Osoby zainteresowane naszą propozycją proszę o kontakt telefoniczny lub owy, zgodnie z informacjami podanymi pod adresem:

Transkrypt

1 Szanowni Państwo! Z pełnym przekonaniem przekazuję podstawowe informacje o systemie informatycznym, opracowanym przez spółkę Vizja Press&IT, wspomagającym funkcjonowanie wyższej uczelni. System cechuje prostota instalacji, aktualizacji danych oraz eksploatacji. System ma niewielkie wymagania sprzętowe po stronie użytkowników eksploatacja odbywa się poprzez przeglądarkę internetową. Oferujemy Państwu: Wykonanie analizy przedwrożeniowej w celu identyfikacji potrzeb; Dokonanie koniecznych modyfikacji i uzupełnień systemu; Wdrożenie systemu z wcześniejszym przeszkoleniem użytkowników oraz zasileniem danymi; Sprawowanie opieki informatycznej (w zakresie serwisu oprogramowania i wsparcia użytkowników). Aktualnie nasz system eksploatowany jest użytkowo w dwóch uczelniach: Wyższej Szkole Finansów i Zarządzania w Warszawie - WSFiZ ( Wyższej Szkole Technologii Informatycznych WSTI ( obsługując proces dydaktyczny kilku tysięcy studentów. Osoby zainteresowane naszą propozycją proszę o kontakt telefoniczny lub owy, zgodnie z informacjami podanymi pod adresem: WSTĘP Z poważaniem Dr hab. inż. Marek Cieciura Prezes Zarządu Vizja Press & IT Technologie informacyjne umożliwiają skuteczne wykorzystywanie informacji w podejmowaniu decyzji. Będąc niezbędnym elementem współczesnej administracji i zarządzania, w naturalny sposób pojawiają się także w uczelni wyższej. Technologie informacyjne stosowane są na tych polach funkcjonowania uczelni, gdzie mogą być najbardziej użyteczne, służąc najszerszemu gronu osób, a więc w dydaktyce, zarządzaniu oraz w pracy własnej studenta i nauczyciela akademickiego. SYSTEM INFORMOWANIA KIEROWNICTWA REKRUTACJA INFORMOWANIE ORAZ OBSŁUGA WYKŁADOWCÓW I STUDENTÓW EXTRANET PORTAL INTERNETOWY Rozwój WSFiZ oraz WSTI wywołał konieczność podjęcia intensywnych działań na rzecz kompleksowej informatyzacji realizowanych procesów, których celem miało być zastąpienie eksploatowanych dotąd fragmentarycznych i niespójnych programów. Szczegółowo przeanalizowano oferowane systemy zarządzania uczelnią wyższą. Żaden z tych systemów nie spełniał stawianych wymagań funkcjonalnych, jak i finansowych. Stąd zaprojektowanie i wdrożenie systemu informatycznego powierzono powołanej przez WSFiZ spółce Vizja Press & IT. W pracach projektowych ograniczono się do systemu dydaktyki wraz z systemem informowania kierownictwa oraz oparto się na portalach internetowych uczelni z wydzielonymi w nich modułami extranetu. W czasie prac projektowych i wdrożeniowych ujednolicono obieg dokumentów oraz format zestawień, stworzono jedną centralną bazę danych, która znacznie podwyższyła bezpieczeństwo gromadzonych informacji. Poszczególne moduły systemu były opracowywane zgodnie z ustaloną kolejnością i następnie wprowadzane do eksploatacji z ewentualnym dokonywaniem koniecznych zmian i uzupełnień. I tak: W pierwszej kolejności rozpoczął funkcjonowanie moduł obsługi rekrutacji. W końcowym etapie rekrutacji 80% kandydatów zgłaszało się poprzez Internet. W ramach extranetu: Przeprowadzono zapisy na seminaria dyplomowe kilkuset studentów. Przeprowadzono zapisy na zajęcia fakultatywne ponad 2 tys. studentów. Zaczęto udostępniać materiały dydaktyczne - intensywność kilkuset pobrań w ciągu doby.

