Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Transkrypt

1 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zwana dalej Umową, zawarta w dnia r., pomiędzy: Gminą Miasta Tychy, al. Niepodległości 49, Tychy, reprezentowaną przez.. Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychach, ul. Budowlanych 59, Tychy Panią., zwaną dalej Procesorem a., zwanym dalej Subprocesorem, zwanymi łącznie Stronami. Mając na uwadze, iż Strony łączy Umowa nr. z dnia r., przedmiotem której jest Świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób powyżej 60 roku życia, mieszkańców miasta Tychy - uczestników projektu: Po ludzku, po sąsiedzku, u siebie, zwana dalej Umową główną, w trakcie wykonywania której przetwarzane są dane osobowe. Strony zgodnie postanowiły, co następuje: 1 Oświadczenia i obowiązki Stron 1. Strony oświadczają, że niniejsza Umowa została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego dalej RODO, w związku z zawarciem Umowy głównej. 2. Procesor oświadcza, że spełnia warunki legalności przetwarzania danych osobowych, jak również, że jest uprawniony do powierzenia danych osobowych. 3. Administratorem danych osobowych uczestników projektu Po ludzku, po sąsiedzku, u siebie jest Zarząd Województwa Śląskiego, z siedzibą przy ul. Ligonia 46, Katowice, który w dniu.2018r. udzielił Procesorowi szczegółowej, pisemnej zgody na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu Po ludzku, po sąsiedzku, u siebie w celu realizacji umowy głównej zawartej pomiędzy Procesorem a Subprocesorem. Administrator dysponuje uprawnieniami wynikającymi z niniejszej umowy, które przysługują Procesorowi. 4. Subprocesor oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, umożliwiającymi mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy, spełnienie wymogów RODO oraz gwarantuje ochronę praw osób, których dane dotyczą. 5. Subprocesor na potwierdzenie gwarancji, o których mowa w ust. 4 przekazał Procesorowi opis wdrożonych mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, stanowiący załącznik nr Procesor zobowiązuje Subprocesora do wprowadzenia odpowiednich dokumentów regulujących zasady ochrony danych osobowych i zobowiązuje go do ich stosowania, w tym klauzuli informacyjnej zgodnej z art RODO. 7. Procesor zobowiązuje Subprocesora do przeprowadzenia co najmniej jednego szkolenia pracowników zaangażowanych w realizację projektu, w zakresie przetwarzania danych osobowych, przed ich przystąpieniem do realizacji projektu. 8. Procesor zobowiązuje Subprocesora do poinformowania powierzającego o fakcie powołania inspektora ochrony danych osobowych i przekazania jego danych kontaktowych (jeśli dotyczy). 9. Procesor zobowiązuje Subprocesora do okresowych (nie rzadziej niż raz na pół roku) przeglądów obowiązujących procedur w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności w kontekście ich adekwatności do zidentyfikowanego ryzyka oraz faktu przestrzegania ich przez wszystkie osoby zaangażowane. Z czynności niniejszej należy sporządzić pisemny raport. 10. Procesor zobowiązuje Subprocesora do przetwarzania danych osobowych wyłącznie przy użyciu sprzętu wyposażonego w oprogramowanie antywirusowe.

