ZAPYTANIE OFERTOWE. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi ubezpieczeniowe. Spis treści:

Transkrypt

1 Nr sprawy ZW.91.DOK.2017 ZAPYTANIE OFERTOWE Agencja Rozwoju Pomorza S.A., zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia ofert na: świadczenie usługi polegającej na ubezpieczaniu pracowników oraz innych osób wskazanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A. podczas podróży zagranicznych. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi ubezpieczeniowe Spis treści: I. Nazwa i adres Zamawiającego... 2 II. Tryb udzielenia zamówienia... 2 III. Opis przedmiotu zamówienia... 2 IV. Termin realizacji zamówienia... 2 V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków... 2 VI. Podmioty wykluczone z postępowania... 3 VII. Dokumenty wymagane od Wykonawców w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu... 3 VIII. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz tryb udzielania wyjaśnień.. 4 IX. Opis sposobu przygotowania ofert... 4 X. Składanie i otwarcie ofert, termin związania ofertą... 5 XI. Opis sposobu obliczania ceny... 5 XII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert... 5 XIII. Zawarcie umowy... 6 XIV. Odrzucenie oferty i unieważnienie postępowania... 6 XV. Informacje dodatkowe... 7 XVI. Wykaz załączników... 7

2 I. Nazwa i adres Zamawiającego Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Al. Grunwaldzka 472 D, Gdańsk. Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk- Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS Kapitał zakładowy i wpłacony: PLN. NIP: REGON: tel fax sekretariat@arp.gda.pl adres strony internetowej: II. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie niniejsze prowadzone jest w trybie przetargu pisemnego na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, zgodnie z zasadą konkurencyjności. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.) na podstawie art. 4 pkt 8 tej ustawy. Postępowanie prowadzone jest przy udziale brokerów ubezpieczeniowych, Gdańskiej Kancelarii Brokerów Ubezpieczeniowych Sąsiadek, Górska - Jurczyk, Grajewska i Partnerzy, Gdańsk, ul. Czubińskiego 9. Po rozstrzygnięciu postępowania i zawarciu umowy, broker będzie nadzorował jej realizację. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zapłaci brokerowi ubezpieczeniowemu kurtaż w wysokości zwyczajowo stosowanej. III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne ubezpieczanie pracowników oraz innych osób wskazanych przez Zamawiającego podczas podróży zagranicznych. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 (OPZ) oraz we wzorze umowy (załącznik nr 4). 3. Zamówienie nie zostało podzielone na części. IV. Termin realizacji zamówienia 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i trwa przez okres 24 miesięcy lub do wyczerpania kwoty łącznej ceny brutto wskazanej w ofercie Wykonawcy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. 2. W przypadku niewykorzystania maksymalnej kwoty, o której mowa w ust. 1, Zamawiający będzie mógł przedłużyć termin realizacji umowy, zgodnie z zapisami przewidzianymi w OPZ. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy dostarczą wszystkie dokumenty, o których mowa w rozdz. VII i spełnią warunki udziału w postępowaniu. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu, tj.: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Wykonawca spełni warunek, jeżeli oświadczy (zgodnie z załącznikiem nr 2), iż posiada aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności ubezpieczeniowej w zakresie objętym przedmiotem zamówienia - wymagane na podstawie

3 przepisów ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracji (Dz.U. z 2015 r. poz z późn. zm.); 3. Ocena potwierdzenia czy Wykonawca wykazał spełnienie warunku udziału, zawartego w ust. 2, nastąpi na podstawie wymaganych i załączonych przez Wykonawcę do oferty dokumentów i oświadczeń. VI. Podmioty wykluczone z postępowania 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu: 1) z postępowania wykluczeni są Wykonawcy w odniesieniu, do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których upadłość ogłoszono. 2) z postępowania wykluczeni są Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Dokumenty wymagane od Wykonawców w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy muszą złożyć: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej z określeniem przedmiotu działalności oraz wskazaniem osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy; 2) wypełniony Formularz ofertowy załącznik nr 3; 3) oświadczenie Wykonawcy załącznik nr Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie złoży wymaganych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia, lub wymaganych pełnomocnictw, oświadczenia lub dokumenty będą niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, lub udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym. 3. Dokumenty stanowiące załączniki wymagane przez niniejsze zapytanie powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę według warunków i postanowień zawartych w zapytaniu. 4. W przypadku jeśli Wykonawca nie złoży wyżej wymienionych dokumentów lub złożone dokumenty będą niezgodne z wymogami zapytania, wówczas oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.

