2, rue Mercier, 2985 Luxembourg, Luksemburg Faks: znany)

Transkrypt

1 Unia Europejska Publikacja Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej 2, rue Mercier, 2985 Luxembourg, Luksemburg Faks: Informacje i formularze on-line: simap.europa.eu Ogłoszenie dodatkowych informacji, informacje o niekompletnej procedurze lub Sekcja I: Instytucja zamawiająca/podmiot zamawiający I.1) Nazwa, adresy i punkty kontaktowe: Oficjalna nazwa: Instytut Badań Edukacyjnych Adres pocztowy: ul. Górczewska 8 Krajowy numer identyfikacyjny: (jeżeli jest znany) Miejscowość: Warszawa Kod pocztowy: Państwo: Polska (PL) Punkt kontaktowy: Tel.: Osoba do kontaktów: Katarzyna Kozielewska zamowienia@ibe.edu.pl Adresy internetowe: (jeżeli dotyczy) Ogólny adres instytucji zamawiającej/ podmiotu zamawiającego: (URL) Adres profilu nabywcy: (URL) Dostęp elektroniczny do informacji: (URL) Elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału: (URL) I.2) Rodzaj zamawiającego: Instytucja zamawiająca Podmiot zamawiający 1 / 14

2 Sekcja II: Przedmiot zamówienia II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu: Organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI SPECYFICZNE ZABURZENIE JĘZYKOWE DIAGNOZA, PROGNOZA, INTERWENCJA II.1.2) Krótki opis zamówienia lub zakupu:(podano w pierwotnym ogłoszeniu) Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI SPECYFICZNE ZABURZENIE JĘZYKOWE DIAGNOZA, PROGNOZA, INTERWENCJA [ SLI SPECIFIC LANGUAGE IMPAIRMENT DIAGNOSIS, PROGNOSIS, INTERVENTION ] organizowanej w ramach projektu pt. Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych. Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą. 1. Cele Konferencji Cele szczegółowe konferencji to: Zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI. Dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji. Zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej. Wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze. Zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych. Stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji. 2. Grupa docelowa konferencji: Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe. Głównym adresatem konferencji będą: 1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie, nauczyciele szkół i przedszkoli), 2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI, 3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń, 4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej, 5. dyrektorzy szkół i przedszkoli, 6. rodzice, 7. media, 8. opinia publiczna. 3. Ramowy program konferencji CZWARTEK 5 lipca :00-9:00 REJESTRACJA 9:00 10:00 OFICJALNE OTWARCIE KONFERENCJI 10:00 13:00 SESJA PORANNA 10:00 11:15 WYKŁAD WPROWADZAJĄCY 1 2 / 14

3 11:15 12:30 WYKŁAD WPROWADZAJĄCY 2 12:30 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 WYKŁAD 1 15:30 16:30 WYKŁAD 2 16:30 17:00 PRZERWA KAWOWA 17:00 18:00 WYKŁAD 3 (TELEKONFERENCJA) 18:00 21:00 POWITANIE GOŚCI, POCZĘSTUNEK PIĄTEK 6 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 13:00 SESJA PORANNA 8:30 9:30 WYKŁAD 4 9:30 10:30 WYKŁAD 5 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11:00 12:00 WYKŁAD 6 12:00 13:00 WYKŁAD 7 13:00 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 WYKŁAD 8 15:30 16:30 WYKŁAD 9 16:30 17:00 PRZERWA KAWOWA 17:00 18:00 SESJA PLAKATOWA 18:00 19:00 WYKŁAD 10 (TELEKONFERENCJA) SOBOTA 7 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 10:30 SESJA PORANNA 8:30 9:30 WYKŁAD 11 9:30 10:30 WYKŁAD 12 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11: WYKŁAD 13 12:00 13:00 WYKŁAD 14 ALBO WARSZTATY 13:00 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 SESJA PLAKATOWA 15:30 16:00 PRZERWA KAWOWA 16:00 19:00 DYSKUSJA PANELOWA 20:00 UROCZYSTA KOLACJA NIEDZIELA 8 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 12:30 SESJA PORANNA 8:30 10:00 WARSZTATY CZ. 1 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11:00 12:30 WARSZTATY CZ. 2 12:30 13:30 OBIAD 3 / 14

