub pakietem aplikacji Atlassian; 4. Dobra znajomość metod opracowywania kodów i odpowiednia wiedza w tym zakresie; 5. Doświadczenie w zakresie utrzymywania i tworzenia aplikacji MS SharePoint /.NET; 6. Doświadczenie zawodowe na stanowiskach zapewnienia jakości, potwierdzone fachową wiedzą w dziedzinie standardów i procesów testowania w ramach zapewnienia jakości. Ocena w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej Kandydaci zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną mogą zostać również ocenieni w jej trakcie w oparciu o następujące kryteria: 1. Umiejętność pracy pod presją i dotrzymywania terminów w odniesieniu do kilku zadań jednocześnie; 2. Dobre umiejętności komunikacyjne i dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne; 3. Nastawienie w silnym stopniu zorientowane na służbę oraz elastyczność; 4. Znajomość misji i struktury organizacyjnej EASO. Niezbędna jest biegła znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie, a także umiejętność korzystania z elektronicznego sprzętu biurowego i aplikacji (edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, komunikacji elektronicznej, internetu itp.). Powyższe umiejętności i cechy kandydatów zostaną również poddane ocenie na podstawie pisemnego testu. 4. WYBÓR I POWOŁANIE Rozporządzenie stanowiące podstawę prawną dla działalności EASO zostało przyjęte w maju 2010 r. (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 132 z 29.5.2010). 4
Kwalifikowalność kandydatów zostanie oceniona przez komisję rekrutacyjną stosownie do stopnia, w jakim spełniali oni wszystkie kryteria kwalifikacyjne w dniu, w którym upłynął termin przyjmowania zgłoszeń. Zgłoszenia kwalifikujących się kandydatów zostaną również ocenione pod kątem zgodności z kryteriami wyboru. Po przeprowadzeniu tej oceny kandydaci, którzy uzyskali najlepsze wyniki, mogą zostać zaproszeni do przystąpienia do testu kompetencji oraz do wzięcia udziału w rozmowie, która zostanie przeprowadzona w języku angielskim. Rozmowa będzie obejmowała następujące elementy: Ocenę ogólnej biegłości językowej i umiejętności językowych służącą ustaleniu, czy dany kandydat włada danym językiem w stopniu niezbędnym do skutecznego wywiązywania się z obowiązków spoczywających na nim zgodnie z art. 12 ust. 2 lit. e) warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (CEOS); Ocenę określonych kompetencji wyszczególnionych w profilach kandydatów zgodnie z kryteriami wyboru określonymi w niniejszym ogłoszeniu o naborze. Kandydaci zaproszeni na rozmowę będą zobowiązani do przyniesienia ze sobą kopii następujących dokumentów: Dokumentu potwierdzającego ich obywatelstwo (np. paszportu); Świadectw potwierdzających posiadanie wymaganego wykształcenia oraz odpowiednich kwalifikacji zawodowych, w szczególności tych uprawniających do zajmowania przedmiotowego stanowiska; Dowodów w postaci dokumentów potwierdzających zdobycie doświadczenia zawodowego po dniu uzyskania przez kandydata kwalifikacji uprawniających go do zajmowania przedmiotowego stanowiska, w których wyraźnie określono początkową i końcową datę zatrudnienia, niezależnie od tego, czy kandydat pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też nie, a także charakter pełnionych przez niego obowiązków. Komisja rekrutacyjna przedstawi organowi powołującemu wykaz kandydatów, którzy pomyślnie przeszli procedurę rekrutacyjną; organ powołujący powoła następnie jednego z tych kandydatów i stworzy listę rezerwową kandydatów na przedmiotowe stanowisko. Kandydaci powinni pamiętać o tym, że fakt wpisania ich na listę rezerwową nie stanowi gwarancji zatrudnienia. Decyzja o zatrudnieniu danego kandydata zostanie podjęta w oparciu o dostępność odpowiednich stanowisk i stan budżetu. Lista rezerwowa kandydatów na przedmiotowe stanowisko będzie ważna do dnia 31 grudnia 2019 r., a termin jej ważności może zostać przedłużony wedle uznania organu powołującego. Przed podpisaniem umowy kandydat, który pomyślnie przeszedł procedurę rekrutacyjną, zostanie poddany badaniom lekarskim przeprowadzanym przez jednego z lekarzy urzędowych instytucji, aby EASO mogło upewnić się, że kandydat spełnia wymagania przewidziane w art. 28 lit. e) regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich. 5
5. RÓWNE SZANSE EASO stosuje politykę równych szans i przyjmuje zgłoszenia kandydatów niezależnie od ich płci, rasy, koloru skóry, pochodzenia etnicznego lub społecznego, cech genetycznych, języka, wyznania, poglądów politycznych i innych, przynależności do mniejszości narodowej, majątku, urodzenia, niepełnosprawności, wieku lub orientacji seksualnej. 6. WARUNKI ZATRUDNIENIA Pracownik kontraktowy zostanie powołany przez dyrektora wykonawczego na podstawie rekomendacji komisji rekrutacyjnej zgodnie z procedurą naboru. Pracownik zostanie zatrudniony jako pracownik kontraktowy zgodnie z art. 3a warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich na okres 3 lat, a umowa może zostać przedłużona. Przedmiotowe stanowisko pracownika kontraktowego zostanie przypisane do grupy funkcyjnej FG IV. Wybrani kandydaci, którzy pomyślnie przeszli procedurę rekrutacyjną, będą musieli przejść okres próbny trwający dziewięć miesięcy. Wynagrodzenie pracownika kontraktowego należącego do grupy funkcyjnej FG IV (grupa zaszeregowania 13, stopień 1) obejmuje wynagrodzenie podstawowe w wysokości 3 462,02 EUR ważone współczynnikiem korygującym (którego obecna wysokość dla Malty wynosi 90,2%), powiększone w odpowiednich przypadkach o różnego rodzaju dodatki, na przykład dodatek zagraniczny i dodatki rodzinne. Od wynagrodzenia członków personelu pobiera się u źródła podatek Unii Europejskiej. Członkowie personelu są zwolnieni z krajowych podatków od wynagrodzenia i są objęci systemem ubezpieczeń społecznych UE oraz systemem emerytalno-rentowym UE. Dodatkowe informacje na temat warunków pracy pracowników kontraktowych można uzyskać, zapoznając się z treścią warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=consleg:1962r0031:20140101:pl:pdf Miejscem zatrudnienia jest Wielki Port w Valletcie (Malta). 