UMOWA W SPRAWIE UDOSTĘPNIENIA MIEJSCA I SPRZĘTU DO ZORGANIZOWANIA OBOZU/KOLONII* zawarta w dniu 201 r. w Tucholi, pomiędzy Komendą Hufca ZHP w Tucholi (89-500 Tuchola, Plac Zamkowy 1, NIP: 967-125-40-11) zwaną dalej Wynajmującym, którego reprezentują: hm. Jarosław Słoma Komendant Hufca phm. Bożena Mateja Skarbnik Hufca działających na podstawie pełnomocnictwa nr z dnia, udzielonego przez Komendantkę Chorągwi Kujawsko Pomorskiej ZHP im. Mikołaja Kopernika w Bydgoszczy (z siedzibą przy ul. Dworcowej 56) a: zwanym/zwaną dalej Organizatorem, reprezentowanym przez: działających na podstawie* (w zakresie kompetencji statutowych*): Reprezentantem Wynajmującego na terenie Harcerskiego Ośrodka Szkoleniowo Wypoczynkowego Hufca ZHP Tuchola w Białej (Gmina Tuchola) jest dh Komendant Ośrodka (tel. ) Reprezentantem Organizatora, na miejscu będzie - Komendant Obozu (tel. ). 1 Wynajmujący zobowiązuje się do: 1. Udostępnienia Organizatorowi w okresie od r. do r. a) domków kempingowych czteroosobowych i domków kempingowych (dwukondygnacyjnych) typu BRDA (5-6 osobowych), wyposażonych w szafy odzieżowe, tapicerowane krzesełka, stoliki, kołdry, koce dla łącznej liczby uczestników ( w tym kadry); b) miejsca na terenie pola biwakowego Harcerskiego Ośrodka Szkoleniowo Wypoczynkowego Hufca ZHP Tuchola w Białej (89 504 Legbąd, Biała 20), (bądź leżącego bezpośrednio przy Ośrodku, miejsca wyznaczonego za zgodą właściwego Nadleśniczego), zwanego dalej Ośrodkiem, na obóz harcerski pod namiotami dla osób, według szczegółowego harmonogramu pobytu grupy, uzgodnionego z reprezentantem Wynajmującego. c)sprzętu biwakowego, w ilości: a) szt. namiotów mieszkalnych typu dziesiątka, b) szt. łóżek polowych i metalowych półek po jednej na każdy namiot*, c) szt. koców, d) szt. stanowiących własność Wynajmującego*. Wynajmujący zobowiązuje się także do: 1. posiadania przez Ośrodek, w chwili rozpoczęcia obozu, wszystkich dokumentów niezbędnych dla realizacji wypoczynku dzieci i młodzieży; 2. zapewnienia w czasie trwania wynajmu jego uczestnikom i kadrze, w liczbie określonej w 1 pkt. 1, całodziennego wyżywienia składającego się z trzech posiłków + podwieczorek, przygotowanych zgodnie z wymogami sanitarno - epidemiologicznymi, określonymi dla danego Ośrodka oraz zasadami żywienia określonymi przez odrębne przepisy; 1
Posiłki wydawane będą do: a) naczyń uczestników (menażek) *. Po posiłku naczynia uczestnicy i kadra myją samodzielnie*. b) posiłki wydawane będą w naczyniach ceramicznych udostępnianych przez Ośrodek, wraz z kompletem metalowych sztućców*; 3. zabezpieczenia niezbędnej ilości osób do obsługi logistycznej Ośrodka; 4. udostępnienia i wydania Organizatorowi, niezależnie od przedmiotu porozumienia określonego w 1 pkt. 1 następujących obiektów, sal i urządzeń nieodpłatnie (za wyjątkiem pozycji ł i n ): a) (WIATA) b) świetlica (w budynku ) c) wyznaczone miejsce do palenia ognisk d) dostęp do instalacji 230 V w godzinach 7.00 22.00 e) kompleksu sanitarnego z bieżącą wodą (także wodą ciepłą) f) kompleksu żywieniowego (stołówka na 100 miejsc) g) boiska do siatkówki/ tenisa ziemnego h) parkingu dla pojazdów kadry (wg ustnie poczynionych uzgodnień) i) sprzętu wodnego (10 kajaków, 2 łodzie wiosłowe, 2 rowery wodne) j) rowerów turystycznych (20 szt.) k) drobnego sprzętu sportowo rekreacyjnego (piłki, badmington, ringo, skakanki itp.) l) tory łucznicze (maty, tarcze, łuki, strzały (3 zestawy) ł) namiot programowy (72 m²) za dodatkową opłatą m) namioty typu 10 jako tzw. punkty aktywności programowej ( 4 szt.) n) sprzęt strzelecki (wiatrówki wyczynowe profesjonalne, o