Pani Małgorzata Mazur Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Katowicach

Transkrypt

1 Pani Małgorzata Mazur Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Katowicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Katowicach (zwanym dalej Inspektoratem ) w zakresie wykonania planu finansowego w 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 26 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Inspektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z zastrzeŝeniami realizację zadań Inspektoratu w zakresie spraw objętych kontrolą. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm.

2 2 PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące ustalenia kontroli i oceny cząstkowe: 1. Plan finansowy opracowano w wymaganym terminie zgodnie z załoŝeniami ustawy budŝetowej na 2008 r. Ustalając wielkość wydatków uwzględniono faktyczne potrzeby Inspektoratu, wynikające m.in. z zawartych umów na zakup usług w zakresie eksploatacji i utrzymania uŝytkowanych pomieszczeń biurowych, telefonii mobilnej oraz najmu garaŝy i miejsc parkingowych. W ciągu roku dokonano uzasadnionych przeniesień wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budŝetowej, w wielu przypadkach z przyczyn niezaleŝnych od Inspektoratu. Zwiększenie wydatków w 2008 r., w porównaniu do 2007 r. o 400,9 tys. zł (3 022,9 tys. zł 2 607,4 tys. zł), wiązało się z przyznaniem Inspektoratowi w ustawie budŝetowej większej kwoty o 232,5 tys. zł na wynagrodzenia i pochodne oraz przyznaniem przez Ministra Finansów 168,4 tys. zł z rezerwy celowej na zwiększenie wynagrodzeń pracowników zaliczanych do korpusu słuŝby cywilnej (w tym na wartościowanie stanowisk pracy) oraz na zwiększenie uposaŝenia zatrudnionych Ŝołnierzy zawodowych. 2. Środki budŝetowe otrzymane w 2008 r. wykorzystano zgodnie z planem finansowym. Z przyznanej ogółem kwoty 3 024,4 tys. zł wykorzystano 3 022,9 tys. zł (99,95 %), w tym 2 362,2 tys. zł na wynagrodzenia wraz z pochodnymi oraz 512,5 tys. zł na zakup towarów i usług, co w stosunku do sumy poniesionych wydatków stanowiło odpowiednio 78,14 % i 16,95 %. Niewykorzystane środki w kwocie 1,5 tys. zł, z tego 1,4 tys. zł środków z rezerwy celowej, Inspektorat zwrócił na rachunek Wojewody Śląskiego. Analiza wydatków na zakup towarów i usług wykazała, Ŝe zrealizowane zakupy były celowe dla funkcjonowania Inspektoratu. NajwyŜsza Izba Kontroli nie wnosi uwag do sposobu realizacji wspomnianych zakupów z pominięciem procedur określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 2. Wartość zakupionych poszczególnych rodzajów towarów i usług nie przekroczyła bowiem równowartości euro. Zobowiązania na dzień 31 grudnia 2008 r. wynosiły 167,3 tys. zł i dotyczyły naliczonego dodatkowego rocznego wynagrodzenia za 2008 r. wraz z pochodnymi 158,1 tys. zł oraz faktur o łącznej wartości 9,2 tys. zł, których termin płatności upływał w styczniu 2009 r. 2 Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zm.

3 3 3. Inspektorat nie planował dochodów budŝetowych z uwagi na zakres swojej działalności. Uzyskane natomiast dochody ( 0979), m.in. z tytułu wynagrodzenia płatnika (w związku z terminowym odprowadzaniem składek ZUS), zwrotu kosztów sądowych i reklamacji w łącznej kwocie 1,09 tys. zł, terminowo przekazywano na rachunek dochodu budŝetu państwa. 4. Przeciętne zatrudnienie w 2008 r. wynosiło 39,56 osób i w porównaniu do 2007 roku było większe o 0,51 osoby. Wzrost ten był wynikiem zatrudniania w okresie od stycznia do końca kwietnia 2008 r. byłego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego (w styczniu pracownik ten przebywał na zwolnieniu lekarskim, a od lutego w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia był zwolniony z obowiązku świadczenia pracy) i obecnego Wojewódzkiego Inspektora (powołanego na to stanowisko przez Wojewodę Śląskiego w listopadzie 2007 r.). PowyŜsza zmiana na stanowisku wojewódzkiego inspektora miała równieŝ wpływ na wzrost przeciętnego wynagrodzenia w Inspektoracie, które w porównywanych latach wzrosło z 3 537,50 zł do 4 283,40 zł. Wypłacone wynagrodzenia byłemu Wojewódzkiemu Inspektorowi w okresie wypowiedzenia (24 942,28 zł) i odprawa emerytalna (31 834,80 zł) wynosiły łącznie ,08 zł, co stanowiło 2,8 % sumy wypłaconych w 2008 r. w Inspektoracie wynagrodzeń. Inspektorat w terminie określonym w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 3, przekazywał naleŝne składki ZUS oraz opłaty na PFRON zgodnie z wymogami art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych Stosowany w Inspektoracie system rachunkowości spełniał podstawowe wymagania, określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 5. Inspektorat posiadał dokumentację określającą zasady rachunkowości, w tym m.in. zakładowy plan kont uwzględniający konta 980 i 998 prowadzone z wymaganą szczegółowością klasyfikacji budŝetowej oraz zasady wykonywania kontroli finansowej. NIK zwraca uwagę, Ŝe dokumentacja nie zawierała wykazu kont ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z wymogami 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla 3 Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 ze zm. 4 Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92 ze zm. 5 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. zwana dalej ustawą o rachunkowości