7. PROCEDURA ZGŁASZANIA KANDYDATUR Aby zgłoszenia mogły zostać uznane za ważne, kandydaci muszą: dokonać zgłoszenia na formularzu urzędowym dostępnym na stronie internetowej EASO. Formularz zgłoszenia należy sporządzić w języku angielskim i należy w całości wypełnić wszystkie jego części; przesłać formularz zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres: applications@easo.europa.eu przed upływem wyznaczonego terminu. wskazać numer referencyjny niniejszego ogłoszenia o naborze oraz podać nazwisko kandydata w tytule wiadomości e-mail. 6
Niekompletne zgłoszenia zostaną odrzucone i będą traktowane jako niekwalifikowalne. Jeżeli kandydat wykorzysta to samo zgłoszenie do ubiegania się o więcej niż jedno stanowisko, takie zgłoszenie również zostanie odrzucone. Należy pamiętać, że procedura rekrutacyjna może trwać kilka miesięcy. Kandydaci, którzy zostaną zatrudnieni na przedmiotowym stanowisku, będą zobowiązani do przedłożenia oryginałów swoich dyplomów i świadectw potwierdzających ich doświadczenie zawodowe lub odpisów tych dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem. Aby usprawnić przebieg procedury rekrutacyjnej, wszelka przekazywana kandydatom korespondencja dotycząca przedmiotowego stanowiska zostanie sporządzona w języku angielskim. Kandydaci nie mogą pod żadnym pozorem, bezpośrednio ani pośrednio, kontaktować się z komisją rekrutacyjną w kwestiach związanych z procedurą rekrutacyjną. Organ powołujący zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia kandydata, który naruszy ten zakaz. Termin składania zgłoszeń: Termin składania zgłoszeń upływa w dniu 2 maja 2019 r. o godz. 13:00 (czasu obowiązującego w Brukseli). EASO odrzuci wszelkie zgłoszenia otrzymane po upływie tego terminu. Zaleca się, aby kandydaci nie zwlekali z przedłożeniem swoich zgłoszeń do ostatniego dnia, z uwagi na fakt, że duże obciążenie łączy internetowych lub problem techniczny z połączeniem internetowym może utrudnić pomyślne dokonanie zgłoszenia. EASO nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek opóźnienia powstałe w wyniku wystąpienia tego rodzaju przeszkód. Jeżeli na którymkolwiek etapie procedury okaże się, że informacje przekazane przez kandydata są nieprawidłowe, taki kandydat zostanie zdyskwalifikowany. 8. OCHRONA DANYCH Dane przedkładane przez kandydata przetwarza się do celów zarządzania zgłoszeniem (zgłoszeniami) kandydata w kontekście ewentualnego wyboru i zatrudnienia w EASO. EASO nie upublicznia nazwisk kandydatów, którzy pomyślnie przeszli procedurę rekrutacyjną i którzy zostali umieszczeni na listach rezerwowych. Członkowie kadry zarządzającej EASO mogą jednak uzyskać dostęp do list rezerwowych, a w szczególnych przypadkach również do formularza zgłoszenia danego kandydata (z wyłączeniem dokumentów potwierdzających, których treść jest utrzymywana w poufności przez pracowników działu rekrutacji) w celach związanych z rekrutacją i planowaniem. Zgłoszenia kandydatów, którym nie udało się pomyślnie przejść procedury rekrutacji, przechowuje się przez dwa lata od dnia wygaśnięcia listy rezerwowej po upływie tego okresu są one niszczone. Wymagane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (tekst mający znaczenie dla EOG). 7
9. PROCEDURY ODWOŁAWCZE Zgodnie z art. 90 ust. 2 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej kandydat może złożyć zażalenie przeciwko aktowi, z którym wiążą się niekorzystne dla niego skutki. Zażalenie należy wnieść w terminie 3 miesięcy od dnia powiadomienia na poniższy adres: The Executive Director European Asylum Support Office MTC Block A, Winemakers Wharf, Grand Harbour Valletta, MRS 1917 Malta W przypadku oddalenia zażalenia kandydat może wnieść o kontrolę sądową danego aktu na podstawie art. 270 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i art. 91 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Odwołanie należy wnieść w terminie 3 miesięcy od dnia powiadomienia na poniższy adres: Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej Rue du Fort Niedergrünewald L-2925 Luxembourg Luksemburg Jeżeli kandydat podejrzewa, że w danej sytuacji mogło dojść do przypadku niewłaściwego administrowania, może wnieść skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w terminie dwóch lat od dnia uzyskania informacji na temat okoliczności faktycznych leżących u podstaw skargi (zob. http://www.ombudsman.europa.eu) lub napisać na poniższy adres: European Ombudsman 1, Avenue du President Robert Schuman -BP 403 F-67001 Strasbourg Cedex Francja Należy mieć na uwadze fakt, że wniesienie skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich nie zawiesza biegu okresu na złożenie zażalenia, o którym mowa w art. 90 i 91 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, lub na wniesienie odwołania zgodnie z art. 270 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. 8