Poradnik minimalizacji ryzyka

Transkrypt

1 Czy kiedy podpisujesz bardzo ważna umowę z kontrahentem jesteś pewien, że można mu zaufać? Z nierzetelnym lub niewypłacalnym klientem zetknęła się chyba każda działająca na polskim rynku firma. Pamiętaj, że bardzo wiele zależy od Ciebie. Korzystając z dostępnych możliwości jesteś w stanie zminimalizować ryzyko zawarcia transakcji z nierzetelnym kontrahentem. I. SPRAWDŹ DOSTĘPNE INFORMACJE Mogą dać Ci pełniejszy obraz sytuacji. KRS I EDG: Najlepiej zacząć od Krajowego Rejestru Sądowego stanowi on ogólnopolską bazę danych o podmiotach uczestniczących w obrocie gospodarczym i pełni rolę informacyjną. Tutaj znajdziemy informacje o danych finansowych, które dla oceny rzetelności kontrahenta są najistotniejsze. W KRS rejestrowane są wszystkie podmioty mające przymiot przedsiębiorcy poza osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Te ostatnie figurują w Ewidencji Działalności Gospodarczej prowadzonej odrębnie dla każdego miasta lub gminy. Czego możemy się dowiedzieć z odpisu z KRS i z Ewidencji Działalności Gospodarczej? W Dziale I rejestru znajdziemy informacje o wysokości kapitału zakładowego, a jeżeli został wniesiony w formie niepieniężnej zaznaczenie tej okoliczności. W dziale tym podaje się również dane wspólników, partnerów, udziałowców itp. W Dziale II są podane przede wszystkim dane o osobach lub organie uprawnionym do reprezentacji podmiotu i sposobie reprezentacji (np.: dane członków zarządu spółki z o.o. ze wskazaniem, że do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu uprawnieni są dwaj członkowie zarządu działający łącznie). Informacje tutaj zawarte są o tyle istotne, że umowa zawarta przez osoby działające w imieniu kontrahenta z naruszeniem zasad reprezentacji będzie nieważna. W Dziale III wskazuje się m.in. przedmiot działalności gospodarczej, informacje czy podmiot złożył sprawozdanie finansowe. Dział IV - w tym miejscu wpisuje się dane dotyczące zaległości podatkowych i względem ZUS. Jednak nie w każdym przypadku powstania zaległości, ZUS czy Urząd Skarbowy przekazują informację do KRS. Dotyczy to jedynie należności już egzekwowanych. Ponadto w Dziale IV zamieszcza się oznaczenie wierzyciela podmiotu oraz jego wierzytelność, jeśli posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko podmiotowi i nie został zaspokojony w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia. Jeżeli przeciwko kontrahentowi prowadzona była egzekucja i została umorzona z powodu braku środków na pokrycie samych tylko kosztów egzekucji, informacja o tym jest również zamieszczana w Dziale IV rejestru.

