ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz.

Transkrypt

1 Zakład Obsługi Urzędu Miejskiego w Koninie Znak sprawy: ZO/3/ZOUM/2019 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986) I. Zamawiający: Nazwa i adres Zamawiającego Miasto Konin reprezentowane przez: Piotra Korytkowskiego Prezydenta Miasta Konina z upoważnienia, którego działa: Grzegorz Winiecki Dyrektor Zakładu Obsługi Urzędu Miejskiego NIP: zaprasza do złożenia oferty na: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Urzędu Miejskiego w Koninie Kod CPV: Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony Oferty częściowe: brak możliwości złożenia ofert częściowych II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Koninie w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych jak również zwrotów przesyłek niedoręczonych i potwierdzeń odbioru. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów szczególnych Kodeksu postepowania cywilnego, Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania cywilnego, administracyjnego i podatkowego. Zamawiający dopuszcza wydzielenie przesyłek nadanych ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania cywilnego, administracyjnego i podatkowego do osobnego strumienia celem ich nadania u operatora wyznaczonego. Zamawiający jednak nie dopuszcza możliwości sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. Zmawiający

2 nie jest również w stanie oszacować ilości procentowej przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego, natomiast na pewno nie przekraczają one 40% wszystkich przesyłek od Zamawiającego. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: Poprzez przesyłki listowe rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000g (gabaryt A i B): -przesyłki listowe nierejestrowane (zwykłe) krajowe i zagraniczne, tj. nadane i doręczone bez pokwitowania, -przesyłki listowe rejestrowane (polecone) krajowe i zagraniczne, tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem lub potwierdzeniem odbioru, w tym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego. -przesyłki pocztowe będą kwalifikowane według rodzaju przesyłek obowiązujących u Wykonawcy. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Maksimum żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokości 20 mm lub długości 325 mm lub szerokości 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekraczać 600 mm. Szczegółowy zakres przesyłek pocztowych (rodzaje oraz szacunkowe ilości) zawiera formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Określone w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego rodzaje oraz ilości przesyłek pocztowych mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania w podanych ilościach i rodzajach. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości i rodzaje przesyłek pocztowych będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w zestawieniu. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek pocztowych nie ujętych w zestawieniu, podstawą rozliczeń z Zamawiającym będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek pocztowych cennika usług pocztowych Wykonawcy. Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w: -ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz przepisów wydanych na jej podstawie, -ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego -ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego -ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa -ustawie z dnia 10 maja 2018 r. O ochronie danych osobowych Wymagania: 1. Wykonawca zobowiązuje się do codziennego odebrania przesyłek w godzinach W przypadku niedostarczenia przesyłki Zamawiającemu w godzinach otwarcia Urzędu Miejskiego Wykonawca dostarczy w/w przesyłki w następnym dniu roboczym Zamawiającego. 3. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń. 4. Umożliwienie nadania przesyłek pocztowych do każdego wskazanego miejsca położonego na terytorium RP.

3 5. Dostarczenie przesyłek pocztowych do adresatów w kopertach i opakowaniach oryginalnych, przekazanych przez Zamawiającego, z zachowaniem jako minimum dla przedmiotu zamówienia wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych wynikających z obowiązujących przepisów prawa, tj. z Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji a dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). Na żądanie Zamawiającego dostarczenie przesyłek pocztowych do adresatów z użyciem druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dostarczonych przez Zamawiającego. 6. Dostarczenie bezpłatne Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek pocztowych krajowych. 7. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych, z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie specjalnym wynikających z w/w aktów prawnych, Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru. 8. Doręczone potwierdzenie odbioru winno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie przez pozostawienie drugiego zawiadomienia, o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka winna być zwrócona Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 9. Opłata za zwrot przesyłki nie może być wyższa niż opłata ustalona dla tej przesyłki w cenniku usług pocztowych Wykonawcy i powinna odpowiadać opłacie wynikającej z cennika Wykonawcy ujętego w formularzu ofertowym. 10. Niezmienność cen podanych w formularzu ofertowym w trakcie trwania umowy, chyba że zmiana ta wynika z przepisów prawa, 11. Rozliczania należności w formie skredytowanej na podstawie faktycznie nadanych lub zwróconych przesyłek pocztowych w okresie obrachunkowym 1 miesiąca. 12. Załączenia do faktury VAT potwierdzającej wykonanie usługi zestawienia określającego ilość i rodzaj faktycznie nadanych przesyłek pocztowych oraz zwróconych przesyłek pocztowych, a także sumę należnych Wykonawcy opłat pocztowych. 13. Zamawiający akceptuje jedynie formę płatności 14 dni od dnia otrzymania faktury za wykonane usługi. 15. Przyjmowania reklamacji Zamawiającego. Reklamacja z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14-go dnia od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 16. Przetwarzania informacji i danych pozyskanych w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2017 r. poz z póź. zmian.) oraz przepisów wydanych na jej podstawie oraz ustawą a dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000). 17. Pełnej odpowiedzialności cywilno-prawnej za będące przedmiotem zamówienia przesyłki pocztowe oraz związane z nimi informację i dane. Inne istotne informację: 1. Oferta powinna składać się z: Część A - przesyłki listowe, z podziałem na gabaryt A i B Część B - ilość zwrotów Część D - koszt usługi odbioru z siedziby Zamawiającego w wyznaczonych godzinach Szczegóły zawarte zostały w załączniku nr 2 oferty.

