SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego.promocja GMINY SMOŁDZINO''BAŁTYK DLA WTAJEMNICZONYCH'' POPRZEZ STUDY TOUR ORAZ WYJAZD NA TARGI TURYSTYCZNE. (tytuł zadania publicznego)...turystyka I KRAJOZNAWSTWO. (nazwa zadania publicznego) w okresie od 01.03.2014r. do.30.06.2014r określonego w umowie nr..15/3/2014 zawartej w dniu..06.03.2014r pomiędzy...gminą SMOŁDZINO... (nazwa Zleceniodawcy) a...stowarzyszeniem ROZWOJU TURYSTYKI WIEJSKIEJ''SŁOWINIEC''... (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji 3) ) Data złożenia sprawozdania 4) 19.05.2014R... 1
Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. GDAŃSKIE TARGI TURYSTYCZNE 11.04.2014 DO 13.04.2014R Podczas GTT jak co roku organizowana jest przez Gdańskie Stowarzyszenie Agroturyzmu,pod patronatem POLSKIEJ FEDERACJI TURYSTYKI WIEJSKIEJ GG W WARSZAWIE-Giełda Agroturystyczna.Uczestnikami tej Giełdy są Stowarzyszenia z całej Polski zrzeszone w PFTWGG,prezentując swoją ofertę.w tym roku w/g statystyk odwiedziło GTT ok 10 tys zwiedzających,a wystawców było ok 300.Warunkiem uczestnictwa jest rezerwacja stoiska/opłata/oraz bogata oferta promocyjna,kuchnia regionalna,rękodzielnictwo danego regionu,uczestnictwo w pokazach,konkursach.stowarzyszenie Rozwoju Turystyki Wiejskiej SŁOWINIEC,wraz z Gminą Smołdzino w ramach Zadania Publicznego i pracy członków Stowarzyszenia,przedstawiło bogatą ofertę turystyczną/film,bazę noclegową,mapy,ulotki,gadżety,wyroby rękodzielnicze/,przeprowadziliśmy konkurs o Gminie Smołdzino rozdając ok 30szt nagród/wyrobów rękodzielniczych przygotowanych podczas Warszatów Rozmaitości w WCT przez członków Stowarzyszenia/Odwiedzający chętnie uczestniczyli w konkursie o Gminie Smołdzino i posiadali dość dużą wiedzę na temat naszego regionu,co można było usłyszeć w relacjach radiowych-prowadzonych przez Radio Koszalin oraz Radio Gdańsk.Uczestniczyliśmy w pokazach kuchni regiolnalnej,rekodzielnictwa,oraz promocjach na scenie prowadzonych przez Gdańskie Stowarzyszenie Agroturyzmu-gdzie oferowaliśmy bezpłatne pobyty na naszych kwaterach.przekazaliśmy fanty na loterię prowadzoną przez GSA w ilości ok 35 szt wyrobów rękodzielniczych oraz przetworów z naszych gospodarstw-bezpłatnie.prowadziliśmy degustacje potraw naszej kuchni/chleb ze smalcem+ogórek,pasztety,rolady,pierogi,ciasta/.rozdawane potrawy cieszyły się dużym zainteresowaniem i smakowały odwiedzającym.rezultaty pobytu to; -akcja promocyjna-rozdanie ok 500szt map i ulotek -100szt filmu promocyjnego rozdanego wśród zwiedzających -bezpłatne pobyty na kwaterach w naszej Gminie Smołdzino/4oferty wekendowedla 2 osób/ -pokazy,degustacje,konkursy/uczestnicy otrzymywali pełną oferte/ -nowe kontakty promocyjne-budowanie pozytywnego wizerunku Gminy Smołdzino,oraz przedstawienie oferty promocyjnej,bogactwa przyrodniczego,kulturowego,atrakcji oraz wszystkiego tego co mamy do zaoferowania-przychylnośći i gościnności społeczności lokalnej,dobrej bazy noclegowej,atrakcji. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. 2
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. 5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania Wyjazd na Targi Gdańsk Transport Zakwaterowanie i wyżywienie Polisa Targi Rezarwacja stoiska wystawiennicz Obsługa stoiska Targi Gdańsk Fanty na loterię Zakup map i ulotek Zakup płyt i nagranie filmu promocyjnego Degustacja potraw i pokaz rękodzieln Noclegi study tour Transport Polisa study tour Kolacja regionalna Wyżywienie uczestników Upominki dla uczestników Terminy realizacji poszczególnych działań 11.04-13.04.2014r 2013r i 03.2014r 03.2014r 25-27.04.2014r 25-27.04.2014r 25-27.04.2014r 25-27.04.2014r 25-27.04.2014r 25-27.04.2014r Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego stowarzyszenie 3
