LEGAL ALERT ZMIANA USTAWY O KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSPÓLNIKÓW ZA BRAKI W OGRANIE REPREZENTACJI SPÓŁKI SKŁADANIE DODATKOWYCH OŚWIADCZEŃ O ADRESIE WYMÓG NIEKARALNOŚCI PROKURENTÓW ZMIANY ZWIĄZANE Z ZASTOSOWANIEM NOWYCH TECHNOLOGII OBOWIĄZEK SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ Szanowni Państwo! Rok 2018 jest niewątpliwie przełomowy, jeśli chodzi o informatyzację poszczególnych dziedzin życia. Przewiduje on również szereg nowych obowiązków dla przedsiębiorców, którzy chociażby do 25 maja bieżącego roku będą musieli dostosować swoje regulacje wewnętrzne do przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych (popularne RODO). Wiele również dzieje się na krajowym podwórku, gdzie polski ustawodawca próbuje stopniowo informatyzować poszczególne gałęzie prawa. W tym zakresie chcielibyśmy zwrócić Państwa szczególną uwagę na treść podpisanej 12 lutego 2018 r. przez Prezydenta RP Ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw ( Ustawa ), która wprowadza rewolucyjne zmiany w odniesieniu do podstawowych obowiązków rejestrowych przedsiębiorców, jak chociażby bezwzględny wymóg elektronicznego składania sprawozdań finansowych przez spółki prawa handlowego. Więcej w naszym specjalnym newsletterze poświęconym najważniejszym zmianom wskazanym w Ustawie. ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSPÓLNIKÓW ZA BRAK OGRANU LUB OSÓB UPRAWNIONYCH DO REPREZENTACJI SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ W aktualnym stanie prawnym wspólnicy nie odpowiadają za realizację przez spółkę kapitałową obowiązków rejestrowych. Prowadzi to do sytuacji, w której tylko spółka wpisana do rejestru może być podmiotem obowiązków nakładanych w ramach postępowania rejestrowego. Przedmiotowa zasada, funkcjonująca od blisko 16 lat i po raz pierwszy ulegnie zmianie. Ustawa zakłada przyznanie określonych kompetencji sądom rejestrowym w stosunku do wspólników osoby prawnej, w ten sposób, że w uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu http://pl.schindhelm.com/ Strona 1
zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może, pod rygorem grzywny, wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Grzywna nakładana na wspólników będzie mogła być ponawiana. Z uprawnieniem sądu, korespondował będzie nowy obowiązek rejestrowy dla spółki zobowiązana będzie ona w momencie rejestracji, lub przy pierwszym zgłoszeniu zmiany danych w rejestrze, do zgłoszenia adresów podmiotów uprawnionych do powołania członków zarządu. Grzywna stosowana przez sąd rejestrowy nie będzie miała charakteru penalnego, ma ona jedynie za zadanie zmobilizować do wykonania obowiązków. Oznacza to, że w razie wykonania czynności przez dłużnika grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu. Adresy podmiotów uprawnionych do wyboru członków zarządu będzie należało złożyć wraz z pierwszym wnioskiem rejestrowym, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. SKŁADANIE DODATKOWYCH OŚWIADCZEŃ O ADRESIE PRZEZ OZNACZONY KRĄG OSÓB. Sądy rejestrowe borykają się z problemem skutecznego doręczenia wezwań lub orzeczeń kierowanych do członków organu (lub osób) uprawnionych do reprezentacji podmiotu. Obecnie przepisy k.s.h. wprowadzają obowiązek wskazania adresów do doręczeń członków zarządu, przy rejestracji spółek kapitałowych (spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej). Wymóg ten zostanie przez Ustawę sformalizowany. Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców, prokurentów oraz likwidatorów oprócz zgody na powołanie, trzeba będzie dołączyć również oświadczenia obejmujące ich adresy do doręczeń. Jeżeli adres do doręczeń członków zarządu, prokurentów, likwidatorów znajdował się będzie poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej. Każdorazową zmianę adresu do doręczeń osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu lub danych pełnomocnika w sytuacji gdy adres jest za granicą, należało będzie zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając stosowne oświadczenia. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu, doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych. Zgłoszenie zmian, nie będzie podlegało opłacie sądowej. Efektem składania oświadczeń o adresie, będzie przyjęcie, iż pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, doręcza się na adres do doręczeń wskazany w oświadczeniach gromadzonych w aktach rejestrowych. Natomiast w razie niemożności doręczenia pism z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń pozostawia się je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia o adresie, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych. http://pl.schindhelm.com/ Strona 2
