ZAPYTANIE OFERTOWE Na zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Europy w Piłce Ręcznej Mężczyzn EHF EURO w Polsce w styczniu 2016.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Na zabezpieczenie usług transportowych podczas Mistrzostw Europy w Piłce Ręcznej Mężczyzn EHF EURO w Polsce w styczniu Szanowni Państwo, Związek Piłki Ręcznej w Polsce ( ZPRP ) z siedzibą w Warszawie zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu konkursowym dotyczącym Mistrzostw Europy EHF EURO 2016 w Piłce Ręcznej Mężczyzn prowadzonym na zasadach określonych w niniejszym Zapytaniu. INFORMACJE WSTĘPNE I. Opis przedmiotu postępowania konkursowego: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie zabezpieczenia usług transportowych podczas Mistrzostw Europy EHF Euro 2016 rozgrywanych w Polsce okresie od dnia 15 stycznia 2016 r do dnia 31 stycznia 2016r wg następujących założeń: zapewnienie obsługi transportowej imprezy Mistrzostwa Europy w Piłce Ręcznej Mężczyzn EHF Euro 2016 w dniach stycznia 2016, w tym: zabezpieczenie transportu dla drużyn na cały okres ich pobytu w Polsce, transportu dla dedykowanych mediów, VIPów oraz Komitetu Organizacyjnego. Rok produkcji autokarów i busów zapewnionych do obsługi Mistrzostw nie powinien przekraczać 5 lat; autokary powinny być wyposażone w toaletę, klimatyzację, lodówkę, dodatkowym atutem będzie barek i DVD) Dostawca zapewni pełną i kompleksową obsługę transportu według wskazanego poniżej harmonogramu: Miasto Daty Drużyny Media VIP busy 19-os Kraków I (7 dni) Kraków II (8 dni) III (4 dni) I (7 dni) Wrocław II (8 dni) III (2 dni) Gdańsk I (8 dni) Katowice I (7 dni) Wyjaśnienie dotyczące autobusów dla drużyn: Autobusy obsługujących Kraków w I okresie, pozostają w Krakowie na okres II, na czas którego dołączają do nich 3 z 4 autobusów z Katowic. 3 z 4 autobusów

2 obsługujących Wrocław w I okresie, pozostają we Wrocławiu na okres II, na czas którego dołączają do nich 3 z 4 autobusów z Gdańska. 2 z 6 autobusów obsługujących Kraków w II okresie, pozostają w Krakowie na okres III, na czas którego dołączają do nich 2 z 6 autobusów z Wrocławia. 2 z 6 autobusów obsługujących Wrocław w II okresie, pozostają we Wrocławiu na okres III, na czas którego dołączają do nich 2 z 6 autobusów z Krakowa. Wyjaśnienie dotyczące autobusów dla mediów oraz VIP: Dedykowana flota dla mediów/vip będzie funkcjonowała na zasadach shuttle-bus. Częstotliwość kursowania autobusów wynosi minut, trasa obejmuje: wskazany hotel dla prasy/vip obiekt, na którym rozgrywane będą mecze w ramach mistrzostw. Ostateczna liczba niezbędnych pojazdów dla tego zadania może ulec zmianom. Zmiana liczby pojazdów nie może mieć wpływu na cenę jednostkową usługi. Zakwaterowanie i wyżywienie kierowców oraz opłaty postojowe zapewnia Dostawca. zapewnienie przeszkolonego personelu, z minimum trzyletnim doświadczeniem w kierowaniu autokarami, z prawem jazdy kategorii D. Wymagana znajomość języka angielskiego w stopniu podstawowym, znajomość języka ojczystego obsługiwanej reprezentacji podczas turnieju będzie dodatkowym atutem. Dostawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedni jednolity strój kierowców: marynarka, koszula, spodnie. udostępnienie floty autobusowej, dedykowanej do obsługi drużyn uczestniczących w EHF EURO 2016 (16 autokarów) w jednym miejscu i czasie, w okresie: 2 stycznia stycznia 2016 (ostateczna data do ustalenia) w celu wykonania brandingu powierzchni zewnętrznej autobusów oraz pozostałych elementów wewnątrz autobusów (zagłówki, siedziska, etc.). Wszystkie wskazane elementy, będą zainstalowane wyłącznie na czas trwania turnieju, po którym zostaną zdemontowane bez uszkodzenia żadnych elementów autobusu. Za montaż i demontaż odpowiedzialny jest zamawiający. Zapewnienie odpowiedniej współpracy ze wskazanymi, lokalnymi koordynatorami Związku Piłki Ręcznej w Polsce podczas trwania turnieju EHF EURO W tym celu dostawca wyznaczy lokalnych oficerów dyżurnych (dyspozytorów) pozostającą w gotowości operacyjnej przez cały okres turnieju. Osoby ta będą odpowiadały za usługi świadczone przez dostawcę w każdym z czterech miast. posiadanie co najmniej 5 letniego udokumentowanego doświadczenia w obsłudze transportowej imprez. Ze względu na charakter imprezy Mistrzostwa Europy, oraz specyfikę dyscypliny, godziny zakończenia meczy oraz świadczenia usług transportowych dla poszczególnych grup mogą się różnić od podanych w załączniku nr 1 (program mistrzostw), przy czym zmiany mogą też mieć charakter ilościowy. Uczestnik przetargu tym samym akceptuje warunki i gwarantuje, że w przypadku większej liczby godzin zapewnia pełna obsługę zgodnie ze złożoną ofertą bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. Oferent zobowiązuje się, że w przypadku awarii (bądź jakiejkolwiek innej okoliczności uniemożliwiającej ze względu na stan techniczny autokaru na miejsce imprezy) do zapewnienia autokaru zastępczego, tego samego standardu w ciągu max. 40 minut. 2. Do ofert należy dołączyć ogólne informacje o firmie wraz z kopiami wszelkich wymaganych zezwoleń na prowadzenie tego typu działalności oraz minimum trzy referencje z wykonanych projektów.

