INSTRUKCJA DOKONYWANIA ZAKUPÓW NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II UWAGA! Na KUL obowiązuje całkowity zakaz dokonywania zakupów towarów i usług przed złożeniem odpowiedniego wniosku zakupowego i uzyskaniem informacji dotyczących możliwych sposobów dokonania zakupu z Działu Zamówień Publicznych, Działu Inwestycji lub od właściwego realizatora zakupów. (z wyjątkiem części 1 niniejszej instrukcji). Dotyczy to również umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi. KUL nie będzie pokrywać kosztów zakupów realizowanych z pominięciem trybu określonego w niniejszej instrukcji, niezależnie od źródła finansowania zakupu. Pracownik naukowo-dydaktyczny może skorzystać z pomocy wyznaczonego pracownika Dziekanatu przy dokonywaniu czynności formalno-technicznych związanych z procedurą zakupu towarów i usług. W szczególności w: - uzyskaniu niezbędnych podpisów na zapotrzebowaniu lub wniosku; - dostarczeniu dokumentów do właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej Uczelni. Wyznaczony pracownik Dziekanatu na bieżąco informuje pracownika naukowo-dydaktycznego o przebiegu procesu zakupowego. Wyznaczony pracownik Dziekanatu jest zobowiązany do zapoznania się z wewnętrznymi regulacjami prawnymi z zakresu obsługi procesu zakupów. Do momentu wejścia w życie Regulaminu zamówień publicznych KUL stosuje się zapisy niniejszej instrukcji wprowadzonej Zarządzeniem Rektora KUL z dnia 12 października 2012 r. w sprawie realizacji zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane. Część 1 Zamówienia na dostawy i usługi wyłączone ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Trybów określonych w niniejszej instrukcji nie stosuje się do następujących dostaw i usług: 1) usług zrealizowanych w miejscu delegacji służbowej (w szczególności: wyżywienie, nocleg, opłaty za parking, usługi kserograficzne, zakup publikacji i książek, opłaty za transport w miejscu delegacji); 2) opłat za udział w konferencjach, sympozjach, szkoleniach i kursach indywidualnych; 3) opłat za publikacje w czasopismach i naukowych i specjalistycznych i innych publikacjach naukowych; 4) składek członkowskich w towarzystwach i stowarzyszeniach naukowych; 5) honorariów za recenzje i inne czynności w przewodach doktorskich i habilitacyjnych; 6) honoraria za recenzje publikacji naukowych; 7) zakupu książek. 1
UWAGA! Powyższe wyłączenia mają zastosowanie jedynie w przypadku, gdy jednostkowe zamówienie nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO netto, przeliczonej zgodnie z kursem określonym w aktualnym Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Informacja o aktualnym kursie znajduje się na stronie internetowej Działu Zamówień Publicznych. Ponadto Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113 poz. 759, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP, nie stosuje się do dostaw i usług wymienionych w art. 4 ustawy PZP (tekst ustawy na stronie internetowej Działu Zamówień Publicznych), z zastrzeżeniem, że zakupy realizowane na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, o wartości poniżej 14 000 EURO netto są realizowane zgodnie z Częścią 4 niniejszej instrukcji. W wymienionych wyżej przypadkach realizacja zakupu wymaga uprzedniego uzyskania pisemnej zgody władz KUL i potwierdzenia posiadania środków finansowych przez Kwestora KUL lub Kierownika Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych, lub innej osoby upoważnionej. Zakup następuje na podstawie faktury lub rachunku, do którego załącza się ww. zgodę. Po dokonaniu zakupu fakturę lub rachunek należy opisać i złożyć w odpowiednim Centrum Przyjmowania Dokumentów. W każdym przypadku zakupy muszą być dokonywane w sposób celowy, oszczędny i z zachowaniem zasady gospodarności. UWAGA! Nie ma obowiązku uzyskania zgody władz KUL w przypadku realizacji zakupów finansowanych ze środków na badania naukowe w zakresie: książek, opłat za publikacje w czasopismach naukowych i specjalistycznych oraz opłat za