REGULAMIN ORGANIZACYJNY Bałuckiego Ośrodka Kultury w Łodzi. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Bałuckiego Ośrodka Kultury w Łodzi Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej regulaminem określa organizację wewnętrzną, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz ogólne zasady funkcjonowania Bałuckiego Ośrodka Kultury, zwanego dalej BOK. 2. Postanowienia regulaminu odnoszą się do wszystkich komórek organizacyjnych utworzonych w Bałuckim Ośrodku Kultury. Rozdział II Zarządzanie Bałuckim Ośrodkiem Kultury 2 1. Bałuckim Ośrodkiem Kultury zarządza Dyrektor. 2. Dyrektora powołuje i odwołuje Prezydent Miasta Łodzi w trybie i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach. 3. Dyrektor kieruje Bałuckim Ośrodkiem Kultury przy pomocy zastępcy dyrektora oraz głównego księgowego. Zastępcę dyrektora i głównego księgowego powołuje i odwołuje dyrektor. Zakres działania i uprawnień Dyrektora 3 1. Dyrektor zarządza, reprezentuje na zewnątrz i odpowiada za całokształt działalności BOK. 2. Dyrektor odpowiada w szczególności za: realizację zadań statutowych i planów działalności BOK, gospodarkę finansową, w tym gospodarowanie mieniem instytucji, politykę kadrową, odpowiednie warunki pracy, przestrzeganie przepisów BHP, zabezpieczenie ppoż., zapewnienie obsługi prawnej BOK oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych. 3. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników BOK. Dyrektorowi podlega również radca prawny. 4. Dyrektor upoważniony jest do wydawania zarządzeń regulujących funkcjonowanie BOK. 5. Dyrektor podpisuje: zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, regulaminy i inne akty prawne o charakterze wewnętrznym, decyzje i polecenia służbowe o charakterze ogólnym, indywidualnym i organizacyjnym oraz związane z realizacją zadań BOK, korespondencję zewnętrzną kierowaną do władz zwierzchnich, sądów oraz kontrahentów umów cywilnych, informacje, sprawozdania i wnioski o charakterze problemowym wychodzące na zewnątrz BOK, sprawozdania z realizacji zadań pokontrolnych, pisma i dokumenty w sprawach należących do zakresu działania i uprawnień Dyrektora BOK. 6. Dyrektor reprezentuje BOK, jako pracodawcę w rozumieniu kodeksu pracy w tym: podpisuje umowy o pracę z pracownikami, podpisuje wypowiedzenia umów o pracę oraz pisma związane ze stosunkiem pracy, akceptuje wnioski dotyczące rozwiązywania umów o pracę na zasadzie porozumienia stron oraz urlopów pracowniczych, ustala poziom wynagrodzeń pracowników w zgodzie z zapisami Regulaminu Wynagradzania BOK, udziela kar porządkowych pracownikom, akceptuje świadectwa pracy, akceptuje dodatki funkcyjne, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne, współpracuje ze związkami zawodowymi w zakresie wymaganym w powszechnie obowiązujących przepisach, rozpatruje skargi i wnioski w ramach postępowania skargowego regulowanego przez KPA, rozstrzyga spory kompetencyjne pomiędzy pracownikami. 1

2 Zakres działania i uprawnień Zastępcy Dyrektora 4 1. Osoba powołana przez dyrektora BOK na stanowisko zastępcy dyrektora może łączyć to stanowisko z kierowaniem inną komórką organizacyjną, z wyłączeniem kierowania działem finansowo-księgowym 2. Do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy: - zastępowanie dyrektora w razie jego nieobecności, - koordynacja działalności merytorycznej i programowej BOK, - opracowywanie planów, programów, sprawozdań i innych materiałów dotyczących działalności merytorycznej BOK, - współorganizacja priorytetowych dla BOK imprez kulturalnych, - współdziałanie z instytucjami, organizacjami, placówkami oświatowo-wychowawczymi w celu poszerzania oferty artystycznej i kulturalno-oświatowej BOK, - udział w tworzeniu projektów w celu pozyskania środków pozabudżetowych z różnych źródeł wspierających działalność statutową BOK, - sporządzanie wniosków aplikacyjnych oraz współpraca z Głównym Księgowym w ramach rozliczania pozyskanych dotacji. Zakres działania i uprawnień Głównego Księgowego 5 1. Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność Głównego Księgowego wynikają z przepisów ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U z 2013 poz. 330 z późn.zm.) oraz ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 poz.885 z późn. zm.). 2. Obowiązki i wynikająca z nich odpowiedzialność Głównego Księgowego BOK: prowadzenie rachunkowości instytucji (sporządzanie planów finansowych, analiz, sprawozdań finansowych i statystycznych), wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi BOK, dokonywanie wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, prawidłowe zorganizowanie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów rachunkowych, ustalanie rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, kierowanie działem Finansowo-Księgowym i właściwa współpraca z komórkami organizacyjnymi BOK. 3. Główny Księgowy jest uprawniony do: dysponowania wspólnie z Dyrektorem majątkiem zakładowym oraz zaciągania zobowiązań finansowych w granicach określonych przepisami, występowania, jako pełnomocnik BOK przy dysponowaniu rachunkami bankowymi i wydawania innych dyspozycji o charakterze finansowo-księgowych wynikających z przepisów ogólnych, określenia zasad, według których mają być wykonywane prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, księgowości i sprawozdawczości finansowej, egzekwowania od podległych pracowników obowiązku udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia dokumentów do wglądu i wyliczeń będących źródłem tych informacji, egzekwowania od innych pracowników usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych, występowania do Dyrektora BOK z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień związanych z gospodarką finansową. 2

3 4. Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność przed Dyrektorem za: prawidłowe prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, ustalanie prawidłowego obiegu dokumentów niezbędnych w rachunkowości, należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów rachunkowych, zapewnienie prawidłowej organizacji pracy poprzez właściwy podział obowiązków służbowych nadzorowanych pracowników Działu Finansowo-Księgowego oraz sprawne i terminowe wykonywanie zadań, przestrzeganie przez pracowników Działu Finansowo-Księgowego przepisów prawnych, prawidłowe opracowywanie i realizację planu finansowego BOK, właściwą współpracę z komórkami organizacyjnymi BOK Do składania oświadczeń woli w imieniu BOK w zakresie praw i obowiązków majątkowych wymagane jest współdziałanie dwóch osób. 2. Osobami uprawnionymi są: Dyrektor BOK, Główny Księgowy BOK. 3. Czeki, przelewy i inne dokumenty obrotu pieniężnego, jak również dokumenty stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania przez BOK środków pieniężnych lub towarów podpisuje Główny Księgowy i Dyrektor. 4. Główny Księgowy jest upoważniony do dysponowania wspólnie z Dyrektorem majątkiem BOK i zaciąganiem zobowiązań finansowych (w granicach określonych przepisami szczególnymi). 5. Do składania oświadczeń, o których mowa w p.1 i podpisywania dokumentów wymienionych w p. 3 mogą być upoważnieni inni pracownicy (wg wyboru upoważniającego), którzy działają w granicach udzielonego pełnomocnictwa. Rozdział III Organizacja wewnętrzna 7 1. W Bałuckim Ośrodku Kultury, tworzy się następujące komórki organizacyjne: a) Bałucki Ośrodek Kultury LUTNIA, b) Bałucki Ośrodek Kultury RONDO, c) Bałucki Ośrodek Kultury NA ŻUBARDZKIEJ, d) Dział Informacji i Wydawnictw, e) Dział Finansowo-Księgowy, f) Samodzielne Stanowisko ds. Kadr, g) Dział Administracji. 2. W BOK mogą być tworzone w zależności od potrzeb zespoły projektowe jak też samodzielne (jedno lub wieloosobowe) stanowiska pracy oraz w miarę posiadanych środków finansowych i zapotrzebowania społecznego ośrodki terenowe Pracą ośrodków terenowych i działów kierują kierownicy, a w przypadku Działu Finansowo-Księgowego Główny Księgowy. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach podlegają bezpośrednio Dyrektorowi BOK. 3. Do obowiązków kierowników należy w szczególności: a) planowanie i organizacja pracy podległych pracowników, b) nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonywaniem zadań przez komórkę organizacyjną, c) nadzór nad rzetelnym wypełnianiem obowiązków przez pracowników, d) udzielanie pracownikom wskazówek, wytycznych, bądź poleceń odnośnie formy i sposobu realizacji i załatwiania spraw, e) dbałość o właściwe stosunki międzyludzkie i współpracę między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w BOK, f) kierowanie do Dyrektora BOK wniosków w sprawach personalnych dotyczących podległych pracowników, g) nadzór nad majątkiem pozostającym w dyspozycji komórki organizacyjnej, 3

4 h) realizowanie postanowień Kodeksu Pracy, Regulaminu Pracy, Regulaminu Organizacyjnego, wewnętrznych zarządzeń, innych regulaminów i ustaleń, zasad bhp i ppoż. oraz nadzór nad ich przestrzeganiem przez podległych pracowników. Rozdział IV Zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych 9 Wszystkie komórki organizacyjne BOK zobowiązane są do współdziałania w realizacji zadań statutowych oraz do pozyskiwania środków pozabudżetowych z różnych źródeł wspierających te zadania. 10 Do zadań Bałuckiego Ośrodka Kultury LUTNIA należy w szczególności: 1. organizacja form edukacji artystycznej dla dzieci i młodzieży ze wszystkich dziedzin sztuki. 2. organizacja form aktywności artystycznej, kulturalnej i społecznej lokalnej społeczności ze szczególnym uwzględnieniem osób ze środowisk defaworyzowanych oraz seniorów. 3. organizacja imprez artystycznych upowszechniających różne rodzaje sztuki. 4. organizacja i prowadzenie form indywidualnego uczestnictwa w kulturze (zespoły artystyczne, koła i kluby zainteresowań itp.). 5. organizacja przeglądów, festiwali, konkursów. 6. prowadzenie działalności usługowej (kursy, lekcje nauki, konsultacje, lektoraty, kiermasze, giełdy, odpłatne imprezy artystyczne i rodzinne, wynajem pomieszczeń, sprzętu, itp.). 7. współdziałanie z instytucjami i organizacjami, placówkami oświatowo-wychowawczymi w celu poszerzania oferty artystycznej. 11 Do zadań Bałuckiego Ośrodka Kultury RONDO należy w szczególności: 1. organizacja form edukacji artystycznej, oświatowej i społecznej dla różnych grup odbiorców. 2. prezentacja uzdolnionych młodych twórców w Galerii Promocji Młodych Rondo. 3. organizacja interdyscyplinarnych imprez angażujących twórcze pomysły młodych ludzi. 4. organizacja działalności klubów i kół zainteresowań. 5. organizacja form aktywności artystycznej, kulturalnej i społecznej dla lokalnej społeczności. 6. prowadzenie form działań aktywizujących seniorów. 7. prowadzenie działalności usługowej (kursy, lekcje nauki, konsultacje, lektoraty, kiermasze, giełdy, odpłatne imprezy artystyczne i rodzinne, wynajem pomieszczeń, sprzętu, itp.). 8. współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie partnerstwa, tworzenie sieci współpracy pomiędzy nimi a Ośrodkiem. 12 Do zadań Bałuckiego Ośrodka Kultury NA ŻUBARDZKIEJ należy w szczególności: 1. prowadzenie edukacji artystycznej dla dzieci i młodzieży. 2. organizacja form indywidualnego uczestnictwa w kulturze (zespoły artystyczne, koła i kluby zainteresowań itp.). 3. organizacja imprez artystycznych, rozrywkowych, rekreacyjnych dla różnych grup odbiorców. 4. organizacja przeglądów, konkursów, festiwali artystycznych, promujących wszystkie dziedziny sztuki. 5. prowadzenie działalności usługowej (kursy, lekcje nauki, konsultacje, lektoraty, kiermasze, giełdy, odpłatne imprezy artystyczne i rodzinne, wynajem pomieszczeń, sprzętu, itp.). 6. organizacja form aktywności artystycznej, kulturalnej i społecznej dla lokalnej społeczności. 7. współdziałanie z instytucjami i organizacjami, placówkami oświatowo-wychowawczymi w celu poszerzania oferty artystycznej. 13 Do zadań Działu Informacji i Wydawnictw należy w szczególności: 1. tworzenie materiałów informacyjnych i promocyjnych BOK w postaci wydawnictw poligraficznych i elektronicznych; elementów reklamowych w technologiach dostępnych. 4

5 2. zamieszczanie na stronie internetowej informacji dotyczących wydarzeń w BOK oraz aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej. 3. prowadzenie poczty elektronicznej informacje@bok.lodz.pl 4. archiwizacja dokumentacji fotograficznej i filmowej imprez organizowanych przez BOK. 5. koordynacja pracy plastyków zatrudnionych w BOK w zakresie realizacji oprawy plastycznej ogólnopolskich festiwali i konkursów. 6. podejmowanie działań w zakresie realizacji odpłatnych form usługowych 14 Do zadań Działu Finansowo Księgowego należy w szczególności: 1. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej BOK zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 2. sporządzanie planów i sprawozdań finansowych z działalności BOK, prowadzenie ewidencji syntetyczno-analitycznej. 3. naliczanie i wypłatę wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz rozliczanie zasiłków z ubezpieczenia społecznego. 4. zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i osób współpracujących z BOK na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. 5. prowadzenie pełnej księgowości BOK oraz obsługa księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 6. wystawianie faktur VAT. 7. prowadzenie kasy i obrotu gotówką. 8. prowadzenie ewidencji księgowej majątku BOK. 9. opracowywanie od strony finansowej wniosków aplikacyjnych. 15 Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Kadr należy w szczególności: 1. całokształt spraw wynikających ze stosunku pracy (zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, awansowanie, zmiana stanowisk, nagradzanie i karanie pracowników). 2. prowadzenie akt osobowych, rejestru pracowników, emerytów i rencistów BOK. 3. ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy. 4. sporządzanie planów urlopów i prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych. 5. prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem i doskonaleniem zawodowym pracowników. 6. kontrola ważności badań profilaktycznych pracowników. 7. kontrola dyscypliny pracy. 8. sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia. 9. sporządzania świadectw pracy i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia w BOK. 10. prowadzenie spraw socjalnych pracowników i dokumentacji z tym związanej. 16 Do zadań Działu Administracji należy w szczególności: 1. administrowanie majątkiem ruchomym i nieruchomym BOK. 2. zabezpieczenie i ochrona mienia BOK, nadzór nad sprawami dotyczącymi BHP, ochrony p. poż., składnicy akt. 3. dbałość o utrzymanie w pełnej sprawności technicznej i sanitarnej obiektów, sprzętu i wyposażenia. 4. wykonywanie zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych. 5. prowadzenie spraw dotyczących remontów kapitalnych i bieżących oraz prac modernizacyjnych. 6. zakup materiałów, urządzeń i innych artykułów niezbędnych do należytego funkcjonowania instytucji. 7. prowadzenie ksiąg inwentarzowych. 8. obsługa administracyjno-biurowa Dyrektora prowadzenie sekretariatu. 9. obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora BOK. 10. współorganizacja imprez realizowanych w BOK. 11. pozyskiwanie środków pozabudżetowych z różnych źródeł w celu realizacji zadań statutowych i inwestycyjnych BOK, w tym pozyskiwanie sponsorów. 12. współpraca z agencjami artystycznymi i instytucjami w zakresie organizacji i reklamy imprez. 5

6 Rozdział V Postanowienia końcowe Na podstawie niniejszego Regulaminu oraz zawartych w nim ramowych zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności Kierownicy komórek organizacyjnych określają na piśmie i na bieżąco aktualizują szczegółowe zakresy czynności i odpowiedzialności podległych pracowników. Zakresy czynności zatwierdza Dyrektor BOK. 2. Pracownicy wykonują swoje zadania zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków i odpowiedzialności 3. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Dyrektora BOK został ustalony w niniejszym regulaminie. 4. Schemat organizacyjny BOK stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. 5. Zmiany postanowień regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania. 6