4 4 budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 6. Ewidencję księgową prowadzono przy pomocy programu komputerowego zatwierdzonego do stosowania przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Program nie w pełni zapewniał kontrolę sekwencji i poprawności dat przy księgowaniu operacji gospodarczych. Zdarzenia gospodarcze do poszczególnych okresów sprawozdawczych program kwalifikował według daty dokumentu, wpisanej przy wprowadzaniu danych w odpowiednim polu formularza. W efekcie w przypadku, gdy dokument był wystawiony z datą innego miesiąca niŝ data operacji gospodarczej, to aby ująć w księgach tę operację we właściwym miesiącu (tj. zgodnie z datą operacji gospodarczej) naleŝało wpisać inną datę dokumentu niŝ w rzeczywistości. W Inspektoracie nie ustalono równieŝ procedur przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, do czego zobowiązywał przepis art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Badanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych przeprowadzono w formie przeglądu analitycznego ksiąg za 2008 r. i za styczeń 2009 r. oraz na próbie wydatków (poza wynagrodzeniami wraz z pochodnymi) wybranej metodą monetarną, tj. na 204 dowodach księgowych o łącznej wartości 676,7 tys. zł, co stanowiło 22,38 % sumy wydatków zrealizowanych w 2008 r. Badanie formalnej poprawności dowodów i zapisów księgowych przeprowadzono pod względem poprawności dowodu, kompletności i poprawności w zakresie kontroli bieŝącej i dekretacji oraz kompletności i poprawności formalnej zapisu dowodu w księgach rachunkowych. W wyniku zbadania 204 dowodów i zapisów w dzienniku, stwierdzono sześć przypadków (o łącznej wartości 3,2 tys. zł, co stanowiło 0,11 % wydatków zrealizowanych ogółem) braku formalnej poprawności zapisów księgowych, polegającej na niezgodności opisów operacji gospodarczych w dzienniku z faktyczną treścią operacji wynikającą z dokumentu źródłowego. Ponadto w zbadanej próbie dowodów, poza dowodami PK tworzonymi przy pomocy oprogramowania, stwierdzono błędy systematyczne, polegające na wpisaniu niewłaściwych danych identyfikacyjnych księgowanych dowodów. W formularzu słuŝącym do wprowadzania danych do programu 6 Dz. U. Nr 142, poz ze zm. 7 Dz. U. Nr 249, poz ze zm.

5 5 komputerowego, w polu Data dokumentu i Data operacji zamiast faktycznych danych wpisano datę dekretacji dowodu. PowyŜsze nieprawidłowości naruszały postanowienia art. 23 ust. 2 pkt 1,2 i 3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeŝeli róŝni się ona od daty operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji. NajwyŜsza Izba Kontroli, w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, ocenia pozytywnie z zastrzeŝeniami skuteczność systemu księgowości i kontroli finansowej oraz poprawność formalną zapisów księgowych. Za powstanie ww. błędów w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych odpowiedzialna była główna księgowa oraz księgowa. NIK pozytywnie ocenia wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej i rocznej. PowyŜsze stwierdzono na podstawie badania wiarygodności dowodów i ksiąg rachunkowych, przeprowadzonego pod względem ujęcia dowodów w księgach rachunkowych, w sposób który miałby wpływ na sprawozdawczość miesięczną lub roczną, właściwego wpisania wartości transakcji, wskazania okresu księgowania, ujęcia operacji na właściwym koncie syntetycznym lub analitycznym. 7. W wyniku badania wiarygodności ksiąg rachunkowych oraz przeniesień danych z ksiąg do sprawozdań budŝetowych stwierdzono, Ŝe sprawozdania za 2008 r. roczne (Rb-23 o stanie środków na rachunku bankowym, Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych, Rb-28 z wykonania planu wydatków budŝetu państwa) oraz kwartalne (Rb-N o stanie naleŝności i Rb-Z o stanie zobowiązań), sporządzono rzetelnie. Dane zawarte w sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, co NIK ocenia pozytywnie. 8. NIK negatywnie ocenia terminowość przeprowadzenia inwentaryzacji za 2008 r. W terminie określonym w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. do 15 stycznia 2009 r., przeprowadzono spis z natury środków pienięŝnych według stanu na 31 grudnia 2007 r. oraz inwentaryzację naleŝności poprzez uzgodnienie sald z kontrahentami. Natomiast inwentaryzację rzeczowych składników trwałych, w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją wartości tych składników, przeprowadzano dopiero w marcu 2009 r., w toku niniejszej kontroli NIK. Zaznaczyć naleŝy, Ŝe ostatni spis z natury rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzono w 2006 r.

6 6 NajwyŜsza Izba Kontroli nie podziela stanowiska Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego, Ŝe..spełnienie tego obowiązku do 15 stycznia nie obejmowałoby wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w księgach rachunkowych na dzień 31 grudnia 2008 r. ( ) jeszcze w drugiej połowie stycznia czy na początku lutego 2009 roku występowała konieczność zaewidencjonowania zobowiązań oraz naleŝności pod datą 31 grudnia. Zgodnie z przywołanym powyŝej przepisem, termin inwentaryzacji uwaŝa się za dotrzymany, jeŝeli rozpoczęto ją nie wcześniej niŝ 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu z natury lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. PowyŜsze wskazuje na naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 8. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Uzupełnienie polityki rachunkowości o wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz procedury przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 2. Zapewnienie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. 3. Terminowe przeprowadzanie inwentaryzacji w drodze weryfikacji. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Inspektor, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. 8 Dz. U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 ze zm.

7 7 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.