2 FUNKCJONALNOŚĆ POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW SYSTEMU OBSŁUGI UCZELNI 1. REKRUTACJA Rejestracja danych kandydatów na studia (poprzez stronę internetową, z komputerów zainstalowanych w uczelni oraz z papierowych kwestionariuszy). Rejestracja wyników matur. Skanowanie zdjęć kandydatów. Rejestracja złożonych dokumentów. Nadawanie numerów indeksów. Sporządzanie protokółów dla komisji kwalifikacyjnej. Wysyłanie zawiadomień do kandydatów w postaci elektronicznej. Wydruk listów zawiadamiających o wynikach rekrutacji. Podział na grupy studenckie. 2. DZIEKANAT Aktualizacja danych personalnych studentów i wykładowców. Wprowadzanie i aktualizacja danych o wynikach nauczania. Tworzenie i aktualizacja grup studenckich. Ewidencjonowanie urlopowania, powtórki roku, skreślenie z listy itp. Tworzenie i drukowanie list, protokołów, kart egzaminacyjnych i zaświadczeń. Rejestracja informacji o zagubionych dokumentach: indeksach, legitymacjach itp. Rozliczenie dydaktyki. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień. 3. KASA Ewidencja dokonywanych wpłat i wypłat. Drukowanie dokumentów KP, KW, itp. Drukowanie kart na egzaminy poprawkowe. 4. KWESTURA Ewidencja wpłat czesnego przez studentów na podstawie elektronicznych wyciągów bankowych oraz elektronicznych wyciągów z kasy uczelni. Kontrola spłat czesnego w oparciu o zadeklarowane harmonogramy płatności, np. spłaty miesięczne, 10-cio, 12-to miesięczne lub inne. Obliczanie odsetek oraz bonifikat procentowych i kwotowych, Obliczanie należności dla wykładowców zatrudnionych na umowy zlecenie oraz zlecanie dokonywania przelewów. Zlecanie dokonywania przelewów w zakresie przyznanych stypendiów. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień. Eksportowanie wybranych danych do systemu finansowo-księgowego. 5. STYPENDIA Ewidencjonowanie podań o stypendia. Wspomaganie procesu przyznawania stypendiów. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień. 6. HARMONOGRAMY Aktualizacja planów studiów. Aktualizacja wykazów przedmiotów, prowadzących oraz sal wykładowych i laboratoryjnych. Aktualizacja zasobów (rzutniki, komputery, itp.). Ewidencja dezyderatów wykładowców odnośnie terminów zajęć. Wspomaganie tworzenia harmonogramów zajęć. Tworzenie, udostępnianie i drukowanie harmonogramów zajęć dla nauczycieli akademickich i studentów. Wydruk listy wolnych i zajętych sal w podanych godzinach. 7. EXTRANET ADMINISTRATORA Przekazywanie informacji do studentów i wykładowców. Uruchamianie zapisów na seminaria i fakultety. Tworzenie spisu możliwych wiadomości. 2

3 8. EXTRANET WYKŁADOWCY Informacje personalne z możliwością ich zmiany. Uczelniana tablica ogłoszeń. Odbieranie przekazanych informacji od administracji i studentów. Stan zapisów na własne seminaria i fakultety. Harmonogram zajęć. Składy własnych grup studenckich. Elektroniczne protokóły zaliczeń. Wprowadzanie wyników zaliczeń i egzaminów. Drukowanie list dla własnych grup studenckich. Udostępnianie materiałów dydaktycznych dla studentów. Udostępnienie studentom wyników zaliczeń itp. Wprowadzanie literatury obowiązkowej i uzupełniającej. Wysyłanie zawiadomień do studentów w postaci elektronicznej. Wprowadzanie informacji o przeprowadzonych zajęciach. 9. EXTRANET STUDENTA Informacje personalne z możliwością ich zmiany. Uczelniana tablica ogłoszeń. Odbieranie przekazanych informacji od administracji i własnych wykładowców, w tym o wynikach zaliczeń i egzaminów. Informacje o ewentualnych zaległościach w opłacie czesnego itp. Możliwość zapisu na seminaria, fakultety, eksperymenty i zajęcia z WF-u. Harmonogram zajęć. 10. TESTY EGZAMINACYJNE Tworzenie bazy pytań dla poszczególnych przedmiotów. Generowanie pytań w procesie nauczania, poprzez extranet studenta oraz zbieranie informacji o skuteczności opanowywania wiedzy. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień w zakresie opanowywania wiedzy. Generowanie pytań w procesie egzaminowania w postaci papierowej i elektronicznej oraz zbieranie i ocena udzielonych odpowiedzi. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień w zakresie egzaminowania. 11. OCENA WYKŁADOWCÓW Automatyczne konfigurowanie kwestionariuszy dla poszczególnych grup studenckich w zakresie: przedmiotów, nazwisk wykładowców i rodzajów zajęć. Zbieranie informacji o ocenie procesu dydaktycznego w oparciu o automatycznie konfigurowane kwestionariusze. Tworzenie i drukowanie raportów oraz zestawień w zakresie dokonanej oceny procesu dydaktycznego. 12. KSIĘGARNIA UCZELNIANA Obsługa sprzedaży w zakresie standardowym. Wysyłanie do studentów i wykładowców informacji w postaci elektronicznej o nowościach. Wprowadzanie informacji o cenach literatury obowiązkowej i uzupełniającej oraz udostępnienie jej studentom i wykładowcom. Informowanie studentów o możliwości zakupu zamówionej literatury obowiązkowej i uzupełniającej. 13. BIBLIOTEKA UCZELNIANA Obsługa wypożyczeń w zakresie standardowym. Wysyłanie do studentów i wykładowców informacji w postaci elektronicznej o nowościach oraz o konieczności zwrotu wypożyczonych książek. Ustalanie kar za przetrzymanie lub zagubienie wypożyczonych książek. 14. SYSTEM INFORMOWANIA KIEROWNICTWA Wybrane informacje finansowe. Składy grup studenckich, harmonogramy zajęć, zawartość extranetu studenta. Jednostki dydaktyczne: <Wykładowca, przedmiot, grupa studencka>. Stan zapisów na seminaria dyplomowe, fakultety, eksperymenty i zajęcia WF. Zawartość extranetu wykładowcy. Stan zapisów na zakup literatury obowiązkowej i uzupełniającej. 3