3 3. Wykonawca musi spełniać następujące warunki: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w obsłudze imprez sportowych 3. dysponują potencjałem technicznym i zasobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. III. Wykaz oświadczeń, dokumentów i informacji jakie mają dostarczyć Wykonawcy Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach złożonych przez Wykonawcę. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 i Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, a także niżej wymienione dokumenty: 1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy (wg wzoru, który stanowi załącznik nr 4) wraz ze stosownym pełnomocnictwem w przypadku, gdy umocowanie osoby podpisującej nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu, o którym mowa w pkt 2 poniżej, 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert wraz z oświadczeniem, że dane zawarte w odpisie są aktualne i nie uległy zmianie, 3)aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 4)aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 5)aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 oraz PZP, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

4 6)aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 PZP, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert w odniesieniu do podmiotów zbiorowych, 7)polisę lub inny dokument potwierdzający, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. W/w dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta ( 6.1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231), za wyjątkiem dokumentów wymienionych w pkt 1), wykazu wykonanych usług z pkt 8), 10), oświadczenia z pkt 11), 12) oraz 13) powyżej oraz Załączników nr 2 i 3 do zapytania ofertowego, które należy dostarczyć w oryginale. Związek Piłki Ręcznej w Polsce zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii, gdyby przedstawiona przez Oferenta kserokopia dokumentu była nieczytelna lub budziła wątpliwości co do jej prawdziwości. IV. Oferty będą oceniane w oparciu o następujące kryteria: Kryterium wyboru oferty jest: a. Cena brutto waga 60 punktów b. Doświadczenie oferenta w realizacji podobnych projektów waga 10 punktów c. Personel - doświadczenie, znajomość języków, znajomość miast (według formularza Standard Personelu) - waga 20 punktów d. Standard floty autokarowej (według formularza Standard Floty) waga 10 punktów V. Opis sposobu obliczenia ceny: 1. Wykonawca poda cenę w sposób określony w formularzu stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszego Zapytania. 2. Wszystkie wartości mają być podane w złotych polskich brutto. Cena zamówienia ma być wyrażona za pomocą cyfry i słownie oraz podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Cena zawarta w ofercie ma zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. VI.Ofertę należy złożyć w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności do siedziby ZPRP przy ul. Puławskiej 300A, , Warszawa do dnia 2 Grudnia 2015r. do godz. 12:00 VII.Oferta złożona w formie pisemnej powinna być opisana w następujący sposób: Oferta na zabezpieczenia usług transportowych podczas Mistrzostw Europy w Piłce Ręcznej Mężczyzn EHF EURO w Polsce w styczniu VIII.Oferta powinna być podpisana przez umocowanych prawnie przedstawicieli wykonawcy, upoważnionych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem.

5 IX.Oferta powinna wskazywać termin, w którym Wykonawca jest związany ofertą, przy czym oczekuje się, że Wykonawca będzie związany ofertą nie krócej niż X.Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem zakupowym należy kierować do ZPRP drogą elektroniczną na adres transport@zprp.org.pl (każda ze stron na wniosek drugiej strony niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania) lub dostarczyć w formie pisemnej do siedziby ZPRP przy ul. Puławskiej 300A, , Warszawa. XI.ZPRP zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji po otwarciu ofert. Negocjacje odbędą się w miejscu i terminie określonym w zaproszeniu do negocjacji. XII.ZPRP zastrzega sobie możliwość dokonania zmian warunków zawartych w niniejszym zaproszeniu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia zmian ZPRP przekaże informację o zmianach wszystkim wykonawcom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. XIII.Po zapoznaniu się z treścią oferty ZPRP może zwrócić się do wykonawcy o uzupełnienie dostarczonej dokumentacji lub wyjaśnienie poszczególnych kwestii. XIV.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. XV.Przed upływem terminu do składania ofert, Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę. XVI.Ofertę odrzuca się, jeżeli: a)jej treść nie odpowiada wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym lub dokumentacji postępowania; b)oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu postępowania zakupowego; c)zawiera oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, na poprawienie których wykonawca nie wyraził zgody. XVII.ZPRP może unieważnić prowadzone postępowanie zakupowe na każdym jego etapie bez podawania przyczyn. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania. XVIII.Wykonawcy składający ofertę wspólnie ponoszą odpowiedzialność solidarną. XIX.W przypadku wyboru oferty wykonawcy, jest on zobowiązany do zawarcia umowy zawierającej m.in. istotne postanowienia umowne np. kary umowne. Doprecyzowanie warunków dotyczących kar umownych nastąpi w ramach właściwej umowy.