4 13:30 17:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 13:30 14:30 WARSZTATY CZ. 3: LUB SESJA PLAKATOWA 14:30 15:00 PRZERWA KAWOWA 15:00 16:30 WARSZTATY, CZ. 4: 16:30 17:00 ZAMKNIĘCIE KONFERENCJI Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb 4. Oczekiwania wobec Wykonawcy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8 lipca 2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min. 2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy. 2. Zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem każdego dnia, dostosowanej do liczby uczestników: 5-8 lipca do 500 osób, z możliwością aranżacji sali na 300 osób. 3. Zapewnienie organizacji min. dwóch telekonferencji we wskazanych terminach (5-8 lipca 2012). 4. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej osobnej sali o optymalnej powierzchni przeznaczonej na prezentację posterów naukowych. 5. Zapewnienia w tym samym obiekcie min. 4 dodatkowych osobnych pokojów (2 o powierzchni ok. 50 i 2 ok. 25 metrów kwadratowych) i wyposażenia do wykorzystania podczas trwania konferencji, 6. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej powierzchni i zorganizowanie 6 stoisk informacyjnych. 7. Zapewnienia osobnej powierzchni w tym samym obiekcie oraz usług cateringu i wyżywienia podczas każdego dnia dla uczestników (w tym ciągłe przerwy kawowe każdego dnia oraz lunche każdego dnia, dla wszystkich gości 1 kolację w postaci stołu szwedzkiego, dla ok. 100 osób 1 uroczystą kolację). 8. Zapewnienia w pozostałych hotelach, w których będą nocowali uczestnicy konferencji, 2 śniadań i 2 kolacji dla ok. 250 osób. 9. Zapewnienia noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób w dniach 4-9 lipca 2012 r. w pokojach jednoosobowych w tym samym hotelu pięciogwiazdkowym, w którym odbywa się konferencja oraz ok. 10 pokoi dwuosobowych. 10. Zorganizowania i przeprowadzenia internetowej elektronicznej rekrutacji za pośrednictwem strony internetowej konferencji oraz rejestracji noclegów w hotelach i elektronicznych potwierdzeń udziału uczestników. 11. Zorganizowania kompleksowej wysyłki informacji o konferencji (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) do ok potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych 12. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie. 13. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi 14. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych. 15. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazany adres. 16. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony (przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego). 17. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. 18. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia, przygotowanie ok minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez 4 / 14

5 19. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych 20. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów. 21. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok. 25 osób) z lotniska Warszawa-Okęcie lub Dworca PKP Warszawa Centralna do hoteli wskazanych przez Zamawiającego lub na miejsce konferencji. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu. 5. Czas trwania konferencji Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8 lipca 2012 r. 6. Elementy wizualizacji 1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL, 4) Systemem identyfikacji wizualnej projektu Instytutu Badań Edukacyjnych oraz logotypem konferencji. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo PO KL, UE, projektu oraz konferencji oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu umowy z EFS, w szczególności na materiałach dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją przedmiotu umowy. II.1.3) Wspólny Słownik Zamówień (CPV) Słownik główny Główny przedmiot Dodatkowe przedmioty Słownik uzupełniający(jeżeli dotyczy) 5 / 14

6 Sekcja IV: Procedura IV.1)Rodzaj procedury(podano w pierwotnym ogłoszeniu) Otwarta Ograniczona Ograniczona przyspieszona Negocjacyjna Negocjacyjna przyspieszona Dialog konkurencyjny Negocjacyjna z uprzednim ogłoszeniem Negocjacyjna bez uprzedniego ogłoszenia Negocjacyjna z publikacją ogłoszenia o zamówieniu Negocjacyjna bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu Udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej IV.2)Informacje administracyjne IV.2.1)Numer referencyjny: (podano w pierwotnym ogłoszeniu) IBE/D/5/2012 IV.2.2)Dane referencyjne ogłoszenia w przypadku ogłoszeń przesłanych drogą elektroniczną: Pierwotne ogłoszenie przesłane przez enotices TED esender Login: ENOTICES_InsBadEdu Dane referencyjne ogłoszenia: rok i numer dokumentu IV.2.3)Ogłoszenie, którego dotyczy niniejsza publikacja: Numer ogłoszenia w Dz.U.: 2012/S z dnia: 31/01/2012 (dd/mm/rrrr) IV.2.4)Data wysłania pierwotnego ogłoszenia: 27/01/2012 (dd/mm/rrrr) 6 / 14