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Projekt przyczynił się do większej promocji,bardziej merytoryczne j, pozwalając na Większe stoisko promocyjne-umożliwiając lepszą promocję docierającą do większej liczby turystów.mogliśmy przeprowadzić degustacje potraw kuchni regionalnej - promując poprzez kuchnię nasz region, naszą Gmine.Uczestniczyliśmy w pokazie rękodzielnictwa,rozdając elementy rękodzielnicze od rękodzielników oraz przygotowane na Warsztatach Rozmaitości.Pozyskane środki pozwoliły na dojad i uczestnictwo w Targach oraz zorganizować pobyt dziennikarzy na Wizycie Studyjnej w naszej Gminie za materiały promocyjne w swoich redakcjach Profesjonalna,merytoryczna promocja przyczyni sie do przyjazdu zwiększonej liczby turystów-mądrych eko-turystów.pozwoli na zbudowanie pozytywnego wizerunku Stowarzyszenia i Gminy Smołdzino. 4. Opis osiągniętych rezultatów -przeprowadzony konkurs o gminie smołdzino i rozdane 35szt nagród -rozdane 500szt ulotek -rozdane ok 500szt mapek kieszonkowych -rozdane 100szt filmu promocyjnego -fanty na loterię fantową dla PFTW GG W Warszawie -pokaz rekodzielnictwa i rozdane ok 50szt wyrobów rekodzielniczych -degustacja piotraw kuchni regionalnej i rozdanie potraw na ok 1000zł -ok 50szt elementow rękodzielniczych z Warsztatów Rozmaitości -rozdane darmowe pakiety pobytowe -nowe kontakty promocyjne,turystyczne -pakiety pobytowe dla 9osób dziennikarzy na Wizycie Studyjnej -upominki dla dziennikarzy -kolacja regionalna -degustacja kuchni regionalnej na kwaterach 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania 6) Działania projektowe zostały zrealizowane w 100% a rezultaty w postaci artyk,dziennikarzy będą splywały systematycznie.profesjonalna,merytoryczna i skuteczna promocja poprzez media uczestniczące w działaniu to najbardziej skuteczna forma reklamy-promocji oraz najtańsza.rezultaty osiągnięto takze w 100% w załączeniu ankiety pro-testy oceniające działanie. 4
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (w zł) koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych własnych, z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Poprzedni okres sprawozdawczy Bieżący okres sprawozdawczy (w zł) 7) - za okres realizacji zadania publicznego (w zł) koszt całkowity z tego z pokryty dotacji z tego z finansowyc h własnych, z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariusz y koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego z finansowych własnych, z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy I Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. 2062,01 2062,01 II Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. 980 500 480 III Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. 11500,04 3921,74 7338,30 240 5
IV Ogółem 14.542,04 5983,75 7838,30 720 6
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji Koszty pokryte ze finansowych własnych: Koszty pokryte ze finansowych z innych źródeł (ogółem): zł % zł % 5983,75 41,09 7838,30 53,95 Z tego: Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: Z finansowych z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, z funduszy strukturalnych: 1).. 2).. Z pozostałych źródeł: 1) środki własne.. 2) darowizny Wlasna praca i wlasne produkty,rekodzieło.. Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) 720 4,96 Ogółem: 14542,05 100% 100% Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: 7
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym NIE DOTYCZY 4. Zestawienie faktur (rachunków) 9) Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawieni a dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze pochodzącyc h z dotacji (zł) Z tego ze finansowych własnych, z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Data zapłaty Targi 8649,12 3382,00 4787,12 480 Study tour 5892,93 2601,75 3051,18 240 8
Część III. Dodatkowe informacje Załączniki: 10) 1..ZESTAWIENIE FAKTUR... 2.... 3.... 9
Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) 11) ; 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów) 12) ) (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów) Poświadczenie złożenia sprawozdania 4) 10
Adnotacje urzędowe 4) POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. 1) Niepotrzebne skreślić. 2) Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. 3) Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji. 4) Wypełnia Zleceniodawca. 5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. 6) Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9. 7) Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem. 8) W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich osztach. 9) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. 10) Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, 11
raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 11) Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 12) Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią. 12