WZÓR. z wykonania zadania publicznego. np. Szkolenie sportowe dzieci i młodzieży - piłka nożna... (tytuł zadania publicznego)

Transkrypt

1 WZÓR WE-VIII SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego np. Szkolenie sportowe dzieci i młodzieży - piłka nożna... (tytuł zadania publicznego) r r. w okresie od... do... X/szkolenie/2016 określonego w umowie nr... zawartej w dniu... pomiędzy MIASTO BYDGOSZCZ (nazwa Zleceniodawcy) Klub Sportowy X Bydgoszcz, ul.., 85-xxx Bydgoszcz, numer Krajowy Rejestr Sądowy a... (nazwa Zleceniobiorcy(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji 3 ) podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji Data złożenia sprawozdania 4) wypełnia zleceniodawca...

2 Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja, czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt. 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Należy opisać szczegółowo czy zakładane cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeżeli nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić wszelkie odstępstwa od założeń oferty. W punkcie tym, należy odnieść się do informacji zawartych w części III pkt 6 oferty. Jeżeli jest to sprawozdanie częściowe, opisać w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów i czy objęły planowaną grupę adresatów. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art.3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt. 9 oferty 5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres, w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią w szczególności na pkt 9 części III złożonej oferty (części II korekty zakresu rzeczowego, jeśli taka wystąpiła). Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego 14) Należy wpisać liczbę zawodników kategorię wiekową, liczbę treningów tygodniowo, liczbę godzin tygodniowo, miejsce zadania dotyczy wyjazdów Terminy realizacji poszczególnych działań Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Podpisywanie umów ze szkoleniowcami. Styczeń 2016 r. Opłata za wykupienie licencji sportowych w K-PZPN dla wszystkich zawodników oraz trenerów Treningi sezon 2015/2016 dzieci i młodzież -żak - 21 zawodników, treningi 3 x w tygodniu po 2 godziny, raz w tygodniu trening 1 x dziennie ; - orlik LO - 31 zawodników, treningi 5 x w tygodniu po 2 godziny, raz w tygodniu trening 2 x dziennie ; - młodzik LO - 18 zawodników, Styczeń-grudzień 2016 Styczeń czerwiec 2016

3 - młodzik LW - 23 zawodników, - trampkarz LW - 22 zawodników, dodatkowe 2 godz - trampkarz LO- 27 zawodników, - junior mł. makroregion - 33 zawodników, treningi 5 x w tygodniu po 2 godziny, raz w tygodniu trening 2 x dziennie - junior st. LW - 30 zawodników, - junior st. CLJ - 23 zawodników, Koszty: płace szkoleniowców. Udział w rozgrywkach mistrzowskich I runda sezon 2015/2016: - żaki LO 21 zawodników - orlik LO - 31 zawodników - młodzik LO - 18 zawodników - młodzik LW - 23 zawodników - trampkarz LW- 22 zawodników - trampkarz LO - 27 zawodników - junior mł. Makro Region - 33 zawodników - junior st LW - 30 zawodników - junior st. CLJ - 23 zawodników Teren województwa kuj pom zgodnie z załączonym terminarzem rozgrywek. Liga Centralna - teren całej Polski Koszty: ryczałty sędziowskie, transport, obsługa medyczna. Zgrupowania wyjazdowe Sopot - młodzik LO - 18 zawodników - młodzik LW - 20 zawodników - trampkarz LW- 20 zawodników - trampkarz LO - 20 zawodników - junior mł. LW- 20 zawodników - junior st LW - 20 zawodników Koszty: transport, wyżywienie, nocleg. Marzec-czerwiec sierpnia sierpnia 2016 Zgrupowania dochodzeniowe na obiektach klubowych: - żaki LO 21 zawodników - orlik LO - 25 zawodników - junior st. CLJ - 16 zawodników sierpnia 2016

4 Przygotowanie do rozgrywek piłkarskich sezonu 2016/2017 Treningi-sezon 2016/ żak 2006/ zawodników, treningi 3 x w tygodniu po 2 godziny, raz w tygodniu trening 1 x dziennie ; - orlik LO - 25 zawodników, treningi 5 x w tygodniu po 2 godziny, raz w tygodniu trening 2 x dziennie ; - młodzik LO - 19 zawodników, - młodzik LW - 19 zawodników, - trampkarz LW - 22 zawodników, dodatkowe 2 godz - trampkarz LO- 23 zawodników, - junior mł. L.W - 34 zawodników, - junior st. LW - 33 zawodników, - junior st. CLJ - 16 zawodników, Koszty: płace szkoleniowców. Udział w rozgrywkach mistrzowskich I runda sezon 2016/2017: - żaki LO 21 zawodników - orlik LO - 25 zawodników - młodzik LO - 19 zawodników - młodzik LW - 19 zawodników - trampkarz LW- 22 zawodników - trampkarz LO - 23 zawodników - junior mł. LW- 34 zawodników - junior st LW - 33 zawodników - junior st. CLJ - 16 zawodników Teren województwa kuj pom, Liga Centralna teren całej Polski zgodnie z załączonym terminarzem rozgrywek. W przypadku awansu - teren całej Polski. Koszty: ryczałty sędziowskie, transport, obsługa medyczna. Lipiec grudzień 2016 Sierpień-listopad 2016

