Zapytanie ofertowe I. ZAMAWIAJĄCY. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodek Regionalny w Poznaniu. Ul. Rolna 19/ Poznań

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe I. ZAMAWIAJĄCY Ul. Rolna 19/ Poznań w związku z realizacją projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach PO KL Priorytet V Poddziałanie poszukuje trenerów/trenerek do świadczenia usług szkoleniowych w ramach projektu. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: a) w kwestiach formalnych, w tym odpowiedzi na pytania oferentów- Małgorzata Sajkiewicz (FRDL Poznań) msajkiewicz@poznan.frdl.pl b) w kwestiach merytorycznych - Monika Łagodzińska (Prezes Fundacji Kształcenia Ustawicznego Peritia, partnera Zamawiającego), w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: biuro@fundacjaperitia.pl\ I. PRZEDMIOT, CEL I CHARAKTER ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze zamówienie (dalej w skrócie zamówienie ) składane jest w celu realizacji projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej (dalej w skrócie projekt ). Projekt jest dofinansowany w ramach: Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre rządzenie Działanie 5.4 Rozwój potencjału III sektora Poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego Nr umowy z MPiPS o dofinansowanie projektu: UDA POKL A25/ Grupa docelowa projektu: pracownicy, członkowie, wolontariusze z organizacji pozarządowych nie prowadzących działalności gospodarczej zarejestrowane na terenie Wielkopolski oraz pracownicy administracji publicznej (JST) szczebla gminnego i powiatowego na tym samym obszarze. Strona1

2 3. Celem ogólnym projektu jest wzmocnienie potencjału organizacji pozarządowych, poszerzenie wiedzy na temat III sektora oraz promocja działań partnerskich poprzez uruchomienie i funkcjonowanie Centrum rozwoju dobrych praktyk współpracy organizacji pozarządowych oraz wspieranie ich rozwoju poprzez usługi doradcze do kwietnia Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wyłonienie Oferenta (wykonawcy), który przedstawi najkorzystniejsze (w rozumieniu postanowień niniejszego zapytania ofertowego) warunki świadczenia usług coachingowych. Postępowanie prowadzone będzie w trybie zapytania ofertowego przez Zamawiającego zgodnie z zasadami konkurencyjności, stosowanymi przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE przez podmioty które nie są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Poznaniu przy Rolnej 19/3, Poznań. Oferty złożone w odpowiedzi na niniejsze zapytania powinny odpowiadać wymogom opisanym w niniejszym zapytaniu, w szczególności powinny zostać złożone (doręczone) Zamawiającemu w wyznaczonym terminie oraz zawierać wszystkie wymagane informacje i to określone w sposób jednoznaczny. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wspólny Słownik Zamówień Publicznych (CPV) usługi szkoleniowe A. Opis przedmiotu zamówienia 1. Do zadań Wykonawcy w ramach realizacji zamówienia należy świadczenie usług w postaci przeprowadzenia min 1 cyklu tj. 32 godzin sesji coachingowych dla uczestników i uczestniczek projektu z organizacji pozarządowych oraz administracji publicznej oraz sporządzenie pisemnego raportu z wyników prac (maksymalnie 1-2 strony A4) *1 cykl= 32h godzin coachingowych (8 grup po 2 osoby, 4h godziny coachingowe każda grupa) *20 cykli do 04/2014 * łącznie 640 godzin sesji coachingowych Strona2