4 VIII. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz tryb udzielania wyjaśnień 1. Do kontaktowania się z Wykonawcami upoważnione są: 1) w kwestiach formalno-prawnych Maria Warkusz tel oraz Kamila Specius tel , adres przetargi@arp.gda.pl; 2) w kwestiach merytorycznych Krystyna Górska - Jurczyk - Broker Ubezpieczeniowy, Gdańska Kancelaria Brokerów Ubezpieczeniowych Sąsiadek, Górska-Jurczyk, Grajewska i Partnerzy z siedzibą w Gdańsku, tel ; wew. 24; działająca jako biegły powołany przez Zamawiającego. 2. Każdy uczestnik postępowania ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie. 3. W uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie, na której jest zamieszczone zapytanie. 4. Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania ofertowego będzie niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania i otwarcia ofert i zamieści informację na stronie, na której jest zamieszczone zapytanie ofertowe. 5. Wszelkie zawiadomienia, wnioski, oświadczenia i informacje oraz wyjaśnienia, odpowiedzi na pytania zamieszczane będą na stronie oraz powszechnie dostępnej stronie internetowej IX. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta powinna zostać sporządzona na Formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr Do oferty należy dołączyć oświadczenia i dokumenty wymienione w rozdziale VII. 3. Ofertę sporządza się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wszystkie załączniki do oferty powinny być sporządzone w języku polskim. 4. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych załączonych dokumentów. 5. W przypadku braku pieczęci imiennej osoby podpisującej ofertę podpis musi być czytelny. 6. W przypadku, gdy Wykonawca dołącza do oferty kopię lub odpis dokumentu, powinny one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. 7. Wykonawca winien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie zaadresowanej Agencja Rozwoju Pomorza S.A., Al. Grunwaldzka 472 D, Gdańsk. Oprócz nazwy i adresu Wykonawcy na kopercie należy umieścić napis: Oferta na świadczenie usług polegających na ubezpieczaniu pracowników oraz innych osób wskazanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A. podczas podróży zagranicznych. Nie otwierać przed 28 czerwca 2017 r., godz Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty niezabezpieczonej w powyższy sposób. 9. Wszystkie dokumenty załączone do oferty powinny być ważne w terminie składania ofert. 10. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert, może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Wprowadzenie zmian do złożonych ofert należy dokonać w formie określonej w ust. 7 z dopiskiem Zmiana oferty.

5 11. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę poprzez wysłanie informacji do Zamawiającego o wycofaniu swojej oferty, pod warunkiem, iż informacja ta dotrze do Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 12. Oferta jest jawna od chwili jej otwarcia, z wyjątkiem informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz z późn. zm.), co do których Wykonawca zastrzegł nie później niż w terminie składania ofert że nie mogą być udostępnione i muszą być oznaczone klauzulą Tajemnica przedsiębiorstwa. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zaleca się, aby dokumenty te były spięte w sposób pozwalający na ich oddzielenie od reszty oferty. 13. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. X. Składanie i otwarcie ofert, termin związania ofertą 1. Oferty należy składać w siedzibie Agencji Rozwoju Pomorza S.A. przy Al. Grunwaldzkiej 472 D w Gdańsku, w sekretariacie Zarządu p. XIII. 2. Termin składania ofert upływa dnia 28 czerwca 2017 r., o godz Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 4. Oferty zostaną otwarte w dniu 28 czerwca 2017 r., o godz w sali konferencyjnej ARP S.A. w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472 D. XI. Opis sposobu obliczania ceny 1. Cena przedmiotu zamówienia powinna uwzględniać wszystkie elementy związane z prawidłową realizacją niniejszego zamówienia. 2. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Ceny nie można zmienić po upływie terminu składania ofert. 3. Cenę oferty Wykonawca zobowiązany jest podać w sposób określony w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 3). 4. Cena w Formularzu ofertowym musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją danego zakresu przedmiotu zamówienia. 5. Cena jednostkowa jest ceną brutto, tj. musi zawierać wszelkie obciążenia publicznoprawne wymagane przepisami prawa. 6. Wszystkie wartości cenowe będą określone w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a wszystkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 7. Nie przewiduje się żadnych przedpłat ani zaliczek na poczet realizacji przedmiotu umowy, Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia, określone zostały w załączniku nr 4 - wzór umowy. XII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1. Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następującego kryterium: Cena 100 % 2. Oferowana cena to wartość brutto zamówienia. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, której wartość brutto będzie najniższa. 4. Cena nie ulega wzrostowi przez okres ważności oferty (związania ofertą) oraz okres realizacji (wykonania) zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia Formularza ofertowego i określenia w nim ceny brutto.

