Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołłątaja w Krakowie

Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołłątaja w Krakowie Obszar: EOD-KANCELARIA Wersja 1.2 Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 1

Projekt/umowa Nowoczesne zarządzanie Uniwersytetem Rolniczym w Krakowie poprzez wdrożenie i wykorzystanie systemu informatycznego ERP (zwanego dalej projektem) współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 1.2 Rozwój Społeczeństwa Informacyjnego Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Umowa nr DZP-292/1-135/2014 zawarta pomiędzy UR Kraków, a Simple. Tytuł dokumentu Wersja dokumentu Skrócona instrukcja Użytkownika EOD 1.2 Status: Gotowy Informacje o dokumencie Nazwa pliku: 2015_03_19_UR_SkroconaInstrukcjaUżytkownikaEOD_ver_1.0.docx Liczba stron 40 Data utworzenia: 2015.03.19 Data pierwszego dostarczenia 2015.03.20 Informacje o iteracjach dokumentu: Wersja Data przekazania wersji / Uwagi Odpowiedzialny 1.0 2015.03.19 / Utworzenie dokumentu Jacek Kołaciński 1.1 2015.08.06 / Aktualizacja Jacek Kołaciński 1.2 2015.08.29/Aktualizacja Radosław Wójcik Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 2

Spis treści Spis rysunków... 4 1 Wstęp 5 2 Rozpoczęcie pracy z systemem... 6 2.1 Uruchomienie systemu... 6 2.2 Uruchomienie systemu na urządzeniu mobilnym... 7 2.3 Ekran początkowy... 7 2.4 Lista zadań użytkownika... 9 3 Pisma wychodzące... 10 3.1 Rejestrowanie pisma wychodzącego... 10 4 Pismo wewnętrzne... 13 4.1 Rejestrowanie pisma wewnętrznego... 14 5 Praca z pismem... 14 5.1 Praca z pismem przychodzącym... 14 5.2 Kończenie pracy z dokumentem... 26 5.3 Dekretacja pisma... 26 6 Wyszukiwanie pism... 32 6.1 Wyszukiwanie proste... 32 6.2 Wyszukiwanie zaawansowane... 35 7 Zastępstwa... 42 7.1 Ustanowienie zastępstwa... 42 7.2 Zmiana terminu zastępstwa... 43 7.3 Anulowanie zastępstwa... 44 7.4 Historia zastępstw... 44 Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 3

Spis rysunków Rysunek 1 Logowanie do systemu... 6 Rysunek 2 Widok strony startowej systemu... 8 Rysunek 3 Rejestrowanie pisma wychodzącego... 12 Rysunek 4 Tworzenie pisma wewnętrznego... 13 Rysunek 5 Zakładki pisma przychodzącego Podsumowanie... 16 Rysunek 6 Zakładki pisma przychodzącego Sprawa... 17 Rysunek 7 Zakładki pisma Załączniki... 18 Rysunek 8 Aktualizowanie wersji załącznika... 19 Rysunek 9 Dodawana uwaga... 20 Rysunek 10 Archiwizacja... 23 Rysunek 11 Historia pisma... 24 Rysunek 12 Historia dekretacji... 25 Rysunek 13 Wersja Dokumentu... 26 Rysunek 14 Dekretacja pisma na użytkownika... 29 Rysunek 15 Masowa dekretacja pisma... 31 Rysunek 16 Wyszukiwanie proste... 33 Rysunek 17 Wyszukiwarka pism przychodzących... 37 Rysunek 18 Wyszukiwarka pism wychodzących... 39 Rysunek 19 Wyszukiwarka pism wewnętrznych... 40 Rysunek 20 Udzielanie zastępstwa... 43 Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 4

1 Wstęp Niniejszy podręcznik stanowi opis funkcjonalności systemu DocuSafe w zakresie podstawowych funkcji. Niniejszy podręcznik zakłada umiejętność posługiwania się komputerem i znajomość zasad korzystania z przeglądarki www. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 5