3 * coaching dla 320 osób z osobami z organizacji pozarządowych (NGO) i administracji publicznej (JST) 2. MODUŁ I. TEAM COACHING połączony z warsztatami w 4 cyklach: 1 warsztat+1 sesja coachingowa dla 2 osób. Team Coaching jest procesem ukierunkowanym na wsparcie w dokonywaniu zmian w sposób najbardziej zbliżony do ich potrzeb i oczekiwań. Coaching wydobywa to, co w ludziach najlepsze; wzmacnia firmę/ organizację przez rozwijanie ind. kompetencji, ale też przez kształtowanie postaw pozwalających na samodzielne, skuteczne odnajdywanie się w nowej sytuacji. 3. Wnioskodawca przedstawi program sesji coachingowych uzgodniony z Liderem Projektu (FRDL) i Partnerem projektu (), po zawarciu umowy. 4. Wybrany oferent opracuje materiały dydaktyczne (koncepcje przeprowadzenia sesji coachingowych oraz kształt ramowy raportu z sesji coachingowej) i przekaże je do zamawiającego, na co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem pierwszego warsztatu. 5. Miejscem realizacji zamówienia jest Regionalne Centrum NGO w Poznaniu ul. Mickiewicza 5/3 lub inne wskazane na terenie miasta Poznania. B. Inne uwarunkowania 1. Wynagrodzenie za liczbę przepracowanych godzin doradczych w miesiącu, zgodnie z harmonogramem usług doradczych zatwierdzonych przez Zamawiającego (Partner Projektu) 2. Rozliczenia finansowe, terminy i zasady dokonywania rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą określać będzie umowa o wykonanie przedmiotu zamówienia (Zał.nr 5). Wykonawca będzie zobowiązany dołączyć do faktury/ rachunku dokument protokół (Zał.nr 6) potwierdzający wykonanie usługi doradczej za dany miesiąc. 3. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia, w terminie do 7 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego oryginału rachunku wraz z ww. dokumentami (poczta, normalny list lub osobiście). 4. Warunkiem ostatecznego wyboru oferty będzie podpisanie umowy na świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia. Umowa może zawierać klauzule zabezpieczające prawidłowe wykonanie umowy, w szczególności dotyczące możliwości odstąpienia, rozwiązania lub wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia umowy (w tym w przypadku zastrzeżeń co do jakości i terminów realizacji zamówienia). Strona3

4 6. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Miejscem realizacji warsztatów jest Regionalne Centrum NGO w Poznaniu ul. Mickiewicza 5/3 lub inne wskazane na terenie miasta Poznania. 2. Przedmiot zamówienia realizowany będzie od dnia podpisania umowy do 03/2014 r. 3. Terminy realizacji poszczególnych usług zostaną ustalone w umowie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 7. KRYTERIA WYBORU OFERENTA A. Warunki dotyczące Oferenta w zapytaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci spełniający poniższe kryteria: posiadanie wykształcenia wyższego magisterskiego posiadanie udokumentowanego doświadczenia z przeprowadzonych sesji coachingowych (dostępnych na życzenie Zamawiającego w celu weryfikacji) 2. W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej w zapytaniu ofertowym mogą brać udział Oferenci, którzy są w stanie przeznaczyć co najmniej jedną osobę zdolną do wykonania zamówienia, tj. spełniającą łącznie wszystkie kryteria wskazane w punkcie powyżej. 3. W zapytaniu ofertowym nie mogą brać udziału: a) Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; b) Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonali lub nienależycie wykonali zobowiązanie wobec Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej chyba, że było to następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosił odpowiedzialności; c) Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty; Strona4

5 d) Oferenci, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, tj. nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności, nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia. B. Kryteria wyboru Oferenta. Ocena spełnienia powyższych warunków oparta będzie o zasadę spełnia - nie spełnia (1-0) i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone dokumenty i oświadczenia Oferenta wymienione w punkcie V: a) Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów określonych w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, a mianowicie pod uwagę będą brane oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym. b) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów. V. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Dla potwierdzenia spełnienia wymienionych kryteriów Oferent: 1) przedstawi dokumenty potwierdzające wykształcenie wyższe, 2) przedstawi kwalifikacje i doświadczenie zawodowe poprzez wypełnienie Wykazu kwalifikacji i doświadczenia (zał.nr 2), 3) oświadczy, że wszystkie informacje dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego są zgodne z prawdą, 4) oświadczy, że między Oferentem a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe (zał.nr 4). 2. Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów określonych w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, a mianowicie pod uwagę będą brane oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania oferty wspólnej przez Oferentów. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów. VI. SPOSÓB OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego. Strona5

