AgroElektroGaz Sp. z o.o. Budowa elektrowni biogazowej w miejscowości Drzonowo w województwie zachodniopomorskim.

Transkrypt

1 AgroElektroGaz Sp. z o.o. P-01/11 PROCEDURA PROCEDURA NR 1 obowiązująca od dnia r. AGROELEKTROGAZ Sp. z o.o. ul. Opaczewska 43, Warszawa NIP: REGON: KRS: Budowa elektrowni biogazowej w miejscowości Drzonowo w województwie zachodniopomorskim. Dotycząca trybu i zasad zawierania umów na potrzeby realizacji inwestycji pt.: Budowa elektrowni biogazowej w miejscowości Drzonowo w województwie zachodniopomorskim. Niniejszy projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Działanie 9.4 Wytwarzanie energii ze źródeł odnawialnych. Preambuła Wszelkie umowy na realizację projektu będą zawierane w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa oraz z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający prawidłową i terminową realizację zadań, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Umowy zawierane będą w trybie otwartego przetargu w formie pisemnej zgodnie z zasadą jawności i rzetelnego opisu przedmiotu oferty. Tryb i forma zawierania umów dla zadań objętych projektem gwarantować będą poszanowanie zasady równego dostępu podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich oraz przejrzystego i obiektywnego podejścia do oferty. Wybór wykonawcy oparty będzie na zasadzie wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem.

2 1 Zasady ogólne 1. Niniejsza procedura reguluje szczegółowy tryb i zasady zawierania umów związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Działanie 9.4. pn..: Budowa elektrowni biogazowej w miejscowości Drzonowo w województwie zachodniopomorskim, zwanego dalej Projektem. 2. Dla realizacji zadań objętych niniejszym projektem nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2007r., Nr 223, poz z późn. zm.), zwana dalej ustawą PZP. Spółka nie jest podmiotowo zobowiązana do stosowania przepisów ustawy PZP. Przedmiot zamówienia nie obejmuje przedmiotu wskazanego w art. 4 pkt 3 lit. e, g, h art. 5 ust.1, art a ustawy PZP, wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza kwot określonych w art. 11 ust.8 ustawy PZP. 3. Spółka zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), zwany dalej K.c., stosując tryb przetargu, o którym mowa w art K.C., z zastrzeżeniem 5. Art (37) 1. Umowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu. 2. W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków. 3. Ogłoszenie, a także warunki aukcji albo przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści. 4. Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu. Art (38) 1. Oferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać, gdy inny uczestnik aukcji (licytant) złożył ofertę korzystniejszą, chyba że w warunkach aukcji zastrzeżono inaczej. 2. Zawarcie umowy w wyniku aukcji następuje z chwilą udzielenia przybicia. 3. Jeżeli ważność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, zarówno organizator aukcji, jak i jej uczestnik, którego oferta została przyjęta, mogą dochodzić zawarcia umowy. Art (39) 1. Oferta złożona w toku przetargu przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta albo gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. 2. Organizator jest obowiązany niezwłocznie powiadomić na piśmie uczestników przetargu o jego wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru. 3. Do ustalenia chwili zawarcia umowy w drodze przetargu stosuje się przepisy dotyczące przyjęcia oferty, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. Przepis art stosuje się odpowiednio. PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 2

3 Art (40) 1. W warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium). 2. Jeżeli uczestnik aukcji albo przetargu, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator aukcji albo przetargu może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z przedmiotu zabezpieczenia. W pozostałych wypadkach zapłacone wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Jeżeli organizator aukcji albo przetargu uchyla się od zawarcia umowy, ich uczestnik, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody. Art (41) 1. Organizator oraz uczestnik aukcji albo przetargu może żądać unieważnienia zawartej umowy, jeżeli strona tej umowy, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji albo przetargu w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami. Jeżeli umowa została zawarta na cudzy rachunek, jej unieważnienia może żądać także ten, na czyj rachunek umowa została zawarta, lub dający zlecenie. 2. Uprawnienie powyższe wygasa z upływem miesiąca od dnia, w którym uprawniony dowiedział się o istnieniu przyczyny unieważnienia, nie później jednak niż z upływem roku od dnia zawarcia umowy. 2 Organy 1. Organem uprawnionym za zorganizowanie i przeprowadzanie postępowania przetargowego jest Zarząd Spółki. 2. Zarząd Spółki podejmuje wszelkie czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem przetargu, w szczególności opracowuje ogłoszenie o przetargu, dokonuje wyboru oferty, zawiera umowy z wybranymi. 3 Ogłoszenia o przetargu 1. Ogłoszenia o przetargu publikowane będą każdorazowo: a) w 2008 r. i w 2009 r. (do dnia r.) w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Spółki z uwzględnieniem zasady jawności, b) od dnia r. w prasie i miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Spółki z uwzględnieniem zasady jawności. 2. W ogłoszeniu o przetargu określony zostanie czas, miejsce, przedmiot przetargu oraz wskazany zostanie sposób udostępnienia jego warunków. Ogłoszenia o przetargu zawierać będą informacje dotyczące sposobu i miejsca udostępniania procedur wewnętrznych oraz negocjacji. Procedura wewnętrzna nr 1 dotycząca trybu i zasad zawierania umów na potrzeby realizacji inwestycji pt.: Budowa elektrowni biogazowej PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 3