4 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia do składania ofert. Zamawiający niezwłocznie, jednak nie później niż na dwa dni przed upływem terminu składania ofert udzieli wyjaśnień, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia do składania ofert wpłynie nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia do składania ofert wpłynie po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiają może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie treści Zaproszenia do składania ofert. Treść zapytania wraz z wyjaśnieniami treści Zaproszenia do składania ofert, Zamawiający przekaże Wykonawcom (bez ujawniania źródła zapytania), którym przekazał Zaproszenie oraz zamieści je na stronie, na której udostępnione jest zaproszenie, tj. konin.eu/zoum w zakładce przetargi/zapytania. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. W takiej sytuacji Zamawiający powiadomi o zmianach wszystkich Wykonawców, którym przekazano Zaproszenie do składania ofert oraz zamieści stosowaną informację na stronie internetowej, na której zamieścił zaproszenie. 4. Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w ofercie winny być zaparafowane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy oraz opatrzone datą naniesienia zmian. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia do składania ofert. 5. W toku badania oferty Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Umowa zostanie zawarta wg wzoru Wykonawcy. III. Termin, miejsce oraz warunki realizacji zamówienia: 1. Usługa będzie świadczona pięć razy w tygodniu od poniedziałku do piątku 2. Umowa zostanie zawarta na od 01 lutego 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako usługi zrealizowane w zakończonym okresie rozliczeniowym tj. miesiącu kalendarzowym oraz opłaty określone w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych. 4. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania podmiotu zamówień będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem w terminie 14 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu cenowo ilościowym stanowiącym załącznik nr 2 stanowiącym formularz ofertowy. IV. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w ofercie: 1. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem niniejszego zamówienia, 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie, 3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Posiadają wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu i Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz.U. z 2017 r.poz.1481 z póź. zmian.) 2. Opis sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie oświadczenia Wykonawcy - wg załącznika nr 1.

5 3. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty: 1.Oświadczenie Wykonawcy zał. nr 1 2.Wzór umowy obowiązującej u Wykonawcy 3.Wypełniony formularz ofertowy zał. nr 2 V. Sposób przygotowania oferty: 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta winna być napisana czytelnie w języku polskim. 2. Poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę upoważnioną. 3. Oferta winna zawierać: 1) Wypełniony formularz ofertowy zał. nr. 2 2) Dokumenty wyszczególnione w pkt IV ust. 3 pkt Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 5. Pełnomocnictwo do podpisania oferty i załączników o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo podpisane przez uprawnionych przedstawicieli pozostałych Wykonawców upoważniające jednego z Wykonawców do reprezentowania pozostałych. 6. Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Pytania do Zamawiającego muszę być sformułowane na piśmie. 7. Wykonawca będzie związany z ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8. Oferta powinna być złożona w formie pisemnej. VI. Miejsce, termin i sposób złożenia ofert: 1. Pisemną ofertę należy złożyć w bezpiecznej kopercie z opisem: Oferta na: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Urzędu Miejskiego w Koninie Nie otwierać przed 18 stycznia 2019 r. godz Na kopercie należy oznaczyć Wykonawcę składającego ofertę 2. Ofertę prosimy przesłać na adres Zamawiającego: Zakład Obsługi Urzędu Miejskiego ul. Plac Wolności Konin lub osobiście pod adresem ul. Wodna 1 pok. 202 do dnia 18 stycznia 2019 r. do godziny 09:00 Oferty nadesłane pocztą lub pocztą kurierską decyduje data i godzina stempla pocztowego/data wpływu. 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18 stycznia 2019 roku o godz. 09:15 4. Oferty złożone po terminie będą zwrócone Wykonawcy bez otwierania. VII. Kryterium wyboru ofert: 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z ofert ważnych przy zastosowaniu kryterium: cena oferty, liczba placówek, wskaźnik zatrudnienia. Cena brutto (C) - 80%