2 Rozpoczęcie pracy z systemem Niniejszy rozdział zawiera podstawowe informacje na temat rozpoczęcia pracy z systemem. DocuSafe. 2.1 Uruchomienie systemu Aby rozpocząć pracę z systemem DocuSafe należy się zalogować (tj.: wpisać nazwę użytkownika nadaną przez administratora systemu w polu Nazwa użytkownika (Rysunek 1). 1. Uruchomić Przeglądarkę 2. Wprowadzić adres w pasek url przeglądarki adres serwera testowego: http://10.20.50.129, lub serwera produkcyjnego: http://10.20.50.123 3. W polu Hasło podać hasło dostępu do systemu. Wpisywane hasło będzie widoczne w postaci gwiazdek. 4. Kliknąć myszką na przycisk Zaloguj się, bądź nacisnąć klawisz Enter. Rysunek 1 Logowanie do systemu W trakcie procesu autoryzacji i autentykacji system sprawdza uprawnienia użytkownika. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 6

2.2 Uruchomienie systemu na urządzeniu mobilnym System DocuSafe jest aplikacją dostępną za pomocą przeglądarki internetowej. Obsługa aplikacji na urządzaniach mobilnych nie różni się od pracy w systemie, na komputerach osobistych. Wymaganiem koniecznym do posługiwania się systemem na urządzeniu mobilnym jest zainstalowana przeglądarka internetowa. W celu uruchomienia aplikacji zarówno na urządzaniach mobilnych jak i komputerach osobistych postępujemy według następującego scenariusza: 1. Uruchamiamy przeglądarkę internetową, 2. W pasek adresu url wprowadzamy następujący adres: http://10.20.50.123, 3. Wciskamy przycisk enter lub odświeżamy stronę, 4. Zostaje wyświetlone strona logowania systemu. Uwaga: Urządzenie mobilne musi być podłączone do sieci w której jest dostępna aplikacja. 2.3 Ekran początkowy Po zalogowaniu się do systemu domyślnie wyświetlana jest lista zadań, pism przychodzących zalogowanego użytkownika. Funkcje systemu są widoczne z lewej strony ekranu, za pionową kreską. Zakładki systemu znajdują się u góry ekranu. Użytkownik widzi tylko te funkcje i zakładki, do których uzyskał od Administratora Systemu dostęp. Aby przejść do funkcji/zakładki należy kliknąć jej nazwę (Rysunek 2). Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 7

Funkcje systemu Wylogowanie z systemu Informacja, kto jest zalogowany do systemu Data ostatniego udanego logowania Data ostatniego nieudanego logowania Rysunek 2 Widok strony startowej systemu Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 8

Na ekranie startowym systemu użytkownik ma dostęp do następujących funkcji: Pisma wewnętrzne dokumenty wewnętrzne instytucji; Pismo wychodzące utworzenie samodzielnego pisma wychodzącego; Kalendarz funkcjonalność służąca do układania własnego harmonogramu pracy; Dzienniki dzienniki uczelni; Lista zadań jest to zbiór zadań użytkownika; Wyszukiwarka możliwość wyszukania spraw lub teczek; Szukaj dokumentów - wyszukiwanie pism: przychodzących, wychodzących, i wewnętrznych oraz spraw; Teczki podgląd teczek z dokumentacją spraw przekazanych do realizacji konkretnej jednostki organizacyjnej; Moja karta - informacje o użytkowniku; Zmień hasło zmiana hasła; Ustawienia indywidualne ustawienia widoku niektórych funkcji systemu; Wyloguj się wylogowanie się z systemu. 2.4 Lista zadań użytkownika Po zalogowaniu się do systemu domyślnie wyświetla się lista zadań użytkownika, na której znajdują się zadekretowane na użytkownika pisma (zadania użytkownika). Z poziomu listy zadań możemy odczytywać dokumenty, które były do nas przesłane. 2.4.1 Widok Listy zadań użytkownika Lista zadań w systemie DocuSafe podzielona została na zakładki: 1. Pisma przychodzące zadania użytkownika, przyjęte w kancelarii. 2. Pisma wewnętrzne pisma wewnętrzne użytkownika oraz do niego zadekretowane. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 9