udział w konferencjach, sympozjach, szkoleniach i kursach indywidualnych. Opisu uzyskanych faktur i rachunków, zgodnie z zapisami Zarządzenia Rektora KUL w sprawie wprowadzenia obowiązku opisu zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych poświadczających zakup towarów i usług, dokonuje osoba odpowiedzialna za centrum budżetowe, na potrzeby którego zakup został dokonany lub osoba przez tę osobę pisemnie upoważniona. Część 2 Zasady udzielania zamówień publicznych Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zakupowego następuje w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie kontrahentów z odpowiednim zastosowaniem ustawy PZP. Pracownicy KUL uczestniczący w postępowaniu zakupowym obowiązani są stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy i ponoszą za naruszenia prawa pełną odpowiedzialność. Obowiązują ich następujące zasady ogólne: 1) przy przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowania zakupowego należy zapewnić zachowanie 2
uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; 2) nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP dzielić zamówień na części lub obniżać ich wartości; 3) przedmiot zamówienia należy opisać w sposób, który nie utrudni uczciwej konkurencji, w szczególności bez stosowania znaków towarowych, nazw producentów itp., a w przypadku niemożności uniknięcia ich stosowania, użycia formuły lub równoważnych wraz z wykazaniem elementów jego równoważności. Część 3 Zamówienia realizowane na podstawie umowy zawartej przez KUL 1. W przypadku zakupu realizowanego na podstawie zawartej uprzednio umowy uprawniony pracownik zobowiązany jest poprawnie wypełnić druk Zapotrzebowania (załącznik nr 2 do instrukcji). Dane niezbędne do wypełnienia druku Zapotrzebowania, jak i jego wzór, znajdują się na stronie internetowej Działu Zaopatrzenia. Strona zawiera na bieżąco aktualizowany spis obowiązujących umów na usługi i dostawy, a także szczegółowe cenniki konieczne do prawidłowego wypełnienia druku Zapotrzebowania na dostawy i usługi dostarczane na podstawie zawartych umów. 2. Zapotrzebowanie na dostawy i usługi z różnych umów należy składać na oddzielnych drukach wg zawartej umowy. Dodatkowych informacji w przedmiocie sposobu wypełnienia zapotrzebowania udzielają poszczególne magazyny KUL i jednostki merytorycznie odpowiedzialne za realizację danej umowy wymienione w załączniku nr 1 niniejszej instrukcji. 3. Wypełnione Zapotrzebowanie podpisuje dysponent centrum budżetowego, z którego ma być finansowany zakup (dziekan, dyrektor instytutu, kierownik katedry, dyrektor ośrodka badań, kierownik tematu badawczego, kierownik jednostki organizacyjnej administracji, kierownik projektu, itp.). 4. Na druku Zapotrzebowania konieczne jest uzyskanie podpisu (akceptacji) Kwestora KUL lub Kierownika Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych, lub innej osoby upoważnionej (w zależności od źródła finansowania zakupu). Tak przygotowany druk należy przekazać do właściwego magazynu KUL lub jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za realizację danej umowy, która realizuje Zapotrzebowanie. W przypadku nieprawidłowego wypełnienia druku Zapotrzebowania lub wystąpienia w nim jakichkolwiek braków, zostanie ono zwrócone w celu uzupełnienia. 5. Odbiór zamówionych towarów lub zrealizowanie usługi jest możliwe po powiadomieniu wnioskującego o dokonanie zakupu ze strony odpowiedniego magazynu KUL lub jednostki realizującej umowę. 6. W przypadku realizacji zamówienia usługi, fakturę za zrealizowaną usługę opisuje osoba odpowiedzialna za centrum budżetowe, na potrzeby którego usługa została dokonana lub osoba przez tę osobę pisemnie upoważniona. 3