6 5. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. 6. W trakcie badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. XIII. Zawarcie umowy 1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do zawarcia umowy w terminie określonym przez Zamawiającego, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 2. Warunki, na których będzie zawarta umowa, określa załącznik nr 4 (wzór umowy). 3. Zmiany postanowień umowy mogą nastąpić w przypadkach: 1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia; 2) powstania istotnych rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony i pozostanie bez wpływu na przedmiot umowy; 3) zmiany stawki podatku VAT w trakcie obowiązywania umowy, przy czym cena netto pozostanie bez zmian; 4) wystąpienia innych okoliczności niezależnych od Stron, których mimo zachowania należytej staranności nie można było przewidzieć przed wszczęciem postępowania, a zrealizowanie założonego pierwotnie celu umowy byłoby bez tych zmian niemożliwe; 5) zmian zakresu świadczeń objętych niniejszym zamówieniem (w związku z rozwojem technologii i podwyższaniem standardów obsługi przez Wykonawcę); 6) gdy zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 5. Wszelkie rozliczenia finansowe związane z zamówieniem będą przeprowadzane w złotych polskich. XIV. Odrzucenie oferty i unieważnienie postępowania 1. Oferta wykonawcy zostanie odrzucona, jeżeli: 1) będzie niezgodna z przepisami prawa; 2) jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego zapytania; 3) jej złożenie stanowiło będzie czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5) zostanie złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 6) zostanie złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, określonych w rozdziale V zapytania; 7) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 8) zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych bądź błędów rachunkowych; 9) została złożona po wyznaczonym terminie.

7 2. Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: 1) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu; 2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiając podejmie decyzję o zwiększeniu tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty; 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że przeprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego; 4) Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny. XV. Informacje dodatkowe Zamawiający informuje, iż przedmiotowe zamówienie będzie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach programów krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A., w szczególności: 1) Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata (Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, Działania 2.3 Aktywność eksportowa, umowa nr RPPM /16-00, projekt pt. Pomorski Broker Eksportowy. Kompleksowy system wspierania eksportu w województwie pomorskim oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, Działania 2.5 Inwestorzy zewnętrzni, umowa nr RPPM /16-00, projekt pt. Invest in Pomerania 2020 ); 2) Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg Południowy Bałtyk (m.in. priorytet 1 Zdolność innowacyjna i internacjonalizacja, 1.2 Poprawa transferu innowacji na rzecz niebieskiego i zielonego sektora MŚP poprzez wspólne działania trans graniczne, projekt Cirtoinno, Priorytet 2 Naturalne i kulturowe dziedzictwo/zielone technologie, 2.1 Wzmocnienie rozwoju zasobów dziedzictwa naturalnego i kulturowego Południowego Bałtyku celem tworzenia obszarów zrównoważonej turystyki); 3) Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg Europa, projekt pt. Everywhere International SMEs (EIS) cel szczegółowy 2.1: Poprawa wdrażania polityk i programów rozwoju regionalnego, w szczególności programów w ramach celu: Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz, w stosownych przypadkach, celu Europejska Współpraca Terytorialna, wspierających MŚP w wypracowywaniu i osiąganiu wzrostu gospodarczego oraz wprowadzaniu innowacji na wszystkich etapach ich cyklu życia. XVI. Wykaz załączników 1. Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) 2. Załącznik Nr 2 Oświadczenia Wykonawcy 3. Załącznik Nr 3 Formularz ofertowy 4. Załącznik Nr 4 Wzór umowy