wartości kilkunastu tysięcy PLN za sztukę oraz standardowe do strzelań rekreacyjnych) i sprzęt ASG za dodatkową opłatą, wyłącznie pod nadzorem własnej kadry, posiadającej uprawnienia PZSS i uprawnienia klubowe. o) krzesełek plastikowych do realizacji wybranych zajęć integracyjnych i wypoczynku (60 szt.) p) dostępu do profesjonalnie urządzonego, strzeżonego kąpieliska (ratownik na etacie Ośrodka) 5. utrzymywania czystości Ośrodka w miejscach ogólnodostępnych; 6. wydania Organizatorowi części Ośrodka i urządzeń, o których mowa w 1 pkt. 1 i 6 w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywania ich w takim stanie przez cały czas trwania porozumienia. 7. Udostępnienia Organizatorowi urządzeń sanitarnych wyposażonych w: a. zimną wodę dostępną przez całą dobę z wodociągu lokalnego b. ciepłą wodę c. umywalki i urządzenia prysznicowe z ciepłą wodą (24 h) d. pralnię z pralką automatyczną i zmywarką do naczyń e. WC, papier toaletowy, f. a także narzędzia do utrzymywania czystości w domkach i rejonach zakwaterowania (miotły, mopy, ścierki, grabie, szufelki, wiaderka i pojemniki na śmieci, worki na śmieci itp.) g.... wymienić inne urządzenia, instalacje, oraz określić sposób ich użytkowania 11. Stworzenie dla potrzeb Organizatora, warunków sprzyjających realizacji jego programu, na miarę posiadanych możliwości, poprzez zabezpieczenie kadry o pełnych kwalifikacjach, do prowadzenia wszystkich oferowanych przez Ośrodek zajęć (według odrębnych porozumień) i prac, z których korzystać będzie Organizator. Organizatorowi przysługuje prawo wglądu do dokumentów określających kwalifikacje osób, które bezpośrednio obsługują uczestników obozu. 2 Organizator zobowiązuje się do: 1. Zorganizowania w okresie od 201 do 201 w Ośrodku, o którym mowa w 1 pkt 1umowy, wypoczynku dzieci i młodzieży z własnym programem dla uczestników i osób kadry. W tym osób - dni kwaterki (2 dni przed i 2 dni po turnusie zasadniczym), oraz uczestników i osób kadry - przez 14 dni (łącznie z grupą pionierską, w okresie:.. -.. 201 r.). 2. Samodzielnego dokonania naboru uczestników i kadry dla potrzeb organizowanego wypoczynku. 3. Zapewnienia uczestnikom wykwalifikowanej kadry pedagogiczno - wychowawczej i programowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2
4. Zapewnienia uczestnikom i kadrze bezpieczeństwa podczas pobytu na terenie Ośrodka oraz zabezpieczenia ich mienia. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za zdrowie i życie uczestników oraz kadry, o ile nie zostali oni przekazani pod opiekę Wynajmującego lub nie wchodzi to bezpośrednio w zakres ich obowiązków (np. lekarz, pielęgniarka, ratownik WOPR, instruktorzy sportów walki, sportów wodnych, wspinaczki (wynajęci do prowadzenia odpowiednich zajęć), pracownicy związani z przygotowaniem i wydawaniem posiłków itp.) i nie wynikało to z zaniedbania Wynajmującego w miejscach ogólnie dostępnych. 5. Ubezpieczenia uczestników i kadry, zgodnie z odrębnymi przepisami. 6. Posiadania kart kwalifikacyjnych uczestników obozu, imiennej listy uczestników i kadry, dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry, aktualnych książeczek zdrowia kadry oraz dostarczania Wynajmującemu codziennych raportów osobowych. 7. Utrzymania czystości w tych częściach Ośrodka, które zostały udostępnione przez Wynajmującego do wyłącznego korzystania przez Organizatora oraz należytej dbałości o powierzony sprzęt (zgodnie z przeznaczeniem, oszczędnie, uważnie). Udostępniony teren przekazany jest w użytkowanie, a następnie odebrany przy udziale przedstawicieli umawiających się stron. 