7 Sekcja VI: Informacje uzupełniające VI.1) Ogłoszenie dotyczy: Procedury niepełnej Sprostowania Informacji dodatkowych VI.2) Informacje na temat niepełnej procedury udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia zostało przerwane Postępowanie o udzielenie zamówienia uznano za nieskuteczne Zamówienia nie udzielono Zamówienie może być przedmiotem ponownej publikacji VI.3) Informacje do poprawienia lub dodania : VI.3.1) Zmiana oryginalnej informacji podanej przez instytucję zamawiającą Publikacja w witrynie TED niezgodna z oryginalną informacją, przekazaną przez instytucję zamawiającą Oba przypadki VI.3.2) W ogłoszeniu pierwotnym W odpowiedniej dokumentacji przetargowej (więcej informacji w odpowiedniej dokumentacji przetargowej) W obu przypadkach (więcej informacji w odpowiedniej dokumentacji przetargowej) VI.3.3) Tekst, który należy poprawić w pierwotnym ogłoszeniu Miejsce, w którym znajduje się Zamiast: zmieniany tekst: II.1.5 Zapis z ogłoszenia o zmianie ogłoszenia wysłanego do publikacji r. Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI Specyficzne zaburzenie językowe diagnoza, prognoza, interwencja [ SLI Specific Language Impairment diagnosis, prognosis, intervention ]organizowanej w ramach projektu pt. Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych. Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce Powinno być: Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI SPECYFICZNE ZABURZENIE JĘZYKOWE DIAGNOZA, PROGNOZA, INTERWENCJA [ SLI SPECIFIC LANGUAGE IMPAIRMENT DIAGNOSIS, PROGNOSIS, INTERVENTION ] organizowanej w ramach projektu pt. Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych. Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą. 7 / 14

8 edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą. 1. Cele Konferencji Cele szczegółowe konferencji to: Zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI, Dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji, Zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej, Wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze, Zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych, Stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji. 2. Grupa docelowa konferencji: Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe. Głównym adresatem konferencji będą: 1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie,nauczyciele szkół i przedszkoli), 2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI, 3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń, 1. Cele Konferencji Cele szczegółowe konferencji to: Zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI. Dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji. Zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej. Wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze. Zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych. Stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji. 2. Grupa docelowa konferencji: Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe. Głównym adresatem konferencji będą: 1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie, nauczyciele szkół i przedszkoli), 2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI, 3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń, 4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej, 5. dyrektorzy szkół i przedszkoli, 8 / 14

9 4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej, 5. dyrektorzy szkół i przedszkoli, 6. rodzice, 7. media, 8. opinia publiczna. 3. Ramowy program konferencji Czwartek :00-9:00 Rejestracja 9:00 10:00 Oficjalne otwarcie konferencji 10:00 13:00 Sesja poranna 10:00 11:15 Wykład wprowadzający 1 11:15 12:30 Wykład wprowadzający 2 12:30 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 14:30 15:30 Wykład 1 15:30 16:30 Wykład 2 16:30 17:00 Przerwa kawowa 17:00 18:00 Wykład 3 (telekonferencja) 18:00 21:00 Powitanie gości, poczęstunek Piątek :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 13:00 Sesja poranna 8:30 9:30 Wykład 4 9:30 10:30 Wykład 5 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11:00 12:00 Wykład 6 12:00 13:00 Wykład 7 13:00 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 14:30 15:30 Wykład 8 15:30 16:30 Wykład 9 16:30 17:00 Przerwa kawowa 17:00 18:00 Sesja plakatowa 18:00 19:00 Wykład 10 (telekonferencja) Sobota :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 10:30 Sesja poranna 8:30 9:30 Wykład rodzice, 7. media, 8. opinia publiczna. 3. Ramowy program konferencji CZWARTEK 5 lipca :00-9:00 REJESTRACJA 9:00 10:00 OFICJALNE OTWARCIE KONFERENCJI 10:00 13:00 SESJA PORANNA 10:00 11:15 WYKŁAD WPROWADZAJĄCY 1 11:15 12:30 WYKŁAD WPROWADZAJĄCY 2 12:30 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 WYKŁAD 1 15:30 16:30 WYKŁAD 2 16:30 17:00 PRZERWA KAWOWA 17:00 18:00 WYKŁAD 3 (TELEKONFERENCJA) 18:00 21:00 POWITANIE GOŚCI, POCZĘSTUNEK PIĄTEK 6 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 13:00 SESJA PORANNA 8:30 9:30 WYKŁAD 4 9:30 10:30 WYKŁAD 5 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11:00 12:00 WYKŁAD 6 12:00 13:00 WYKŁAD 7 13:00 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 WYKŁAD 8 15:30 16:30 WYKŁAD 9 16:30 17:00 PRZERWA KAWOWA 17:00 18:00 SESJA PLAKATOWA 18:00 19:00 WYKŁAD 10 (TELEKONFERENCJA) SOBOTA 7 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 10:30 SESJA PORANNA 8:30 9:30 WYKŁAD 11 9:30 10:30 WYKŁAD 12 9 / 14