2 11. Procesor zobowiązuje Subprocesora do przenoszenia danych osobowych wyłącznie na zabezpieczonych nośnikach. 12. Procesor zobowiązuje Subprocesora do wydawania i odwoływania imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych i przechowywania ich w swojej siedzibie. 2 Przedmiot Umowy oraz zakres, charakter i cel przetwarzania danych osobowych 1. Procesor w trybie art. 28 ust 3 RODO powierza Subprocesorowi dane osobowe, a Subprocesor zobowiązuje się do zgodnego z prawem i niniejszą Umową ich przetwarzania, w celu realizacji Umowy głównej. 2. Zakres powierzonych do przetwarzania danych osobowych określono w załączniku nr 2 do niniejszej Umowy pn. Zakres danych osobowych uczestników projektu. 3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w formie. 4. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji projektu Po ludzku, po sąsiedzku, u siebie. 3 Zasady przetwarzania danych osobowych 1. Subprocesor może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w 2 niniejszej Umowy. 2. Subprocesor zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z udokumentowanym poleceniem Procesora, zawartym w Umowie, Umowie głównej lub w innym dokumencie wydanym przez Procesora, co dotyczy także przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 3. Subprocesor informuje Procesora przed podjęciem przetwarzania polegającego na przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej jeśli wynika ono z obowiązku nałożonego na niego przez przepisy prawa Unii lub prawa krajowego, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; 4. Przy przetwarzaniu danych osobowych, Subprocesor powinien przestrzegać zasad wskazanych w niniejszej Umowie oraz RODO. 5. Subprocesor podejmuje środki zabezpieczające dane osobowe, w szczególności obowiązany jest: a) wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie powierzonych danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą, w tym środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania, o którym mowa w art. 32 RODO a przede wszystkim powinien zabezpieczyć dane przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych; b) współdziałać z Procesorem w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art RODO, w szczególności Subprocesor zobowiązuje się przekazywać Procesorowi informacje dotyczące stosowanych środków zabezpieczania danych osobowych, c) współdziałać z Procesorem w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych: I. niezwłocznie informować Procesora o podejrzeniach lub stwierdzonych przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych, nie później niż w 24 godziny od powzięcia takiej informacji, II. współpracować przy ocenie naruszenia i ewentualnym zawiadamianiu o tym organu nadzorczego lub osób, których dane osobowe dotyczą, III. przekazywać informacje niezbędne Procesorowi do przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania uprzednich konsultacji z organem nadzorczym i wdrożenia zaleceń organu,

3 IV. umożliwiać Procesorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informować Procesora o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia, przy czym powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Procesorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzorczego. d) współdziałać z Procesorem w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO; e) niezwłocznie informować Procesora, jeżeli zdaniem Subprocesora wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych osobowych; f) stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez krajowy organ nadzorczy lub Europejską Radę Ochrony Danych, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO; g) dopuszczać do przetwarzania danych osobowych, w szczególności do urządzeń w ramach których dane osobowe są przetwarzane, wyłącznie osoby działające z jego upoważnienia, w zakresie wydanych przez Procesora udokumentowanych poleceń i przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych; h) zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tych danych oraz sposobów ich zabezpieczeń w tajemnicy, lub zapewnić by osoby podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, przy czym obowiązek zachowania tajemnicy istnieje również po realizacji Umowy lub ustaniu zatrudnienia u Subprocesora; i) prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Procesora, o którym mowa w art. 30 RODO, o ile dotyczy. 6. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego, tj. w terminie umożliwiającym udział Procesora i/lub Podprocesora w czynnościach kontrolnych, poinformowania Procesora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych przez Subprocesora, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych osobowych, skierowanej do Subprocesora, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Subprocesora prowadzonych przez organ nadzorczy w zakresie danych osobowych. 7. W przypadku rozwiązania Umowy lub Umowy głównej Subprocesor zobowiązany jest zależnie od decyzji Procesora, do usunięcia lub zwrócenia Procesorowi wszelkich danych osobowych oraz do usunięcia wszelkich ich istniejących kopii i potwierdzenia tego faktu odpowiednim protokołem, który zostanie przekazany Procesorowi nie później niż w terminie 14 dni od dnia rozwiązania Umowy lub Umowy głównej, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych. 8. Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, Subprocesor ma obowiązek zastosować się do wymogów, o których mowa w art. 25 ust. 1 RODO i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Procesora o planowanych zmianach w taki sposób i terminach, aby zapewnić Procesorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Subprocesora zmiany w opinii Procesora grożą uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa danych osobowych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania danych osobowych przez Subprocesora. 4 Warunki dalszego powierzania przetwarzania 1. Procesor umocowuje Subprocesora do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, w imieniu i na rzecz Procesora podmiotom świadczącym usługi na rzecz Subprocesora w związku z realizacją umowy głównej. Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom, o których mowa w zdaniu pierwszym, odbywa się na podstawie umów zawieranych na piśmie.