6 Liczba placówek (L) 10% Wskaźnik zatrudnienia (W) - 10% Ocena kryterium C zostanie dokonana na podstawie informacji zamieszczonej w Formularzu Oferty przy zastosowaniu wzoru: C = Cmin/Cof x 100 pkt. x 80% gdzie: Cmin najniższa cena spośród złożonych ofert Cof cena w badanej ofercie Ocena kryterium L zostanie dokonana na podstawie przedstawionej informacji na temat liczby placówek usługowych w mieście Konin, jak i zastosowania następującej punktacji: - 1 placówka 3 pkt - 2 placówki 6 pkt - 3 placówki 9 pkt - 4 placówki 12 pkt - 5 placówek 15 pkt L= Lof/Lmax x100 pkt x 10% gdzie : Lof punktacja uzyskana przez ocenianą ofertę Lmax najwyższa punktacja spośród złożonych ofert Ocena kryterium W zostanie dokonana na podstawie przedstawionego wskaźnika zatrudnienia osób na umowę o prace w mieście Konin, jak i zastosowania następującej punktacji: - do 5 osób 3 pkt - od 5 do 10 osób 6 pkt - od 10 do 15 osób 9 pkt - od 15 do 20 osób 12 pkt - powyżej 20 osób 15 pkt W=Wof/Wmax x 100 pkt x 10% gdzie: Wof punktacja uzyskana przez ocenianą ofertę Wmax najwyższa punktacja spośród złożonych ofert 2. Jeżeli w niniejszym postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z powodu, iż zostały złożone oferty zawierające taka samą cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych z zastrzeżeniem, że nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowana w złożonych (pierwszych) ofertach. VIII. Badanie i ocena ofert : 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców: 1) którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz wymagań określonych przez Zamawiającego do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, 2) w przypadku wątpliwości co do treści złożonych dokumentów, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w określonym przez siebie terminie. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonych dokumentów. 3. Nieuzupełnienie przez Wykonawcę wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty z postępowania.

7 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania zamówienia oraz wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wykonania zamówienia w zakresie do wysokości posiadanych środków finansowych. IX. Informacja o wyniku postępowania: Zamawiający przekaże informację wszystkim uczestnikom postępowania niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty podając nazwę i adres firmy Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz cenę najkorzystniejszej oferty - w formie pisemnej przesyłką pocztową, em lub faxem. X. Zawarcie umowy: 1. Z Wykonawcą, który spełni wszystkie warunki zawarte w zapytaniu ofertowym i złoży najkorzystniejszą cenowo ofertę zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. 2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy Zamawiający zawrze umowę z kolejnym Wykonawcą. XI. Zamawiający może unieważnić postępowanie między innymi, gdy: 1. W postępowaniu nie złożono żadnej ważnej oferty, odpowiadającej warunkom udzielania zamówienia określonym przez Zamawiającego. 2. Cena najkorzystniejszej oferty przewyższa możliwości finansowe Zamawiającego. 3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności udzielenia zamówienia publicznego powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub jest niecelowe. 4. Postępowanie obarczone jest wadą skutkującą brakiem możliwości udzielenia zamówienia publicznego. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. XII. Osoby upoważnione do kontaktu z oferentami: 1. Mirosław Zieliński tel Załączniki: 1.Oświadczenie Wykonawcy zał. nr 1 2.Formularz ofertowy zał. nr 2 3.Klauzula RODO 4.Wzór oświadczenia