Kampania sprawozdawcza w Ochotniczych Strażach Pożarnych za 2018 r.

Transkrypt

1 Kampania sprawozdawcza w Ochotniczych Strażach Pożarnych za 2018 r. Wskazówki organizacyjno- programowe Walne (zwyczajne) zebrania członków OSP mające charakter sprawozdawczy należy przeprowadzić do końca pierwszego kwartału 2019 roku. Obowiązek ten wynika z Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach ( tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 210 ) oraz statutów OSP, które określają zakres kompetencji poszczególnych organów stowarzyszenia. Wiąże się on również z koniecznością zatwierdzenia sprawozdania finansowego ochotniczej straży pożarnej za rok 2018, o czym stanowią przepisy ustawy o rachunkowości, dotyczące m.in. sporządzania sprawozdań finansowych osób prawnych ( w tym większości OSP). Walne zebranie członków OSP jest najwyższą władzą organizacji, posiadającą szereg statutowych kompetencji. Do kompetencji Walnego Zebrania Członków OSP należy: - rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności OSP r., oraz sprawozdania z działalności komisji rewizyjnej OSP; - zatwierdzenie sprawozdania finansowego OSP ; - udzielenie absolutorium zarządowi OSP na wniosek komisji rewizyjnej, - uchwalenie programu działania i budżetu OSP na następny rok ; - ustalenie wysokości składki członkowskiej; - nadawanie członkostwa honorowego; - rozpatrywanie odwołań od decyzji zarządu OSP; 1 / 5

2 - podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych przekraczających zwykły zarząd; - podejmowanie uchwał o zmianach statutu i rozwiązaniu OSP; - podejmowanie uchwał w sprawach przedstawionych przez zarząd OSP. W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy również do Walnego Zebrania Członków. Zwyczajne Walne Zebranie Członków OSP zwoływane jest przez zarząd OSP, który z wyprzedzeniem minimum 7 dni powiadamia członków OSP ( zwyczajnych, honorowych, wspierających, MDP) o terminie, miejscu i porządku obrad. Powiadomienie otrzymuje również zarząd i komisja rewizyjna Oddziału Gminnego / równorzędnego i Oddziału Powiatowego ZOSP RP. Wszelkim postanowieniom Walne Zebranie nadaje charakter uchwał, które stanowią wykładnię do pracy dla zarządu, komisji rewizyjnej i druhów realizujących określone zadania. Uchwały na Walnych Zebraniach Członków OSP podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów. W przypadku braku wymaganej frekwencji zarząd OSP jest zobowiązany zwołać ponownie Walne Zebranie Sprawozdawcze Członków OSP przed upływem 14. dni. Walne Zebranie dokonuje oceny działalności stowarzyszenia w zakończonym roku i planuje, w oparciu o dokonaną ocenę działania, które będą służyć dalszemu rozwojowi OSP w roku Na podstawie sprawozdania finansowego należy przeprowadzić analizę dochodów i wydatków OSP. Warto zastanowić się, czy uzyskane dochody odzwierciedlają faktyczne możliwości OSP, czy zapewniają realizację planu zadań statutowych. Z uwagi na fakt, że działania większości OSP zabezpieczane są przede wszystkim środkami finansowymi pochodzącymi z budżetu gminy, należy dobrze przeanalizować, zwłaszcza potrzeby operacyjne, by stały się one podstawą do ubiegania się o stosowne wsparcie finansowe od władz gminy. Walne zebranie jest również odpowiednim forum do dyskusji nad istotnymi dla straży problemami i przedstawienia pomysłów na jej rozwój. Proponujemy by np. zwrócić uwagę na problematykę związaną przygotowaniem następców w szeregach naszych OSP. Od tego czy w straży pojawi się młodzież chętna do podjęcia społecznej służby zależeć będzie ciągłość działania OSP. Następców zaś najłatwiej wychować i przygotować poprzez pracę w ramach 2 / 5

