Procedura Standardy realizacji zadań publicznych oraz kryteria oceny ofert składanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych

Transkrypt

1 Strona1 Procedura Standardy realizacji zadań publicznych oraz kryteria oceny ofert składanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych Opracowanie w ramach projektu Potencjał Działanie Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych. Płock, lipiec 2014

2 Strona2 I. Standardy realizacji zadań publicznych Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie daje możliwość w art. 11 zlecenia przez samorządy terytorialne zadań publicznych do realizacji organizacjom pozarządowym. Na tej podstawie od wielu lat Prezydent Miasta Płocka zleca realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym. W związku z tym pojawiła się potrzeba przygotowania i wdrożenia standardów zadań publicznych. Proces standaryzacji zadania lub usługi wymaga zaplanowania w wymiarze czasowym, osobowym, finansowym i materialnym. Wstępne zaplanowanie procesu powinno należeć do właściciela standaryzowanego zadania odpowiedniego wydziału czy departamentu urzędu. Będzie to trudniejsze w sytuacji, gdy standaryzacja następuje po raz pierwszy, wraz z nabytym doświadczeniem instytucjonalnym i osobowym w samorządzie będzie to rutynową procedurą. Sytuację znakomicie ułatwiłby urzędnik odpowiedzialny za standaryzację zadań w samorządzie. Należy zaplanować: a) Skład zespołu standaryzacyjnego (jakie instytucje, organizacje, osoby powinny uczestniczyć w pracy zespołu), b) Harmonogram, miejsce i częstotliwość spotkań zespołu standaryzacyjnego, c) Wydarzenia związane ze standaryzacją: debata/seminarium, konsultacje, d) Wstępne koszty wynajęcia moderatora lub facylitatora procesu, ekspertów, recenzentów itp., koszty sporządzenia diagnozy, organizacji wydarzeń (debata) itp. Dobranie osób do zespołu jest niezwykle ważnym elementem. Należy się dokładnie temu przyjrzeć i dobrze zastanowić. Oczywiście w proces budowania standardu powinni zostać włączeni urzędnicy odpowiedzialni za daną dziedzinę, przedstawiciele organizacji pozarządowych, ale także specjaliści z danej dziedziny. Na przykład w przypadku świetlic środowiskowych straż pożarna, sanepid czy pracownicy socjalni. Można pomyśleć nad tym by w ramach diagnozy dobrać również beneficjentów tego zadania. Należy również uwzględnić, że samorząd musi być gospodarzem procesu standaryzacji i organizować wokół tego pracę. Bo to on decyduje się zlecić zadanie publiczne i to on jest za nie odpowiedzialny.

3 Strona3 Standard można podzielić na dwa rodzaje: minimalny i rekomendowany. Standard minimalny To akceptowany zestaw norm i procedur, które na danym poziomie rozwoju cywilizacyjnego i ekonomicznego są niezbędne dla prawidłowej realizacji zadania lub usługi. Zejście poniżej standardu minimalnego jest nieakceptowane społecznie i nie gwarantuje osiągnięcia celu założonego zadania lub usługi. Standard optymalny/rekomendowany To taki zestaw norm i procedur, które dają szansę na osiągnięcie najlepszych z możliwych efektów realizacji założonego zadania/usługi, przy akceptacji krańcowej wysokości kosztów. Przekroczenie w górę standardu rekomendowanego, pociąga za sobą nieuzasadniony społecznie wzrost kosztów. W praktyce dość trudno wyjaśnić stronie samorządowej czym jest standard minimalny i dlaczego nie należy go obniżać. Koronnym argumentem jest brak środków finansowych, a w tym świetle argumenty dotyczące efektywności i trwałości są trudno akceptowalne. Należy również opracować zasady doboru kryteriów oceny ofert oraz wskazywania zadań do umów wieloletnich. Będzie to trudne, ale baza do tego jest już gotowa, w postaci obecnie istniejących dokumentów. 1. Wprowadza się możliwość standaryzacji zadań publicznych zlecanych organizacjom pozarządowymi w trybie otwartych konkursów ofert. 2. Standard realizacji zadania publicznego jest przygotowywany przez organizacje pozarządowe i pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Płocka uraz jednostek organizacyjnych w ramach Zespołów tematycznych, określonych w Programie współpracy Miasta-Gminy Płock z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

4 Strona4 3. Tworząc i realizując standard realizacji zadania publicznego należy postępować zgodnie z następującymi fazami: Faza I. Tworzenie standardu etap identyfikacji i wypracowania standardu; Faza II. Stanowienie standardu wprowadzenie wypracowanych standardów w formie zapisów w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert i innych aktach prawnych; Faza III. Wdrażanie standardu etap realizacji zadania zgodnie ze standardem; Faza IV. Monitoring, kontrola i weryfikacja standardów ewaluacja, monitoring i aktualizacja standardów. 4. Standard realizacji zadania publicznego powinien zawierać w: 1) Postanowienia wstępne 2) Podstawy prawne; 3) Przedmiot zadania/usługi 4) Cel zadania/usługi 5) Zakres zadania/usługi: a) podmiotowy, b) rzeczowy, c) przestrzenny, d) liczbowy; 6) Warunki spełnienia usługi: e) materialne; f) kwalifikacje pracowników realizujących zadanie/usługę; 7) Określenie procedur stosowanych przy realizacji zadania/usługi; 8) Zasady monitoringu i ewaluacji realizowanej usługi 9) Regulacje nadzwyczajne 5. Zespół tematyczny powołuje zespół standaryzacyjny wskazując instytucje, organizacje, osoby uczestniczące w pracach zespołu 6. Zespół standaryzacyjny opracuje plan pracy nad wypracowaniem standardu

5 Strona5 7. Wszystkie zadania publiczne powinny mieć opracowane standardy realizacji zadań publicznych, najpóźniej w ciągu 4 lat od rozpoczęcia ich realizacji przez organizacje pozarządowe. 8. Dla zadań obecnie zleconych standard powinny zostać opracowany najpóźniej do 20 listopada 2016 roku. 9. Wypracowany standard realizacji zadania publicznego zostaje zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Płocka 10. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Prezydenta Miasta Płocka ds. Polityki Społecznej, Zastępcy Prezydenta Miasta Płocka ds. Komunalnych, Zastępcy Prezydenta Miasta Płocka ds. Rozwoju i Inwestycji, Sekretarzowi Miasta Płocka, Skarbnikowi Miasta Płocka. II. Kryteria oceny ofert składanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych 1. Kryteria formalne 1) Ocena, czy podmiot składający ofertę jest uprawniony do jej złożenia na podstawie art. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. O działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dz. U. T.j nr 234 poz z późn. Zm.), 2) Ocena terminowości złożenia oferty zgodnie z działem v ogłoszenia, 3) Ocena kompletności i prawidłowości załączonej dokumentacji, o której mowa w dziale vi ogłoszenia, 4) Ocena czy proponowana realizacja zadania publicznego mieści się w działalności nieodpłatnej lub odpłatnej oferenta (w zależności od proponowanego pobierania lub niepobierania opłat od adresatów działania) oraz czy działalność odpłatna nie pokrywa się w z działalnością gospodarczą (w przypadku pobierania opłat od adresatów zadania).

6 Strona6 2. Kryteria merytoryczne 1) Wartość merytoryczna projektu, w tym w szczególności: uzasadnienie potrzeby realizacji projektu, celowość projektu, atrakcyjność i poziom merytoryczny projektu, spójność projektu rzetelny realny harmonogram realizacji, szczegółowość opisu projektu Punkty: od 0 do 20 2) Zasięg oddziaływania społecznego projektu oraz charakterystyka i opis grupy odbiorców Punkty: od do 5 3) Koszt realizacji projektu: w tym w szczególności: koszty realizacji zadania w stosunku do zakresu i liczby osób objętych projektem, zasadność i rzetelność określenia kosztów projektu, przejrzystość kalkulacji kosztów prawidłowość ich wyliczenia Punkty: od 0 do 20 4) Wysokość wkładu własnego w realizację zadania w porównaniu z wnioskowaną kwotą dotacji 5) Korzystanie z innych źródeł finansowania projektu 6) Doświadczenia Miasta Płocka w zakresie dotychczasowej współpracy z oferentem w zakresie finansowym ocena realizacji zadań publicznych przez oferenta w poprzednim okresie, w tym jakość rozliczenia otrzymanych dotacji

7 Strona7 7) Doświadczenia Miasta Płocka w zakresie dotychczasowej współpracy z oferentem w zakresie merytorycznym, w tym współpraca pozafinansowa, wywiązywanie się oferenta z zobowiązań wobec Miasta Płocka, ocena realizacji zadań publicznych przez oferenta w poprzednim okresie, terminowość jakość 8) Dotychczasowe doświadczenia oferenta przy realizacji zadań o podobnym charakterze i zasięgu oraz kwalifikacje osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu 0-5 pkt. 9) Możliwość realizacji zadania przez oferenta, tj.: potencjał organizacyjny, baza lokalowa zasoby rzeczowe 10) Oferta złożona wspólnie przez co najmniej dwóch oferentów 0/20 pkt. Punkty: 0 lub 20 11) Współpraca z innymi podmiotami przy realizacji projektu 0/5 pkt. 12) Zaangażowanie wolontariuszy w realizację projektu 0