3. Pisma wychodzące pisma wychodzące utworzone przez użytkownika lub do niego zadekretowane. 4. Sprawy - Lista spraw, którymi zajmuje się użytkownik. 5. Obserwowane (pisma) tworzona przez użytkownika lista pism, w których może śledzić zmiany. 6. Kalendarz - funkcjonalność pozwalająca zaplanować spotkania, zarezerwować zasób; 7. Dziennik dekretacji przychodzącej lista pism które zostały zadekretowane na użytkownika w danym dniu 8. Dziennik dekretacji wychodzącej - lista pism które zostały zadekretowane przez użytkownika w danym dniu 3 Pisma wychodzące Każde pismo wychodzące z instytucji musi zostać zarejestrowane w systemie DocuSafe. Użytkownik chcąc wysłać dokument z organizacji rejestruje pismo wychodzące, skanuje dokument bądź dołącza elektroniczną wersje, oraz wprowadza informacje do systemu. 3.1 Rejestrowanie pisma wychodzącego W przypadku, gdy pismo wychodzące nie stanowi odpowiedzi na żadne pismo przyjęte do systemu, rejestruje się je do systemu poprzez: 1. Wejście w funkcje z lewego menu: Pismo wychodzące. 2. Uzupełnienie pól formularza pisma (pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką oraz w miarę możliwości pozostałe pola). 3. Dodanie jako załącznik pliku z pismem. 4. Zapisanie pisma poprzez naciśnięcie Zapisz. Utworzone pismo wychodzące pojawi się na Liście zadań > Pism wychodzących. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 10

Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 11

Rysunek 3 Rejestrowanie pisma wychodzącego Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 12

4 Pismo wewnętrzne Każde pismo wewnętrzne (Rysunek 4) Uczelni (z wyjątkiem ustalonych rodzajów pism) musi zostać zarejestrowane w systemie DocuSafe. Pisma wewnętrzne są to różnego rodzaju dokumenty powstałe wewnątrz Uczelni. Rejestrowane są za pomocą funkcji: Pismo wewnętrzne. Pisma wewnętrzne mogą uczestniczyć w obiegu dokumentów oraz posiadają takie same zakładki, jak pisma wychodzące. Rysunek 4 Tworzenie pisma wewnętrznego Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 13

4.1 Rejestrowanie pisma wewnętrznego Aby zarejestrować w systemie pismo wewnętrzne, należy: 1. Wybrać Kancelaria > Pismo wewnętrzne. 2. W polu rodzaj dokumentu wybrać Pismo wewnętrzne. 3. Uzupełnić pola formularza: a. Data widniejąca na piśmie data pisma. b. Tytuł/Opis krótki opis słowny pisma, dotyczący jego treści. c. Nadawca (Imię, Nazwisko, Dział) informacja, kto jest nadawcą pisma. d. Odbiorca informacja, kto jest odbiorcą pisma (Dział obowiązkowo). 4. Nacisnąć przycisk: Zapisz Zarejestrowane pismo pojawi się na Liście zadań > Pism wewnętrznych. 5 Praca z pismem 5.1 Praca z pismem przychodzącym Większość operacji wykonywanych na pismach zarejestrowanych w systemie DocuSafe przeprowadza się w jednakowy sposób dla pism przychodzących, wychodzących oraz wewnętrznych, na przykład: dodanie uwagi lub załącznika do pisma, dekretowanie pism, itd. Dlatego operacje wspólne dla wszystkich typów pism przyjętych do systemu, opisano w niniejszym rozdziale poświęconym rejestrowaniu i pracy z pismem przychodzącym w systemie DocuSafe. Pismo posiada kilka zakładek, z których każda ma osobne przeznaczenie. Przykładowo zakładka Odpowiedzi służy do generowania odpowiedzi na pisma przychodzące zarejestrowane w systemie, a zakładka Historia pisma przedstawia genezę operacji wykonywanych na piśmie. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 14

Po wejściu w pismo, użytkownik widzi dziesięć zakładek pisma przychodzącego lub dziewięć zakładek dla pism wewnętrznych i zewnętrznych, poprzez które dokonuje się operacji na dokumencie. Każda zakładka ma osobne przeznaczenie i inne funkcje. Na ekranie użytkownik ma dostęp do następujących zakładek: Podsumowanie podstawowe informacje na temat pisma, Sprawa - informacje na temat spraw powiązanych z dokumentem, Odpowiedz- informacje na temat udzielonej odpowiedzi, Załączniki dodawanie załączników do dokumentu, np. w postaci skanu dokumentu, Uwagi wpisywanie dyspozycji (dekretacji) odnośnie pisma, Archiwizacja edycja informacji wprowadzonych w czasie przyjmowania pisma, Historia pisma informacje na temat procesu obsługi pisma, Historia dekretacji geneza wszystkich dekretacji pisma, Dekretacja ręczna umożliwia wymianę pism pomiędzy komórkami urzędu, Wersja dokumentu - wyświetla aktualną wersję dokumentu oraz datę utworzenia dokumentu. 5.1.1 Podsumowanie W czasie edycji pisma pierwszą zakładką jest Podsumowanie (Rysunek 5). Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 15

