Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) na obsługę prawną Urzędu Miejskiego w Olecku. oraz jednostek organizacyjnych Gminy Olecko

Transkrypt

1 Olecko, 25 września 2012 r. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) na obsługę prawną Urzędu Miejskiego w Olecku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Olecko w postępowaniu o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego. I. Dane dotyczące Zamawiającego. Nazwa: Gmina Olecko Adres: Olecko, Plac Wolności 3 Telefon: (87) Fax: (87) Adres um@um.olecko.pl Godziny urzędowania Urzędu Miejskiego w Olecku: poniedziałek - piątek od 7.30 do II. Tryb udzielenia zamówienia. Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej PZP. III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa prawna Urzędu Miejskiego w Olecku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Olecko usługi w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji prawnej (kod CPV ). 2. Obsługa prawna będąca przedmiotem zamówienia obejmować będzie w szczególności: 1) prowadzenia w imieniu Zamawiającego spraw sądowych, egzekucyjnych, administracyjnych, jak również spraw w postępowaniu polubownym; 2) opiniowania oraz projektowania uchwał, zarządzeń, umów cywilnoprawnych, porozumień, pism i innych dokumentów; 3) udzielania opinii prawnych, porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa dla Urzędu Miejskiego w Olecku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Olecko; 4) udziału w negocjowaniu warunków umów i porozumień zawieranych przez Gminę Olecko; 5) wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności Gminy Olecko; 6) udziału w sesjach Rady Miejskiej oraz komisjach Rady Miejskiej; 7) konsultacji prawnych - ustnych, telefonicznych lub drogą elektroniczną; 8) innych czynności według potrzeb Zleceniodawcy związanych z obsługą prawną. 3. Zamawiający wymaga, aby obsługa prawna była świadczona przez Wykonawcę: 1) w siedzibie Urzędu Miejskiego w Olecku dwa dni w tygodniu w godzinach od 9.00 do 15.00;

2 2) osobiście przez radcę prawnego lub adwokata będących wspólnikami lub właścicielami firmy Wykonawcy, który może także wyznaczyć zatrudnionych pracowników (asystentów prawnych) i innych radców prawnych lub adwokatów do wykonywania obsługi prawnej Zamawiającego; 3) poza siedzibą Zamawiającego - stosownie do potrzeb Zamawiającego; 4) Wykonawca zapewni bieżący kontakt z Zamawiającym za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu i telefonu. IV. Składanie ofert częściowych. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. V. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających. VI. Opis sposobu przedstawienia ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim musza odpowiadać oferty wariantowe. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. VII. Termin wykonania zamówienia. Umowa będzie zawarta na okres 4 lat, tj. od 1 marca 2013 r. do 28 lutego 2017 r. VIII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający uzna za spełnienie tego warunku posiadanie uprawnień wykonywania zawodu radcy prawnego lub adwokata i jego wykonywanie w okresie nie krótszym niż 2 lat. 2) posiadają wiedzę i doświadczenie. Zamawiający uzna, że warunek jest spełniony jeżeli Wykonawca udokumentuje posiadanie wiedzy i doświadczenia przy świadczeniu usług na rzecz jednostek samorządu terytorialnego poprzez realizowanie przynajmniej pięciu usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w zakresie stałej obsługi prawnej przez okres minimum 12 miesięcy każda, z czego minimum jedna wykonywana na rzecz Urzędu Miejskiego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia (związane z przedmiotem zamówienia) z podaniem dat wykonania i odbiorców. Na potwierdzenie tego warunku Wykonawca złoży wykaz usług zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik Nr 3 do SIWZ. 3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował w okresie wykonywania zamówienia co najmniej dwoma osobami posiadającymi uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych lub zawodu adwokata zgodnie z ustawą z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze lub są prawnikami zagranicznymi wykonującymi stałą praktykę na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu pomocy prawnej przez prawników zagranicznych w RP oraz posiadają wpis na listę potwierdzającą wykonywanie zawodu adwokata lub radcy prawnego, prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych lub Okręgową Izbę Adwokacką. Wykonawca powinien także wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował w okresie

3 wykonywania zamówienia co najmniej 4 (czterema) prawnikami zatrudnionymi przez Wykonawcę pracownikami (asystentami prawnymi) w kancelarii radcowskiej lub adwokackiej (radcowskoadwokackiej). Na potwierdzenie powyższego Wykonawca złoży wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik Nr 4 do SIWZ. 4) posiadają sytuację ekonomiczną i finansową zapewniającą wykonanie zamówienia. Zamawiający nie ustala szczególnych warunków w tym zakresie. Ocena spełniania warunków dokonana zostanie na zasadzie spełnia/niespełnia. Ocena spełniania warunków zostanie dokonana na podstawie oświadczeń i dokumentów wymienionych w pkt IX w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (art. 23 PZP). W tym przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wymagania dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. IX. Informacje o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Oferta Wykonawcy powinna zawierać wypełnione wszystkie załączniki do SIWZ (załączniki 1-5). X. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawca przekazują pisemnie, z zastrzeżeniem ust Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą faksu, przy przekazywaniu następujących dokumentów: 1) pytania i wyjaśnienia dotyczące SIWZ, 2) modyfikacje treści SIWZ, 3) wnioski wykonawcy o przekazanie informacji z otwarcia ofert, o których mowa w art. 86 PZP oraz odpowiedź Zamawiającego, 4) wniosek o wyjaśnienie i wyjaśnienie treści oferty, 5) wniosek o wyjaśnienie i wyjaśnienia dotyczące oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 PZP, 6) wezwanie kierowane do wykonawców na podstawie art. 26 ust. 3 PZP, 7) informacja o poprawieniu oczywistych omyłek pisarskich oraz oczywistych omyłek rachunkowych, 8) informacje o poprawieniu innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujących

4 istotnych zmian w treści oferty, 9) oświadczenie wykonawcy w kwestii wyrażenia zgody na poprawienie innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty, 10) wniosek zamawiającego o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą oraz odpowiedź Wykonawcy, 11) oświadczenie Wykonawcy o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. 3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. XI. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. Osobą ze strony Zamawiającego uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Bożenna Wrzyszcz Sekretarz Gminy, tel. (87) Fax (87) Godziny udzielania wyjaśnień w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Olecku od 7.30 do XII. Wymagania dotyczące wadium. Zamawiający nie przewiduje wnoszenia wadium. XIII. Termin związania ofertą. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. XIV. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. Oferta musi być przygotowana w języku polskim, pismem czytelnym. 2. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymaganiami ustawowymi. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo w formie oryginału lub odpisu poświadczonego notarialnie. 3. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. 4. Cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem: cena netto plus obowiązujący podatek VAT oraz cena brutto w polskich złotych (PLN). 5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6. Ofertę należy złożyć wg formularza ofertowego. 7. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszej SIWZ. 8. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu w Urzędzie Miejskim w Olecku, Plac Wolności 3, pokój 12 (sekretariat Urzędu Miejskiego), Olecko lub przesłać na ten sam adres.

5 9. Opakowanie należy oznakować nazwą wykonawcy, jego adresem oraz opisać: Oferta na obsługę prawną". XV. Miejsce oraz termin składania ofert i otwarcia ofert. 1. Ofertę należy złożyć w: Urzędzie Miejskim w Olecku, Plac Wolności 3, pokój Nr 12 (sekretariat Urzędu Miejskiego), Olecko lub przesłać na ten sam adres. 2. Termin składania ofert do 3 października 2012 r. do godziny Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu składania ofert tj.: 3 października 2012 r. o godzinie w siedzibie Zamawiającego (adres j.w.) w pokoju nr 13 (I piętro). 4. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podaje kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 5. Otwarcie ofert jest jawne. 6. Ofertę złożoną po terminie zwraca się niezwłocznie bez jej otwierania. XVI. Opis sposobu obliczenia ceny. 1. W formularzu ofertowym w załączniku nr 1 do SIWZ należy podać ceną ryczałtową za wykonywane zadanie: cenę netto plus obowiązujący podatek VAT oraz cenę brutto w polskich złotych (PLN) za obsługę prawną w stosunku miesięcznym. 2. Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena ryczałtowa brutto miesięczna w PLN. 3. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności związanych z realizacją zamówienia. 4. Cenę należy wyrazić w jednostkach pieniężnych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. XVII. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą. Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń między zamawiającym a Wykonawcą w walutach obcych. XVIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający dokona oceny najkorzystniejszej oferty według kryterium: cena waga 100%. 2. Proponowana przez Wykonawcę cena ryczałtowa brutto za wykonywanie obsługi prawnej w stosunku miesięcznym. 3. W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym nieodrzuconym ofertom zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: liczba punktów w zakresie ceny: Cena oferty z najniższą zaoferowaną ceną brutto miesięcznie x 100% Cena badanej oferty brutto miesięcznie 1% - 1 pkt 4. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

6 5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwięcej punktów - najniższa cena. XIX. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. Umowa zostanie zawarta w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane faxem lub w terminie nie krótszym niż 10 dni - jeżeli zostało przesłane pisemnie. 2. Umowa może zostać zawarta w terminie krótszym niż określony w pkt. 1, o ile wystąpią okoliczności określone w art. 94 ust. 2 pkt 1 lit. a, lub w art. 94 ust. 2 pkt 3 lit. a PZP. 3. Wykonawca, którego oferta została wybrana, zostanie poinformowany o miejscu i czasie podpisania umowy. XX. Wymagane zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający nie przewiduje składania zabezpieczenia. XXI. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy. 1. Zawarte w załączonym wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. 2. Umowa może zostać zmieniona w zakresie wynikającym z art. 144 PZP i według zapisów wzoru umowy - załącznik nr 5 do SIWZ. XXII. Pouczenie o środkach prawnych. 1. Wykonawcy przysługują na zasadach określonych przepisami PZP środki ochrony prawnej (odwołanie, skarga do sądu), jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów PZP. 2. Odwołanie przysługuje wobec czynności: 1) opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; 3) odrzucenia oferty odwołującego 3. Odwołania wnoszone w postępowaniu o udzielnie zamówienia rozpoznaje Krajowa Izba Odwoławcza (KIO). 4. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania przysługuje skarga do sądu. 5. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Olsztynie. 6. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Burmistrz Olecka Wacław Olszewski

7 Poniższe załączniki stanowią integralną część SIWZ: Załącznik nr 1 : Formularz ofertowy; Załącznik nr 2 : Oświadczenie z art. 22 i art. 24 PZP; Załącznik nr 3 : Wykaz usług; Załącznik nr 4 : Wykaz osób; Załącznik nr 5 : Wzór umowy.