5 Zgrupowania dochodzeniowe na obiektach klubowych: - żaki LO 21 zawodników - orlik LO - 25 zawodników - młodzik LO - 19 zawodników - młodzik LW - 19 zawodników - junior st. CLJ - 16 zawodników Zgrupowania wyjazdowe Solec Kujawski - trampkarz LW- 20 zawodników - trampkarz LO - 20 zawodników - junior mł. LW- 20 zawodników - junior st LW - 20 zawodników Koszty: transport, wyżywienie, nocleg. Mecze sparingowe 10 spotkań na rundę ( na każdą grupę), teren całej Polski: wszystkie grupy młodzieżowe: Np. -młodzik LO - - Klub osób Bydgoszcz -trampkarz LO - - Klub osób Bydgoszcz Turnieje towarzyskie 1.. (nazwa, ilość zawodników i kategoria wiekowa) 2... (nazwa, ilość zawodników i kategoria wiekowa) itd. -orlik LO - Olsztyn Naki CUP osób -Młodzik LO - Człuchów Turniej Halowy -19 osób - Aleksandrów Kuj ALEKS CUP osób - Bydgoszcz Turniej o Puchar Dyrektora ZS nr osób - Olsztyn NAKI CUP osób Warszawa Turniej O Puchar Tymbarku -12 osób - Bydgoszcz Zawisza CUO osób - Młodzik LW - Gdynia Turniej Mała liga Mistrzów 18 osób - Olsztyn Mała Liga Mistrzów -18 osób - Olsztyn NAKI CUP osób Trampkarz LO - Koronowo KORONOWO CUP 10 osób - Trzemeszno Turniej Piłki Nożnej Halowej 10 osób - Niechorze Niechorze CUP stycznia stycznie stycznie r r. (dokładna data) (dokładna data) r r r r r r r r r r r r r.

6 osób - Szczecin Szczecin CUP osób Trampkarz LW - Pobierowo Football CUP Pobierowo - 16 osób r r. Doraźna obsługa medyczna podczas styczeń grudzień 2016 trwania całego zadania według potrzeb dla zawodników Zakup odzieży sportowej i sprzętu styczeń grudzień 2016 sportowego podczas trwania całego zadania według potrzeb dla zawodników Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego styczeń - grudzień Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Nie dotyczy 4. Opis osiągniętych rezultatów Należy opisać, jakie rezultaty zostały osiągnięte podczas realizacji zadania, w odniesieniu do zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego, określonych w pkt. 10 części III oferty. 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania 6) Należy określić liczbowo skalę działań zrealizowanych w ramach zadania. Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt. 9 (części II korekty zakresu rzeczowego, Używane jeśli taka w wystąpiła). dalszej części 6), słowo tzn. liczba kosztorys zawodników oznacza kosztorys kategoria obowiązujący wiekowa, z zgodnie liczba treningów z umową, a tygodniowo, zatem może to liczba być kosztorys godzin tygodniowo, zawarty w ofercie, ilość rozgrywanych zaktualizowany kosztorys, spotkań. stanowiący załącznik do umowy lub kosztorys zmieniony aneksem. Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Wypełnienie w przypadku składania sprawozdania końcowego (dotacja jednorazowa) 1) Kolumna Całość zadania (zgodnie z umową) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów. 2) Kolumna Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco) Należy zostawić kolumnę niewypełnioną

7 3) Kolumna bieżący okres sprawozdawczy Należy określić faktycznie poniesione wydatki związane z realizacją całości zadania. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity. Wypełnienie w przypadku składania sprawozdania częściowego I transzy (mając II transze w umowie) 1) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu. 2) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Należy zostawić kolumnę niewypełnioną 3) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym - rozliczenie I transzy. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity. Wypełnienie w przypadku składania końcowego sprawozdania II transzy 1) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu. 2) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Należy wpisać koszty z rozliczenia I transzy 3) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym - rozliczenie II transzy. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity. Wypełnienie w przypadku składania sprawozdania częściowego I transzy (mając III transze w umowie) 1) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu. 2) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Należy zostawić kolumnę niewypełnioną 3) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym - rozliczenie I transzy. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity. Wypełnienie w przypadku składania częściowego sprawozdania II transzy 1) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu. 2) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Należy wpisać koszty z rozliczenia I transzy 3) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym - rozliczenie II transzy. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity. Wypełnienie w przypadku składania końcowego sprawozdania III transzy 1) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu. 2) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Należy wpisać koszty z rozliczenia I + II transza 3) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym - rozliczenie III transzy. Wydatki mogą się różnić od wskazanych w kosztorysie kosztów realizacji zadania. Kwoty wykazane w kolumnie

8 z tego pokryty z dotacji nie powinny być wyższe, niż to wynika z kosztorysu, chyba, że dokonano dozwolonych umową przesunięć. W takim przypadku w uwagach pod tabelą należy wyjaśnić przyczyny dokonanych zmian. W każdej pozycji suma kwot pokrytych z dotacji oraz ze środków własnych powinna być równa kwocie wskazanej jako koszt całkowity.