6 2. W przypadku uzyskania przez konkurencyjne oferty jednakowej liczby punktów, decydującym wyznacznikiem wyboru Oferenta będzie cena, a także rozmowa z wybranymi Oferentami oraz rezultat przeprowadzonych negocjacji. 4. Zamawiający dopuszcza poprawienie błędów formalnych oraz uzupełnienie braków w złożonej przez Oferenta dokumentacji. O zaistnieniu takiej konieczności, Zamawiający powiadomi Oferenta niezwłocznie kontaktując się telefonicznie lub mailowo z osobą wyznaczoną przez Oferenta do kontaktu w sprawie oferty. W zawiadomieniu, o którym mowa powyżej, Zamawiający wyznaczy Oferentowi nieprzekraczalny termin na poprawienie błędów lub uzupełnienie braków. Niedokonanie tego skutkować będzie odrzuceniem oferty przez Zamawiającego. 5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów, stanowiącą sumę punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny oferty. 6. Wykonawcy biorący udział w procedurze zostaną poinformowani o liczbie punktów, które uzyskali oraz liczbie punktów oferty, która wygrała. 7. Oferta pozostająca w sprzeczności z wymogami przedstawionymi w niniejszym zapytaniu, w szczególności niekompletna lub niemożliwa do uznania za ofertę w rozumieniu przepisów prawa cywilnego albo zawierająca inne rozpoznane wady sprzeczne z przepisami prawa, niemożliwa do uzupełnienia w trybie wskazanym w pkt 3. powyżej, zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania. 8. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez jej rozpoznania. 9. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. 10. Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty lub zmodyfikować treść zapytania ofertowego w szczególności: - jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, - ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego, - o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji Projektu lub przedmiotu zapytania, - w przypadku nie otrzymania dofinansowania projektu. Informacja o zmianie treści zapytania ofertowego zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. W przypadku zmiany treści zapytania zostanie odpowiednio wydłużony termin do składania lub uzupełniania ofert. VII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Oferty zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów: 1) Cena brutto 1 (jednej) godziny sesji coachingowej waga maksymalnie 40% W kryterium "cena oferty brutto" ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: Strona6

7 najniższa całkowita cena oferty brutto Liczba punktów = *100*40% całkowita cena oferty ocenianej brutto Określenie "cena" należy rozumieć jako koszt całkowity wszystkich składowych zapytania ofertowego. Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 40 pkt. 2) liczba udokumentowanych godzin sesji coachingowych - waga maksymalnie 40% W kryterium liczba udokumentowanych godzin sesji coachingowych przeprowadzonych przez coacha oferta zostanie oceniona wg następującej zasady: godzin sesji coachingowych 0 pkt godzin sesji coachingowych- 15 pkt godzin sesji coachingowych- 30 pkt. - ponad 500 godzin sesji coachingowych 40 pkt. Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 40 pkt. 3) liczba lat doświadczenia zawodowego - waga maksymalnie 20% W kryterium liczba lat doświadczenia zawodowego, oferta zostanie oceniona wg następującej zasady: lat doświadczenia zawodowego 0 pkt lat doświadczenia zawodowego - 10 pkt - ponad 5 lat doświadczenia zawodowego 20 pkt. Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 20 pkt. Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. Odrębnie oceniane będą oferty dotyczące prowadzenia doradztwa ze wskazanej tematyki. VIII. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inna trwałą, czytelną techniką. 2. Oferta musi zawierać (warunki minimalne): - cv Oferenta; - komplet dokumentów potwierdzających uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności; Strona7

8 - wypełnione załączniki; - oferowaną cenę brutto usługi za 1 (jedną) godzinę. Podana stawka musi uwzględniać również inne wydatki, których poniesienie jest niezbędne i uzasadnione dla prawidłowego wykonania usługi. Oferta powinna zostać sporządzona przez Oferenta na papierze i/lub opatrzona pieczątką firmową, czytelnym podpisem, mieć datę sporządzenia oraz podpisy osób reprezentujących Oferenta. IX. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej, zaadresowanej kopercie z dopiskiem: Oferta Coaching Projekt Skuteczna komunikacja!. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres msajkiewicz@poznan.frdl.pl, na numer faksu , przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodka Regionalnego w Poznaniu: Rolna 19/3, Poznań do dnia r. do godz. 15:00 (liczy się data wpływu). 2. Oferty przesłane em muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy i załączniki. 3. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 4. Termin składania lub dostarczenia ofert upływa dnia r. do godz. 15:00 (liczy się data wpływu). 5. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Nie zwracamy przesłanych ofert. X. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 2. Zamawiający powiadomi każdego z wykonawców drogą ową w wyniku postepowania oraz ogłosi wybór Wykonawcy na stronie. Strona8

9 Zapytanie ofertowe nr 2 coaching/pokl/5.4.2/2012 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy załącznik nr 2 Wykaz kwalifikacji i doświadczenia Oferentów Załącznik nr 3 Udokumentowane sesje coachingowe Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych Załącznik nr 5 wzór umowy Załącznik nr 6 protokół z wykonania przedmiotu umowy Zapytanie ofertowe opublikowano w dniu 23 maja 2012 r. Strona9