RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU POGŁĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE PLAN DZIAŁANIA

Transkrypt

1 RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU POGŁĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE PLAN DZIAŁANIA WARSZAWA

2 2

3 RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU POGŁĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE PLAN DZIAŁANIA Opracowany przez Grupę Ekspertów Krajowych ds. Archiwów Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz Instytucji i Organów UE na zamówienie Rady Unii Europejskiej WARSZAWA

4 Tytuł oryginału opublikowanego przez Komisję Europejską w roku 2005: Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival cooperation in Europe: action plan. Tłumaczenie: Joanna Szymańska Redakcja naukowa, przygotowanie do wydania polskiej wersji Raportu o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu: Andrzej Biernat Władysław Stępniak Violetta Urbaniak Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, ul. Rakowiecka 2D, Warszawa ndap@archiwa.gov.pl; 4

5 Spis treści Wprowadzenie do wydania polskiego Wstęp Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu Część 1. Organizacja sektora archiwalnego w Europie 1a. Archiwa i instytucje europejskie 1b. Państwowe służby archiwalne w 25 państwach członkowskich Unii Europejskiej 1c. Służby archiwalne jako część administracji publicznej: wzajemne relacje i współpraca 1d. Archiwa prywatne Część 2. Dostęp do archiwów aspekt instytucjonalny, techniczny i zawodowy 2a. Prawodawstwo unijne i krajowe związane z zarządzaniem i dostępem do dokumentów i archiwów 2b. Pomoce archiwalne i opis dokumentów archiwalnych 2c. Dostęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narzędzia badawcze 2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway) 2e. Praktyczne aspekty dostępu: standardy pracowni naukowej 2f. Wartościowanie i selekcja dokumentów 2g. Zarządzanie dokumentacją i archiwami Część 3. Rola archiwisty w XXI wieku. Szkolenie i uznanie dyplomów 3a. Rola archiwisty jako strażnika pamięci społeczeństwa 3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego stosunki ze społeczeństwem: promowanie demokracji, odpowiedzialności i dobrego rządu 3c. Szkolenie archiwistów z naciskiem na przyszłe zadania 3d. Uznanie dyplomów studiów w dziedzinie archiwistyki w Europie 5

6 Część 4. Ochrona materiałów archiwalnych oraz profilaktyka konserwatorska w archiwach europejskich 4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym na skutek klęsk żywiołowych i innych katastrof 4b. Ochrona i konserwacja dokumentacji i archiwów 4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania na poziomie krajowym i europejskim Część 5. Archiwa elektroniczne 5a. Autentyczność i przechowywanie w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych 5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki Część 6. Plan Działania e-europy i powiązane działania na szczeblu europejskim Część 7. Archiwa audiowizualne Część 8. Aneksy 1. Lista ekspertów krajowych oraz przedstawicieli instytucji wspólnotowych i organów uczestniczących w przygotowaniu Raportu 2. Inni uczestnicy i eksperci pomocniczy uczestniczący w przygotowaniu Raportu 3. Propozycje działań i przyszłe kierunki 4. Wykaz skrótów 6

7 Wstęp 1. Rezolucja z 6 maja 2003 r. W związku z niedawnym rozszerzeniem Unii Europejskiej (UE), w wyniku którego liczba państw członkowskich wzrosła z 15 do 25, oraz wobec szybkich zmian zachodzących w funkcjonowaniu archiwów w ciągu ostatnich dziesięciu lat, spowodowanych zwłaszcza rozwojem nowych technologii informatycznych, Rada Unii Europejskiej przyjęła 6 maja 2003 r. Rezolucję o archiwach w państwach członkowskich (1). Rezolucja ta wezwała Komisję Europejską do: Zwołania Grupy Ekspertów Krajowych ds. Archiwów, reprezentujących 15 dotychczasowych członków UE oraz 10 państw przystępujących do UE, w celu zbadania sytuacji archiwów publicznych w Europie; Przedstawienia Radzie raportu zawierającego zalecenia dotyczące przyszłej, lepszej współpracy w sprawach archiwów na szczeblu europejskim. Grupa Ekspertów Krajowych licząca ok. 50 przedstawicieli z 25 państw członkowskich oraz instytucji i organów UE sporządziła Raport o archiwach w rozszerzonej Unii Europejskiej i uzgodniła treść Streszczenia wykonawczego raportu w czerwcu 2004 r. Trzy plenarne spotkania Grupy Ekspertów Krajowych mające na celu przygotowanie raportu odbyły się w Brukseli (14 października 2003 r., 17 lutego 2004 r. i 3 czerwca 2004 r.). Na prośbę zgromadzenia plenarnego Grupy Ekspertów Krajowych w okresie od grudnia 2003 do czerwca 2004 r. zorganizowano w Brukseli dodatkowe spotkania dwóch podgrup (roboczej grupy redakcyjnej oraz grupy opracowującej zalecenia dotyczące lepszej współpracy archiwalnej w Europie). Miały one na celu usprawnienie prac prowadzonych nad raportem oraz zagwarantowanie, by został przygotowany w terminie. Przedstawiciele Komisji przewodniczyli lub współprzewodniczyli zgromadzeniom plenarnym i spotkaniom dodatkowym. Komisja zapewniła obsługę administracyjną obrad Rezolucja z 6 maja 2003 r. uwzględnia dotychczasowe działania związane z archiwami na poziomie europejskim. Z ideą lepszej współpracy archiwów europejskich wystąpiła Holandia w drugiej połowie 1991 r., gdy sprawowała prezydencję w Unii Europejskiej. Rezultatem tego wystąpienia był pierwszy Raport o archiwach w Unii Europejskiej opublikowany przez Komisję Europejską i dobrze przyjęty przez Radę w 1994 r. Następne wnioski Rady z 17 czerwca 1994 r. doprowadziły do wielu ważnych działań, a w szczególności do stworzenia europejskiego wielodyscyplinarnego DLM-Forum I, II, III (Bruksela 1996, 1999; Barcelona 2002) poświęconego dokumentom elektronicznym i archiwom oraz do powołania 7