9 Całość zadania zgodnie z umową ( w zł ) Poprzednie okresy Sprawozdawcze (w zł ) 7) Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł ) Lp Rodzaj kosztów koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy I Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zlecenibiorcy) 8 1) zakup sprzętu i odzieży sportowej (wyszczególnić:) - 2) delegacje zbiorowe na zawody, koszty podróży

10 3) transport 4) paliwo 5) noclegi 6) wyżywienie 7) ryczałty sędziowskie 8) wynajem obiektów sportowych 9) płace szkoleniowców wraz z pochodnymi (do 35% wnioskowanej kwoty) 10) opłata licencji sportowych 11) ubezpieczenie zawodników 12) obsługa medyczna 13) odżywki dla zawodników 14) Inne koszty bezpośrednio związane z

11 realizowanym zadaniem (wyszczególnić jakie): a) b)

12 II Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniodawcy) 8 1) wynagrodzenie (kasjer, księgowa do 5% wnioskowanej dotacji)

13 III Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8 IV OGÓŁEM

14 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Należy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania 1) Kolumna Całość zadania (zgodnie z umową) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów. 2) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym (np. I transza, II transza, dotacja jednorazowa). W przypadku składania sprawozdania końcowego obejmującego kilka transz, proszę wpisać wysokość środków z rozliczanej transzy. Źródło finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania zł % zł % 1. Koszty pokryte z dotacji: ,- 67,1213 % Z tego z odsetek bankowych od dotacji 2. Koszty pokryte z środków finansowych własnych: 2 550,- 2,5758 % 3. Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): Z tego: 3.1. Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: 3.2. Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych): 3.3. Z pozostałych źródeł: , , ,- 30,3029 % 15,1516 % 15,1513 % 4. Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) 5. Ogółem: 100% ,- 100% Wyliczanie procentów: - pkt ,- : ,- x 100 = 67,1213% - pkt ,- : ,- x 100 = 2,5758% - pkt ,- : ,- x 100 = 30,3029% - pkt ,- : ,- x 100 = 15,1516% - pkt ,- : ,- x 100 = 15,1513% Dodając do siebie pkt. 1, 2, 3 i 4 wychodzimy na 100% i tym samym na ogólną kwotę dotacji.

15 Oferent jest zobowiązany zachować procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego zgodnie z zasadami określonymi w ogłoszeniu o konkursie, tzn. kwota dofinansowania ze strony Miasta Bydgoszcz nie może przekroczyć 90% (dzieci i młodzież) kosztów całkowitych poniesionych faktycznie przy realizacji zadania czyli należy wykazać min. 10 % środków własnych (pkt. 2,3,4 w tabelce). Obowiązek, o którym mowa powyżej, uważa się za zachowany (bez konieczności aneksu), jeżeli procentowy udział dotacji (pkt. 1 w tabelce nasze 67,12%) w całkowitym koszcie zadania publicznego dotacji nie zwiększy się o więcej niż 30 % np. 67,12% x 30 % = 87,26% - tym samym zwiększenie o te 30 % może nastąpić w pkt. 3.1 i 4. W innych przypadkach musi zostać złożona aktualna korekta przed upływem okresu, na jaki została zawarta umowa. Wysokość środków, ze źródeł, o których mowa w pkt. 2, 3.2, 3.3 może się zmieniać, o ile nie zmieni się ich suma (w przypadku zmiany sumy musi być korekta). Jest to ważne, ponieważ kwoty są ujęte w umowie. Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:... Należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień, podać uzasadnienie dokonanych przesunięć pomiędzy pozycjami kosztorysu Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Należy określić ewentualną kwotę przychodów uzyskanych ze środków dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym organizacji.

16 4. Zestawienie faktur (rachunków) 9) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, a w jakiej ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi oraz datę zapłaty (w przypadku rozliczania delegacji sędziowskich i umów zleceń w kwocie brutto, proszę o podanie daty zapłaty podatków - ZUS i US w kolumnie data zapłaty ). Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Data zapłaty (proszę podać daty zapłaty podatków - ZUS i US)

17 OGÓŁEM: Część III. Dodatkowe informacje Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania

18 Załączniki 10) 1. Imienny wykaz zawodników uprawnionych do współzawodnictwa sportowego Załącznik nr 1 do sprawozdania. 2. Aktualny wykaz kadry szkoleniowej - Załącznik nr Oświadczenie Załącznik nr 3. Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z poźn. zm.); 11) 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z poźn. zm.). (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy(-ów) 12) podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów) Poświadczenie złożenia sprawozdania 4) Adnotacje urzędowe 4)

19 POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z poźn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy, lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. 1) Niepotrzebne skreślić. 2) Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. 3) Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji. 4) Wypełnia Zleceniodawca. 5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. 6) Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9. 7) Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem. 8) W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach. 9) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. 10) Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 11) Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 12) Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią.