W sprawie wprowadzenia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr K /2010 Wójta Gminy Grybów z dnia 31grudnia 2010 r. W sprawie wprowadzenia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późniejszymi zmianami) zarządza się co następuje: 1 Wprowadza się w załączniku do niniejszego Zarządzenia jednolity tekst Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie z dnia 31 grudnia 2010 roku. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr /2010 Wójta Gminy Grybów z dnia 31 grudnia 2010 roku TEKST UJEDNOLICONY Uwzględniający zmiany zawarte w: 1. Zarządzeniu Nr 35/204 Wójta Gminy Grybów z dnia 26 kwietnia 2004 r. 2. Zarządzeniu Nr 183/2007 Wójta Gminy Grybów z dnia 31 grudnia 2007 r. 3. Zarządzeniu Nr K /09 Wójta Gminy Grybów z dnia 29 czerwca 2009 r. 4. Zarządzeniu Nr K /10 Wójta Gminy Grybów z dnia 15 stycznia 2010 r. 5. Zarządzeniu Nr K /10 Wójta Gminy Grybów z dnia 15 marca 2010 r. 6. Zarządzeniu Nr K /10 Wójta Gminy Grybów z dnia 2 września 2010 r. 7. Zarządzeniu Nr K /10 Wójta Gminy Grybów z dnia 31 grudnia 2010 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY w GRYBOWIE I. Postanowienia ogólne 1 1. Urząd Gminy Grybów jest jednostką organizacyjną przy pomocy, której Wójt Gminy Grybów wykonuje swoje zadania. 2. Siedzibą Urzędu Gminy jest Grybów. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy zwany dalej regulaminem określa: 2 1. Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy. 2. Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu Gminy. 3. Zadania i kompetencje komórek organizacyjnych Urzędu Gminy, 4. Regulamin kontroli wewnętrznej 5. Zasady i tryb postępowania przy opracowaniu aktów prawnych. 6. Organizację, przyjmowania i rozpatrywanie i załatwianie indywidualnych spraw obywateli, oraz skarg i wniosków w Urzędzie Gminy. 7. Zasady podpisywania pism i upowaŝnienia do załatwiania spraw i wydawania decyzji administracyjnych.

3 Urząd Gminy realizuje zadania: 1. zadania własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym. 2. Z zakresu administracji rządowej, których wykonywanie zlecono gminie na mocy obowiązujących przepisów. 3. Zadania powierzone gminie na mocy porozumień. 3 II. Struktura organizacyjna Urzędu Gminy Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy stanowią: 1. Kierownictwo Urzędu w skład, którego wchodzą: a) Wójt Gminy b) Zastępca Wójt Gminy c) Skarbnik Gminy Główny Księgowy Urzędu pełniący obowiązki Kierownika Referatu Finansowo BudŜetowego d) Zastępca Głównego Księgowego Urzędu e) Sekretarz Gminy f) Kierownicy Referatów 2. Radca Prawny RP 3. Referat Finansowo BudŜetowy GF 4. Referat Budownictwa i Inwestycji BiI, INW 5. Samodzielne stanowiska: a) Kadry symbol K b) Kancelaria symbol Kc c) Kontrola symbol Ko d) Rolnictwo i Leśnictwo symbol RL e) Ochrona środowiska symbol Oś f) Ochrona przeciwpoŝarowa symbol SP, KiS g) Geodezja i Gospodarka Gruntami symbol GGG h) Ewidencja działalności gospodarczej symbol EDG i) Ewidencja Ludności symbol EL j) Dowody osobiste, wojskowość symbol SO k) Mienie Komunalne gminy symbol MK l) Biuro Rady symbol BR m) Obrona Cywila i zarządzanie kryzysowe symbol OC n) Świadczenia Rodzinne symbol ŚR, FA o) Konserwatorzy p) Robotnicy gospodarczy q) Woźna 4

4 r) Sprzątacz s) Kierowca autobusu szkolnego. III. Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu Wójt Gminy stanowisko z wyboru 5 Kompetencje i zadania; 1. Wójt wykonuje uchwały Rady Gminy i zadania gminy określone przepisami prawa. Do zadań Wójta naleŝy w szczególności: a) przygotowanie projektów uchwał rady Gminy b) określenie sposobu wykonywania uchwał c) gospodarowanie mieniem komunalnym d) wykonywanie budŝetu e) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych 2. Wójt kieruje bieŝącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz. 3. Podejmuje czynności w związku z bezpośrednim zagroŝeniem bezpieczeństwa publicznego. 4. Jest kierownikiem Urzędu Gminy. 5. Nadzoruje realizację zadań zleconych i powierzonych na mocy porozumień. 6. Wykonuje zadania szefa obrony cywilnej Gminy określone odrębnymi przepisami. 6 Zastępca Wójta Gminy stanowisko z powołania Kompetencje i zadania: 1. Wykonuje zadania i kompetencje Wójta Gminy w razie nieobecności Wójta lub niemoŝności pełnienia przez Wójta obowiązków. 2. Z upowaŝnienia Wójta samodzielnie składa oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem. 3. Prowadzi całokształt spraw związanych z interpelacjami radnych, 4. Prowadzi w imieniu Wójta Gminy sprawy z zakresu: a) infrastruktury i ochrony środowiska b) promocji Gminy c) kultury i sportu.

5 7 Skarbnik Gminy stanowisko z powołania Kompetencje i zadania: 1. Opracowuje projekt budŝetu 2. Dokonuje analiz budŝetu i na bieŝąco informuje Wójta Gminy o jego realizacji. 3. Przekazuje Kierownikom Referatów, oraz Kierownikom jednostek organizacyjnych wytyczne oraz dane niezbędne do opracowania planów budŝetowych. 4. Czuwa nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej. 5. Kieruje pracą Referatu Finansowo BudŜetowego. 6. Czuwa nad prawidłową realizacją ustawy o zamówieniach publicznych. 7. Nadzoruje realizację ustaw o dochodach, finansach Gminy, o podatkach i opłatach lokalnych, o opłacie skarbowej. 8. Realizuje zadania wynikające z wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej. Sekretarz Gminy zatrudniony na podstawie umowy o pracę 8 Kompetencje i zadania: 1. Współuczestniczy w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania urzędu. 2. Sprawuje nadzór nad organizacją pracy Urzędu i koordynuje działania poszczególnych Referatów. 3. Prowadzi rejestr skarg i wniosków. 4. Nadzoruje rzetelność i terminowość załatwiania spraw. 5. Koordynuje prace związane z organizacją wyborów prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych oraz referendów. 6. Współpracuje z kierownikami referatów, pracownikiem kadr przy opracowywaniu zakresów czynności dla pracowników. 7. Dba o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia. 8. Przyjmuje ustne oświadczenia woli spadkodawców. 9. Sprawuje nadzór nad właściwym wydawaniem środków finansowy na zakup materiałów biurowych, środków czystości, sprzętu itp. 10. Podpisuje pisma i decyzje w granicach udzielonego upowaŝnienia przez Wójta. 11. Prowadzi rejestr zarządzeń Wójta. 12. Współpracuje z organizacjami pozarządowymi. 13. Prowadzi sprawy związane z integracją z Unią Europejską. 14. Przygotowuje i edytuje materiały do Biuletynu Informacji Publicznej.

6 9 Radca Prawny zajmuje w strukturze Urzędu stanowisko odrębne, odpowiadające rangą stanowisku głównego specjalisty. Zadania i obowiązki radcy prawnego wynikają z regulaminu obsługi prawnej oraz ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 10 poz. 65 z późn. zm.). 10 Obowiązki Kierowników Referatu określone są zakresami działania właściwego Referatu. IV. Zadania i kompetencje komórek organizacyjnych Urzędu Gminy 11 W celu wykonywania zadań komórki organizacyjne Urzędu Gminy (Referaty i samodzielne stanowiska) wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej: 1. Przygotowują projekty uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta Gminy. 2. Opracowują projekty planów społeczno gospodarczych rozwoju Gminy i budŝetu Gminy w części dotyczącej ich zakresu działania. 3. Zapewniają właściwą i terminową realizację zadań. 4. Zapewniają merytoryczną obsługę właściwych Komisji Rady. 5. Przygotowuję projekty decyzji administracyjnych. 6. Wykonują na polecenie Wójta Gminy inne zadania nie objęte zakresem działania. 12 Zadania i kompetencje Referatu Finansowo BudŜetowego. Do zakresu działania Referatu Finansowo BudŜetowego naleŝy w szczególności: 1. Opracowywanie programów gospodarczych prognoz finansowych dla gminy. 2. Opracowywania projektu budŝetu i nadzór nad jego wykonaniem. 3. Rozliczanie zadań inwestycyjnych remontowych. 4. BieŜąca realizacja budŝetu, oraz okresowe informacje dla organów Gminy o jego wykonaniu. 5. Naliczanie i pobór podatków, oraz opłat określonych w odrębnych przepisach. 6. Prowadzenie rachunkowości wpływów i wydatków budŝetowych, gospodarki pozabudŝetowej, zobowiązań pienięŝnych, podatków i opłat lokalnych. 7. Sporządzanie sprawozdań w tym zakresie. 8. Prowadzenie ewidencji majątku Gminy oraz gospodarki środkami rzeczowymi, sporządzanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 9. Prowadzenie księgowości podatkowej, rozliczanie Sołtysów (Inkasentów) 10. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym.

7 11. Negocjowanie środków na prowadzenie zadań zleconych i powierzonych na mocy porozumień. 12. Prowadzenie gospodarki kasowej budŝetu. 13. Naliczanie płac dla pracowników. 14. Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych wymaganych przez ZUS i Urząd Skarbowy. 15. Naliczanie ryczałtów za paliwo dla pracowników Urzędu korzystających z prywatnego samochodu do celów słuŝbowych. 16. Wypłacanie diet dla radnych i ryczałtów dla sołtysów oraz wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. 17. Prowadzenie spraw dotyczących podatku VAT. 18. Sprawy z zakresu udzielanej pomocy przedsiębiorcom. 19. Całokształt spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. 20. Współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową. 21. Przygotowanie i edycja materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej. 22. Nadzorowanie gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych gminy. 23. Realizacja zadań wynikających z Regulaminu Kontroli Wewnętrznej. 13 Zadania i kompetencje Referatu Budownictwa i Inwestycji. Do zakresu działania Referatu Budownictwa i Inwestycji naleŝy w szczególności: 1. Całokształt spraw związanych z planowaniem przestrzennym. 2. Prowadzenie procedury opracowywania i uchwalania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego dla terenu gminy. 3. Ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego, 4. Sporządzanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. 5. Wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie miejscowym. 6. Sporządzanie opinii (postanowień) o zgodności wstępnych podziałów nieruchomości z planem miejscowym lub z decyzjami o warunkach zabudowy lub z przepisami odrębnymi. 7. Wykonywanie całości zadań w zakresie administrowania i utrzymania dróg gminnych, chodników, parkingów i mostów (m.in. oznakowanie dróg, okresowa kontrola stanu dróg i mostów, budowa i remonty dróg, zimowe utrzymanie dróg). 8. Wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego. 9. Uzgadnianie lokalizacji budynków i budowli od strony dróg gminnych, 10. Uzgadnianie zjazdów z dróg gminnych, 11. Prowadzenie postępowania i przygotowywanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.

8 12. Naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego. 13. Nadzór nad pracami w pasie drogowym po uzyskaniu decyzji zezwalającej. 14. Okresowe przeglądy dróg ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na bezpieczeństwo wszystkich uŝytkowników 15. Przygotowywanie wniosków, prowadzenie dokumentacji i współpraca z organizacjami, instytucjami w celu pozyskania dodatkowych środków pozabudŝetowych. 16. Kompleksowe przygotowywanie planów inwestycyjnych Gminy, współpraca w tym zakresie z Sołtysami wsi i Komisjami Rady Gminy. 17. Przygotowywanie inwestycji gminnych. 18. Prowadzenie całości spraw wynikających z ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 19. Nadzorowanie przebiegu inwestycji i remontów. 20. Protokolarne przekazywanie ukończonych inwestycji. 21. Prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy. 22. Regulacja stosunków wodnych przy drogach gminnych. 23. Przygotowywanie i edycja materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej. 14 Zadania i kompetencje stanowiska Kadry. Do zakresu działania stanowiska Kadr naleŝy w szczególności: 1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy z wyłączeniem bibliotek, domów kultury, szkół podstawowych, gimnazjów. 2. Prowadzenie spraw z zakresu rent, emerytur i kapitału początkowego. 3. Prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników. 4. Prowadzenie spraw związanych ze staŝami i praktykami. 5. Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników. 6. Opracowywanie wraz z Sekretarzem Gminy zakresów czynności Kierowników Referatów i samodzielnych stanowisk pracy. 7. Współpraca w przygotowywaniu i przeprowadzaniu naboru na wolne urzędnicze stanowisko pracy. 8. Sprawy związane z organizacją i przeprowadzeniem słuŝby przygotowawczej. 9. Realizacja zadań wynikających z regulaminu okresowych ocen pracowników. 10. Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników Urzędu. 11. Dbałość o dyscyplinę pracy. 12. Prowadzenie sprawozdawczości statystycznej z zakresu zatrudniania i czasu pracy. 13. Prowadzenie całości dokumentacji z zakresu planowania i wykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych.

9 14. Prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych dotyczących uŝywania przez pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy pojazdów własnych do celów słuŝbowych. 15. Prowadzenie archiwum zakładowego. 16. Organizacja prac związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej 16 Zadania i kompetencje stanowiska Kancelaria. Do zakresu działania stanowiska Kancelaria naleŝy w szczególności: 1. Prowadzenie obsługi biurowej i sekretarskiej Wójta Zastępcy Wójta Gminy. 2. Ustalanie treści, zamawianie i ewidencja pieczęci urzędowych. 3. Zamawianie i rozprowadzania wydawnictw rządowych, prasy i druków urzędowych. 4. Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu oraz prowadzenie jej ewidencji. 5. Organizacja pracy związanej z elektronicznym obiegiem dokumentów. 6. Obsługa poczty elektronicznej. 7. Aktualizacja tablic ogłoszeń. 8. Zaopatrzenie Urzędu Gminy w materiały biurowe. 9. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia. 17 Zadania i kompetencje stanowiska Rolnictwo, Leśnictwo 1. Prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa. 2. Nadzór nad produkcją roślinną i zwierzęcą. 3. Przyjmowanie zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowaniu lub zgłoszenie zachorowań zwierząt na chorobę zaraźliwą. Działania na rzecz likwidacji chorób i ich skutków. 4. Prowadzenie spraw związanych z ochroną roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami, 5. Prowadzenie resortowych badań statystycznych. 6. Organizowanie znakowania zwierząt. 7. Prowadzenie spraw związanych z agroturystyką. 8. Współpraca z gminną spółką wodną i Zarządem Spółek Wodnych. 9. Rozstrzyganie sporów i zatwierdzanie w sprawach zmian stosunków wodnych na gminie. 10. Wykonywanie całokształtu spraw związanych z gospodarką w lasach nie stanowiących własności Skarbu Państwa, współpraca z Nadleśnictwami w tym zakresie. 11. Organizowanie prac zadrzewieniowych. 12. Wydawanie zezwoleń na wycinkę drzew.

10 19 Zadania i kompetencje stanowiska Ochrona środowiska 1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochroną wody, gleby i powietrza na terenie Gminy. 2. Prowadzenie spraw związanych z ochroną przed powodzią. 3. Wydawanie pozwoleń na indywidualny pobór Ŝwiru. 4. Rozstrzyganie sporów i zatwierdzanie ugód w sprawach zmian stosunków wodnych na gruncie. 5. Przygotowywanie projektów decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację inwestycji. 20 Zadania i kompetencje stanowiska Ochrona przeciwpoŝarowa 1. Całokształt spraw związanych z ochroną przeciwpoŝarową na terenie Gminy. Ścisła współpraca z jednostkami OSP w tym zakresie. 2. Zadania związane z realizacją poŝytku publicznego. 3. Sport i turystyka. 21 Zadania i kompetencje stanowiska Obrona Cywilna i Zarządzenie Kryzysowe 1. Całokształt spraw zleconych na mocy ustaw związanych z obroną cywilną i zarządzaniem kryzysowym. 22 Zadania i kompetencje stanowiska Geodezja i gospodarka gruntami : 1. Wykonywanie zadań powierzonych na mocy porozumień pomiędzy Wójtem Gminy Grybów a Starostą Nowosądeckim, 2. Wykonywanie zadań z zakresu geodezji i gospodarki gruntami będących w kompetencji Gminy. 3. Prowadzenie prac geodezyjnych związanych z mieniem komunalnym gminy. 4. Prowadzenie rejestru numeracji budynków.

11 23 Zadania i kompetencje stanowiska Ewidencja działalności gospodarczej. Do zakresu działania stanowiska Ewidencja działalności gospodarczej naleŝy w szczególności: 1. Całokształt spraw związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu ewidencji i nadzorowania działalności gospodarczej na terenie Gminy. 2. Sprawy związane z realizacją Gminnego Programu Przeciwdziałania Alkoholizmowi, wydawanie zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych oraz naliczanie opłat. 3. Sprawy związane z przeciwdziałaniem narkomanii. 4. Sprawy związane z wydawaniem zezwoleń na utworzenie wielkoprzemysłowych obiektów handlowych 24 Zadania i kompetencje stanowiska Ewidencja ludności : 1. Całokształt spraw związanych z ewidencją ludności. 2. Organizacja prac statystycznych związanych ze spisem ludności. 25 Zadania i kompetencje stanowiska Dowody osobiste, wojskowość : 1. Całokształt spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych, 2. Prowadzenie spraw związanych z obronnością Państwa. 3. Prowadzenie spraw związanych z ustawą o informacjach niejawnych. 26. Zadania i kompetencje stanowiska Mienie komunalne : 1. Całokształt spraw związanych z ewidencją, dzierŝawą i zbyciem mienia komunalnego, 2. Prowadzenie ewidencji mienia Urzędu Gminy 3. Całość spraw związanych z gospodarowaniem mieniem komunalnym 4. Pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 27 Zadania i kompetencje stanowiska Biuro Rady :

12 1. Obsługa Rady Gminy, Komisji Rady 2. Prowadzenie rejestru uchwał, wniosków, interpelacji. 3. Udział w przygotowywaniu projektów uchwał. 4. Kompletowanie dokumentów pracy Rady Gminy, 5. Obsługa samorządów wsi. 6. Przygotowanie i edycja materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej. 28 Zadania i kompetencje stanowiska Świadczenia rodzinne. Do zakresu działania stanowiska Świadczenia rodzinne naleŝy w szczególności: 1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. 2. Opracowywanie projektu potrzeb finansowych w zakresie świadczeń rodzinnych 3. Prowadzenie postępowań wobec dłuŝników alimentacyjnych. 4. Prowadzenie sprawozdawczości statystycznej z zakresu realizowanych zadań. 29 Zadania i kompetencje stanowiska Kontrola Do zakresu działania stanowiska Kontrola naleŝy w szczególności: 1. Opracowywanie projektów rocznych planów wewnętrznej kontroli finansowej. 2. Prowadzenie kontroli finansowej w komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy oraz jednostkach organizacyjnych Gminy w zakresie: a) zgodności z prawem, przepisami i procedurami wewnętrznymi, b) celowości i gospodarności, c) wykorzystania i rozporządzania mieniem komunalnym, d) gospodarki kasowej, e) sprawozdawczości. 3. Prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonej kontroli, 4. Sporządzanie analiz i wniosków pokontrolnych, 5. Sporządzanie okresowych ocen wyników i skuteczności kontroli oraz projektów działalności kontrolnej, 6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy. V. Postanowienia końcowe 30

13 Wykazy obowiązków i zakresy odpowiedzialności zawierają zakresy czynności pracowników. 31 Niniejszy regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia.

14 Załącznik nr 1 do regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY w GRYBOWIE ZASTĘPCA WÓJTA WÓJT GMINY GRYBÓW SAMODZIELNE STANOWISKA Referat Budownictwa i Inwestycji SKARBNIK GMINY GŁÓWNY KSIĘGOWY RADCA PRAWNY Sekretarz Gminy KADRY REFERAT Finansowo - BudŜetowy KANCELARIA KONTROLA ROLNICTWO, LEŚNICTWO Ochrona Środowiska Geodezja i Gospodarka Gruntami Ochrona PrzeciwpoŜarowa Ewidencja Działalności Gospodarczej Ewidencja Ludności Dowody osobiste, Wojskowość BIURO RADY Mienie Komunalne Gminy Obrona Cywilna i Zarządzanie Kryzysowe ŚWIADCZENIA RODZINNE

15 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie Regulamin kontroli wewnętrznej W Urzędzie Gminy w Grybowie sprawowana jest kontrola wewnętrzna. 1 2 Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują: 1. Komisja rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach zleconych przez Radę oraz na podstawie planu pracy. 2. Wójt Gminy, Zastępca Wójta w stosunku do podległych im pracowników w zakresie wywiązywania się z obowiązków. 3. Sekretarz Gminy w stosunku do komórek organizacyjnych w zakresie: a) realizacji zadań wynikających z aktów normatywnych, uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta Gminy, b) rzetelności i terminowości załatwiania spraw, c) dyscypliny i efektywnego wykorzystania czasu pracy, d) sposobu załatwiania skarg i wniosków, e) stosowania i przestrzegania instrukcji kancelaryjnych, f) zabezpieczenia pomieszczeń budynku Urzędu. 4. Skarbnik Gminy w stosunku do komórek organizacyjnych w zakresie kontroli finansowo księgowej: a) kontroli legalności dokumentów finansowych, b) kontroli operacji gospodarczych jednostek stanowiących przedmiot księgowań, c) kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budŝetu, oraz jego zmian. 5. Kierownicy w stosunku do podwładnych. 6. Pracownik ds. kontroli wewnętrznej w zakresie określonym w upowaŝnieniu. 7. Pracownicy na stanowiskach nie kierowniczych jeŝeli są upowaŝnieni. 3 Z kontroli sporządza się notatkę oraz rejestruje się ją. Notatka powinna zawierać takie dane jak: kto, kiedy i jakie stanowisko kontrolował, tematyka i ustalenia kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wydane zalecenia pokontrolne. Pracownik ds. kontroli wewnętrznej z przeprowadzonej kontroli sporządza protokół.

16 Załącznik Nr 3 do regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych 1 Aktami prawnymi w rozumieniu regulaminu są: 1. Uchwały Rady Gminy 2. Zarządzenia Wójta Gminy 2 1. Projekty aktów prawnych, o których mowa w 1 opracowują właściwe merytorycznie komórki organizacyjne. 2. Stanowisko pracy, w którym opracowywany jest akt prawny zobowiązane jest uzgodnić projekt pod względem merytorycznym z: a) Referatem Finansowo BudŜetowym, jeŝeli dotyczy budŝetu, albo ma spowodować skutki finansowe, b) Innymi stanowiskami, jeŝeli zawiera w stosunku do innych zadania, polecenia lub zobowiązania. 3. Uzgodnienia, o których mowa w ust. 2 powinny być potwierdzone parafami uzgadniających na kopii projektu. 4. Projekty aktów prawnych sprawdza i parafuje radca prawny. 5. JeŜeli przepisy tak stanowią projekt aktu prawnego przedstawia się do konsultacji społecznej przy zastosowaniu obowiązujących przepisów prawnych. 6. Ostatecznie projekt akceptuje Wójt Gminy w terminach zabezpieczających przygotowanie materiałów na sesję Rady Gminy. 7. Projekty uchwał przygotowywane są w programie Edytor Aktów Prawnych. Ewidencję podjętych aktów prawnych i ich zbiorów prowadzi: 1. W zakresie Uchwał Rady Gminy Biuro Rady 2. W zakresie zarządzeń Wójta Gminy Sekretarz Gminy. 3

17 Załącznik Nr 4 do regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie Organizacja, przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Grybowie Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminie określonym w Kodeksie Postępowania Administracyjnego i przepisów szczególnych. 2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współŝycia społecznego. 3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy ogólne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. 2. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. 3. Sekretarz Gminy prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez Wójta Gminy oraz Zastępcę Wójta Gminy, dokonuje kwalifikacji skarg i wniosków oraz przekazuje je pracownikom prowadzącym sprawy objęte zakresem skargi lub wniosku celem zbadania i wyjaśnienia sprawy. 4. Skargi i wnioski załatwia się bez zbędnej zwłoki nie później jednak niŝ w ciągu miesiąca, w razie nie załatwienia sprawy w wyjątkowych wypadkach stosuje się terminy określone w art KPA. 5. Wójta Gminy moŝe ustalić do załatwiania skargi lub wniosku skrócony termin ich załatwienia. 1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do: a) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy, 3

18 wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów, b) rozstrzygnięcie sprawy w miarę moŝliwości odręcznie w pozostałych przypadkach do zachowania określonego terminu załatwiania spraw, c) informowania zainteresowanych o stanie załatwiania ich spraw, d) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarŝenia od wydanych rozstrzygnięć, 2. Interesanci mają prawo uzyskiwać informację w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub elektronicznej Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od 8.00 do oraz od do W razie nieobecności Wójta Gminy interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmuje Zastępca Wójta. 3. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły. 4. Pracownicy Urzędu Gminy przyjmują interesantów w kaŝdy dzień w ciągu dnia pracy.

19 Załącznik Nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grybowie Zasady podpisywania pism i upowaŝnień do załatwiania spraw i wydawania decyzji administracyjnych 1. Wójt Gminy podpisuje: a) Zarządzenia, regulaminy i inne akty prawne, b) Pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz, c) Pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy, d) Odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli, e) Decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upowaŝnił pracowników Urzędu, f) Pełnomocnictwa i upowaŝnienia do działania w jego imieniu, g) Pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, h) Pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej, i) Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, j) Pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych, k) Inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie. W czasie nieobecności Wójta dokumenty określone w ust. 1 podpisuje Zastępca Wójta. Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeŝone do podpisu Wójta. Kierownicy referatów podpisują: a) Decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upowaŝnieni przez Wójta, 5

20 Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony. 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna obowiązująca w urzędach gmin. 2. W Urzędzie Gminy obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Przy znakowaniu spraw stosuje się symbole literowe komórek organizacyjnych (stanowisk) określonych w 4 Regulaminu organizacyjnego. 3.Zasady podpisywania pism i dokumentów w sprawach finansowych reguluje obowiązująca w Urzędzie instrukcja kontroli obiegu dokumentów księgowych Wójt Gminy moŝe z własnej inicjatywy upowaŝnić Zastępcę Wójta, Skarbnika, Sekretarza, Kierowników komórek organizacyjnych urzędu, a takŝe innych pracowników urzędu oraz Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, podejmowania innych rozstrzygnięć oraz załatwiania poszczególnych spraw. 2.UpowaŜnie o którym mowa w ust. 1, musi zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby upowaŝnionej, zakres spraw objętych upowaŝnieniem oraz podstawę prawną udzielonych upowaŝnień. 3.UpowaŜnienie, o którym mowa w niniejszym paragrafie udzielane są w formie pisemnej. 1. Udzielone upowaŝnienie wygasa w wyniku: 1) rozwiązania stosunku pracy z upowaŝnionym pracownikiem, 2) przeniesienia upowaŝnionego pracownika na inne stanowisko pracy, 3) pisemne odwołanie upowaŝnienia przez Wójta 4) śmierci osoby upowaŝnionej, 5) z chwilą realizacji czynności wskazanych w upowaŝnieniu Zasady określone w 7 i 8 stosuje się odpowiednio do udzielanych pełnomocnictw. 2. Mogą być udzielane następujące rodzaje pełnomocnictw: 1) pełnomocnictwo ogólne, 2) pełnomocnictwo szczególne.

21