Część 4 Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane ze wszystkich źródeł finansowania o wartości poniżej 14 000 EURO netto Zamówienia na dostawy i usługi o wartości poniżej 14 000 EURO netto realizowane są na postawie Wniosku (załącznik nr 4 do instrukcji). Wzór druku Wniosku znajduje się na stronie internetowej Działu Zaopatrzenia. Realizacja poszczególnych zakupów może nastąpić jedynie po uzyskaniu zgody w trybie określonym poniżej. W przypadku dokonania zakupu bez wymaganej zgody, KUL nie będzie finansował zakupu. 1. Uprawniony pracownik zobowiązany jest poprawnie wypełnić druk Wniosku (załącznik nr 4 do instrukcji). 2. Wypełniony Wniosek podpisuje dysponent centrum budżetowego, z którego ma być finansowany zakup (dziekan, dyrektor instytutu, kierownik katedry, dyrektor ośrodka badań, kierownik tematu badawczego, kierownik jednostki organizacyjnej administracji, kierownik projektu, itp.). 3. Wniosek musi posiadać opinię jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za daną grupę zakupów (realizatora zgodnie z załącznikiem nr 1 do instrukcji). W przypadku opinii negatywnej Wniosek podlega zwrotowi do wnioskującego. 4. Prawidłowo wypełniony Wniosek o realizację zamówienia podpisany przez dysponenta danego centrum budżetowego należy złożyć do podpisu (akceptacji) Kwestora KUL lub Kierownika Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych, lub innej osoby upoważnionej (w zależności od źródła finansowania zakupu). 5. Wniosek należy przekazać do odpowiedniego realizatora, który po zatwierdzeniu zakupu przez władze KUL i zarejestrowaniu w ewidencji realizatora, informuje jednostkę/osobę wnioskującą o dokonanie zakupu o możliwości jego dokonania. 6. Zatwierdzony wniosek jest realizowany przez realizatora lub jednostkę/osobę wnioskującą za zgodą realizatora na podstawie telefonicznego lub pisemnego (w formie poczty elektronicznej e-mail lub faksu) rozeznania rynku u co najmniej trzech wykonawców. Konieczne jest sporządzenie notatki służbowej (załącznik nr 5 do instrukcji) z dokonanych czynności, a także wyboru wykonawcy. Głównym kryterium wyboru wykonawcy powinna być najniższa cena. 7. W przypadku jednorazowych zakupów na kwotę przekraczającą 25 000,00 zł brutto wymagane jest zawarcie umowy: sprzedaży, dostawy, wykonania usług, wykonania robót budowlanych. 8. Realizacja zakupu następuje na podstawie faktury lub rachunku, którą należy opisać zgodnie z Zarządzeniem Rektora KUL w sprawie wprowadzenia obowiązku opisu zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych poświadczających zakup towarów i usług: - w części A opisu przez jednostkę wnioskującą o dokonanie zakupu; - w części B przez właściwego realizatora. 9. Jednostka wnioskująca o dokonanie zakupu po wykonaniu opisu w części A przekazuje fakturę lub rachunek do realizatora, który dokonuje opisu w części B, a następnie oznacza fakturę numerem wniosku z ewidencji realizatora. 4
10. Realizator rejestruje fakturę lub rachunek w systemie informatycznym S4A, a jeśli nie posiada takich uprawnień przekazuje dokument finansowy do właściwego Centrum Przyjmowania Dokumentów. Część 5 Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane ze wszystkich źródeł finansowania o wartości powyżej 14 000 EURO netto 1. Zamówienia na dostawy i usługi ze wszystkich źródeł finansowania, o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 14 000 EURO netto są realizowane przez Dział Zamówień Publicznych lub Dział Inwestycji, w trybie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Uprawniony pracownik zobowiązany jest poprawnie wypełnić Zapotrzebowanie (załącznik nr 3 do instrukcji), którego wzór znajduje się na stronie internetowej Działu Zaopatrzenia. 3. Wypełnione Zapotrzebowanie podpisuje dysponent centrum budżetowego, z którego ma być finansowany zakup (dziekan, dyrektor instytutu, kierownik katedry, dyrektor ośrodka badań, kierownik tematu badawczego, kierownik jednostki organizacyjnej administracji, kierownik projektu, itp.), a następnie jest przekazywany do podpisu (akceptacji) Kwestora KUL lub Kierownika Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych, lub osoby upoważnionej (w zależności od źródła finansowania zakupu). 