Rysunek 5 Zakładki pisma przychodzącego Podsumowanie Zawiera ona ogólne informacje o przyjętym do systemu piśmie przychodzącym takie jak: Numer kancelaryjny numer nadawany przez system, Opis pisma opis pisma zarejestrowany podczas przyjmowania pisma, Załączniki załączniki dodane do pisma. oraz przyciski: Powrót przycisk ten przenosi na listę zadań. Dodaj do Obserwowanych dodanie pisma do listy dokumentów obserwowanych. Metryka dokumentu - pobiera dokument w formacie PDF z czynnościami wykonanymi na dokumencie. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 16

5.1.2 Sprawa Drugą zakładką jest Sprawa ( Rysunek 6). Zawiera ona informacje na temat spraw powiązanych z dokumentem. Rysunek 6 Zakładki pisma przychodzącego Sprawa W tej zakładce użytkownik może: 1. Jeśli dokument jest powiązany z większą ilością spraw, poprzez kliknięcie (1) przycisku Kliknij tutaj możemy założyć kolejną sprawę do dokumentu. 2. Gdy numer sprawy jest błędny, poprzez kliknięcie (2) przycisku kliknij tutaj możemy przenieść go do innej sprawy. 3. Dodanie dokumentu do istniejącej sprawy możemy wykonać poprzez kliknięcie (3) przycisku kliknij tutaj. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 17

5.1.3 Załączniki Jako załączniki do pism można dodawać pliki w rozszerzeniach: doc, rtf, xls, txt, tif, gif, pdf. 5.1.3.1 Dodawanie załączników do pism Aby dodać, jako załącznik plik zapisany na dysku twardym, należy: 1. Wejść w zakładkę pisma Załączniki (Rysunek 7). 2. Nacisnąć przycisk Dodaj kolejny załącznik. 3. W polu Tytuł wpisać nazwę załącznika. 4. Nacisnąć przycisk: Przeglądaj i wybrać plik, który jest załącznikiem. 5. Kliknąć przycisk: Utwórz. Rysunek 7 Zakładki pisma Załączniki Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 18

5.1.3.2 Wersjonowanie załączników Aby aktualizować treść załącznika dodanego do pisma, należy (Rysunek 8): 1. W zakładce Załączniki pisma, którego załącznik ma być zmodyfikowany, kliknąć Tytuł tego załącznika. 2. Nacisnąć przycisk Przeglądaj i wybrać plik, którym chcemy zastąpić obecny załącznik. 3. Wcisnąć Zapisz. Rysunek 8 Aktualizowanie wersji załącznika Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 19

5.1.4 Uwagi W celu dodania uwagi do pisma należy (Rysunek 9): 1. Wejść w zakładkę pisma Uwagi. 2. Naciśnij Dodaj uwagę. 3. W polu: Treść uwagi wpisać uwagę na temat pisma. 4. Wcisnąć: Zapisz. Rysunek 9 Dodawana uwaga Obok treści uwagi zarejestrowana zostanie w systemie dokładna data i godzina utworzenia uwagi oraz imię i nazwisko użytkownika, który ją dodał. Użytkownik uprawniony może usunąć z systemu treść uwagi (klikając pod treścią uwagi napis: usuń tę uwagę ) informacja o usunięciu uwagi zapisana zostanie w Historii pisma. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 20

5.1.5 Archiwizacja Po wejściu w pismo wyświetlana jest Archiwizacja (Rysunek 10). Archiwizacja zawiera informacje o przyjętym do systemu piśmie przychodzącym z możliwością ich poprawiania. Dodatkowo pojawiły się przyciski takie jak: Zakończ pracę z dokumentem kończy proces obsługi pisma. Klonuj klonowanie pisma. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 21

Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 22

Rysunek 10 Archiwizacja Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 23

5.1.6 Historia pisma W tej zakładce znajduje się pełna historia pisma (Rysunek 11) od jego utworzenia aż do chwili obecnej. Rysunek 11 Historia pisma Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 24