3 młodzieżowej drużyny pożarniczej. Walne zabrania powinny być zatem okazją podjęcia inicjatywy utworzenia MDP, w tych OSP gdzie one jeszcze nie działają, a także przedyskutowania problemu ich rozwoju i aktywizacji tam, gdzie występują trudności w ich utrzymaniu i aktywności. Walne Zebranie członków OSP jest jednym z najważniejszych wydarzeń w OSP w roku. Należy zatem nadać mu charakter uroczysty, i zadbać by strażacy wystąpili w strojach galowych. Zebranie jest okazją do wyróżnienia zasłużonych druhów poprzez wręczenie im odznaczeń, odznak i dyplomów stanowiących wyrazy uznania za społeczną działalność. Powinni w nich uczestniczyć przedstawiciele władz samorządowych, władz oddziałów ZOSP RP oraz właściwej KP PSP. Niezwłocznie po odbyciu Sprawozdawczego Walnego Zebrania Członków OSP zarząd OSP sporządza odpowiednią dokumentację sprawozdawczą. Sprawozdawczość na potrzeby Związku OSP RP Druki na Walne Zebrania znajdują się na stronie Związku OSP RP: - Protokół walnego zebrania wypełnia się w 3 egzemplarzach, z czego 2 przekazuje się do ZOGm / równorzędnego ZOSP RP. - Sprawozdanie z działalności OSP wypełnia się w 3 egzemplarzach jest to załącznik do protokołu. - Sprawozdanie finansowe i plan finansowy OSP wypełnia się w 3 egzemplarzach jako załącznik do protokołu. - Plan działalności OSP sporządzamy w 2 egz. - Sprawozdanie z działalności komisji rewizyjnej OSP sporządza się w 1 egz. - Raport ochotniczej straży pożarnej sporządza się w 2 egzemplarzach. Jeden należy przekazać prezesowi zarządu Oddziału Gminnego /równorzędnego ZOSP RP. 3 / 5

4 UWAGA - Raport należy wprowadzić do programu System OSP w formie elektronicznej do dnia 14 kwietnia 2019 r. System OSP dostępny jest pod adresem: p.org.pl lub zakładka System OSP. Apelujemy o terminowe wprowadzanie danych. Zaznaczyć należy, że w 2018 roku na 1962 OSP, w wyznaczonym terminie, Raportów nie wprowadziło do Systemu 67 OSP. Najwięcej w powiatach : siedleckim, wołomińskim, legionowskim, nowodworskim. Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP do dnia 14 kwietnia 2019 r. powinien przekazać do zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań. Zarządy Oddziałów Powiatowych sporządzają Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań na terenie powiatu. Informacje te należy wprowadzić do Systemu OSP, podobnie jak Raporty OSP. Obowiązki OSP w zakresie sprawozdawczości finansowej. OSP, zarówno te, które prowadzą wyłącznie działalność statutową, jak i te, które prowadzą również działalność gospodarczą, są zobowiązane sporządzić sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Obowiązujący od 2017 r. wzór sprawozdania znajduje się w 4 / 5

5 załączniku nr 6 do wspomnianej ustawy. Termin sporządzenia sprawozdania finansowego za 2018r. upływa 31 marca 2019, jednak przed datą walnego zebrania członków, które oprócz zatwierdzenia sprawozdania musi podjąć uchwałę o przeznaczeniu nadwyżki finansowej na cele statutowe co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego (na podstawie art. 17 ust 1 pkt 4d. ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe należy przekazać do Urzędu Skarbowego w ciągu 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez walne zebranie członków OSP. Ponadto OSP są zobowiązane złożyć deklarację CIT 8 za 2018 r. do 31 marca 2019 r. Wyłączone z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego( wg. ustawy o rachunkowości) i jego złożenia do urzędu skarbowego są te OSP, które w 2018r. lub wcześniej złożyły w urzędzie skarbowym rezygnację z prowadzenia ksiąg rachunkowych na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Są one jednak zobowiązane tak jak wszystkie pozostałe OSP złożyć w Urzędzie Skarbowym deklarację CIT-8 za 2018r. w terminie 10 dni od daty walnego zebrania członków OSP, nie później niż 31 marca 2019 r. Warszawa, dnia 5 grudnia 2018 r. 5 / 5