4 2. Subprocesor umocowuje podwykonawców do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, w imieniu i na rzecz Procesora kolejnym podmiotom świadczącym usługi na rzecz podwykonawców w związku z realizacją niniejszego projektu. Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom, o których mowa w zdaniu pierwszym (na wszystkich poziomach podzlecania), odbywa się na podstawie umów zawieranych na piśmie, zapisy ust. 4 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio. Subprocesor zobowiązany jest do informowania Procesora o każdym przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych, zarówno przez Subprocesora, jak i przez jego dalszych podwykonawców na każdym poziomie podzlecania, zakresie powierzonych danych oraz podmiocie przetwarzającym dane. 3. Umowy, o których mowa w ust. 1 oraz ust. 2 zawierają zapisy analogiczne do zapisów niniejszego paragrafu i mogą być zawierane pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez Administratora w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia do Administratora informacji od Procesora o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych przez Subprocesora. Subprocesor zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Procesora o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych. Subprocesor może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi przetwarzającemu dopiero po otrzymaniu pisemnej zgody Procesora. Przetwarzający dane osobowe jest zobowiązany do każdorazowego dostosowania zakresu danych osobowych powierzanych do przetwarzania, przy czym zakres nie może być szerszy niż zakres określony 2 ust W przypadku podpowierzenia przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi przetwarzającemu, Subprocesor nałoży na taki podmiot te same obowiązki ochrony danych jak przewidziane w niniejszej umowie w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO i niniejszej Umowy. Subprocesor przekazuje wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych wszystkim podwykonawcom w ramach projektu (na wszystkich poziomach podzlecania) oraz zobowiązuje wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe uczestników projektu do przestrzegania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych w tym zakresie. 5. Procesor gromadzi umowy dotyczące każdego powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach projektu, w tym dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych przez podwykonawców kolejnym podmiotom. 6. Procesor zobowiązuje Subprocesora do takiego formułowania umów, o których mowa w ust. 1 i ust. 2, by podmioty te były zobowiązane do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. 5 Prawo kontroli 1. Procesor zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) RODO ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Subprocesora przy przetwarzaniu danych osobowych i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy. 2. Subprocesor zobowiązany jest umożliwiać Procesorowi lub wskazanej przez Procesora osobie trzeciej, dokonania audytów lub inspekcji, aby potwierdzić, iż przetwarzanie toczy się zgodnie z prawem oraz niniejszą Umową, a także wykonać wynikające z nich zalecenia, aby zapewnić zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych powierzonych Subprocesorowi. 3. Procesor realizować będzie prawo audytu lub inspekcji w godzinach pracy Subprocesora. 4. Subprocesor zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas audytu lub inspekcji w terminie wskazanym przez Procesora. 5. Subprocesor udostępnia Procesorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

5 6 Odpowiedzialność Stron 1. Subprocesor jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym. 2. Subprocesor odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub brakiem zastosowania właściwych środków bezpieczeństwa. 3. Subprocesor odpowiada za szkody, jakie powstaną u Procesora/Administratora lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z RODO lub niniejszą Umową przetwarzaniem danych osobowych przez Subprocesora, w szczególności w sytuacji zapłaty odszkodowania przez Procesora/Administratora na podstawie art. 82 RODO. 4. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Subprocesora niniejszej Umowy, Subprocesor zobowiązuje się do zapłaty kary umownej, o której mowa w 12 ust. 3 umowy głównej, tj. kwoty w wysokości do 10 % należności za usługi za dany miesiąc. W przypadku jeżeli kara umowna, określona wyżej, nie pokryje całości szkody, Procesor ma prawo dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, a Subrocesor zobowiązuje się do zapłaty odszkodowania. 7 Wynagrodzenie Wykonanie przedmiotu niniejszej Umowy przez Subprocesora nie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami dla Procesora, ponad koszty przewidziane w Umowie głównej. 8 Zasady zachowania poufności 1. Subprocesor zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Procesora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej ( dane poufne ). 2. Subprocesor oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Procesora w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy. 9 Rozwiązanie umowy 1. Procesor może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Subprocesor: a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie; b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową; c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych. 2. Umowa zostanie rozwiązana także w przypadku rozwiązania umowy głównej, z zachowaniem trybu rozwiązania umowy głównej.