4 w miejscowości Drzonowo w województwie zachodniopomorskim jest dostępna na stronie internetowej zamawiającego oraz do wglądu lub pobrania na wniosek w biurze inwestycyjnym zamawiającego pod adresem: Drzonowo 50, Drzonowo, od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00-15: Ogłoszenie o przetargu zawierać będzie opis przedmiotu zamówienia, który nie będzie faworyzować konkretnych wykonawców. 4. W ogłoszeniu o przetargu wskazana zostanie adres oraz numer telefonu, pod którym wykonawca będzie mógł zgłosić wniosek o udostępnienie mu warunków przetargu oraz podana zostanie opłata za udostępnienie materiałów przetargowych. 5. Dopuszcza się udostępnienie potencjalnym wykonawcom, po uprzednim zgłoszeniu przez nich żądania, warunków przetargu w formie elektronicznej lub pocztą. 6. Wszelka dokumentacja związana z postępowaniem o udzielenie zamówienia, w tym wymagania ofertowe (SIWZ), oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje prowadzona jest w języku polskim w formie pisemnej. Zamawiający dopuszcza następujące formy komunikacji z Oferentami: a) drogą elektroniczną na adres: pszwarc@agroelektrogaz.pl lub mkowalska@agroelektrogaz.pl b) korespondencyjnie na adres biura inwestycyjnego Zamawiającego: AgroElektroGaz Sp. z o.o. Drzonowo 50, Drzonowo 7. Przekazywanie dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia, w tym wymagań ofertowych (SIWZ), oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji pomiędzy Zamawiającym a Oferentami drogą elektroniczną lub korespondencyjnie wymaga potwierdzenia odbioru. Wszelka korespondencja związana z niniejszym postępowaniem winna zawierać nazwę zamówienia lub znak sprawy nadany przez Zamawiającego w ogłoszeniu o przetargu i warunkach zamówienia (SIWZ). 8. Wymagania ofertowe (SIWZ) będą przekazywane Oferentom niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych licząc od dnia wpływu wniosku o ich udostępnienie. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o udzielenie wyjaśnień treści PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 4

5 wymagań ofertowych (SIWZ). Zamawiający obowiązany jest udzielić odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż 5 dni roboczych licząc od dnia wpływu wniosku. Wnioski dotyczące wyjaśnień treści wymagań ofertowych winny wpłynąć najpóźniej na 5 dni roboczych licząc do dnia terminu wpływu składania ofert. Jeżeli wniosek wpłynął po tym terminie lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. 9. Treść zapytań oraz udzielone na nie odpowiedzi, Zamawiający przekazuje Oferentom, którym przekazano wymagania ofertowe (SIWZ), bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszcza je na stronie internetowej, na której zamieszczono wymagania ofertowe (SIWZ). 10. Spółka AgroElektroGaz Sp. z o.o. jako podmiot ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do: a) wyboru oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami, b) odwołania lub zmiany warunków przetargu, w tym zmiany treści ogłoszenia bez podania przyczyn, z zastrzeżeniem 6 pkt 3. 4 Składanie oferty 1. Ogłoszenie o przetargu wyznaczać będzie termin na składnie ofert. Termin pomiędzy publikacją ogłoszenia na składanie ofert a otwarciem ofert nie będzie krótszy niż 40 dni od dnia jego publikacji. Umożliwi to potencjalnym wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowaniem oraz złożeniem oferty. 2. Oferty doręczone po wskazanym w ogłoszeniu terminie zostaną odrzucone. Za dzień złożenia oferty uważa się dzień, w którym oferta zostanie złożona w miejscu wskazanym w ogłoszeniu o przetargu. 3. Oferty winny być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta. Oferty nie podpisane lub podpisane niezgodnie z zasadą reprezentacji zostaną odrzucone. 4. Składane oferty winny znajdować się w zaklejonych kopertach opatrzonych pisemną informacją o przedmiocie przetargu. Oferty złożone w inny sposób zostaną odrzucone. PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 5