8. Zabezpieczenia we własnym zakresie sprzętu i wyposażenia, do którego dostarczenia nie zobowiązał się w niniejszym porozumieniu Wynajmujący. 9. Przestrzegania wszystkich przepisów państwowych (dotyczących wypoczynku dzieci i młodzieży), Statutu ZHP, instrukcji i regulaminów wewnętrznych ZHP oraz zasad korzystania z Ośrodka, ustalonych przez Wynajmującego i zapisanych w Regulaminie Ośrodka. W przypadku drastycznego naruszenia powyższych ustaleń lub stwierdzenia zagrożenia zdrowia lub życia uczestników Wynajmujący ma prawo do interwencji, przy wykorzystaniu sankcji oraz instytucji przewidzianych prawem. Pozyskanie drewna niezbędnego do budowy urządzeń obozowych i zdobnictwa, dozwolone jest po wcześniejszym uzgodnieniu z leśniczym warunków i ewentualnych kosztów. 10. Zwrócenia Wynajmującemu po zakończeniu wynajmu przedmiotu porozumienia w stanie nie pogorszonym, z tym zastrzeżeniem, że Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego ich używania. 11. Świadczenia niżej wymienionych usług na rzecz Wynajmującego: - zastęp kuchenny (sprzątanie stołówki, ustawianie stolików, krzeseł, roznoszenie zastawy, zmiana obrusów itp. ), zgodnie z odrębnymi przepisami. 12. W oparciu o odrębne przepisy szczegółowe, zabrania się organizatorowi wypoczynku: a) samowolnego wycinania drzew i krzewów, b) usuwania lub okaleczania naturalnej roślinności zielnej, c) rozgarniania ściółki, d) niszczenia grzybni, e) rozkopywania gruntu, f) zakopywania śmieci, g) rozpalania ognisk i grillowania poza wyznaczonymi miejscami h) zanieczyszczania wody i gleby i) płoszenia i chwytania zwierząt dzikożyjących (w tym owadów, ssaków, ptaków, płazów i gadów) j) niszczenia nor i legowisk zwierząt oraz gniazd ptasich k) wzniecania hałasu l) wchodzenia do ostoi zwierzyny łownej. Strony porozumienia ustalają: 3 1) Koszt: a) jednego osobodnia uczestnika w Ośrodku na kwotę zł (słownie złotych:,- ), w który wliczona jest stawka średnioważona całodziennego wyżywienia w kwocie 15 złotych; b) jednego osobodnia kadry w Ośrodku na kwotę 15 zł (słownie złotych: piętnaście,- ); 1 osoba kadry na 20 uczestników (na każdą pełną dwudziestkę); c) jednego osobodnia Komendanta Obozu w Ośrodku - zwolnienie 100% dzień przyjazdu i dzień odjazdu uczestników wypoczynku oraz kadry, liczone są łącznie jako 1 doba pobytowa na terenie Ośrodka (chyba, że strony określą inne warunki); 3
2) Koszt pobytu uczestników i kadry Organizatora w Ośrodku, obliczono jako wielkość stanowiącą sumę iloczynów kwot określonych w pkt 1 niniejszego paragrafu i ilości dni. a).. uczestników x dni =.. osobodni x PLN =... b).. kadry x dni =.. osobodni x PLN =... c) 1 Komendant Obozu (gratis) GRUPA PIONIERSKA: d).. uczestników x dni =.. osobodni x PLN =.. e).. kadry x dni =.. osobodni x PLN =... f) Komendant Grupy Pionierskiej (gratis) 3) Całkowity koszt wynajmu Ośrodka przez Organizatora (suma kwot w pozycjach a f), wynosi: zł (słownie złotych:. ) 4) Ponadto strony ustalają, że pierwszym posiłkiem będzie obiad w dniu rozpoczęcia wypoczynku, tj.., a ostatnim śniadanie w dniu zakończenia wypoczynku, tj.. Koszt paczki żywnościowej na podróż doliczona zostanie zgodnie z wartością art. zawartych w paczce. (Grupa zasadnicza rozpocznie pobyt na obozie, obiadem w dniu.., a zakończy śniadaniem w dniu..). 4 Kwotę określoną w punkcie 3 3 Organizator zobowiązuje się wpłacić na rachunek bankowy Wynajmującego w BS w Tucholi, numer: 07 8174 0004 0000 0026 2000 0101, w następujących terminach: 1. równowartość 10% w terminie: nie później niż 30 dni od podpisania niniejszego porozumienia. 