5.1.7 Historia dekretacji Historia dekretacji (Rysunek 12) wyświetla wszystkie dekretacje oraz osoby dekretujące związane z pismem począwszy od Utworzenia procesu do chwili obecnej. Rysunek 12 Historia dekretacji Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 25

5.1.8 Dekretacja ręczna Możliwość zadekretowania pisma na wybranego pracownika (patrz pkt. 5.3.1). 5.1.9 Wersja dokumentu Wyświetla utworzone wersje dokumentu, datę powstania i opis (Rysunek 13). 5.2 Kończenie pracy z dokumentem Rysunek 13 Wersja Dokumentu W przypadku, gdy użytkownik zakończył już proces obsługi pisma i chce, aby zrealizowane zadanie zniknęło z jego Listy zadań, może to osiągnąć przez: 1. Wybranie pisma z listy zadań. 2. Wejście w zakładkę pisma Archiwizacja. 3. Naciśnięcie przycisku: Zakończ pracę z dokumentem. Dokumentu, z którym pracę systemie zakończono, nie będzie można już w przyszłości zadekretować. 5.3 Dekretacja pisma Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 26

Dekretacja jest to czynność wymagająca odpowiednich uprawnień, polegająca na przekazaniu zadania (dokumentu), lub wielu jednocześnie, do osoby, działu lub grupy realizującej tego rodzaju zadania. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 27

5.3.1 Dekretacja na innego użytkownika (Dekretacja ręczna) Aby zadekretować pismo na innego użytkownika należy: 1. Z listy zadań wybrać pismo. 2. Wejść w zakładkę pisma: Dekretacja ręczna. 3. Z Listy użytkowników wskazać osobę, do której ma trafić pismo. 4. Wcisnąć: Przekaż zadanie lub Przekaż do wiadomości. W przypadku dekretowania pism (Rysunek 14) na kilku użytkowników należy: 1. Z listy zadań wybrać pismo. 2. Wejść w zakładkę pisma Dekretacja. 3. Na drzewie struktury organizacyjnej należy wskazać osobę, do której ma trafić pismo. 4. Nacisnąć: Zapisz lub Dekretuj Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 28

Rysunek 14 Dekretacja pisma na użytkownika 5.3.2 Dekretacja na wydział Żeby zadekretować pismo na wydział należy: 1. Wejść w zakładkę pisma Dekretacja. 2. Z Listy działów wskazać wydział, do którego ma trafić pismo. 3. Nacisnąć: Zapisz lub Dekretuj. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 29

5.3.3 Masowa dekretacja zwykła dokumentów z poziomu listy zadań Aby zadekretować dokument lub kilka dokumentów do użytkownika, użytkowników lub działu/działów z poziomu listy zadań użytkownika, należy: 1. Na liście zadań zaznaczyć checkbox obok dokumentów, które chcemy przekazać innemu użytkownikowi/działowi, klikając lewym przyciskiem obszar checkbox. 2. W polu wyboru akcji wybierz akcje wybrać opcje: Dekretuj. 3. Nacisnąć przycisk: Wykonaj na zaznaczonych. W nowym ekranie wyświetlona zostanie struktura organizacyjna Uczelni w DocuSafe. 4. Z Listy działów/użytkowników wskazać wydział/osobę, do którego/której ma trafić pismo. 5. Wcisnąć: Deklaracja Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 30

Rysunek 15 Masowa dekretacja pisma Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 31

6 Wyszukiwanie pism System wyposażony jest w wyszukiwarkę pism. Dwa dostępne sposoby wyszukiwania dokumentów: Wyszukiwanie proste i Wyszukiwanie zaawansowane. Posiada trzy formularze, umieszczone w zakładkach wyszukiwarki różne dla pism przychodzących, pism wychodzących, pism wewnętrznych. Obsługa wyszukiwarki pism polega na kliknięciu odpowiedniej zakładki wyszukiwarki (Wyszukiwanie proste, wyszukiwanie zaawansowane, Wyszukiwanie w załącznikach). Wyszukiwanie pism w systemie DocuSafe polega na wybraniu rodzaju poszukiwanego dokumentu oraz na umieszczeniu we właściwym polu/polach odpowiednich wartości opisujących poszukiwane pismo, w zależności od kryterium, według którego system ma odszukać to pismo i naciśnięciu przycisku Znajdź. Nie wpisanie żadnych wartości w pola wyszukiwarki skutkować będzie wyświetleniem wyników, nieograniczonych żadnymi kryteriami. 6.1 Wyszukiwanie proste Wyszukiwarka prosta służy do bardziej ogólnych zapytań, w których użytkownik określa mniej parametrów. Aby wyszukać w systemie dokumenty przychodzące należy: 1. Wybrać Kancelaria > Szukaj dokumentów > Wyszukiwanie proste (Rysunek 16). 2. Uzupełnić właściwe pola wyszukiwarki pism w oparciu o kryteria, według których pisma mają być wyszukane. 3. Nacisnąć Znajdź. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 32