WYMÓG NIEKARALNOŚCI RÓWNIEŻ W STOSUNKU DO PROKURENTÓW Kolejnym nowum wprowadzonym przez Ustawę jest rozszerzenie wymogu niekaralności, o którym mowa w 18 ust. 2 k.s.h. na prokurentów. Dotychczas obowiązujące przepisy nie przewidywały obowiązku posiadana przez prokurenta czystej kartoteki karnej, jako jednego z wymogów, niezbędnego do powołania go do pełnienia funkcji. W tym zakresie, poszerzeniu o osobę prokurenta ulegnie krąg podmiotowy z art. 18 2 k.s.h. Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami prokurentem nie będzie mogła być osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego (przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu) oraz w art. 587 (ogłoszenie nieprawdziwych danych), art. 590 (umożliwienie bezprawnego głosowania) i w art. 591 (bezprawne posługiwanie się dokumentem) k.s.h. ZMIANY ZWIĄZANE Z ZASTOSOWANIEM NOWYCH TECHNOLOGII 1. Od marca 2020 r. postępowanie przed KRS tylko w formie elektronicznej Zgodnie z treścią Ustawy zostanie wprowadzony obligatoryjny obowiązek składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. System ten ma być intuicyjny i wykluczający możliwość błędnego wypełnienia danego formularza, a co za tym idzie kierowania do podmiotu zarządzeń w przedmiocie zwrotu wniosku lub jego uzupełnienia. Ma to istotnie przyspieszyć procedurę rejestrową, gdyż wnioskowanie zmiany będą pojawiały się automatycznie w systemie po ich wprowadzeniu. Dokumenty będą musiały być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub wprowadzone za pomocą zaufanego konta e-puap. Również orzeczenia kończące postępowanie będą wydawane i doręczane w postaci elektronicznej. Dodatkowym ułatwieniem dla wnioskodawców ma być usługa newslettera, pozwalająca na generowanie powiadomień o doręczanych stronie dokumentach sądowych. Oznacza to, że wnioskodawca otrzyma niezwłocznie powiadomienie na wskazany przez siebie adres e-mailowy, że umieszczono na jego koncie dokumenty sądowe. Wejście w życie: 1 marca 2020 r. 2. Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych W związku z całkowitą elektronizacją Krajowego Rejestru Sądowego, przedsiębiorcy nie będą już dołączali do wniosków wypisów aktów notarialnych, w tych przypadkach kiedy są one niezbędne celem dokonania stosownej zmiany w rejestrze. Celem ułatwienia Krajowa Rada Notarialna zostanie zobowiązana do stworzenia Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych ( Repozytorium ), prowadzonego w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywane będą elektroniczne wypisy i wyciągi aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej W tym zakresie, jeżeli akt notarialny będzie zawierał w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców, albo podlegał będzie złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, notariusz będzie miał obowiązek pouczyć stronę aktu o sposobie i trybie składania wniosku w postępowaniu rejestrowym oraz o obowiązku podania w tym wniosku numeru wypisu lub wyciągu aktu w Repozytorium. Wnioskodawca, składając wniosek do sądu rejestrowego, we właściwym polu wskaże, jaki numer w Repozytorium ma akt notarialny, który chce dołączyć do wniosku. W momencie zarejestrowania wniosku przez sąd rejestrowy dokument, którego numer w Repozytorium został wskazany we wniosku, zostanie automatycznie przekazany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z Repozytorium i dołączony do wniosku. http://pl.schindhelm.com/ Strona 3
Repozytorium będzie funkcjonowało wraz z nałożeniem obowiązku elektronicznej formy wpisu w rejestrze. 3. Elektroniczna czytelnia dokumentów rejestrowych Ustawa zakłada stworzenie Centralnej Informacji, która ma zastąpić dotychczasową funkcję czytelni akt rejestrowych. Zgodnie z planowanymi rozwiązaniami, każdy podmiot ma mieć możliwość w miejscu i czasie dowolnie przez siebie wybranym wglądu w dokumenty rejestrowe spółki, z uwagi na charakter publiczny rejestru przedsiębiorców. W tym zakresie jednak, dotychczasowe akta rejestrowe spółek nie ulegną zniszczeniu, gdyż nie będą one dygitalizowane. W Centralnej Informacji zostaną zamieszczane wnioski podmiotów wraz z dołączanymi do nich dokumentami począwszy od marca 2020 r. OBOWIĄZEK SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Już od 15 marca 2018 roku Ustawa przewiduje obowiązek składania m.in. sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości wyłącznie drogą elektroniczną. Jak wynika z uzasadnienia ustawy, projektowane zmiany są przede wszystkim podyktowane chęcią skrócenia czasu pracy sądów rejestrowych potrzebnego na rozpoznanie wniosków o ujawnienie w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu sprawozdania. Co istotne również, przedsiębiorca nie będzie zobowiązany, jak obecnie, do złożenia sprawozdania w Urzędzie Skarbowym, bowiem przekaże je sąd rejestrowy w formie elektronicznej. 