8 INSAR (Information Summary on Archives), periodyku zawierającego przegląd najnowszych osiągnięć w dziedzinie archiwów europejskich. Zarówno INSAR, jak i DLM-Forum są inicjatywami Komisji Europejskiej, które zostały rozwinięte we współpracy z państwami członkowskimi. Podstawowym celem DLM-Forum jest badanie, wspieranie i wdrażanie szerszych form współpracy w dziedzinie dokumentów elektronicznych i archiwów zarówno na szczeblu wspólnotowym, jak i między państwami członkowskimi. Wśród konkretnych osiągnięć DLM-Forum należy wymienić publikacje materiałów i wniosków DLM-Forum I, II i III (INSAR European Archives News, Supplement II, 1997; Supplement IV, 2000; Supplement VII, 2002; przygotowanie wielodyscyplinarnej instrukcji dotyczącej danych odczytywanych mechanicznie (INSAR, Supplement III, 1997); lepszy dostęp do informacji elektronicznej dla obywateli: wzajemne relacje między administracją publiczną i służbami archiwalnymi w dziedzinie dokumentów elektronicznych i archiwalnego zarządzania nimi (INSAR, Supplement V, 2001); Europejskie wzorcowe wymagania dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną (European Model Requirements [MoReq] for the management of electronic records): Specyfikacje MoReq (MoReq specifications) (INSAR, Supplement VI, 2002). Więcej szczegółów dotyczących trwałych, priorytetowych działań DLM-Forum można znaleźć w dalszej części tego Raportu (rozdział 5b). Podczas spotkania w Lundzie zorganizowanego 4 kwietnia 2001 r., w okresie szwedzkiej prezydencji, szefowie archiwów narodowych państw członkowskich UE, biorąc pod uwagę nowe liczne opracowania poświęcone archiwom europejskim, które powstały po ogłoszeniu wspomnianej Rezolucji Rady z 1991 r. oraz Raportu Ekspertów Krajowych z 1994 r. (tzw. Czarna Księga), jak również kierując się art traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, dotyczącym współpracy instytucjonalnej, zaproponowali nowy projekt rezolucji Rady w sprawie lepszej koordynacji spraw związanych z funkcjonowaniem archiwów w Europie. Projekt ten zmieniano i ulepszano w trakcie następnych spotkań zorganizowanych w okresie prezydencji Belgii, Hiszpanii, Danii i Grecji oraz doprowadzono do przyjęcia wyżej wspomnianej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a także do zakończenia w 2005 r. prac nad tym Raportem (patrz punkt 1 powyżej). 3. Treść i układ Raportu Zgodnie z Rezolucją Rady z 6 maja 2003 r. (por. punkty uchwały 8a 8e i 9) Grupa Ekspertów Krajowych przedyskutowała i uzgodniła treść i układ Raportu, który oprócz niniejszego wstępu i głównego streszczenia składa się z następujących ośmiu części: Część pierwsza (rozdziały 1a 1d) charakteryzuje organizację sektora archiwalnego w Europie, a mianowicie: archiwa i instytucje europejskie, publiczne służby archiwalne w 25 państwach członkowskich, wzajemne relacje i współpracę między służbami archiwalnymi i administracją publiczną, archiwa prywatne. Część druga (rozdziały 2a 2g) traktuje o instytucjonalnych, technicznych i zawodowych aspektach dostępu do archiwów. Szczególną uwagę zwraca na właściwe ustawodawstwo unijne i krajowe, pomoce archiwalne i opis archiwalny, dostęp on-line oraz narzędzia wyszukiwawcze, stworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie 8

9 (Internet Gateway/Portal) oraz współpracę w tej dziedzinie w ramach projektów europejskich dotyczących sieci komputerowych, standardy obowiązujące w pracowniach naukowych, ocenę i selekcję oraz inne aspekty dokumentu i zarządzania dokumentacją i archiwami. Część trzecia (rozdziały 3a 3d) omawia szczególną rolę archiwisty w XXI w. jako strażnika pamięci społeczeństwa i osoby dostarczającej obywatelom autentycznych informacji archiwalnych w celu podkreślenia wartości demokracji oraz wiarygodności i dobrego rządzenia. Rozdziały te poruszają też kwestie przyszłych wymagań i potrzeb szkoleniowych oraz możliwości nostryfikacji dyplomów archiwistów w całej Europie, umożliwiając im tym samym wykonywanie zadań w XXI w. Część czwarta (rozdziały 4a 4c) promuje działania zapobiegające zniszczeniom powstającym w archiwach europejskich z powodu katastrof naturalnych i innych; zabezpieczanie i konserwację dokumentów oraz zasobów archiwów; krajowe i europejskie standardy i wymagania, jakie muszą spełniać budynki przeznaczone na archiwa. Część piąta (rozdziały 5a 5b) skupia się na kwestii wzmacniania ogólnoeuropejskiej współpracy międzydyscyplinarnej w zakresie autentyczności i długiego okresu przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych, a także bardziej szczegółowo na propagowaniu priorytetowych działań DLM-Forum (Document Lifecycle Management [Zarządzanie Cyklem Życia Dokumentu]) oraz na rozwoju Europejskiej Sieci DLM. Część szósta (rozdział 6) traktuje o możliwościach dalszej integracji, w szczególności inicjatywy e-europe i Strategii Lizbońskiej, z innymi skorelowanymi działaniami dotyczącymi archiwów na poziomie europejskim, a także o e-europe Action Plans oraz projektach digitalizacji zasobów archiwalnych. Część siódma (rozdział 7) zwraca uwagę na archiwa audiowizualne, których znaczenie stale wzrasta, zwłaszcza w kontekście nowych zastosowań multimedialnych na poziomie krajowym i europejskim w następstwie Rezolucji Rady z 24 listopada 2003 r. (Official Journal of the European Communities C 295/5 of ). Część ósma zawiera następujące cztery aneksy: 1. Wykaz ekspertów krajowych i przedstawicieli instytucji i organów Unii Europejskiej, którzy współpracowali przy tworzeniu Raportu; 2. Wykaz innych współpracowników i ekspertów wspierających, którzy pomogli opracować Raport; 3. Wykaz proponowanych konkretnych działań i przyszłych kierunków wzmożonej współpracy archiwalnej w Europie; 4. Wykaz akronimów i skrótów. Grupa Ekspertów Krajowych oraz specjaliści, współpracownicy i eksperci wspierający zaangażowani w prace nad Raportem postarali się, aby był on przystępny, dynamiczny i spójny (zob. aneksy 1. i 2. Raportu). Uzyskali to, nawiązując do szczegółowych odpowiedzi, jakich udzieliły służby archiwalne państw członkowskich Unii Europejskiej, na pytania zawarte w przygotowanej w tym celu wspólnej ankiecie. Ponadto ustalili i zastosowali w praktyce określony zestaw zasad edytorskich. 9

