Projekty mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2017
SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli oraz kontrola finansowa projektów 6. Dokumentacja projektu
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:
Koszty ryczałtowe Podróż Wsparcie organizacyjne Wsparcie indywidualne Wsparcie językowe
Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami Koszty nadzwyczajne
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w załączniku nr III Zasady finansowe i umowne.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Podróż Podróż rozliczana jest według ryczałtu, którego wysokość zależy od liczby kilometrów obliczonych przez kalkulator odległości. Wyłącznie podróż międzynarodowa wraz z transferem Do rozliczeń z FRSE nie jest istotna wysokość rzeczywistych kosztów podróży tzn. wyższe czy niższe od ryczałtu) Uczestnik podróżuje dowolnym środkiem transportu
Co można zrobić ze środkami na podróż, które zostały zaoszczędzone w ramach przyznanego ryczałtu? Zgodnie z umową, beneficjent będzie mógł wybrać różne warianty rozliczenia kosztów w tej kategorii: poprzez opłacenie podróży uczestnika, poprzez refundację wydatków poniesionych przez uczestnika lub poprzez wypłatę uczestnikowi pełnej kwoty ryczałtu. Beneficjent możne też połączyć te formy rozliczenia, o ile zapewni sprawiedliwe i równe traktowanie wszystkich uczestników. Zaoszczędzone środki można wypłacić uczestnikowi (np. na poczet kieszonkowego). W takiej sytuacji, należy wprowadzić stosowne zmiany do umowy z uczestnikiem, która reguluje warunki finansowania mobilności przez beneficjenta.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Wsparcie Organizacyjne Dofinansowanie w kategorii Wsparcie Organizacyjne jest przyznawane organizacji wysyłającej (nie bezpośrednio uczestnikowi) i pokrywa wszelkie koszty ściśle związane z prawidłową realizacją projektu. W ramach tej kategorii, beneficjent może sfinansować między innymi: koszty ubezpieczenia uczestników; kurs nauki języka obcego uczestników przed realizacją mobilności (w ramach przygotowania językowego do wyjazdu za granicę); zakup materiałów edukacyjnych, dydaktycznych i szkoleniowych sprzęt i ubranie ochronne dla uczestników mobilności (o ile jest on niezbędny do realizacji projektu); koszty wizyty przygotowawczej w organizacji przyjmującej (np. przed rozpoczęciem mobilności przez uczestników) lub monitoringu np. koordynatora projektu/dyrektora szkoły w trakcie wyjazdu uczestników; opłatę transakcyjną za zakup biletu lotniczego (jeżeli informacja o opłacie manipulacyjnej widnieje na dokumencie/bilecie za przejazd, koszt można pokryć również z ryczałtu w ramach kategorii Podróż ); zakup niezbędnych wiz (np. do Turcji) dla uczestników projektu; wynagrodzenie dla osób zaangażowanych w projekt (np. koordynator, księgowa itp.).
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Wsparcie Indywidualne Dofinansowanie przyznane w formie ryczałtu pokrywa koszty zakwaterowania, wyżywienia, ewentualnie przejazdów lokalnych lub innych indywidualnych kosztów uczestnika mobilności w trakcie realizacji działania.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Wsparcie Językowe Koszty związane ze wsparciem oferowanym uczestnikom przed wyjazdem lub w trakcie trwania działania w celu poprawy znajomości języka, jakim będą się posługiwali podczas nauki, lub odbycia szkolenia podczas działania. Koszty te dotyczą wyłącznie działań trwających od 19 dni do 12 miesięcy.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Są to koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie i osobami im towarzyszącymi. Dofinansowanie dotyczy refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Koszty Nadzwyczajne Są to koszty związane ze wsparciem uczestnictwa osób uczących się o mniejszych szansach oraz koszty związane z wystawieniem na żądanie NA gwarancji finansowej. Koszty poniesione w ramach kosztów rzeczywistych powinny być spójne z deklarowanymi we wniosku.
Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 100 % wsparcia organizacyjnego Podróż i wsparcie indywidualne Każda kategoria budżetowa 50% Wsparcie Językowe Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami Podróż i Wsparcie Indywidualne dla uczniów
Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 100 % Podróż i Wsparcie Indywidualne dla kadry Podróż i wsparcie indywidualne dla uczniów 100% Podróż i Wsparcie Indywidualne dla uczniów wyjeżdżających do szkół zawodowych Podróż i Wsparcie Indywidualne dla uczniów odbywających praktyki w przedsiębiorstwach
Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 50 % Podróż dla personelu 50 % Wsparcia Indywidualnego dla personelu 50 % Podróż dla uczniów 50 % Wsparcia Indywidualneg o dla uczniów
Koszty nieuprawnione Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału, długi i opłaty z nimi związane, rezerwy na straty lub długi, odsetki dłużne, wątpliwe do odzyskania długi, straty wynikające z różnic kursowych, Koszty przelewów bankowych zadysponowanych przez NA, za które bank obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie;
Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie mogą nie być kwalifikowalne do finansowania w ramach dotacji przyznanej beneficjentowi na działanie, na realizację którego w omawianym okresie udzielono już dotacji na działalność finansowaną z budżetu UE; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.
POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności NA na rzecz Beneficjenta są dokonane w walucie EUR. Rachunki bankowe beneficjentów mogą być prowadzone w walucie EUR lub w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR.
POLITYKA KURSOWA Zarówno w odniesieniu do otrzymanych środków, jak i środków podlegających (późniejszej) refundacji, beneficjent: może zastosować własną politykę kursową w przypadku kategorii budżetowych rozliczanych wg ryczałtów; stosuje politykę kursową określoną w umowie finansowej w przypadku kosztów rzeczywistych. Wówczas do przeliczenia kosztów poniesionych w innych walutach niż EUR należy stosować miesięczny kurs wymiany KE, dostępny na stronie internetowej (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro _en.cfm), obowiązujący na dzień podpisania umowy finansowej przez ostatnią z dwóch stron. NA nie informuje beneficjenta o kursie przeliczeniowym z dnia przekazania płatności.
Typy podstawowych kontroli Kontrola rutynowa Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania Kontrola systemowa
Kontrola rutynowa KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów CEL KONTROLI OBSZAR KONTROLI MIEJSCE KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej Raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach kategorii Kosztów Nadzwyczajnych Siedziba FRSE
Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola dokumentów zza biurka KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez FRSE KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania, płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej OBSZAR KONTROLI Raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych MIEJSCE KONTROLI Siedziba FRSE
Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania KIEDY W trakcie realizacji projektu KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi OBSZAR KONTROLI Wywiad mający na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań MIEJSCE KONTROLI Siedziba beneficjenta
Kontrola systemowa KIEDY W trakcie realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez NA KOGO DOTYCZY Głównych beneficjentów Erasmus+ z którymi w roku poprzednim podpisano umowy o dofinansowanie mobilności i którzy w ramach jednego Zaproszenia otrzymują dofinansowanie w kwocie wyższej niż: 200 000 EUR. CEL KONTROLI Potwierdzenie przestrzegania przez beneficjenta zobowiązań podjętych w ramach Karty jakości mobilności. OBSZAR KONTROLI Ogólne procedury i metodologie stosowane przy realizacji projektów finansowanych z programu Erasmus+, MIEJSCE KONTROLI Siedziba beneficjenta
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW NA może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli. Ponadto NA ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.
DOKUMENTACJA PROJEKTU: 1. W przypadku kosztów podróży: dla podróży odbywającej się pomiędzy organizacją wysyłającą a przyjmującą: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia (bez dat podróży); w przypadkach podróży z lokalizacji innej niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja wysyłająca i/lub do lokalizacji innej, niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja przyjmująca, co będzie prowadziło do zmiany dystansu podróży: beneficjent przedstawi informację nt. rzeczywistej trasy przejazdu udokumentowaną biletami podróżnymi lub fakturami/rachunkami za nie, z podaniem miejsca wyjazdu i przyjazdu.
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 2. W przypadku Wsparcia Organizacyjnego oraz Wsparcia Indywidualnego: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia (bez dat podróży).
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 3. W przypadku Wsparcia Językowego: potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym w formie zaświadczenia podpisanego przez organizatora kursu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika kursu, języka wykładowego, jak również zakresu programowego kursu oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia lub faktura/rachunek za zakup materiałów edukacyjnych, służących w trakcie kursu językowego, z podaniem w treści faktury/rachunku języka obcego, do nauki którego materiały służyły, nazwy i adresu podmiotu wystawiającego, kwoty, waluty i daty wystawienia faktury/rachunku lub
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: w przypadku kursu językowego przeprowadzonego bezpośrednio przez Beneficjenta: potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym, w formie oświadczenia podpisanego przez uczestnika kursu, z datą podpisania, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, języka wykładowego, jak również zakresu programowego kursu zorganizowanego przez Beneficjenta oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia.
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 4. W przypadku rzeczywistych kosztów Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 5. W przypadku rzeczywistych Kosztów Nadzwyczajnych związanych z uczestnictwem uczniów z mniejszymi szansami: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia; W przypadku gwarancji finansowej: potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu reprezentanta prawnego.
OBNIŻENIE DOFINANSOWANIA Z POWODU NISKIEJ JAKOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Raport końcowy będzie oceniony w oparciu o kryteria jakościowe i ocenę punktową uzyskaną w ramach 100 punktowej skali. FRSE zmniejszy ostateczną kwotę przyznanego dofinansowania w ramach kategorii Wsparcie Organizacyjne i Koszty Nadzwyczajne o: 25%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 40-49 punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów; 50%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 25-39 punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów; 75%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 0-24 punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów.
Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów Erasmus+ nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych.
KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa Zespół Rozliczeń Finansowych: Dorota Szynkiewicz (22) 463 11 39 Katarzyna Markowska (22) 463 11 46
Dziękujemy za uwagę!