4 KILKA SZCZEGÓŁÓW 4

5 5

6 6

7 7

8 PRZYKŁADOWE SPRZĘŻENIA MODUŁÓW 1 informacje dla studentów 2 informacje dla wykładowców 3 komunikaty 4 wyniki zaliczeń A ocena ndst. z egzaminu B termin egz. poprawkowego C opłata studenta D KP + karta na egz. popr. E informacja o opłacie X literatura z przedmiotu Y literatura z przedmiotu z cenami Z zapisy na zakup literatury U informacja o możliwości zakupu V stan zapisów i zakupów literatury WYBRANE OPINIE UŻYTKOWNIKÓW Biuro Rekrutacji Biuro Spraw Studenckich Kasjerka Pracownik Dziekanatu Pracownik Kwestury Student Wykładowca Rektor Odciążenie od pracochłonnego wpisywania danych o kandydatach, sporządzania list studenckich oraz podziału na grupy. Sprawna obsługa wniosków o stypendia. Zautomatyzowanie wypisywania dokumentów kasowych, zmniejszenie kolejki studentów. Radykalne zmniejszenie pracochłonności, co umożliwiło bieżącą obsługę studentów. Zmniejszenie pracochłonności wykonywanych prac, możliwość bieżącej kontroli procesów finansowych. Otrzymywanie bieżących informacji, możliwość kontaktu z wykładowcami. Możliwość prostego udostępniania materiałów dydaktycznych. Bieżący dostęp do informacji niezbędnych dla sprawnego zarządzania uczelnią. PODSUMOWANIE DOTYCHCZASOWEJ EKSPLOATACJI SYSTEMU Informatyzacja umożliwiła szybką komunikację pomiędzy studentami i nauczycielami akademickimi drogą elektroniczną. W szczególności plany zajęć, czy też oceny są dostępne w dedykowanym imiennie extranecie. Gromadzone dane pozwalają na łatwe uzyskiwanie przekrojowych zestawień i statystyk, których sporządzanie tradycyjnymi metodami było bardzo pracochłonne. Najłatwiej zauważalnym efektem udziału informatyki w zarządzaniu jest możliwość wykonywania wielu prac w czasie wielokrotnie krótszym niż tradycyjnymi metodami. Stąd możliwe było zracjonalizowanie zatrudnienia w administracji uczelni. Wdrożenie systemu komputerowego pozwoliło pracownikom szkoły wykonywać prace, na które do tej pory nie mieli czasu. W końcowym rozrachunku poprawiono efekty dydaktyczne i finansowe. PLANOWANE ROZSZERZENIA SYSTEMU Moduł ewidencji dorobku naukowego pracowników uczelni (publikacje, doktoraty, habilitacje itp.). Karta elektroniczna wykorzystywana w celu: Logowania się do komputerów w sali informatycznej i kiosków informacyjnych. Spełniania roli elektronicznej portmonetki porządkującej korzystanie z usług płatnych dostępnych na uczelni (np. ksero, drukarki, zgubione dokumenty, egzaminy poprawkowe itp.). Regulowania dostępu do poszczególnych pomieszczeń, czy parkingów. Karta elektroniczna (mikroprocesorowa) będzie przygotowywana do pełnienia funkcji legitymacji studenckiej oraz indeksu elektronicznego. Moduł informowania poprzez SMS-y. Uruchomienie kiosków multimedialnych udostępniających studentom i wykładowcom różnorodne informacje. 8