10 Każdy rozdział Raportu rozpoczyna się zwięzłym opisem proponowanych przyszłych działań i kierunków odnoszących się do obszaru profesjonalnych działań archiwalnych, których dany rozdział dotyczy (zob. tabelę w aneksie 3. Raportu). Dalej zamieszczono tekst wyjaśniający bardziej szczegółowo aktualną sytuację oraz naszkicowano perspektywy przyszłej bliższej współpracy archiwalnej na poziomie europejskim. Raport opracowano na podstawie ekspertyz krajowych służb archiwalnych działających w rozszerzonej Unii Europejskiej. Jego autorzy zwracają szczególną uwagę na problemy archiwalne stojące przed nowymi państwami członkowskimi UE. 4. Zalecenia wykonawcze główne zadania archiwów w Europie Raport opisuje różnorodność sytuacji archiwów w Europie wynikającą głównie z ich odmiennych tradycji administracyjnych, historycznych i kulturowych, która stała się bardziej widoczna wraz z rozszerzeniem Unii Europejskiej i włączeniem do niej nowych państw członkowskich. W tej sytuacji Grupa Ekspertów Krajowych zwraca uwagę na konieczność koordynacji rozbieżnych do niedawna działań oraz na wymianę informacji, wiedzy specjalistycznej i dobrych praktyk w dziedzinie zarządzania dokumentem i archiwami w całej Unii Europejskiej. Zalecenia wykonawcze Raportu, którego brzmienie ustalono w trakcie plenarnego spotkania (Bruksela, 3 czerwca 2004 r.) Grupy Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich i instytucji UE, określają następujące główne działania: 4.1. Działania zapobiegające zniszczeniom w archiwach europejskich oparte na wnioskach wyciągniętych z doświadczeń przeszłych katastrof naturalnych, takich jak powodzie, które niedawno dotknęły wiele krajów w Europie i poza nią, i innych kataklizmów; konserwacja zniszczonych dokumentów i zasobów archiwów; opracowanie standardów budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów Wzmocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych, w szczególności w kwestii ich autentyczności oraz długoterminowego okresu przechowywania i dostępu do nich Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway/Portal) w celu zapewnienia obywatelom UE łatwiejszego, ponad granicami, dostępu do tak unikalnego zasobu informacji Monitorowanie ustawodawstwa krajowego i unijnego dotyczącego zarządzania dokumentami i archiwami oraz dostępu do nich na wczesnym etapie; stworzenie wykazu obowiązującego prawa archiwalnego i związanego z nim ustawodawstwa w ramach rozszerzonej Unii Europejskiej Analiza i doskonalenie metod zapobiegania kradzieży dokumentów archiwalnych. Szczegółowy opis znajduje się w pełnym tekście Streszczenia wykonawczego. 10

11 5. Utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów Raport proponuje utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów złożonej z państw członkowskich i instytucji UE skupiającej się na propagowaniu i wdrażaniu konkretnych działań wskazanych w Raporcie, a w szczególności pięciu kategorii działań przedstawionych powyżej. Po trzech latach, na podstawie szczegółowego programu współpracy i koordynacji w zakresie spraw archiwalnych w Europie, wspomniana grupa powinna przygotować pierwszy okresowy raport na temat wykonania głównych zadań określonych w Raporcie. 6. Służby archiwalne w XXI w. W świecie nieustannych i szybkich zmian nowoczesne służby archiwalne są w XXI w. elementem ciągłości i stabilności, a ponadto zapewniają solidne zaplecze dla pozyskiwania istotnych informacji oraz niezbędnych dokumentów i materiałów archiwalnych, a przez to są jednym z warunków demokratycznego funkcjonowania naszych społeczeństw. Raport podkreśla specyficzną odpowiedzialność i doniosły wkład służb archiwalnych państw członkowskich oraz instytucji i organów UE w zachowanie wspólnego europejskiego dziedzictwa autentycznych dokumentów i archiwów, w dostarczanie obywatelom Unii Europejskiej informacji o lepszej jakości oraz w zapewnienie ciągłości działań administracji publicznej i e-administracji. Raport kładzie nacisk na znaczenie badania zadań, działalności i możliwości archiwów opartych na współpracy w kontekście rozszerzonej UE. Raport wzywa europejskie służby archiwalne do współdziałania i stałego poszerzania obszarów współpracy interdyscyplinarnej i ponadgranicznej obejmującej w szczególności inne zawody zajmujące się pamięcią historyczną, takie jak bibliotekarzy i muzealników, jak również przedstawicieli branży ICT (technologie informatyczne i komunikacyjne), w tym projektantów systemów i wytwórców aplikacji. Raport jest także adresowany do przedstawicieli innych zawodów związanych z pamięcią historyczną, a ponadto do szerszego odbiorcy: kierowników administracji publicznej, władz politycznych i finansowych, ekspertów z dziedziny prawa, badaczy, innych osób zarządzających informacją i wreszcie ogólnie do zainteresowanych obywateli. W tym sensie celem niniejszego Raportu jest zachęcenie do większej koordynacji, sprawniejszego dzielenia się wiedzą, częstszej wymiany najlepszych praktyk w coraz bardziej dynamicznie rozwijającej się dziedzinie archiwów. Raport dostarcza również ogólne instrukcje dotyczące konkretnych działań i ich kierunków oraz spojrzenie na przyszłą lepszą współpracę w dziedzinie archiwów w Europie. 11

12 Przypisy (1) Pełny tekst Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. (1), jak opublikowano w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich (Official Journal of the European Communities, 2003/C113/2), brzmi następująco: RADA UNII EUROPEJSKIEJ, 1. Mając na względzie Rezolucję Rady z 14 listopada1991 r. o ustaleniach dotyczących archiwów (2), a także decyzję Rady z 17 czerwca 1994 r. odnośnie pogłębionej współpracy w dziedzinie archiwów (3), 2. Mając na względzie Raport grupy ekspertów o koordynacji archiwów w Unii Europejskiej opublikowany w 1994 r., 3. Biorąc pod uwagę trwające działania związane z publicznym dostępem do dokumentów i archiwów Unii Europejskiej, 4. Podkreśla znaczenie archiwów dla rozumienia historii i kultury Europy, 5. Podkreśla fakt, że dobrze zarządzane i dostępne archiwa przyczyniają się do umocnienia demokratycznych standardów naszych społeczeństw, szczególnie w okresie poważnych przemian, 6. Uważa, że należy zwrócić szczególną uwagę na wyzwania związane z zarządzaniem archiwami w kontekście rozszerzenia Unii Europejskiej, 7. Uważa, że konieczny jest dalszy rozwój i rozbudowa rozwiązań i systemów ICT w dziedzinie archiwów, 8. Zwraca się do Komisji, by ta zebrała grupę ekspertów przedstawicieli również państw wchodzących do Unii wyznaczonych na wniosek odpowiednich władz krajowych w celu odniesienia się do następujących kwestii: a) sytuacja archiwów publicznych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, w tym różne aspekty możliwej ewolucji archiwów w nadchodzących latach, przy wzięciu pod uwagę rozszerzenia UE; b) konsekwencje różnych aspektów rozwoju, jaki nastąpił w ostatnich latach w dziedzinie archiwów, w tym zwłaszcza rozwoju nowych technologii; c) wspieranie konkretnych działań, takich jak: rozbudowa odpowiednich środków zapobiegania niszczeniu archiwów w katastrofach naturalnych, takich jak powódź oraz konserwacja tych dokumentów i zasobów archiwów, a także umocnienie ogólnoeuropejskiej współpracy w dziedzinie autentyczności, długoterminowego przechowywania i dostępności dokumentów i archiwów elektronicznych; d) rozwój współpracy, wymiany informacji i dobrych praktyk pomiędzy służbami archiwalnymi; e) możliwości dalszej integracji pracy grupy ekspertów z odpowiednimi działaniami w tej dziedzinie na poziomie europejskim, w szczególności Plan Działania e-europa. 9. Zwraca się do Komisji, by ta przedłożyła Radzie w pierwszej połowie 2004 r. raport o tych pracach, w tym o kierunkach przyszłej, pogłębionej współpracy odnośnie archiwów na szczeblu europejskim. (1) Dokument ten nie posiada urzędowego tłumaczenia na język polski (przyp. red.). (2) OJC 314, 5 XII 1991, s. 2. (3) OJC 235, 23 VIII

13 Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu Możliwości przyszłych działań: priorytety A. PODSTAWA W nawiązaniu do zalecenia Rady Ministrów Unii Europejskiej wyrażonego w Rezolucji z 6 maja 2003 r. (2003/C113/02) o archiwach w państwach członkowskich, a w szczególności do punktów 8 (a), (b), (c), (d), (e) i 9 tejże, Zalecenia wykonawcze odnoszą się do sytuacji archiwów publicznych w państwach członkowskich, zwracają przy tym szczególną uwagę na fakt rozszerzenia UE i prawdopodobną ewolucję w przyszłości służb archiwalnych oraz zarządzania dokumentami i archiwami. Uwzględniając rozwój nowych technologii, sugerują metody usprawnienia zarządzania dokumentami i archiwami oraz służbami publicznymi z myślą o obywatelach Unii Europejskiej. Na podstawie danych przedstawionych w Raporcie opracowanym przez Grupę Ekspertów Krajowych zaproponowano określone działania priorytetowe oraz wiele innych propozycji działań, które w okresie najbliższych trzech lat również wymagać będą rozważenia i zaangażowania ze strony państw członkowskich oraz instytucji UE. Proponowane działania priorytetowe wymieniono na początku każdego rozdziału, a następnie zebrano je w formie tabeli w Aneksie 3. Raportu. Proponowane działania priorytetowe prezentowane są tutaj w formie syntetycznej. Obejmują metody zapobiegające szkodom, ograniczające je bądź metody konserwacji uszkodzonych dokumentów i archiwów zniszczonych wskutek klęsk żywiołowych i innych katastrof. Ich zadaniem jest poprawa warunków ochrony dokumentów i archiwów, także budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów, oraz zwiększenie współpracy w kwestii autentyczności, przechowywania w długim czasie i dostępności dokumentów i archiwów elektronicznych. Zalecenia sugerują również środki, które winny być podejmowane w celu zapobiegania kradzieżom, oraz działania, które należy wdrażać, aby odzyskać skradzione dokumenty. Podkreślają ponadto znaczenie wkładu, jaki wnoszą archiwa w demokratyczne funkcjonowanie społeczeństw za pomocą odpowiednich środków prawnych i standardów. Ponadto proponują utworzenie portalu internetowego UE do dziedzictwa archiwalnego w Unii Europejskiej po rozszerzeniu. Wszystkie powyższe działania mogą zostać zrealizowane dzięki ulepszonej koordynacji i wymianie informacji oraz najlepszych praktyk na poziomie europejskim, a także z udziałem państw członkowskich za pośrednictwem oficjalnej grupy koordynującej. Uwzględniono również konieczność dalszego integrowania tych proponowanych działań z innymi planami działań na poziomie UE. 13

14 B. STRESZCZENIE GŁÓWNYCH PROPONOWANYCH DZIAŁAŃ Proponowane działanie priorytetowe 1 Zabezpieczenie archiwów i zapobieganie ich zniszczeniom (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1) 1.1. Środki ochrony archiwów przed zniszczeniem w wyniku klęsk żywiołowych i innych katastrof: Utworzenie modelowego planu działania mającego na celu ochronę przed katastrofami oraz usuwanie ich skutków; Zbadanie możliwości stworzenia wyspecjalizowanych centralnych laboratoriów do sytuacji kryzysowych obejmujących swoim zasięgiem terytoria wielu krajów; Utworzenie Zespołów Szybkiego Reagowania do oceny zniszczeń Zabezpieczanie i konserwacja dokumentów i zasobów archiwalnych: Pogłębienie koordynacji i wymiany wiedzy w celu stworzenia programu UE do konserwacji zniszczonych dokumentów i zasobów archiwalnych w Europie; Budownictwo archiwalne: standardy i specyfikacje powinny zostać zaktualizowane na poziomie krajowym i europejskim oraz wdrożone do stosowania przy renowacji budynków archiwów i magazynów archiwalnych w budynkach rządowych lub w nowo powstających budynkach przez interdyscyplinarną grupę roboczą złożoną z przedstawicieli państw członkowskich Unii oraz instytucji unijnych. Proponowane działanie priorytetowe 2 Umocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2) 2.1. Podjęcie ogólnoeuropejskiej współpracy mającej na celu ustalanie autentyczności, długoterminowe przechowywanie i dostępność dokumentów i archiwów elektronicznych Aktualizacja, przegląd i rozszerzenie istniejących wymogów służących tworzeniu systemów dokumentów i (danych) elektronicznych, takich jak MoReq, w celu usprawnienia działalności administracji w sektorze publicznym, a także po to, by taki dokument stał się oficjalną normą i/lub wymogiem w Unii Europejskiej. Jest to sprawa dużej wagi dla wszystkich państw członkowskich, a w szczególności dla państw nowo przyjętych Usprawnienie Sieci i DLM-Forum. Niezbędne będzie przeznaczenie funduszy na dalszy rozwój, tłumaczenia i organizację DLM-Forum w Budapeszcie w 2005 r. 14

15 Proponowane działanie priorytetowe 3 Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8b i 8e) 3.1. Stworzenie portalu internetowego/sieciowego do dokumentów i archiwów dla obywateli UE. Wykorzystując rozwój Internetu i sieci rozległych oraz sukcesy kilku państw członkowskich (zob. część 6. Raportu) w dostarczaniu informacji milionom obywateli, młodzieży i dzieciom, należy zaprojektować i utworzyć portal. Powinien on zapewnić ulepszony dostęp, połączony z poprawą warunków dla tych źródeł w pracowniach naukowych, w celach naukowych, edukacyjnych i informacyjnych. Proponowane działanie priorytetowe 4 Legislacja unijna i krajowa dotycząca zarządzania archiwami i dostępem do nich (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8a i 8d) 4.1. Projekty ustaw Unii Europejskiej i parlamentów krajowych mają często nieprzewidywalny wpływ na zarządzanie dokumentacją i archiwami. Dlatego ogromne znaczenie dla obywateli państw członkowskich UE ma fakt, by wszelkie implikacje nowych przepisów znane były z wyprzedzeniem, ażeby ochrona archiwów i dostęp do nich nie były utrudnione. Z tego powodu należy monitorować na poziomie europejskim i krajowym projekty ustaw dotyczące dokumentów i archiwów oraz inne związane z nimi przepisy w celu wprowadzenia do procesu legislacji, gdy zajdzie taka potrzeba, profesjonalnej europejskiej wiedzy archiwalnej W celu wsparcia powyższych działań istnieje potrzeba przeprowadzenia pogłębionej analizy przepisów prawnych dotyczących archiwów oraz innych z nimi powiązanych zarówno na szczeblu krajowym, jak i europejskim; utworzenia bazy danych o tychże przepisach i innych z nimi związanych w ramach UE; przetłumaczenia przepisów krajowych i powiązanych z nimi, a dotyczących archiwów, na angielski, francuski i niemiecki oraz, jeśli istnieje taka potrzeba, na inne oficjalne języki UE w celu umożliwienia krajowym służbom archiwalnym w różnych krajach właściwego zrozumienia tych przepisów. Propozycja uwzględnia prace trwające w Radzie Europy oraz w europejskim oddziale Międzynarodowej Rady Archiwów (EURBICA). 15