6 5 Procedura z negocjacjami 1. W przypadku realizacji dostaw lub usług o wartości zamówienia powyżej EURO, oraz realizacji robót budowlanych o wartości zamówienia powyżej EURO, Spółka zobowiązuje się do zebrania i porównania co najmniej trzech ofert, ważnych na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia, o ile na rynku działa trzech potencjalnych dostawców środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych lub robót budowlanych związanych z realizacją projektu. 2. Spółka zastrzega sobie prawo prowadzenia negocjacji z wykonawcami składającymi oferty, o ile w ogłoszeniu zamieszczona zostanie stosowna informacja o uwzględnianiu etapu negocjacji w procesie wyboru wykonawcy. Spółka zastrzega, iż ewentualne negocjacje z potencjalnymi wykonawcami trwać będą nie dłużej niż 15 dni roboczych liczonych od dnia wyznaczonego na jako termin składania ofert. 6 Wybór oferty 1. Zamawiający przed wszczęciem postępowania ofertowego będzie szacował wartość zamówienia na podstawie własnej analizy wartości nakładów niezbędnych do realizacji zamówienia. Proces szacowania wartości zamówienia będzie dokumentowany w formie protokołów Członków Komisji Przetargowej. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia będzie całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 3. Po upływie terminu do składania ofert wyznaczonego w ogłoszeniu o przetargu, Zarząd Spółki przystąpi niezwłocznie do wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór wykonawcy zostanie dokonany w oparciu o ustalone w wymaganiach ofertowych kryteria wyboru. 4. Po dokonaniu wyboru wykonawcy sporządzony zostanie pisemny protokół dotyczący wyboru oferty wraz z pisemnym uzasadnieniem dokonanego wyboru. O wyniku przetargu Spółka niezwłocznie powiadomi na piśmie uczestników przetargu. 5. W przypadku, jeżeli po upływie wyznaczonego terminu do składania ofert dojdzie do zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru, Spółka zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o tym na piśmie uczestników przetargu wraz z uzasadnieniem zamknięcia przetargu. 6. Przez zawiadomienie uczestników przetargu rozumie się wysłanie listami poleconymi zawiadomienia o jego wyniku lub o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru. PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 6

7 7. Spółka zobowiązuje się do wyłączenia z przetargu osób, w stosunku do których zachodzić będą przesłanki wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy PZP, co zagwarantuje poszanowanie zasady przejrzystego i obiektywnego podejścia do przetargu. Wszystkie osoby biorące udział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania po stronie zamawiającego zostaną zobligowane do złożenia pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 ustawy PZP. Art Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 8. Dokumentacja przetargowa przechowywana będzie w biurze inwestycyjnym Spółki w Drzonowie 50, Drzonowo. Odpowiedzialność za właściwe przechowywanie dokumentacji oraz jej archiwizację spoczywa na: Magdalenie Kowalskiej, Dyrektorze ds. Administracji/Logistyki i Handlu. Zawarcie umowy 1. Umowy z wykonawcami zawierane będą w formie pisemnej Podpisanie umowy z wybranymi wykonawcami nastąpi niezwłocznie po każdorazowym dokonaniu wyboru wykonawcy i zawiadomieniu uczestników o jego wyniku. 3. Wszelkie wydatki w ramach projektu będą ponoszone z uwzględnieniem "Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ", w tym w szczególności z uwzględnieniem zapisów podrozdziału ww. Wytycznych. PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 7

8 8 Dokumentacja 1. Spółka zobowiązuje się do przechowywania pełnej dokumentacji związanej z zawarciem umów z wykonawcami, w tym kopii ofert, które nie zostały wybrane oraz wysłanych wymagań ofertowych przez okres 3 lat od zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, jednak nie krócej niż 10 lat od otrzymania pomocy publicznej. 2. Procedury dotyczące stosowania trybu przetargu będą udostępniane każdorazowo na wezwanie potencjalnego wykonawcy. 3. Procedury dotyczące stosowania trybu przetargu przechowywane są w biurze inwestycyjnym AgroElektroGaz Sp. z o.o. Drzonowo 50, Drzonowo 9 Postępowania końcowe 1. Tryb i zasady zawierania umów wdrożone na potrzeby realizacji projektu oraz wewnętrzne procedury zawierania umów właściwe dla Spółki zostały zatwierdzone do stosowania przez Zarząd Spółki. PROCEDURA P-01/11 Wydanie: v-1.0 Zawiera stron: 8 Strona: 8