2009-03- J 1 tą i'.(, e- Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Ił (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42, Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Warszawa, dnia 2.b OR. 2009 r. RIO - II - 0913 I 29g1 2008 Pan Krzysztof Ada apusta Starosta Po "atu Nowodworskiego Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych G.t. Dz. U. z 2001r., Nr 55, poz.577 ze zm.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb. obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu-postępowania (Dz. U 2004r. Nr 167, poz.1747) - przeprowadzona została w dniach od 08 maja 2009r. do 21 lipca 2009 r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.. Kontrolą objęto okres od 01.01.2008r. do 31.l2.2008r. zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję, co następuje: l. Stwierdzono: W Banku Polska Kasa Opieki S.A funkcjonuje rachunek bieżący budżetu Powiatu obsługujący organ. Na podstawie wyciągów bankowych Banku Polska Kasa Opieki S.A do rachunku bieżącego budżetu oraz ewidencji księgowej prowadzonej do konta 133 stwierdzono niezgodność pomiędzy zapisami w księgowości banku a zapisami na koncie 133 (str. 7, 8 protokołu kontroli). Zapisy na koncie 133-"Rachunek budżetu" prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, wg których zapisy na koncie 133 dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku (Dz. U. z 2006r., Nr 142, poz. 1020).. 2. Stwierdzono: W zakresie druków ścisłego zarachowania: - nie zaewidencjonowano rozchodu kwitariuszy przychodowych, które zostały wykorzystane, - ewidencja druków ścisłego zarachowania jest prowadzona nieczyteinie. (str. 8 protokołu kontroli). Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić według ustaleń zawartych w Instrukcji kasowej, która stanowi Załącznik Nr l do Zarządzenia Starosty Powiatu Nowodworskiego Nr 18 z dnia 17 grudnia 1999r. w sprawie jednolitych zasad gospodarki kasowej. 3. Stwierdzono: Dane wykazane w bilansie Organu oraz w bilansie Starostwa-jednostki budżetowej sporządzonych za 2008r. nie wynikają z ewidencji księgowej prowadzonej do ksiąg rachunkowych Organu oraz Starostwa - jednostki budżetowej (str. 9 protokołu kontroli). Zgodnie z zapisem 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 142, poz. 1020 ze zm.) sprawozdania [mansowe sporządzać na podstawie ksiąg rachunkowych. 4. Stwierdzono: Wydatki niewygasające zostały zaewidencjonowane w księgach Starostwa -jednostki budżetowej na koncie 225 "Rozrachunki z budżetami" (str. 10 protokołu,kontroli). Wydatki niewygasające ewidencjonować w księgach Organu na koncie 225- "Rozliczenie niewygasających wydatków" tj. zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 4 do Zarządzenia Nr 66/08 Starosty Nowodworskiego z dnia 30. 12.2008r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli finansowej, Zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Instt1lkcji inwentaryzacyjnej oraz dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu powiatu nowodworskiego oraz Starostwa Powiatowego w Nowym Dworze Mazowieckim. 5. Stwierdzono: Opłata za zajęcie pasa drogowego była naliczana w nieprawidłowej wysokości (str. 29 protokołu kontroli). Opłatę za zajęcie pasa drogowego ustalać zgodnie z art. 40 ust. 5 ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych G. t. Dz. U. z 200?r. Nr 19, poz. 115 ze zm.).
6. Stwierdzono: Nieprawidłowości w zakresie klasyfikacji budżetowej dochodów: -za udzielenie licencji i wydanie wypisów z licencji (klasyfikowano w 0420) - za dzierżawę obszarów łowieckich (klasyfikowano w 0970), str. 30 protokołu kontroli). Stosować klasyfikację budżetową dochodów zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 107, poz.726 ze zm.). 7. Stwierdzono: Pracownicy Starostwa, na wniosku o zaliczkę me wskazywali terminu rozliczenia zaliczki (str. 11 protokołu kontroli). Zobowiązać pracowników do wskazywania terminu rozliczenia pobranej zaliczki, mając na uwadze zasady określone w 8 Instrukcji kasowej, która stanowi Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Nowodworskiego Nr 18 z dnia 17 grudnia 1999r. w sprawie jednolitych zasad gospodarki kasowej. 8. Stwierdzono Ilość dni przyjęta do wypłaty ryczałtu pracownikom za używanie do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością pracodawcy nie wynika z listy obecności (str. 40 protokołu kontroli). Przestrzegać przepisów 4. ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, zgodnie z którym kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). 9. Stwierdzono: Szkoły niepubliczne korzystające z dotacji udzielonych przez Starostwo Powiatowe, rozliczenie z wykorzystania dotacji przekazały z opóźnieniem od 1 do 19 dni (str. 42 protokołu kontroli). Zobowiązać dyrektorów szkół, aby rozliczenie z wykorzystania dotacji było przekazywane Zarządowi Powiatu Nowodworskiego nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekazanie kolejnej dotacji tj. zgodnie z ustaleniami zawartymi w uchwale Nr XXXVII/198/200S z dnia 20 września 200Sr. Rady Powiatu Nowodworskiego. 10. Stwierdzono Ewidencja prowadzona do konta 080 "Inwestycje" (środki trwałe w budowie) uniemożliwia wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych (str. 46 protokołu kontroli).
Ewidencję szczegółową do konta 080 "Inwestycje" (środki trwałe w budowie) prowadzić według zasad funkcjonowania tego konta określonych przez Starostę Nowodworskiego w Załączniku Nr 4 do Zarządzenia Nr 66/08 z dnia 30 grudnia 2008r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli finansowej, Zasad obiegu dokumentów. finansowo-księgowych, Instrukcji inwentaryzacyjnej, oraz Dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu powiatu nowodworskiego oraz Starostwa Powiatowego w Nowym Dworze Mazowieckim. 11. Stwierdzono: Nie przestrzegano ustaleń zawartych w umowie i od Wykonawcy robót nie wymagano wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w pełnej wysokości (str. 47, 48 protokołu kontroli). Bezwzględnie przestrzegać ustalenia zawarte w umowach. 12. Stwierdzono: Wykonawca robót budowlanych wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji (dotyczy 70% wartości zamówienia), której termin ważności uniemożliwił wyegzekwowanie przez Starostwo kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania umowy (str. 45-48 protokołu kontroli). Od Wykonawców robót budowlanych wymagać wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tak aby termin ich ważności gwarantował zabezpieczenie ewentualnych roszczeń Starostwa na warunkach określonych w umowie. Bezwzględnie przestrzegać ustalenia zawarte w umowach. 13. Stwierdzono: W celu wyegzekwowania zaległości z tytułu opłaty za wieczyste użytkowanie, Starostwo wystawiało upomnienia (str. 53, 54 protokołu kontroli). W przypadku braku wpłaty z tytułu opłaty rocznej wzywać użytkowników wieczystych do wniesienia tej opłaty, mając na uwadze art. 476 ustawy Kodeks cywilny przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilnego (Dz. U z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). 14 Stwierdzono: Zmiany w ewidencji środków trwałych (konto 011) oraz w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (konto 020) nie były wprowadzane na bieżąco do ksiąg rachunkowych (str. 57, 58 protokołu kontroli). Wnioskuje: Przestrzegać zapisów art.20 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku G.t. Dz. U. z 2002r. Nr76, poz.694 ze zm.) zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
15. Stwierdzono: Wpłaty czynszu z tytułu zawartych umów dzierżawy ewidencjonowano na koncie 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" (str. 59 protokołu kontroli). Ewidencję należności z tytułu dzierżawy nieruchomości prowadzić na koncie 221 zgodnie z treścią załącznika Nr 4 do Zarządzenia Nr 66/08 Starosty Nowodworskiego z dnia 30 grudnia 2008r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli finansowej, zasad obiegu dokumentów finansowo - księgowych, dokumentacji zasad rachunkowości dla budżetu powiatu nowodworskiego oraz Starostwa Powiatowego w Nowym Dworze Mazowieckim oraz zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 142, poz. 1020 ze zm.). 16.Stwierdzono: Na dzień 31.12.2008r. wystąpiła niezgodność między ewidencją syntetyczną a analityczną w zakresie środków trwałych (konto 011) i pozostałych środków trwałych (konto 013) (str. 56, 57 protokołu kontroli). Ewidencję środków trwałych prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze. zm.). 17. Stwierdzono: Informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu zostały przekazane do jednostek z opóźnieniem od 3 do 7 dni. (str. 65, 66 protokołu kontroli). W terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej przekazywać podległym jednostkom informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu tj. według ustaleń zawartych w art. 186 ust 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). 18. Stwierdzono: Jednostki budżetowe nie rozliczyły się z budżetem z tytułu uzyskanych dochodów budżetowych (str. 27 protokołu kontroli). Zobowiązać kierowników podległych jednostek budżetowych, aby dochody wykonane przez te jednostki były odprowadzane na rachunek budżetu Powiatu, tj. zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: 1.Zarząd Powiatu 2.Przewodniczący Zarządu Powiatu (Kierownik Urzędu), 3.Skarbnik Powiatu (Główny Księgowy). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j.t. Dz. U. z 200lr. Nr 55, poz. 577 ze zm.) -
Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Powiatu. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Przewodniczącemu Zarządu Powiatu prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej wart. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: Rada Powiatu Nowodworskiego