6 10 Postanowienia końcowe 1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania i zostaje zawarta na czas obowiązywania oraz wykonania wszelkich zobowiązań wynikających z Umowy głównej. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a Umowy głównej, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy. Oznacza to także, że kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych pomiędzy Procesorem a Subprocesorem należy regulować poprzez zmiany niniejszej Umowy. 3. Integralną część umowy stanowi załącznik nr 1 oraz załącznik nr 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy RODO oraz przepisy krajowe. 4. Spory związane z wykonywaniem niniejszej Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Procesora. 5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron... Procesor.. Subprocesor

7 Załącznik nr 1 do Umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych Zgodnie z 1 ust. 4 Umowy, oświadczam, iż dysponuję środkami technicznymi i organizacyjnymi, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, które umożliwiają mi prawidłowe wykonanie Umowy, spełnienie wymogów RODO oraz gwarantują ochronę praw osób, których dane dotyczą, w tym w szczególności: zapewnienie odpowiednich systemów informatycznych zapewniających bezpieczeństwo danych takich jak min. zabezpieczenie dostępu do urządzeń, systemów operacyjnych i baz danych hasłami; stosowanie mechanizmów wymuszających zmianę haseł; stosowanie programów chroniących przed szkodliwym oprogramowaniem (tzw. antywirusy), zabezpieczenie pomieszczeń oraz dostępu do danych osobowych, opracowanie polityki bezpieczeństwa danych osobowych, ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, ewidencja obszaru przetwarzania danych, ewidencja uprawnień w systemach informatycznych, powołanie inspektora ochrony danych, zapewnienie spełniania wymagań prawnych przewidzianych w ustawie o ochronie danych osobowych, przeszkolenie personelu w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zobowiązanie pracowników do zachowania poufności posiadanych informacji. Subprocesor: 2018r. (data i podpis)

8 Załącznik nr 2 do Umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych Zakres danych osobowych uczestników projektu Dane uczestników projektów RPO WSL a) nazwiska i imiona b) adres zamieszkania lub pobytu c) PESEL d) miejsce pracy e) zawód f) wykształcenie g) numer telefonu h) wiek i) adres j) informacja o bezdomności k) sytuacja społeczna i rodzinna l) migrant m) pochodzenie etniczne n) stan zdrowia Dane uczestnika Dane kontaktowe uczestnika Szczegóły i rodzaj wsparcia 1 Imię 2 Nazwisko 3 PESEL 4 Kraj 5 Rodzaj uczestnika 6 Nazwa Instytucji 7 Płeć 8 Data urodzenia 9 Wiek w chwili przystąpienia do projektu 10 Wykształcenie 11 Kraj 12 Województwo 13 Powiat 14 Gmina 15 Miejscowość 16 Ulica 17 Nr budynku 18 Nr lokalu 19 Kod pocztowy 20 Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA) 21 Telefon kontaktowy 22 Adres 23 Data rozpoczęcia udziału w projekcie 24 Data zakończenia udziału w projekcie 25 Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu 26 Planowana data zakończenia edukacji w placówce edukacyjnej, w której skorzystano ze wsparcia

9 Status uczestnika projektu w chwili przystąpienia do projektu 27 Wykonywany zawód 28 Zatrudniony w 29 Sytuacja (1) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie 30 Sytuacja (2) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie 31 Inne rezultaty dotyczące osób młodych 32 Zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa 33 Rodzaj przyznanego wsparcia 34 Data rozpoczęcia udziału we wsparciu 35 Data zakończenia udziału we wsparciu 36 Data założenia działalności gospodarczej 37 Kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej 38 PKD założonej działalności gospodarczej Osoba należąca do mniejszości narodowej lub etnicznej, migrant, osoba 39 obcego pochodzenia 40 Osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań 41 Osoba z niepełnosprawnościami 42 Osoba o innej niekorzystnej sytuacji społecznej 43 Przynależność do grupy docelowej zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Operacyjnego Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego / Zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie projektu 04