Zamość, dnia 05 stycznia 2012 roku SĄD REJONOWY W ZAMOŚCIU G-I- 226-11/11 OGŁOSZENIE O PRZETARGU OGRANICZONYM 1. Zamawiający. Sąd Rejonowy w Zamościu Ul. Akademicka 1, 22-400 Zamość NIP 922-12-24-961 tel. 084 639 29 77 www.zamosc.sr.gov.pl adres e-mail: administracja@zamosc.sr.gov.pl Rodzaj zamawiającego: organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał 2. Określenie trybu zamówienia. Przetarg ograniczony art. 47-53 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.- t.j.). Wspólny słownik zamówień (CPV): 79.50.00.00-9, 79.55.00.00-5, 72.31.20.00-5. 3. Określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem możliwości składania ofert częściowych. 1
Zamawiający Sąd Rejonowy w Zamościu, ul. Akademicka 1, 22-400 Zamość ogłasza przetarg ograniczony, którego przedmiotem zamówienia są dodatkowe usługi biurowe wykonywane na potrzeby Sądu Rejonowego w Zamościu w ramach następujących zadań (części) zamówienia: Zadanie Nr 1 - I Wydział Cywilny - 1848 godzin; Sporządzanie spisów przesyłek pocztowych wychodzących z Wydziału przy pomocy systemu informatycznego i dostarczanie ich do Biura Podawczego, dołączanie zwrotnych potwierdzeń odbioru i pism wpływających do Wydziału do akt spraw, obsługa archiwum wydziałowego, zwracanie akt spraw wypożyczonych z innych jednostek oraz wysyłanie akt na żądanie innych jednostek, zszywanie dokumentów w aktach spraw. Zadanie nr 2 I Wydział Cywilny - 1848 godzin; Wysyłanie odpisów nakazów zapłaty i odpisów postanowień do stron przy wykorzystaniu systemu informatycznego, dołączanie zwrotnych poświadczeń odbioru do akt spraw, obsługa archiwum wydziałowego, rozpisywanie spraw wpływających do Wydziału na rozprawy i posiedzenia przy wykorzystaniu systemu informatycznego, zszywanie dokumentów w aktach spraw. Zadanie Nr 3 II Wydział Karny - 1848 godzin; Ekspedycja poczty z Wydziału, realizacja odezw o akta w ramach Sądu Rejonowego/Okręgowego w Zamościu, przyjmowanie zwrotnych poświadczeń odbioru wezwań i zawiadomień oraz ich sortowanie wg terminów, przyjmowanie zwrotów korespondencji i dalsze czynności związane z ich ponownym wysyłaniem, przedstawianie akt Sądowi Odwoławczemu, składanie zapotrzebowania na materiały biurowe, przygotowywanie wokand na tablicę informacyjną, sporządzanie rachunków dla świadków w związku ze zwrotem kosztów przejazdu, diet, noclegów, utraconego zarobku, kserowanie akt na potrzeby Wydziału oraz na wniosek stron, ich wydawanie, przyjmowanie w tym zakresie stosownych opłat. Zadanie nr 4 - II Wydział Karny 1848 godzin; Komputerowe przepisywanie uzasadnień wyroków, rozpisywanie w systemie informatycznym terminów rozpraw i posiedzeń, przesyłanie właściwym stronom odpisów aktów oskarżenia, zakładanie obwolut w sprawach zarejestrowanych w II Wydziale Karnym, szycie akt, kierowanie wystąpień do 2
osób i instytucji o informacje niezbędne do rozpoznawania spraw, przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma wpływające do danej sprawy niestanowiące wniosków procesowych, sortowanie zwrotnych poświadczeń odbioru wg terminów rozpraw i posiedzeń, kserowanie akt na potrzeby Wydziału. Zadanie Nr 5 - II Wydział Karny 1848 godzin; Rozpisywanie w systemie informatycznym terminów rozpraw i posiedzeń, przesyłanie właściwym stronom odpisów aktów oskarżenia, zakładanie obwolut w sprawach zarejestrowanych w Wydziale, szycie akt, rejestracja spraw wpływających do Wydziału w systemie informatycznym, komputerowe przepisywanie uzasadnień wyroków, kierowanie wystąpień do osób i instytucji o informacje niezbędne do rozpoznawania spraw karnych, przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma wpływające do danej sprawy niestanowiące wniosków procesowych, kserowanie akt na potrzeby Wydziału. Zadanie Nr 6 III Wydział Rodzinny i Nieletnich 1848 godzin Rozpisywanie terminów rozpraw i posiedzeń, podszywanie akt spraw, wpisywanie poczty, przygotowywanie akt na posiedzenia, podkładanie zwrotnych poświadczeń odbioru do akt spraw, przygotowywanie akt do przekazania do archiwum zakładowego, segregowanie i wpisywanie zwrotnych poświadczeń odbioru. Zadanie Nr 7 VI Wydział Ksiąg Wieczystych 1848 godzin Podkładanie ksiąg wieczystych w archiwum, udostępnianie ksiąg i innych materiałów archiwalnych pracownikom wydziału oraz interesantom. Zadanie Nr 8 VI Wydział Ksiąg Wieczystych 1848 godzin Przygotowywanie korespondencji sądowej, sprawdzanie prawidłowości wpisów przeniesionych z księgi papierowej do księgi prowadzonej w systemie informatycznym. Zadanie Nr 9 VII Wydział Karny 1848 godzin Zakładanie akt, wykonywanie zarządzeń o wyznaczeniu rozpraw i posiedzeń, sporządzanie rachunków dla świadków i biegłych, przekazywanie akt spraw karnych i wykroczeniowych do należności sądowych, sporządzanie odpisów wyroków, archiwizowanie akt. Zadanie Nr 10 VII Wydział Karny 1848 godzin 3