Rysunek 16 Wyszukiwanie proste Wyszukiwanie proste (Zwykły dokument) może odbywać się ze względu na następujące kryteria: Identyfikator ID numer identyfikacyjny poszukiwanego pisma przydzielany przez system, Rodzaj dokumentów Docusafe Wybór z rozwijanego paska rodzaju dokumentu np.: Pisma przychodzące, Zakres dat utworzenia data utworzenia pisma od (data) do (data), Opis krótki słowny opis pisma, Autor użytkownik wprowadzający pismo do systemu, Użytkownik pracujący na dokumencie użytkownik, który wykonał na piśmie jedną z dostępnych na liście czynności, Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 33

Liczba wyników na stronie Liczba wyników wyświetlanych na stronie wyszukiwania. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 34

6.2 Wyszukiwanie zaawansowane 6.2.1 Wyszukiwanie pism przychodzących Aby wyszukać w systemie dokumenty przychodzące należy: 1. Wybrać Kancelaria > Szukaj dokumentów (Rysunek 17). 2. Wybrać Rodzaj dokumentu Docusafe: Pisma przychodzące 3. Uzupełnić właściwe pola wyszukiwarki pism w oparciu o kryteria, według których pisma mają być wyszukane. 4. Nacisnąć Znajdź. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 35

Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 36

Rysunek 17 Wyszukiwarka pism przychodzących Zaawansowane wyszukiwanie pism przychodzących (Zwykły dokument) może odbywać się ze względu na następujące kryteria: Identyfikator ID numer identyfikacyjny poszukiwanego pisma przydzielany przez system, Rodzaj dokumentu Docusafe Wybór z rozwijanego paska rodzaju dokumentu np.: Pisma przychodzące, Data pisma data utworzenia pisma od (data) do (data), Tytuł / Opis krótki słowny opis pisma, Nadawca nadawca pisma, Odbiorca odbiorca pisma, Autor użytkownik wprowadzający pismo do systemu, Użytkownik pracujący na dokumencie użytkownik, który wykonał na piśmie jedną z dostępnych na liście czynności, Liczba wyników na stronie Liczba wyników wyświetlanych na stronie wyszukiwania. Możliwe jest wyszukiwanie pism zarówno po pełnym adresie nadawcy/odbiorcy, jak i jego wycinku (tzn. wyszukanie nadawcy lub odbiorcy będzie możliwe zarówno po podaniu w polu Nadawcy/Odbiorcy pełnego adresu, jak i również wyrazu opisującego odbiorcę/nadawcę). Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 37

System odnajdzie wszystkie pisma, które zostały przysłane/wysłane od/do wskazanego w polu wyszukiwarki nadawcy/odbiorcy. 6.2.2 Wyszukiwanie pism wychodzących Aby wyszukać w systemie dokumenty wychodzące należy: 1. Wybrać Kancelaria > Szukaj dokumentów, 2. Wybrać Rodzaj dokumentu Docusafe: Pisma wychodzące, 3. Uzupełnić pola wyszukiwarki pism wychodzących (Rysunek 18) w oparciu o przyjęte kryteria wyszukiwania, 4. Nacisnąć: Znajdź. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 38

Rysunek 18 Wyszukiwarka pism wychodzących Wyszukiwanie pism wychodzących może odbywać się ze względu na następujące kryteria: Identyfikator ID numer identyfikacyjny poszukiwanego pisma przydzielany przez system, Rodzaj dokumentu Docusafe Wybór z rozwijanego paska rodzaju dokumentu np.: Pisma przychodzące, Data pisma data utworzenia pisma od (data) do (data), Tytuł/Opis krótki słowny opis pisma, Nadawca nadawca pisma, Odbiorca odbiorca pisma, Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 39