2 W Dziale V wpisuje się dane o ustanowieniu kuratora. W Dziale VI wpisuje się w szczególności informacje na temat postępowania likwidacyjnego, o wszczęciu postępowania naprawczego, o ogłoszeniu upadłości z określeniem sposobu prowadzenia postępowania i jego zmianach, o zakończeniu tych postępowań lub o uchyleniu układu. W tym miejscu wspomnieć jeszcze należy o możliwości przeglądania akt rejestrowych kontrahenta. Akta przedsiębiorcy wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego są jawne i mogą być przez każdego przeglądane. Udostępnienie akt nie podlega opłacie. Jednak pewną niedogodnością może okazać się fakt, iż dokumenty te możemy przeglądać jedynie w siedzibie sądu rejestrowego (w praktyce są to Sądy Rejonowe, Wydziały Gospodarcze KRS mieszczące się z reguły w dawnych stolicach województw sprzed reformy administracyjnej z roku 1998). W aktach znaleźć można szereg przydatnych informacji, w tym: sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności podmiotu za dany rok, informacje o majątku podmiotu, skali działalności, kontrahentach itp. W Ewidencji Działalności Gospodarczej można uzyskać informacje o dacie rozpoczęcia działalności przez przedsiębiorcę, jej rodzaje i miejscach jej prowadzenia, a także o wszelkich zmianach w powyższym zakresie. W ZALEŻNOŚCI OD FORMY PRAWNEJ W przypadku działalności gospodarczej możemy zadzwonić do ewidencji działalności gospodarczej (Urząd Miasta lub Gminy) tutaj interesują nas takie informacje jak: * czy wpis jest aktualny * od kiedy prowadzona jest działalność * inne miejsca prowadzenia działalności W przypadku spółek wg kodeksu handlowego sprawdzenie w serwisach informacji gospodarczej np. **lub ** * sprawdzamy datę rozpoczęcia działalności * wspólnicy, powiązania gospodarcze * zarząd, sposób reprezentacji * kapitał zakładowy * jeżeli są dostępne to sprawozdania finansowe **Dostęp do aktualnych raportów w serwisach informacji gospodarczych można wykupić poprzez wysłanie sms-a.

3 INTERNET: Internet to skarbnica wiedzy. W wyszukiwarkę wpisujemy nazwę firmy przyszłego kontrahenta. Interesują nas wszelkie informacje na temat podmiotu sprawdzanego tj. faktyczne miejsce prowadzenia działalności, oddziały, magazyny itd. Warto przede wszystkim odwiedzić stronę internetową Kontrahenta i zwrócić uwagę na historię i referencje możemy zadzwonić do jego partnerów biznesowych i zapytać o przebieg dotychczasowej współpracy. Na stronie internetowej możesz również znaleźć raporty finansowe z działalności. W przypadku kiedy Kontrahent figuruje w jakimś internetowym rejestrze będącym formalnie giełdą wierzytelności, informacja o tym wraz z odnośnikiem do giełdy zazwyczaj się pojawi w wynikach wyszukiwania. Takie sprawdzenie jest całkowicie bezpłatne. Można poczytać również wpisy na forach internetowych dotyczące tej firmy. Kolejny krok to wpisanie w wyszukiwarkę imienia i nazwiska prezesa/ów lub właściciela/li firmy. W wynikach pojawią się informacje o funkcji pełnionej w przedsiębiorstwie, powiązań z innymi firmami. Przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem sprawdźmy także internetowe giełdy wierzytelności (wystarczy wpisać to hasło w wyszukiwarce). Sprawdzenie jest zazwyczaj bezpłatne. Warto korzystać również z usług Biur Informacji Gospodarczej (podmioty komercyjne.) W Biurze Informacji Gospodarczej mogą figurować dłużnicy, których długi jeszcze nie trafiły do sądu. Należy pamiętać jednak o tym, że jest spory odsetek dłużników, których nie umieszczono w BIG. W Biurze Informacji Gospodarczej mogą figurować dłużnicy, których długi jeszcze nie trafiły do sądu. Należy pamiętać o tym, że jest spory odsetek dłużników, których nie umieszczono w BIG. Kolejnym istotnym źródłem informacji jest Rejestr Dłużników Niewypłacalnych prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy, w którym figurują : 1) osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeśli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek dłużnika nie wystarcza nawet na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego albo jeśli umorzono przeciwko niemu egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na to, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych; 2) Wspólnicy spółek ponoszący odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki; 3) Dłużnicy którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie art kodeksu postępowania cywilnego, do tej kategorii można zaliczyć - osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby nie prowadzące działalności gospodarczej, spółki prawa handlowego; 4) Osoby, które przez sąd orzekający w sprawach upadłościowych zostały pozbawione na określony czas prawa do prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji reprezentanta lub pełnomocnika przedsiębiorcy, członka