Komputerowe sporządzanie i wysyłanie wokand, sporządzanie wykazów listów poleconych i przygotowywanie korespondencji do Biura Podawczego, wysyłanie akt sądowych innym sądom i instytucjom, prowadzenie kontrolki wysłanych akt w systemie informatycznym i papierowym, podkładanie do akt zwrotnych poświadczeń odbiór. Zadanie Nr 11 VIII Wydział Wykonywania Orzeczeń 1848 godzin Wpisywanie korespondencji do wykazu listów poleconych, wysyłanie odpisów wyroków do prokuratury i policji, przygotowywanie akt dla II i VII Wydziału Karnego, Prokuratury i innych sądów, przygotowywanie akt do wydania tytułów wykonawczych, podkładanie do akt zwrotnych poświadczeń odbioru oraz pism wypływających do Wydziału, zszywanie akt. Zadanie Nr 12 VIII Wydział Wykonywania Orzeczeń 1848 godzin Wysyłanie wezwań i zawiadomień o terminie posiedzenia stronom postępowania wykonawczego, sporządzanie i wysyłanie wokand, odnotowywanie spraw w wykazie informatycznym programu Curenda Wydział Wykonawczy, przesyłanie pism kierowanych z zapytaniem do osób fizycznych oraz organów administracji publicznej, przesyłanie odpisów postanowień stronom, odnotowywanie zwrotnych poświadczeń odbioru w systemie informatycznym, zszywanie akt. Zadanie Nr 13 II Zespół Kuratorskiej Służby Sądowej Wykonującego Orzeczenia w sprawach rodzinnych i nieletnich 1848 godzin Zakładanie teczek spraw, nadawanie numeru sprawy zgodnie z wykazem, wpisywanie spraw kuratorom społecznym, zawodowym, przygotowywanie i wysyłanie korespondencji sądowej, sporządzanie ryczałtów kuratorów społecznych, wprowadzanie danych do systemu komputerowego Kurator prowadzenie teczek kuratorskich, przepisywanie sprawozdań z wywiadów środowiskowych. Zadanie Nr 14 Sekcja Gospodarcza 1848 godzin Przygotowywanie korespondencji do wysłania, opisywanie faktur za zakupy i usługi, sporządzanie projektów zamówień na materiały biurowe, druki i tonery, obsługa programu komputerowego Księga Inwentarzowa, wprowadzanie na stan i nadawanie numerów inwentarzowych zakupionego wyposażenia Sądu, wprowadzanie bieżących zmian lokalizacji mienia podlegającego ewidencji, sporządzanie tabel amortyzacji i zestawienia umorzeń środków trwałych w programie Księga Inwentarzowa. 4
Zadanie Nr 15 Archiwum sądowe 1848 godzin Pomoc w porządkowaniu akt w archiwum, wpisywanie akt wypożyczonych do rejestru wypożyczeń systemu komputerowego, wpisywanie spisów zdawczo odbiorczych z wersji papierowej do systemu komputerowego, pomoc w przejmowaniu oraz ewidencjonowaniu materiałów archiwalnych, pomoc w przygotowywaniu dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne celem przekazania do Archiwum Państwowego oraz brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej. Zadanie Nr 16 Biuro Podawcze 1848 godzin Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Sądu Rejonowego w Zamościu, ewidencjonowanie korespondencji w systemie elektronicznym Biuro Podawcze, ekspedycja przyjętej i zaewidencjonowanej korespondencji na poszczególne komórki organizacyjne Sądu. Wyżej wymienione czynności wykonywane będą od dnia 01 lutego 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. we wszystkie dni robocze, w czasie urzędowania Zamawiającego tj. pomiędzy godziną 7 30 a 15 30. W celu prawidłowego wykonywania czynności Zamawiający udostępni wykonującym poszczególne zadania stanowiące przedmiot zamówienia, nieodpłatnie, w swojej siedzibie, odpowiednio wyposażone stanowiska. Przedmiot zamówienia obejmuje łącznie nie więcej niż 29 568 godzin. Na każde z w/w zadań przypada więc po 1848 godzin. Miesięczny rozkład godzin przedstawia się następująco: w miesiącu lutym 2012 roku - 168 godzin, w miesiącu marcu 2012 roku - 176 godzin, w miesiącu kwietniu 2012 roku 160 godzin, w miesiącu maju 2012 roku 168 godzin, w miesiącu czerwcu 2012 roku 160 godzin, w miesiącu lipcu 2012 roku 176 godzin, w miesiącu sierpniu 2012 roku 176 godzin, w miesiącu wrześniu 2012 roku 160 godzin, w miesiącu październiku 2012 roku 184 godzin, w miesiącu listopadzie 2012 roku 168 godzin, w miesiącu grudniu 2012 roku 152 godziny. Wykonawcy zobowiązani będą do świadczenia usług w wyznaczonych przez Zamawiającego pomieszczeniach w budynku Sądu Rejonowego w Zamościu przy ul. Akademickiej 1 i przy ul. Ormiańskiej 11 z uwagi na fakt, iż 5