16 Proponowane działanie priorytetowe 5 Kradzież akt archiwalnych 5.1. Należy przeanalizować i ulepszyć środki zapobiegające kradzieżom materiałów archiwalnych oraz metody ich odzyskiwania. Na podstawie kwestionariusza należy opracować plan działania i przedłożyć wykaz odpowiednich ulepszeń. C. UTWORZENIE OFICJALNEGO KOMITETU ARCHIWISTÓW (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8d, 8e i 9) 6.1. Utworzenie oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE. Ten komitet zajmie się wymianą informacji i najlepszych praktyk, a także przy zapewnieniu konsensusu i przestrzegania zasady subsydiarności pogłębianiem współpracy w dziedzinie archiwów w Europie, zgodnie z powyższym. Grupa powinna obradować dwa razy w roku, jeśli zostanie to uznane za niezbędne Stworzenie programu na pierwsze trzy lata w celu ustosunkowania się do kwestii podniesionych w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. oraz w celu oceny postępów i upowszechnienia rezultatów i najlepszych praktyk dla wykorzystania przez państwa członkowskie i instytucje Unii Europejskiej Ocena przeprowadzona pod koniec okresu trzyletniego z zamiarem przedstawienia Radzie Ministrów UE sprawozdania z uzyskanych rezultatów oraz proponowanych dalszych działań. 16

17 CZĘŚĆ 1. ORGANIZACJA SEKTORA ARCHIWALNEGO W EUROPIE 17

18 18

19 1a. Archiwa i instytucje europejskie Propozycje konkretnych działań 1. Opracowanie wspólnego programu szkoleń i/lub kursów dla służb archiwalnych instytucji i organów Unii Europejskiej. 2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony dziedzictwa archiwalnego instytucji i organów UE przed zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i innych zdarzeń: powodzi, trzęsień ziemi, ataków terrorystycznych, zagrożeń bezpieczeństwa i innych sytuacji kryzysowych (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c) oraz zastosowanie uznanych standardów i wymagań krajowych oraz międzynarodowych w celu modernizacji magazynów archiwalnych i innych pomieszczeń magazynowych dla poprawy zabezpieczenia i dostępu do dokumentów oraz zasobów archiwalnych zapisanych na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym. 3. Kontynuowanie zadania gromadzenia danych w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między służbami archiwalnymi instytucji i organów UE w dziedzinie unowocześniania zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c). 4. Dalsze umacnianie stosunków między służbami archiwalnymi i administracją publiczną przez promowanie praktycznych rozwiązań, takich jak poprawne stosowanie zasad archiwalnych, a także specjalistyczne prezentacje wiedzy z zakresu archiwistyki przeznaczone dla władz administracyjnych i innych przedstawicieli administracji instytucji i organów Unii Europejskiej. 5. Organizacja regularnej wymiany informacji i wiedzy z zakresu wartościowania dokumentów i akt między zainteresowanymi służbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej a państwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów UE. 6. Dalszy rozwój Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między instytucjami i organami Unii Europejskiej oraz dalsze wzmacnianie więzi pomiędzy tą grupą a Grupą Ekspertów Krajowych 25 państw członkowskich. Przyszłe kierunki 7. Służby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej będą czynnie uczestniczyć w ogólnoeuropejskiej koordynacji działań priorytetowych w dziedzinie archiwów, szczególnie tych 19

20 wynikających z niniejszego Raportu, jego poszczególnych rozdziałów i zaleceń wykonawczych. 8. Wspomaganie tworzenia oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji Unii Europejskiej w celu zapewnienia współpracy i koordynacji archiwów w Europie (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9). 9. Do wdrożenia i dalszego rozwoju działań w dziedzinie archiwów konieczne będzie zapewnienie specjalistycznego personelu i środków finansowych (patrz powyżej, punkty 1 8). 1. Organizacja i funkcjonowanie współpracy archiwalnej pomiędzy instytucjami i organami UE Instytucje i organy Unii Europejskiej: Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Komitet Regionów, Europejski Komitet Społeczno-Ekonomiczny, Europejski Bank Inwestycyjny mają wspólne podstawy prawne do publicznego udostępnienia swoich archiwów historycznych. Ta wspólna podstawa prawna, ustalona przy współpracy państw członkowskich i instytucji UE, odwołuje się przede wszystkim do przepisów UE z 1 i 8 lutego 1983 r. (OJ L43, 15 II 1983, s. 1 3, 14 15) i realizuje trzy główne cele: zachęca do badań nad historią wspólnot europejskich; promuje społeczne zainteresowanie procesem pogłębiania integracji europejskiej; promuje przejrzystość działań instytucji europejskich. Z tego powodu zasada przejrzystości i dostępności archiwów historycznych instytucji i organów UE jest wymieniana w grupie zadań priorytetowych instytucji UE od roku 1983 aż do dziś, a ostatnio została ponownie potwierdzona stosownymi przepisami (EC nr 1700/2003, OJ L243, 27 IX 2003, s. 1 4). Ze względu na wspomnianą podstawę prawną, ale też specyficzny charakter poszczególnych instytucji i organów UE, posiadają one własne służby archiwalne odpowiedzialne za zarządzanie odpowiednimi dokumentami i archiwami. Odpowiedzialność ta rozciąga się na cały cykl życiowy dokumentu, tj. dotyczy archiwów bieżących, przejściowych i historycznych. Już od początku swojego działania różne instytucje i organy UE niezależnie od specyficznych cech własnych, które są w pełni uznawane, miały świadomość, że ich służby archiwalne winny bliżej ze sobą współpracować w celu lepszego wykorzystania możliwości udostępnienia archiwów historycznych ludności na podstawie wyżej wymienionych przepisów wspólnotowych. Dlatego rozwinęła się trwała współpraca archiwalna nie tylko między instytucjami i organami UE, ale też między nimi i państwami członkowskimi UE, a w szczególności państwowymi służbami archiwalnymi 25 państw członkowskich oraz archiwami 25 ministerstw spraw zagranicznych. Współpraca ta podkreśla wyraźny związek między archiwami w państwach członkowskich a instytucjami i organami Unii Europejskiej. 20