4 rady nadzorczej i komisji rewizyjnej w spółce akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółdzielni; 5) Osoby fizyczne, które zostały tam umieszczone na wniosek wierzyciela posiadającego tytuł wykonawczy wystawiony takiej osobie jeśli dłużnik w terminie 30 dni od daty wezwania nie zapłacił należności stwierdzonej tytułem wykonawczym. Informacji z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych udzielają oddziały Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego. Znajdują się one w zasadzie przy każdym sądzie rejonowym, w którym siedzibę ma sąd rejestrowy. Informacje z rejestru udzielane są w dwóch formach: zaświadczeń i odpisów. Zaświadczenia mogą występować również w dwóch formach - określać, że dany podmiot jest wpisany do rejestru lub że nie jest wpisany do rejestru. Z kolei odpis z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych może być pełny lub aktualny. W zależności od tego, o co chcemy wnioskować, powinniśmy wypełnić odpowiedni formularz. WSPÓŁPRACA W BRANŻY: Bardzo efektywną formą informowania się o niesolidnych płatników jest współpraca z innymi firmami z własnej branży. Narzędziem rywalizacji nie powinno się stać zatajanie istotnych dla branży informacji. W wielu sektorach gospodarki przedsiębiorstwa nawzajem wymieniają się informacjami o nierzetelnych płatnikach. Tworzone w ten sposób swoiste banki informacji są skuteczną bronią w walce z nieuczciwymi kontrahentami. TELEFON DO UPADŁOŚCI: Należy również sprawdzić kontrahenta w wydziale upadłości w sądzie wg siedziby kontrahenta. Gdy dodzwonimy się do właściwego sądu, zadajemy pytanie czy była ogłaszana upadłość w sprawie podmiotu, z którym chcemy podjąć współpracę lub czy były składane jakieś wnioski o upadłość. ZAŚWIADCZENIA O NIEZALEGANIU ZUS, US: Jeżeli nasz Kontrahent prowadzi działalność gospodarczą, możemy również złożyć zapytanie do Urzędu Skarbowego, który ma obowiązek wydać na nasze żądanie, zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika lub o nie zaleganiu w podatkach związanych z działalnością gospodarczą. Do wydania takiego zaświadczenia potrzebna będzie jednak zgoda naszego kontrahenta. Zgoda taka powinna być wyrażona przez kontrahenta na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów tej działalności. Prościej więc będzie poprosić kontrahenta o przedstawienie zaświadczenia przed podpisaniem umowy. INFORMACJE PŁATNE: Jeżeli chcemy sprawdzić wiarygodność naszego kontrahenta można zastanowić się nad skorzystaniem z usług wyspecjalizowanych firm zajmujących się wywiadami gospodarczymi. Wywiadownie gospodarcze zbierają informacje ze źródeł oficjalnych. Korzystając z tego rodzaju usług powinniśmy liczyć się jednak z wydatkami. Kiedy już przeprowadzimy wstępną orientację na temat naszego kontrahenta, możemy ustalać warunki współpracy. Pamiętajmy jednak, żeby wszystkie ustalenia spisać.