wykonywanie usług stanowiących przedmiot zamówienia wymaga dostępu do systemu informatycznego SAWA, KURATOR, NOWA KSIĘGA WIECZYSTA, KSIĘGA ŚRODKÓW TRWAŁYCH. Zamawiający wymaga składania ofert częściowych. Każdy z Wykonawców może złożyć ofertę tylko na jedno zadanie ( jedną część zamówienia). 4. Informacja o możliwości złożenia oferty wariantowej. Nie dopuszcza się możliwości składania oferty wariantowej. 5. Termin wykonania zamówienia: Od dnia 01 lutego 2012 roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. 6. Opis warunków udziału w postępowaniu, wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia oraz spełniają warunki dotyczące: posiadania wiedzy i doświadczenia Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku: Zamawiający uzna, że powyższy warunek został spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się (udokumentuje) wykonaniem przez okres ostatnich 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert podobnych czynności jak wymienione w zadaniach od 1 do 16 niniejszego ogłoszenia (kopia umowy, świadectwa pracy lub opinia) w organach wymiaru sprawiedliwości: sądy powszechne, sądy wojskowe, sądy administracyjne; prokuratura na potwierdzenia kserokopia umowy, świadectwo pracy bądź opinia. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku: 6
Zamawiający uzna, że powyższy warunek został spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że legitymuje się wykształceniem wyższym - obowiązkowo kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych oraz posiada znajomość przepisów: ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U., nr 98, poz. 1070, z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r.- Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. nr 38, poz. 249), Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej ( Dz. Urz. MS Nr 5, poz. 22 z pózn. zm.), Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 05 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. Nr 46, poz. 443 z późn. zm.). Spełnienie powyższych warunków wynikało będzie z treści oświadczenia złożonego przez Wykonawcę w trybie art. 22.1.2)-3) upzp, za wyjątkiem dokumentów potwierdzających wykształcenie, które winni Wykonawcy złożyć jako integralną część oświadczenia. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia, złożonych wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ( wniosek samodzielnie zredagowany). Z treści załączonych do wniosku dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił. Wszelkie dokumenty i oświadczenia powinny być sporządzone w języku polskim, przy zachowaniu obowiązujących go zasad reprezentacji. 7. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. a)oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22. 1. 2) - 3) ustawy Prawo zamówień publicznych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ,- b)oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24.1.1),4). 2.3),4) ustawy Prawo zamówień publicznych - według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ,- 7
c) Wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia przez okres ostatnich 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert - według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ,- 8. Informacja na temat wadium. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 9. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie. Podstawą oceny ofert w przetargu jest kryterium ceny. Waga tego kryterium: cena = 100%. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych ( art.91 ust. 5 i 6 ustawy Prawo zamówień publicznych.). 10. Miejsce i termin składania ofert. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w tym postępowaniu upływa dnia 12 stycznia 2012 roku do godz. 9 00. Wnioski wraz z załącznikami należy składać do Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego w Zamościu, ul. Akademicka 1, 22-400 Zamość (Wejście D pok. XA 1) 11. Adres strony internetowej, na której jest udostępniona specyfikacja istotnych warunków zamówienia. www.zamosc.sr.gov.pl 12. Informacja o zamiarze zawarcia umowy ramowej. Nie dotyczy. 8
13.Informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z adresem strony internetowej, na której będzie prowadzona aukcja elektroniczna. Nie dotyczy. 14.Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust.6 pkt 3 i 4, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień. Nie dotyczy. Ogłoszenie zostało zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych dnia 05 stycznia 2012 roku nr 5617-2012 Kierownik Finansowy Sądu Rejonowego w Zamościu Zbigniew Bełz 9