21 W ramach licznych działań własnych Komisja Europejska opublikowała w roku 1983 przewodnik pt. Otwarcie archiwów historycznych wspólnot europejskich w celu podkreślenia wagi tego wydarzenia. Przy tej okazji ówcześni dyrektorzy archiwów państwowych państw członkowskich stwierdzili w swoim adresie gratulacyjnym: Jesteśmy przekonani, że ta inicjatywa Wspólnoty doprowadzi do coraz głębszej współpracy pomiędzy Służbami Archiwalnymi Wspólnot Europejskich a ich odpowiednikami w Państwach Członkowskich. Następny praktyczny przewodnik został opracowany przez grupę roboczą ministerstw spraw zagranicznych oraz instytucji i organów Unii Europejskiej. Ten Błękitny przewodnik został opublikowany w 1995 r. w 11 oficjalnych językach UE jako zaktualizowana i rozszerzona druga wersja wymienionej wyżej publikacji. Kolejna, aktualna wersja elektroniczna 2004 jest w opracowaniu. Grupa robocza ministerstw spraw zagranicznych/instytucji UE działa prężnie i spotyka się dwa razy w roku w każdej z unijnych prezydencji. Poza tym ukazał się także pierwszy Raport o archiwach w Unii Europejskiej ( Czarna Księga ) wydany sumptem Komisji Europejskiej w 1994 r. W następstwie Decyzji Rady z 17 czerwca 1994 r. (OJC 235, 23 VIII 1994, s. 2) udało się zorganizować i ustalić następne działania priorytetowe I, II i III europejskiego interdyscyplinarnego DLM-Forum (Bruksela 1996, 1999; Barcelona 2002) o archiwach elektronicznych (DLM = Document-Life-cycle Management, czyli zarządzanie cyklem życiowym dokumentów), a także rozpocząć wydawanie periodyku INSAR (Information Summary on Archives) zawierającego przegląd nowości i osiągnięć archiwów europejskich. Ze względu na niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej, a także na podstawie art. 151 Traktatu Wspólnot Europejskich, dotyczącego współpracy instytucjonalnej, szefowie archiwów państwowych państw członkowskich UE zgłosili w trakcie spotkania w Lundzie w kwietniu 2001 r., w czasie prezydencji szwedzkiej, projekt nowej rezolucji Rady dotyczącej większej koordynacji archiwalnej w Europie. Korzystając z niesłabnącego poparcia kolejnych prezydencji, hiszpańskiej i duńskiej, ministrowie kultury państw członkowskich przyjęli poprawioną wersję rezolucji z 6 maja 2003 r. w trakcie spotkania w Brukseli, podczas prezydencji greckiej. Rezolucja ta wzywa Komisję Europejską do zwołania Grupy Ekspertów Krajowych i przedłożenia Radzie do połowy 2004 r. nowego raportu o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu. Więcej szczegółów dotyczących służb archiwalnych instytucji i organów UE znajduje się na stronie internetowej (adres w Aneksie 1. Raportu). 2. Depozyt zasobów historycznych instytucji i organów Unii Europejskiej we Florencji Europejski Instytut Uniwersytecki we Florencji (EUIF), interdyscyplinarny ośrodek studiów doktoranckich, zwraca szczególną uwagę w swoich badaniach m.in. na historię integracji europejskiej. Na podstawie umowy depozytowej zawartej 17 grudnia 1984 r. między wspólnotami europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję Europejską, a EUIF zdeponowano w instytucie ponad 40 tys. jednostek archiwalnych, po ich opracowaniu i udostępnieniu społeczeństwu (zasada 30 lat) przez instytucje i organy UE. EUIF zapewnia ich przechowywanie i dostęp. Ponadto instytucja ta zajmuje się gromadzeniem, w formie prywatnych depozytów, archiwów ważnych osobistości oraz ruchów i 21

22 organizacji międzynarodowych, które odegrały istotną rolę w budowaniu zjednoczonej Europy. Więcej szczegółów znajduje się na stronie internetowej (adres w Aneksie 1. Raportu). 3. Propozycje wspólnych działań archiwalnych i zapewnienie środków W następstwie wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej w dziedzinie zarządzania dokumentami i zasobami archiwów między instytucjami UE a państwami członkowskimi UE, zwłaszcza w kontekście przygotowania niniejszego Raportu oraz dyskusji przy okazji różnych spotkań międzyinstytucjonalnych, służby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej proponują następujące wspólne działania w dziedzinie archiwów oraz sposoby zapewnienia środków: 3.1. Szkolenie i kształcenie archiwistów Rozwój społeczeństwa informacyjnego daleko sięgające tendencje w kierunku e-administracji oraz szybkie zmiany w digitalizacji i nowe technologie sprawiają, że konieczne staje się ustawiczne szkolenie archiwistów w związku z modernizującą się na początku XXI w. administracją publiczną. Niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie do niej po raz kolejny coraz więcej odmiennych zwyczajów i kultur administracyjnych: liczni przedstawiciele nowych państw członkowskich muszą szybko i całkowicie zintegrować się w ramach gabinetów, dyrekcji generalnych oraz służb instytucji i organów UE. Dlatego zaproponowano połączenie rozbieżnych dotychczas wysiłków i rozdzielenie środków przez stworzenie koordynowanych programów szkoleń archiwalnych i/lub kursów dla służb archiwalnych wszystkich instytucji i organów UE. Treść proponowanego szkolenia modułowego, która powinna skupiać się na kwestiach archiwalnych i rozwiązaniach praktycznych budzących powszechne zainteresowanie oraz umacniać współpracę archiwalną na poziomie międzyinstytucjonalnym, zostanie szczegółowo opracowana przez oficjalną Grupę ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE (zob. również poniżej punkt 3.6). Jak się przewiduje, pierwsza faza projektu rozpocznie się w 2005 r. i będzie realizowana przez dwa lata. Każde szkolenie nie powinno trwać krócej niż pół dnia i nie dłużej niż dwa dni. Poszczególne prezentacje archiwalne przygotowane przez wszystkie instytucje i organy UE i/lub przez każdą z nich z osobna winny korzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów krajowych z 25 państw członkowskich. Należy czynnie promować praktyczne wizyty studyjne i staże szkoleniowe dla pracowników instytucji UE oraz służb archiwalnych państw członkowskich. Szacunkowa wycena niezbędnych środków: zebranie odpowiednio wyszkolonego personelu, możliwość łączonych ogłoszeń o przetargach, wizyty studyjne i staże szkoleniowe, opracowanie szczegółowego harmonogramu jest aktualnie przygotowywana Budownictwo archiwalne i inne pomieszczenia magazynowe Głębokie zmiany zachodzące we współczesnym świecie powodują rosnące i realne zagrożenie dla właściwego i długoterminowego przechowywania oraz dostępu do wspólnego dziedzictwa archiwalnego Europy. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. w sposób uzasadniony i wyraźny wzywa do 22