5 II. PAMIĘTAJ O KOMPLETOWANIU DOKUMENTACJI Unikniesz problemów w przypadku dochodzenia roszczenia UMOWA: W celu uniknięcia nieporozumień, które mogłyby wyniknąć wskutek nielojalności lub niedopełnienia obowiązków przez któregokolwiek z kontrahentów i koniecznością skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego jest spisanie - przynajmniej ramowej - umowy o współpracę. Umowa pozwala określić i doprecyzować elementy, które towarzyszą stałej współpracy między przedsiębiorcami, jak np. określenie miesięcznej ilości towarów, jakie dostawca zobowiązał się dostarczyć, a odbiorca jaką ma zapłacić za nie cenę. W umowie wskazuje się również jeżeli będą udzielane rabaty cenowe, powinna ona również określać maksymalne terminy, w ramach których odbiorca obowiązany jest odebrać towar. Umowa o współpracy kształtowana jest przez dwie strony umowy w sposób dowolny, jednakże jeżeli działalność prowadzona ma być na terytorium Polski, umowa taka musi być dostosowana do wymogów, jakie stawia ustawodawstwo polskie, w tym Kodeks Cywilny. Pamiętajmy więc o spisywaniu umowy, ponieważ zawsze mamy jasno określone zasady współpracy i w razie nie wypełnienia przez kontrahenta warunków w niej zawartych możemy się na nią powołać. DOKUMENTACJA: Prowadzenie dokumentacji jest niezwykle przydatne w każdej chwili, a szczególnie kiedy nasz kontrahent okazuje się nierzetelny i nie wywiązuje się z zawartych zasad lub w przypadku kiedy np. jesteśmy zmuszeni do wykazania przed sądem jego winy nie dotrzymania warunków współpracy. zamówienie/zlecenie: W zamówieniu/zleceniu zawarte są podobne wytyczne jak w umowie, jednakże określa ono każdorazowo w dokładny sposób warunki współpracy: kiedy zostało sporządzone, są zawarte dane obu podmiotów, czy dotyczy transakcji jednorazowej czy też na dany okres czasu, jest wypisana dokładna nazwa usługi oraz jej koszt, zawiera się również informacje dotyczące daty dostarczenia materiałów/ towaru, informacja o płatnościach tj. czy będzie płacone przed emisją/dostawą, czy też po, z odroczonym terminem czy w gotówce, przelewem, w ratach, w całości itp. Zamówienie musi być podpisane i opieczętowane przez osobę zamawiającą. Dobrze jest również potwierdzić przyjęcie zamówienia poprzez podpisanie i opieczętowanie formularza przez drugą stronę. W/Z, protokół, CMR, asygnata: W zależności od branży występują różne potwierdzenia realizacji zamówienia.

6 W/Z Wydanie Zewnętrzne (inaczej wydanie materiałów na zewnątrz z magazynu lub wydanie z magazynu materiałów sprzedanych), kiedy wysyłamy nasz produkt lub towar do klienta. Protokół odbioru branża budowlana może dotyczyć robót, wykonanych elementów, końcowy itd. CMR list przewozowy branża transportowa jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego odbywa się przewóz ładunku. Asygnata w branży paliwowej czyli dokument potwierdzający odbiór paliwa. Faktura: Ostatecznym dokumentem sprzedaży jest faktura. Jest to szczególny rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji: o dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia o strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca o specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość o dane do rozliczenia obowiązujących podatków o podsumowanie: cyframi i słownie o informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty o informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne o podpisy uczestników transakcji. Na jej podstawie dokonuje się płatności. Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich jest oryginałem (który otrzymuje nabywca), a pozostałe kopiami i powinny być one odpowiednio oznaczone. Pamiętajmy o tym, że z księgowego punktu widzenia kserokopia oryginału faktury (z napisem oryginał ) nie jest kopią faktury. Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura). Faktura elektroniczna jest to dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową.

7 KREDYT KUPIECKI: Kredyt kupiecki jest jednym z najczęściej wykorzystywanych instrumentów finansowych na naszym rynku. Trudno spotkać firmę, która nie kupowałaby lub sprzedawała towarów i usług z odroczonym terminem płatności. Firmy sprzedające towary lub usługi z odroczonym terminem płatności są podatne na ryzyko handlowe, które polega na: nieotrzymaniu zapłaty na skutek trwałej niewypłacalności (bankructwa) kontrahenta, przewlekłej zwłoce klienta w wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych, która może być efektem tymczasowej utraty płynności lub nawet zamierzonego działania kontrahent kredytuje się naszym kosztem. Wystąpienie tych sytuacji jest niestety trudne do przewidzenia, więc zanim podejmiemy współpracę powinniśmy dowiedzieć się o swoim Kontrahencie jak najwięcej.