10 9:30 10:30 Wykład 12 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11: Wykład 13 12:00 13:00 Wykład 14 albo warsztaty 13:00 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 14:30 15:30 Sesja plakatowa 15:30 16:00 Przerwa kawowa 16:00 19:00 Dyskusja panelowa 20:00 Uroczysta kolacja Niedziela :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 12:30 Sesja poranna 8:30 10:00 Warsztaty cz. 1 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11:00 12:30 Warsztaty cz. 2 12:30 13:30 Obiad 13:30 17:00 Sesja popołudniowa 13:30 14:30 Warsztaty cz. 3: lub sesja plakatowa 14:30 15:00 Przerwa kawowa 15:00 16:30 Warsztaty, cz. 4: 16:30 17:00 Zamknięcie konferencji Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb 4. Oczekiwania wobec Wykonawcy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8 lipca 2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min.2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy. 2. Zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem każdego dnia, dostosowanej do liczby uczestników: 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11: WYKŁAD 13 12:00 13:00 WYKŁAD 14 ALBO WARSZTATY 13:00 14:30 OBIAD 14:30 19:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 14:30 15:30 SESJA PLAKATOWA 15:30 16:00 PRZERWA KAWOWA 16:00 19:00 DYSKUSJA PANELOWA 20:00 UROCZYSTA KOLACJA NIEDZIELA 8 lipca :00-8:30 KAWA, HERBATA 8:30 12:30 SESJA PORANNA 8:30 10:00 WARSZTATY CZ. 1 10:30 11:00 PRZERWA KAWOWA 11:00 12:30 WARSZTATY CZ. 2 12:30 13:30 OBIAD 13:30 17:00 SESJA POPOŁUDNIOWA 13:30 14:30 WARSZTATY CZ. 3: LUB SESJA PLAKATOWA 14:30 15:00 PRZERWA KAWOWA 15:00 16:30 WARSZTATY, CZ. 4: 16:30 17:00 ZAMKNIĘCIE KONFERENCJI Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb 4. Oczekiwania wobec Wykonawcy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8 lipca 2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min. 2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy. 10 / 14

11 5-8 lipca do 500 osób, z 2. Zapewnienia sali konferencyjnej możliwością aranżacji sali na 300 z wyposażeniem każdego dnia, osób. dostosowanej do liczby uczestników: 3. Zapewnienie organizacji 5-8 lipca do 500 osób, z min. dwóch telekonferencji we możliwością aranżacji sali na 300 wskazanych terminach (5-8 lipca osób. 2012). 3. Zapewnienie organizacji 4. Zapewnienia w sąsiedztwie min. dwóch telekonferencji we sali konferencyjnej osobnej wskazanych terminach (5-8 lipca sali o optymalnej powierzchni 2012). przeznaczonej na prezentację 4. Zapewnienia w sąsiedztwie posterów naukowych. sali konferencyjnej osobnej 5. Zapewnienia w tym samym sali o optymalnej powierzchni obiekcie min. 4 dodatkowych przeznaczonej na prezentację osobnych pokojów (2 o powierzchni posterów naukowych. ok. 50 i 2 ok. 25 metrów 5. Zapewnienia w tym samym kwadratowych) i wyposażenia do obiekcie min. 4 dodatkowych wykorzystania podczas trwania osobnych pokojów (2 o powierzchni konferencji, ok. 50 i 2 ok. 25 metrów 6. Zapewnienia w sąsiedztwie kwadratowych) i wyposażenia do sali konferencyjnej powierzchni wykorzystania podczas trwania i zorganizowanie 6 stoisk konferencji, informacyjnych. 6. Zapewnienia w sąsiedztwie 7. Zapewnienia osobnej powierzchni sali konferencyjnej powierzchni w tym samym obiekcie oraz usług i zorganizowanie 6 stoisk cateringu i wyżywienia podczas informacyjnych. każdego dnia dla uczestników (w 7. Zapewnienia osobnej powierzchni tym ciągłe przerwy kawowe i obiady w tym samym obiekcie oraz usług każdego dnia oraz dla wszystkich cateringu i wyżywienia podczas gości jedną kolację w formie stołu każdego dnia konferencji dla szwedzkiego dla maksymalnie 100 uczestników (w tym ciągłe przerwy os., jedną uroczystą kolację dla kawowe i obiady każdego dnia maksymalnie 100 osób). oraz dla wszystkich gości, jedną 8. Zapewnienia maksymalnie kolację w formie stołu szwedzkiego 250 noclegów ze śniadaniami dla dla maksymalnie 100 os., jedną uczestników konferencji w hotelach uroczystą kolację dla maksymalnie minimum trzygwiazdkowych na 100 osób). terenie Warszawy w dniach 5-8 lipca 8. Zapewnienia noclegów ze 2012 r. śniadaniami dla maksymalnie Zapewnienia maksymalnie osób w dniach 4-9 lipca 2012 r. w 50 noclegów ze śniadaniami dla pokojach jednoosobowych w tym uczestników konferencji z 8 na 9 samym hotelu pięciogwiazdkowym, lipca 2012 r. w hotelach minimum w którym odbywa się trzygwiazdkowych na terenie konferencja oraz ok. 10 pokoi Warszawy. dwuosobowych w tym samym hotelu 10. Zapewnienia noclegów ze pięciogwiazdkowym. śniadaniami dla maksymalnie Zorganizowania i osób w dniach 4-9 lipca 2012 r. w przeprowadzenia internetowej pokojach jednoosobowych w tym elektronicznej rekrutacji za samym hotelu pięciogwiazdkowym, pośrednictwem strony internetowej w którym odbywa się konferencja konferencji oraz rejestracji noclegów oraz ok. 10 pokoi dwuosobowych. w hotelach i elektronicznych 11. Zorganizowania i potwierdzeń udziału uczestników. przeprowadzenia internetowej 10. Zorganizowania kompleksowej elektronicznej rekrutacji za wysyłki informacji o konferencji pośrednictwem strony internetowej (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) 11 / 14

