REGULAMIN DLA ORGANIZATORÓW SPOTKAŃ FESTIWALOWYCH XXIII FESTIWALU NAUKI

Transkrypt

1 REGULAMIN DLA ORGANIZATORÓW SPOTKAŃ FESTIWALOWYCH XXIII FESTIWALU NAUKI I. TERMIN XXIII Festiwal Nauki odbywać się będzie: od 20 września (piątek) do 29 września (niedziela) 2019 r. II. WARUNKI ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA 1. Warunkiem zgłoszenia uczestnictwa Państwa Instytucji w Festiwalu Nauki jest wypełnienie i przesłanie do dnia 12 kwietnia 2019 r. zwykłą pocztą lub skanem podpisanej Deklaracji uczestnictwa na adres: festiwal@uw.edu.pl Festiwal Nauki Uniwersytet Warszawski Al. Żwirki i Wigury Warszawa 2. Instytucja, która nie jest uczelnią akademicką, instytutem PAN, instytucją naukową, muzeum lub stowarzyszeniem naukowym, jest zobowiązana do dołączenia rekomendacji z uczelni akademickiej lub instytucji badawczej oraz podpisania umowy z festiwalem. Przyjęcie zgłoszenia takich instytucji indywidualnie zatwierdza Rada Programowa. 3. Spotkania Festiwalu Nauki organizowane są przez specjalistów w danej dziedzinie. Tematyka spotkań przygotowywanych przez daną instytucję musi być związana z prowadzonymi przez nią badaniami i działalnością naukową lub edukacyjną. 4. Sekretariat Organizacyjny FN zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia imprezy, która nie mieści się w profilu tegorocznego Festiwalu lub w zasadach organizacyjnych lub w poprzednim roku instytucja nie wywiązała się w terminie z zobowiązań. III. HARMONOGRAM DZIAŁAŃ 27 lutego 2019 godz. 14:00 - spotkanie organizacyjne koordynatorów, przygotowanie do Festiwalu. do 12 kwietnia (piątek) - przesłanie zwykłą pocztą lub skanem na adres Sekretariatu FN Deklaracji uczestnictwa podpisanej przez Dyrektora placówki oraz Koordynatora. od 6 maja (poniedziałek) do 10 czerwca do północy (poniedziałek) wprowadzenie spotkań i lekcji festiwalowych do systemu internetowego FN. do 10 czerwca (poniedziałek) przesłanie drogą mailową wniosku o dofinansowanie imprez, w przypadku nieubiegania się o dofinansowanie także tę informację należy przesłać do Sekretariatu FN. 24 czerwca (poniedziałek) - przekazanie mailowo koordynatorom pierwszej wersji programu XXII FN przez Sekretariat. 24 czerwca (poniedziałek) do 1 lipca (poniedziałek) - akceptacja przesłanego programu ( w razie potrzeby przesłanie korekty). 9 sierpnia (piątek) - ostatni dzień na zgłoszenie zmian w programie, które wynikły z przyczyn technicznych.

2 wrzesień 2019 spotkanie organizacyjne koordynatorów, wydawanie materiałów promocyjnych, spotkanie szkoleniowe w zakresie finansów dla nowych koordynatorów. 18 października (piątek) - rozliczenia Instytucji oraz przyznanego dofinansowania dostarczając do Sekretariatu FN: - notę księgową ( lub fakturę) - formularze dot. rozliczenia spotkań festiwalowych i lekcji festiwalowych - oświadczenie o wkładzie własnym Instytucji (przysyła każda instytucja) - ankietę o liczbie uczestników na organizowanych przez siebie spotkaniach (przysyła każda instytucja). IV. TYPY SPOTKAŃ Planujemy zorganizować: 1. główne debaty festiwalowe (tematy proponuje Rada Programowa) 2. tematy przewodnie (tematy proponuje Rada Programowa) 3. patroni medialni (tematy proponują patroni medialni) 4. spotkania całodzienne 5. spotkania dla dzieci i młodzieży 6. wieczór z nauką 7. spotkania klubowe 8. spotkania weekendowe 9. lekcje festiwalowe (dla szkół podstawowych, oddziałów gimnazjalnych oraz szkół średnich) 10. wystawy Ad 1. Główne debaty festiwalowe Termin 20 września zarezerwowany jest dla debaty głównej organizowanej przez Sekretariat FN i uroczystego otwarcia XXIII Festiwalu Nauki w tym terminie nie mogą być organizowane inne imprezy FN. Wszystkie debaty główne organizowane są przez Sekretariat FN. Ad 2. Tematy przewodnie Tematy przewodnie zostały ustalone na zebraniu Rady Programowej w styczniu 2019 i przekazane podczas zebrania koordynatorów w lutym 2019: Innowacje (da Vinci) spotkania związane z innowacjami i/lub postacią da Vinciego Najnowsza historia Polski spotkania związane z historią od II wojny światowej Matematyka spotkania matematyczne, ale także o matematyce Każda instytucja będzie mogła dołączyć swoje spotkanie do danego cyklu, jeśli jego temat będzie związany z tematem przewodnim. Ad 3. Patroni medialni Spotkania organizowane przez patronów medialnych FN w porozumieniu z Sekretariatem FN. Ad 4. Spotkania całodzienne Typ spotkań dla dużych imprez, na które uczestnik może przyjść o dowolnej godzinie trwania imprezy. Spotkania mogą odbywać się wyłącznie w weekendy oraz od godz. 9-tej. Ad 5. Spotkania dla dzieci i młodzieży Spotkania dla dzieci do lat 8 lub dla dzieci i młodzieży do lat 15. Spotkania mogą odbywać się wyłącznie w weekendy oraz od godz. 9-tej.