4. Zapotrzebowanie należy przekazać do Realizatora określonego zgodnie z ich podziałem merytorycznym stanowiącym załącznik nr 1 do instrukcji. Zapotrzebowania należy składać w wyznaczonych przez Realizatora terminach naboru. 5. Realizator przekazuje pogrupowane i zatwierdzone zestawienie zamówień z zebranych zapotrzebowań wraz z wypełnionym Wnioskiem o udzielenie zamówienia publicznego w formie papierowej i elektronicznej (załącznik nr 6 do instrukcji), do realizacji przez Dział Zamówień Publicznych lub Działu Inwestycji (w zakresie robót budowlanych i usług okołobudowlanych), w terminach określonych w planach zamówień publicznych Działu Zamówień Publicznych i Działu Inwestycji. 6. Do wniosku musi być dołączony szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz oszacowanie wartości zamówienia zgodnie z ustawą PZP. Dodatkowych informacji w przedmiocie sposobu wypełnienia wniosku, sposobu opisu przedmiotu zamówienia i procesu szacowania wartości zamówienia udziela Dział Zamówień Publicznych. UWAGA! Realizacja zamówienia w trybie zamówień publicznych trwa minimum 3 miesiące licząc od dnia przekazania dokumentacji do Działu Zamówień Publicznych lub Działu Inwestycji. 7. Decyzje w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podejmuje Rektor KUL lub Prorektor ds. administracji i finansów w ramach udzielonego upoważnienia. 8. Realizacją czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zajmuje się powoływana przez Rektora KUL lub Prorektora ds. administracji i finansów Komisja Przetargowa, w której skład wchodzą przedstawiciele jednostek posiadających wiedzę i umiejętności wymagane dla poprawnego przeprowadzenia postępowania, a także przedstawiciele jednostki, na rzecz której 5
realizowany jest zakup. 9. W toku przeprowadzonych czynności zostaje zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego, o czym zostaną poinformowane zainteresowane jednostki wnioskujące o dokonanie zakupu. Zamówienia na dostawy i usługi na podstawie zawartych umów są realizowane zgodnie z Częścią 3 niniejszej instrukcji. 10. Realizacja zakupu następuje na podstawie faktury lub rachunku, którą należy opisać zgodnie z Zarządzeniem Rektora KUL w sprawie wprowadzenia obowiązku opisu zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych poświadczających zakup towarów i usług: - w części A opisu przez jednostkę wnioskującą o dokonanie zakupu; - w części B przez właściwego realizatora. 11. Jednostka wnioskująca o dokonanie zakupu po wykonaniu opisu w części A przekazuje fakturę lub rachunek do realizatora, który dokonuje opisu w części B, a następnie oznacza fakturę numerem wniosku z ewidencji realizatora. 12. Realizator rejestruje fakturę lub rachunek w systemie informatycznym S4A, a jeśli nie posiada takich uprawnień przekazuje dokument finansowy do właściwego Centrum Przyjmowania Dokumentów. Część 6 Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w trybie awaryjnym W tym trybie należy wnioskować wyłącznie o zakupy niezbędne dla zapewnienia bieżącego funkcjonowania Uczelni lub dotyczące awarii. Konieczne jest sporządzenie szczegółowego pisemnego uzasadnienia potrzeby przeprowadzenia zakupu. 1. Stosuje się odpowiednio zapisy Części 4 instrukcji tylko do momentu przeprowadzenia odpowiedniej procedury o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem, że zamówienie w tym trybie musi posiadać pisemne uzasadnienie potrzeby pilnego zakupu danych towarów czy usług podpisane przez dysponenta centrum budżetowego (dziekana, dyrektora instytutu, kierownika katedry, dyrektora ośrodka badań, kierownika tematu badawczego, kierownika jednostki organizacyjnej administracji, kierownika projektu, itp.) i zatwierdzone przez Rektora KUL lub Prorektora ds. administracji i finansów. 2. W przypadku uznania przez Rektora KUL lub Prorektora ds. administracji i finansów, iż pisemne uzasadnienie nie potwierdza potrzeby pilnej realizacji zamówienia, wniosek zostanie zrealizowany według standardowej procedury omówionej w Części 5, tzn. bez zachowania trybu awaryjnego. 6