12 konferencji oraz rejestracji noclegów w hotelach i elektronicznych potwierdzeń udziału uczestników. 12. Zorganizowania kompleksowej wysyłki informacji o konferencji (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) do ok potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych 13. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie. 14. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi 15. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych. 16. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazany adres. 17. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony(przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego). 18. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. 19. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia,przygotowanie ok minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez 20. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych 21. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia do ok potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych 11. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie. 12. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi 13. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych. 14. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazane adresy. 15. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony (przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego). 16. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. 17. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia, przygotowanie ok minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez 18. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych 19. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów. 20. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok / 14

13 bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów. 22. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok. 25 osób) z lotniska Warszawa-Okęcie lub Dworca PKP Warszawa Centralna do hoteli wskazanych przez Zamawiającego lub na miejsce konferencji. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu. 5. Czas trwania konferencji Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8 lipca 2012 r. 6. Elementy wizualizacji 1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są osób) w obie strony na trasach lotnisko Warszawa-Okęcie hotele wskazane przez Zamawiającego - miejsce konferencji i Dworzec PKP Warszawa Centralna - hotele wskazane przez Zamawiającego - miejsce konferencji. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu. 5. Czas trwania konferencji Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8 lipca 2012 r. 6. Elementy wizualizacji 1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL, 13 / 14

14 integralną częścią Planu komunikacji 4) Systemem identyfikacji PO KL, wizualnej projektu Instytutu Badań 4) Systemem identyfikacji Edukacyjnych oraz logotypem wizualnej projektu Instytutu Badań konferencji. Edukacyjnych oraz logotypem 2. Wykonawca zobowiązany konferencji. będzie do umieszczania logo 2. Wykonawca zobowiązany PO KL, UE, projektu oraz będzie do umieszczania logo konferencji oraz informacji o PO KL, UE, projektu oraz współfinansowaniu przedmiotu konferencji oraz informacji o umowy z EFS, w szczególności na współfinansowaniu przedmiotu materiałach dotyczących realizacji umowy z EFS, w szczególności na przedmiotu umowy oraz na oficjalnej materiałach dotyczących realizacji korespondencji bezpośrednio przedmiotu umowy oraz na oficjalnej związanej z realizacją przedmiotu korespondencji bezpośrednio umowy. związanej z realizacją przedmiotu umowy. VI.3.4) Daty, które należy poprawić w pierwotnym ogłoszeniu Miejsce, w którym znajdują się Zamiast: zmieniane daty: 01/04/2012 II.3 Rozpoczęcie (dd/mm/rrrr) Powinno być: 15/04/2012 (dd/mm/rrrr) Miejsce, w którym znajdują się zmieniane daty: IV.3.4 Zamiast: 01/03/2012 Godzina: 10:00 (dd/mm/rrrr) Powinno być: 09/03/2012 Godzina: 10:00 (dd/mm/rrrr) VI.3.5) Adresy i punkty kontaktowe, które należy poprawić VI.3.6) Tekst, który należy dodać do pierwotnego ogłoszenia Miejsce, w którym należy dodać tekst: Tekst do dodania: VI.4) Inne dodatkowe informacje: VI.5) Data wysłania niniejszego ogłoszenia: 24/02/2012 (dd/mm/rrrr) - ID: / 14