3 Ad 6. Wieczór z nauką W piątek (27.09) od godz. 18-ej planujemy wieczorne imprezy pod wspólnym tytułem Wieczór z nauką ma to być wieczór mniej formalnych spotkań festiwalowych, rozmów z naukowcami, połączonych np. z wizytą w ich pracowniach. Ad 7. Spotkania klubowe Mogą odbywać się wyłącznie: 1. od poniedziałku (23.09) do piątku (27.09) od godz. 15-tej. Ad 8. Spotkania weekendowe Odbywać się będą w weekendy oraz od godz. 9-tej. Ad 9. Lekcje festiwalowe 1. Odbywać się będą od poniedziałku (23.09) do piątku (27.09), rozpoczęcie lekcji w godzinach Lekcje festiwalowe przeznaczone są dla zorganizowanych grup szkolnych, które zarejestrują się przez system na stronie festiwalnauki.edu.pl. 3. W każdej lekcji festiwalowej może uczestniczyć tylko jedna klasa (ok. 30 os). 4.W wykładach dla szkół średnich mogą uczestniczyć co najmniej dwie klasy. Liczba klas zależy od wielkości sali o liczbie decyduje koordynator. 5. Zapisy na lekcje festiwalowe prowadzi wyłącznie Sekretariat FN za pośrednictwem platformy internetowej. Instytucje nie mogą samodzielnie zapisywać klasy na swoje zajęcia. 6. Sekretariat Organizacyjny FN zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia szkół, które w roku ubiegłym nie pojawiły się na zamówionych lekcjach lub odwołały w czasie krótszym niż 48h (nie licząc weekendów). Ad 10. Wystawy Mogą zaczynać się przed i kończyć po Są oddzielnym bytem i mogą zostać powiązane ze spotkaniami lub lekcjami, podczas których można będzie obejrzeć wystawę. V. FINANSOWANIE 1. Do 10 czerwca należy przesłać do Sekretariatu FN wniosek o dofinansowanie imprez, w przypadku nieubiegania się o dofinansowanie także tę informację należy przesłać do Sekretariatu FN. 2. Po otrzymaniu informacji o wysokości dotacji z MNiSW (głównego sponsora FN) Sekretariat, na podstawie przesłanych wniosków rozdzieli dofinansowania na poszczególne instytucje. 3. Informację o wysokości dofinansowania Sekretariat niezwłocznie prześle mailem do Koordynatora, a na jego prośbę przygotuje także zaświadczenie w formie pisemnej. 4. Wszyscy organizatorzy imprez do 18 października zobowiązani są przesłać do Sekretariatu FN: - oświadczenie o wkładzie własnym Instytucji - ankietę o liczbie uczestników na organizowanych przez siebie spotkaniach W przypadku otrzymania dofinansowania także:

4 -formularz dotyczący rozliczenia spotkań festiwalowych - notę księgową (lub fakturę) Formularze niezbędne do rozliczenia są do pobrania ze strony FN 5. Przyznane dofinansowanie może być wykorzystane na: - materiały i usługi niezbędne do przeprowadzenie spotkań i lekcji festiwalowych - na materiały reklamowe dla uczestników FN (po uprzednim ustaleniu z Sekretariatem FN). Na materiałach tych musi znajdować się logo Festiwalu UWAGA: Z przyznanego przez Sekretariat FN dofinansowania nie można pokrywać kosztów umów za prowadzenie spotkań i lekcji festiwalowych. 6. Z przyznanego dofinansowania nie można pokryć: - kosztów transportu (taksówki, bilety PKP) - kosztów zakwaterowania - wyżywienia Jeżeli zachodzi tego typu przypadek należy uzgodnić pokrycie tego typu kosztów z Sekretariatem FN 1. Administrator danych VI. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH Administratorem, czyli podmiotem decydującym, o tym jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe jest, Uniwersytet Warszawski reprezentowany przez Rektora z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, Warszawa. Może się Pani/Pan z nami skontaktować wysyłając maila na adres: sekretariat.festiwal@uw.edu.pl 2. Inspektor Ochrony Danych Rektor Uniwersytetu Warszawskiego wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym może się Pani/Pan kontaktować w sprawach dotyczących swoich danych osobowych. Z Inspektorem można się skontaktować wysyłając maila na adres: iod@adm.uw.edu.pl 3. Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania Za Pani/Pana zgodą przetwarzamy dane w celu organizowania i propagowania Festiwalu Nauki w Warszawie. Zgodę na przetwarzanie można cofnąć wysyłając wiadomość na adres festiwal@uw.edu.pl 4. Okres przechowywania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu kiedy Pani/Pan zrezygnuje z otrzymywania wiadomości poprzez wysłanie maila pod adres festiwal@uw.edu.pl. 5. Odbiorcy danych Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa. 7. Prawa związane z przetwarzaniem Gwarantujemy spełnienie wszystkich Pani/Pana praw wynikających z RODO tj. prawo dostępu do danych i ich sprostowania oraz prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do sprzeciwu.

5 8. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania danych Podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku ich niepodania nie będą mogli Państwo być koordynatorem jednostki współorganizującej z Festiwalem Nauki w Warszawie. 9. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych Gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. VII. KONTAKT Wszystkich Państwa, którzy będą mieć jakiekolwiek pytania dotyczące tegorocznego Festiwalu Nauki, prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy z Sekretariatem Festiwalu Nauki: tel. (22) mail: festiwal@uw.edu.pl sekretariat.festiwal@uw.edu.pl