23 podjęcia środków zapobiegających niszczeniu archiwów w wyniku klęsk żywiołowych i innych zdarzeń oraz działań konserwatorskich zniszczonych dokumentów i archiwów. W państwach członkowskich, takich jak ostatnio Francja, Niemcy, Wielka Brytania, Hiszpania, Portugalia, Holandia, Grecja, Cypr i Czechy istnieje wyraźna tendencja do wznoszenia nowych budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów. Uważa się, że jest to dobra inwestycja, wspomagająca właściwe i długoterminowe przechowywanie oraz dostęp do archiwów Europy. Wspiera ona także przejrzystość i odpowiedzialność administracji publicznej oraz demokratyczne funkcjonowanie naszych społeczeństw. Proponuje się następujące rozwiązania praktyczne i środki: a) Współpraca z ekspertami krajowymi (archiwistami, architektami, inżynierami, geologami) w celu ustalenia oraz dalszego opracowania standardów i wymogów przeznaczonych dla budownictwa archiwalnego nowego typu na poziomie krajowym i europejskim; b) Zastosowanie opracowanych standardów i wymogów do unowocześnienia istniejących budynków archiwalnych i innych pomieszczeń magazynowych instytucji i organów Unii Europejskiej, przy uwzględnieniu konieczności długoterminowego przechowywania i umożliwienia powszechnego dostępu do dokumentów na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym; c) Publikacja wspomnianych standardów i wymogów, w tym obowiązujących norm bezpieczeństwa oraz typowego/modułowego cahier des charges w językach Unii Europejskiej. W przygotowaniu jest szczegółowy opis projektu i szacunkowa wycena kosztów realizacji punktów a), b) i c) Zarządzanie dokumentami i archiwami elektronicznymi Przepływ informacji między różnymi instytucjami UE zwiększył się znacznie w ciągu ostatnich 10 lat, zwłaszcza dzięki szerokiemu i intensywnemu zastosowaniu nowoczesnych technologii informacyjnych. Rozszerzenie Unii Europejskiej i związane z tym procesem reformy administracyjne i proceduralne w ramach Konstytucji Europejskiej wiążą się z dalszą potrzebą sprawniejszej koordynacji działań w tym zakresie. Dlatego proponuje się kontynuować gromadzenie danych związanych z aktualną i przewidywaną sytuacją archiwów w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między służbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej w zakresie stałego unowocześniania zarządzania ich dokumentacją i archiwami elektronicznymi, które są ze sobą ściśle powiązane. Współpraca ta obejmuje zharmonizowane zarządzanie seriami dokumentów i aktami elektronicznymi pochodzącymi z różnych instytucji i organów UE; kompatybilność systemów archiwizowania w różnych działach administracji, obejmującą całość cyklu życiowego dokumentu; postępujące tworzenie sieci komputerowej (hiperlinki, idea à partir de la source) między bazami danych właściwych instytucji i organów UE; testowanie możliwości wspólnej rozbudowy i wymiany standardów metadanych; strategie migracji, formaty i inne stosowne działania, jak również konieczne środki. 23

24 Ponadto, zgodnie ze szczegółowymi wymogami Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., instytucje i organy UE podejmą aktywną współpracę z Grupą Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich, zwłaszcza w dziedzinie standardów, wymogów i najlepszych praktyk dotyczących autentyczności, długoterminowego przechowywania i dostępu do archiwów oraz dokumentów elektronicznych: wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej, studiów interdyscyplinarnych; konkretnych zastosowań; kontynuacji priorytetowych zadań DLM, takich jak aktualizacja i publikacja wielojęzyczna Projektu MoReq (Model Requirements for electronic documents and archives management) oraz innych, powiązanych wspólnych działań na poziomie instytucji, krajowym i europejskim Związek między służbami archiwalnymi i administracją publiczną Modernizacja systemów archiwalnych w gabinetach, dyrekcjach generalnych i służbach (np. projekt Komisji Europejskiej e-domec) różnych instytucji i organów UE powinna być usprawniona dzięki zapewnieniu szybkiego zaangażowania wyspecjalizowanych służb archiwalnych w proces podejmowania decyzji i inne procedury administracji publicznej. Kwestią ogromnej wagi dla zapewnienia przejrzystości i właściwego funkcjonowania służb administracyjnych jest promowanie inicjatyw proaktywnych i praktycznych rozwiązań, takich jak stałe konsultacje dotyczące poprawnego stosowania zasad archiwizowania, w tym także tworzenia akt (na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnych); tworzenie i przechowywanie wykazów akt; wartościowanie, przekazywanie, przejmowanie, odtajnianie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów i archiwów. Władze administracyjne i inne osoby podejmujące decyzje w instytucjach i organach UE powinny otrzymywać informacje o aktualnej sytuacji archiwów również w celu zapewnienia regularnego dopływu koniecznych środków umożliwiających lepszą koordynację międzyinstytucjonalną w zarządzaniu aktami i archiwami w Unii Europejskiej Wartościowanie i selekcja dokumentów Odnośnie kwestii organizacyjnych związanych z wartościowaniem i selekcją dokumentów instytucji i organów UE proponuje się wymianę informacji i wiedzy specjalistycznej dotyczących głównie dwóch aspektów: zbadania komplementarności dokumentów i akt wytwarzanych przez różne instytucje i organy UE; okresowej wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej między odpowiednimi służbami archiwalnymi instytucji i organów UE oraz państwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów UE i zarządzania nimi na szczeblu instytucji, krajowym i europejskim (por. również rozdział 2f niniejszego Raportu). Planowana, oficjalna Grupa Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE powinnna zbadać możliwości bliskiej współpracy i postępującej koordynacji w tej dziedzinie. 24