1. Jakie dokumenty będą składane do KRS elektronicznie Zgodnie z treścią Ustawy, spółki i inne zobowiązane podmioty będą miały obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie podlegało ono badaniu), odpis uchwały odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty (por. art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości) poprzez ministerialny system teleinformatyczny. Ponadto, do zgłoszenia trzeba będzie dołączyć oświadczenie, że przedmiotowe dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. 2. Sposób dokonania zgłoszenia sprawozdania finansowego Znowelizowane przepisu ustawy przewidują, że zgłoszenie dokumentów wymienionych w art. 69 ustawy o rachunkowości opatruje: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako: członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Tym samym, na przedsiębiorcach spoczywać będzie obowiązek posiadania podpisu elektronicznego. Z kolei jeżeli wspólnikiem spółki nie jest osoba fizyczna, wniosek podpisuje swoim elektronicznym podpisem co najmniej jedna osoba, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS, wpisana jako członek http://pl.schindhelm.com/ Strona 4
zarządu, syndyk, likwidator wspólnika lub wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. 3. Wymóg posiadania numeru PESEL problematyczny dla przedsiębiorców zagranicznych Warto zwrócić uwagę na wymóg stwierdzający, że zgłoszenia dokumentów o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości dokonuje osoba, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze. Obowiązek ten będzie szczególnie problematyczny dla przedsiębiorców z kapitałem zagranicznym, których wyłącznymi członkami zarządu (lub wspólnikami) są osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego i niezamieszkujące stale na terytorium Polski. Zgodnie z obecnie obowiązującymi wymogami prawnymi, dopuszczalnym jest umieszczenie w KRS danych osób, które nie posiadają numeru PESEL z uwagi na brak obowiązku jego posiadania. Mając jednak na uwadze literalne brzmienie znowelizowanych podpisów, począwszy od 15 marca nie będzie możliwe złożenie sprawozdania finansowe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w przypadku gdy żadna z ww. osób (np. członków zarządu, wspólników spółki) nie posiada numeru PESEL. Co więcej, autorzy ustawy wykluczają również możliwość elektronicznego zgłoszenia sprawozdania finansowego do KRS za pośrednictwem pełnomocnika procesowego. Jak wynika bowiem z uzasadnienia ustawy, nie będzie można ustanowić pełnomocnika procesowego do dokonania takiej czynności, bo nie jest to czynność procesowa, ale techniczna polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do Krajowego Rejestru Sądowego. 4. Dostosowanie do nowych obowiązków sprawozdawczych Mając na uwadze powyższe zmiany, przedsiębiorcy już teraz powinni przedsięwziąć środki mające na celu dostosowanie i spełnienie wymogów związanych ze składaniem do KRS sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Poza koniecznością uzyskania certyfikowanego podpisu, może się okazać, że przedsiębiorcy, którzy w KRS nie ujawnili żadnych osób posiadających numer PESEL, będą zobowiązani do wystąpienia z wnioskiem o nadanie numeru PESEL czy też do przyjęcia do zarządu spółki osoby fizycznej posiadającej numer PESEL. Wyjątkowo jeszcze, sprawozdania finansowe za rok 2017 będzie można sporządzić w formie papierowej, niemniej jednak nie będą one już składane do sądu. W tym zakresie, należało je będzie zeskanować, a następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem na portalu epuap i zamieścić w systemie. Cały proces ustawodawczy oraz tekst ustawy wraz z jej uzasadnieniem można znaleźć tutaj. W przypadku gdyby potrzebowali Państwo szczegółowych informacji, co do kierunku zmian, jak również naszej pomocy, uprzejmie zapraszamy do kontaktu: Tomasz Szarek Radca Prawny, Partner dr Marcin Śledzikowski Radca Prawny Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k ul. Kazimierza Wielkiego 3 50-077 Wrocław / POLAND tel. +48 71 32651-40 tomasz.szarek@sdzlegal.pl marcin.sledzikowski@sdzlegal.pl http://pl.schindhelm.com/ Strona 5