2. równowartość 60 % w terminie: nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem pobytu w Ośrodku. 3. pozostałą kwotę w terminie: nie później niż do 201. 5 Wynajmujący wystawi Organizatorowi / fakturę VAT* w terminie do 7 dni od daty wpłaty każdej kwoty. Ostateczna faktura VAT lub korekta VAT* rozliczająca koszty pobytu uczestników i kadry w Ośrodku, zostanie wystawiona przez Wynajmującego nie później niż 14 dni od daty dokonania ostatniej płatności. 6 W razie rezygnacji z całości zamówionych miejsc w Ośrodku, Organizator jest zobowiązany do powiadomienia o tym na piśmie Wynajmującego, najpóźniej na 90 dni przed datą rozpoczęcia wynajmu. Taka rezygnacja nie będzie pociągać za sobą żadnych skutków finansowych dla Organizatora. 7 1. W przypadku rezygnacji z części lub całości zamówionych wcześniej miejsc w Ośrodku, w terminie późniejszym niż określono w 6, Organizator zobowiązuje się do zapłacenia Wynajmującemu, kary umownej w wysokości: a) 10 % kosztu wynajmu ustalonego w 3 pkt. 3 w części której dotyczy rezygnacja, w terminie jej zgłoszenia między 90-tym, a 60-tym dniem przed datą rozpoczęcia wynajmu; b) 30 % kosztu wynajmu ustalonego w 3 pkt. 3, w części, której dotyczy rezygnacja, w terminie jej zgłoszenia między 60 - tym, a 30 - tym dniem przed rozpoczęciem wynajmu. c) 50% kosztu wynajmu ustalonego w 3 pkt. 3, w części, której dotyczy rezygnacja, w terminie jej zgłoszenia krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem wynajmu. d) zmniejszenie się ostatecznej liczby osób przybyłych na wypoczynek, według stanu na dzień rozpoczęcia wypoczynku, które nie przekracza 10% ogólnej zaplanowanej i uprzednio umówionej liczby, nie rodzi skutków finansowych dla Organizatora. 2. W razie braku jakiejkolwiek informacji o częściowej lub całkowitej rezygnacji z wcześniej zamówionych miejsc w Ośrodku Wynajmujący obciąży Organizatora kosztami, o których mowa w 3 pkt. 1 w tym stawką żywieniową za pierwsze 7 dni terminu określonego w 2 pkt. 1. 8 Wynajmujący zapłaci Organizatorowi karę umowną w wysokości 5 % całkowitego kosztu pobytu uczestników w Ośrodku w razie niewłaściwego przygotowania Ośrodka, nie udostępnienia Organizatorowi sprzętu i urządzeń objętych porozumieniem. 4
9 Szkody powstałe w Ośrodku z winy Organizatora, których przyczyny, rozmiar i wartość ustalą protokołem przedstawiciele stron niniejszej umowy, zostaną usunięte własnym staraniem przez Wynajmującego, a ciężar finansowy napraw i uzupełniających zakupów spoczywać będzie na Organizatorze. 10 Ponadto strony porozumienia ustalają: 1. opiekę medyczną (w postaci lekarza lub pielęgniarki na terenie ośrodka bądź porozumienia o świadczeniu całodobowej opieki z Miejskim Centrum Lekarskim w Tucholi) zapewnia Wynajmujący 2. opiekę ratowników na kąpielisku nad Jeziorem Białe w Białej, zabezpiecza Wynajmujący 3. opiekę ratowników i instruktorów żeglarstwa* podczas zajęć żeglarskich organizowanych przez Wynajmującego zabezpiecza Wynajmujący*, organizowanych zaś przez Organizatora zapewnia Organizator*. 11 Wynajmujący umożliwi organizatorowi dokonanie rekonesansu na terenie Ośrodka oraz miejsca przeznaczonego na rozbicie obozu i kąpielisku, przed podpisaniem porozumienia, w umówionym przez strony terminie. 12 Inne uzgodnienia pomiędzy stronami niż wynikające z niniejszej umowy oraz dokonywane w jej treści późniejsze zmiany, wymagają dla swej ważności formy pisemnej. 13 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. 14 Wszelkie sprawy sporne, nieuregulowane treścią niniejszej umowy, podlegają rozstrzygnięciu sądu według odrębnych przepisów. * niepotrzebne skreślić ORGANIZATOR WYNAJMUJĄCY............ 5