25 3.6. Rozwój działalności Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE Z inicjatywy Rady Unii Europejskiej podjęto kroki w celu utworzenia oficjalnej Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE. Jej celem jest zbadanie, koordynacja i stałe wdrażanie wyżej wymienionych głównych działań (zob. punkty 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 i 3.5) oraz dalsze umacnianie współpracy między instytucjami w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwami. Wspomniana międzyinstytucjonalna grupa ds. archiwów: Odbywa regularne spotkania, zwykle dwa razy w roku, by przedyskutować szczególnie interesujące kwestie dotyczące archiwów bieżących, przejściowych i historycznych. Opracowuje szczegółowy plan pracy i harmonogram dla wymienionych wyżej głównych działań oraz innych spraw archiwalnych budzących powszechne zainteresowanie na poziomie międzyinstytucjonalnym. Wzmacnia bliską współpracę z Grupą Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich, a w przyszłości uczestniczyć będzie w działalności zaproponowanej przez oficjalną Grupę Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE; a) by korzystać bezpośrednio z informacji, wiedzy specjalistycznej i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i europejskim; b) by czynnie przyczyniać się do koordynowania w ramach całej Europy działań priorytetowych w dziedzinie archiwów, wynikających przede wszystkim z tekstu niniejszego Raportu oraz jego Zaleceń wykonawczych. 4. Większa współpraca i koordynacja w dziedzinie archiwów w Europie (Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r.): perspektywy Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w państwach członkowskich UE wyraźnie podkreśla znaczenie pracy szefów służb archiwalnych 25 państw członkowskich oraz pilną i rosnącą potrzebę zwiększenia współpracy i koordynacji dotyczącej spraw archiwów w Europie. W tym kontekście służby archiwalne instytucji i organów UE muszą przeanalizować swoje zadania, działania i możliwości w powiększonej Unii Europejskiej. Dlatego odpowiednie instytucje i organy powinny progresywnie koordynować i wspierać interdyscyplinarną wymianę informacji, specjalistycznej wiedzy oraz najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów, jak również dzielić niewielkie, lecz konieczne środki. Byłoby bardzo korzystne dalsze umacnianie bliskich związków z ekspertami krajowymi państw członkowskich, jak również wspieranie idei utworzenia oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE. W tym znaczeniu niniejszy Raport dostarcza wskazówek do konkretnych działań oraz przyszłych ukierunkowań dla lepszej, przyszłej współpracy w dziedzinie archiwów w Europie. Teraz, gdy udało się zgrupować i powiązać główne działania i kierunki, służby archiwalne państw członkowskich i instytucji UE gotowe są wspólnie odnieść się do palących i pilnych problemów archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej. 25

26 1b. Państwowe służby archiwalne w 25 państwach członkowskich Unii Europejskiej Proponowane konkretne działania W uznaniu znaczenia regularnych kontaktów oficjalnych mających na celu wymianę informacji i wiedzy specjalistycznej służb archiwalnych państw członkowskich UE między sobą oraz ze służbami archiwalnymi instytucji i organów UE doradza się utworzenie stałego, oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE, aby zapewnić wzmocnienie współpracy instytucjonalnej i profesjonalnej oraz koordynacji w sprawach archiwów w Europie (zob. także Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9). Taki oficjalny Komitet Archiwistów powinien skupić się w szczególności na takich zagadnieniach, jak: 1. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów z zachowaniem specyficznych wymogów wyżej wymienionej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a także koordynacji priorytetowych działań dotyczących archiwów w całej Europie, określonych przede wszystkim w niniejszym Raporcie, w różnych jego rozdziałach oraz w Zaleceniach wykonawczych. 2. Utrzymanie i rozwój istotnych kontaktów i współpracy między służbami archiwalnymi a administracją. 3. Zabezpieczanie i ochrona archiwów w Europie przed katastrofami naturalnymi i innymi zdarzeniami, takimi jak powodzie, trzęsienia ziemi, ataki terrorystyczne, wojny, zagrożenie bezpieczeństwa oraz przed innymi czynnikami. 4. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk dotyczących autentyczności, przekazywania, przechowywania w długim czasie, dostępności i rozpowszechniania dokumentów i archiwów elektronicznych. 5. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway). 6. Utrzymanie i stały rozwój takich istniejących inicjatyw, jak europejskie interdyscyplinarne DLM- Forum dotyczące archiwów elektronicznych czy periodyk INSAR. 7. Nadzorowanie postępu w działaniach określonych w punktach

27 Przyszłe kierunki 8. Proponowany oficjalny Komitet Archiwistów powinien również obficie korzystać z wiedzy specjalistów z innych dziedzin (prawników, specjalistów w dziedzinie terminologii informatycznych, architektów, inżynierów, geologów) odnośnie istotnych problemów i projektów archiwalnych. 9. Komitet powinien zawsze mieć wzgląd na zasadę subsydiarności. 10. Ponadto w celu umocnienia współpracy i koordynacji w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i europejskim niezbędne jest zapewnienie koniecznych środków, o które zwrócono się w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. We wszystkich krajach Unii Europejskiej działają na szczeblu krajowym służby archiwalne i mogłoby wydawać się uzasadnione przypuszczenie, że takie służby działają podobnie w każdym z tych państw. Prawda może być jednak nieco inna. Państwowe służby archiwalne są odzwierciedleniem historii politycznej i kulturalnej danego kraju. Służby archiwalne posiadające tradycje sięgające średniowiecza mają odmienny charakter od tych utworzonych w nieodległych czasach; narodowe archiwa państwa federalnego różnią się od tych w państwie o silnej tradycji centralistycznej. Niektóre kraje uważają archiwa za wytwór kultury, inne łączą je z dziedziną edukacji, środowiska, gospodarki lub sprawiedliwości. W pewnych państwach krajowa służba archiwalna odpowiada za akta każdego ministerstwa i organizacji rządowej, w innych główne instytucje państwowe mają własne służby archiwalne. Część krajowych służb archiwalnych posiada mocne zaplecze legislacyjne, dla innych podstawy prawne są bardzo ogólne lub nie ma ich wcale, a same służby opierają swoją skuteczność na tradycyjnych praktykach i przestrzeganiu standardów zawodowych i etycznych. Nie ma jednego właściwego sposobu działania krajowych służb archiwalnych, jednak godne podziwu jest to, jak wszystkie krajowe służby archiwalne pomimo znacznych różnic w podstawach administracyjnych i prawnych starają się w podobny sposób wykonywać swoje obowiązki względem społeczeństwa, przy zachowaniu przyjętych na świecie profesjonalnych standardów. Należy pamiętać, że ustawodawstwo dotyczące archiwów podlega nieustannym zmianom i jest w wielu krajach systematycznie i regularnie aktualizowane. Swoboda dostępu do informacji, ochrona danych i administracja publiczna oddziałują na archiwa, podobnie jak ustawodawstwo Unii Europejskiej oraz Rady Europy. W niektórych krajach potrzeba tworzenia przepisów prawnych regulujących te dziedziny wywarła korzystny i ważny wpływ na prawo archiwalne; w innych zainicjowała proces unowocześniania przepisów prawnych; a wszędzie pomogła obudzić świadomość znaczenia archiwów w ramach tworzących je instytucji administracji i kultury. Niniejszy rozdział jest więc z konieczności tylko pobieżnym przeglądem europejskich systemów archiwalnych w 2004 r. Mimo wspomnianych różnic i rozbieżności krajowe służby archiwalne mają pewne obszary wspólne, które mogą odnieść korzyści w wyniku wspólnych działań. Przede wszystkim archiwa są produktem administracji; a jeśli posiadają one funkcję kulturalną, to jest ona drugorzędna wobec zadania głównego, jakim jest zarządzanie i nadzór nad zasobami archiwalnymi pozostającymi pod ich opieką 27