Autor użytkownik wprowadzający pismo do systemu, Użytkownik pracujący na dokumencie użytkownik, który wykonał na piśmie jedną z dostępnych na liście czynności, Data widniejąca na piśmie data określająca pracę na pismem od (data) do (data), Liczba wyników na stronie Liczba wyników wyświetlanych na stronie wyszukiwania. 6.2.3 Wyszukiwanie pism wewnętrznych Aby wyszukać pismo wewnętrzne należy: 1. Wybrać Kancelaria > Szukaj dokumentów > Pisma wewnętrzne, 2. W odpowiednich polach umieścić atrybuty opisujące pismo, według których ma być wyszukane (Rysunek 19), 3. Wybrać Rodzaj dokumentu Docusafe: Pisma wewnętrzne, 4. Nacisnąć Znajdź. Rysunek 19 Wyszukiwarka pism wewnętrznych Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 40

Wyszukiwanie pism wewnętrznych instytucji możliwe jest ze względu na następujące atrybuty opisujące pismo: Identyfikator ID numer identyfikacyjny poszukiwanego pisma przydzielany przez system, Rodzaj dokumentu Docusafe Wybór z rozwijanego paska rodzaju dokumentu np.: Pisma wychodzące, Data widniejąca na piśmie data utworzenia pisma od (data) do (data), Tytuł/Opis krótki słowny opis pisma, Autor użytkownik wprowadzający pismo do systemu, Liczba wyników na stronie Liczba wyników wyświetlanych na stronie wyszukiwania. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 41

7 Zastępstwa System umożliwia nadawanie zastępstw na czas nieobecności pracownika. Zastępstwa nadaje i odbiera osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie. Jeżeli ustanowiono w systemie zastępstwo za jakiegoś pracownika, uprawnienia użytkownika zastępującego i zastępowanego się sumują. Oznacza to, że użytkownik, który zastępuje w systemie innego użytkownika, będzie wyposażony na okres zastępstwa dodatkowo w uprawnienia użytkownika, którego zastępuje, ale nie utraci własnych. Zadania użytkownika zastępowanego będą przez czas wskazany w systemie wpływały na Listę zadań użytkownika zastępującego. Użytkownik zastępujący innego ponosi odpowiedzialność za realizację w systemie zadania osoby zastępowanej oraz za operacje wykonywane na jej dokumentach. Historia wszystkich zastępstw zapisywana jest w systemie. 7.1 Ustanowienie zastępstwa Aby ustanowić zastępstwo dla nieobecnego pracownika należy: 1. Wybrać Kancelaria > Ustawienia-> Moje Zastępstwa. 2. W otwartym formularzu wskazujemy osobę, która będzie zastępowała oraz daty od do dla okresu naszej nieobecności 3. Wciskamy przycisk Dodaj zastępstwo 4. Wybór akceptujemy naciskając: Zapisz zmiany. Wybrany pracownik będzie zastępowany przez okres wskazany na formularzu. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 42

Rysunek 20 Udzielanie zastępstwa 7.2 Zmiana terminu zastępstwa Aby zmienić termin udzielonego zastępstwa, należy: 1. Wybrać Kancelaria > Ustawienia -> Moje Zastępstwa. 2. W otwartym formularzu wskazujemy osobę, która będzie zastępowała oraz daty od do dla okresu naszej nieobecności 3. Wyświetli się Karta użytkownika, na której z pola obok Zastępowany przez wybieramy za pomocą kalendarza nową datę, do kiedy pracownik ma być zastępowany. 4. Wciskamy przycisk Dodaj Zastępstwo. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 43

Zostanie dodany nowy termin zastępstwa. 7.3 Anulowanie zastępstwa Aby anulować zastępstwo dla nieobecnego pracownika należy: 1. Wybrać Kancelaria > Ustawienia -> Moje Zastępstwa. 2. Wyświetli się Karta użytkownika. 3. Na liście zastępstw wciskamy link Usuń dla zastępstwa, które chcemy anulować. 7.4 Historia zastępstw System w sposób automatyczny zapisuje historię wszystkich zastępstw udzielonych w karcie za użytkownika. W Historii zastępstw znajdują się takie informacje, jak: daty rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa i osoba zastępująca użytkownika. Dokument UR Kraków: Skrócona instrukcja Użytkownika EOD Strona 44