Inwentaryzacja, rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych Maria Chołuj

Transkrypt

1 Inwentaryzacja, rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych Maria Chołuj 1

2 Podstawy prawne Ustawa o rachunkowości rozdział 3 Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych art.44 2

3 CEL zadaniem inwentaryzacji jest wiarygodne ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień, skonfrontowanie go ze stanem księgowym, wyjaśnienie różnic i doprowadzenie danych ewidencji księgowej do zgodności z realiami. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest warunkiem uznania za prawidłowe ksiąg rachunkowych, a w konsekwencji sporządzonego rocznego sprawozdania bilansowego (bilansu). rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej. 3

4 Formy inwentaryzacji 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie: 1) okresowej (np. rocznej), 2) doraźnej (okolicznościowej), zasadniczo w drodze spisu z natury. 2. Okolicznościami wymagającymi dokonania inwentaryzacji mogą być: wypadki losowe (w szczególności pożar, powódź, zalanie lub kradzież z włamaniem), zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki majątkowe (również w przypadku urlopu czy choroby), kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych) kontrola zewnętrzna, a zwłaszcza kontrola skarbowa, likwidacja jednostki lub jej części, w tym stanowiska. 4

5 Rodzaje i etapy inwentaryzacji Rodzaje inwentaryzacji obejmują: 1) pełną polegającą na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów, 2) ciągłą polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 3) wyrywkową- dotyczy jednego działu, asortymentu 3) uproszczoną polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiar, szacunek, porównania weryfikacyjne. Etapy inwentaryzacji -czynności przygotowawcze, -czynności właściwe, -czynności rozliczeniowe, -czynności poinwentaryzacyjne. 5

6 Metody inwentaryzacji spisu z natury potwierdzania prawidłowości sald weryfikacja ksiąg handlowych z dokumentacją 6

7 1 spis z natury - budowle, maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą; środki trwałe (stanowiące własność lub współwłasność jednostki nieruchomości, z wyjątkiem gruntów i środków trudno dostępnych oglądowi, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania przedmioty, a także inwentarz żywy o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki lub do oddania w używanie na podstawie umowy najmu czy dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze oraz obce środki trwałe używane przez jednostkę na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli z innych przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) przez korzystającą z tych środków jednostkę); rzeczowe składniki majątku obrotowego (nabyte w celu zużycia na własne potrzeby materiały, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty: gotowe (wyroby, usługi i roboty) zdatne do sprzedaży, w toku produkcji bądź półprodukty oraz towary nabyte celem odsprzedaży w stanie nie przetworzonym); papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony skarbowe, losy loteryjne, polisy ubezpieczeniowe); środki pieniężne (banknoty i monety, jednostki pieniężne rozrachunkowe krajowe i zagraniczne z wyłączeniem zgromadzonych na rachunku bankowym oraz czeki i weksle obce, jeżeli są płatne w ciągu 3 miesięcy od daty ich wystawienia). 7

8 2 potwierdzanie prawidłowości sald środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, należności, pożyczki i zobowiązania zobowiązania z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych. brak odpowiedzi kontrahenta-weryfikacja poprzez porównanie z danymi z ksiąg handlowych 8

9 3 Weryfikacja ksiąg handlowych z dokumentacją - grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. podziemne budowle, instalacje itp.); należności sporne i wątpliwe, a w bankach również zagrożone; należności i zobowiązania wobec pracowników; należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych; wartości niematerialne i prawne; rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne; przychody przyszłych okresów; kapitały (fundusze) własne (podstawowe, zapasowe, rezerwowe i pozostałe), fundusze specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank); rezerwy; niewymienione w pkt 1. i 2. składniki aktywów i pasywów. 9

10 Składnik aktywów i pasywów Środki trwałe Weryfikacja stanów księgowych Podstawa porównania i weryfikacji salda Ewidencja szczegółowa Grunty Środki trwałe w budowie Rozrachunki Rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne kosztów Kapitały własne Rozliczenia międzyokresowe przychodów Odchylenia od cen ewidencyjnych zapasów ujmowanych w stałych cenach ewidencyjnych Akty notarialne, decyzje administracyjne, inne dowody źródłowe Ewidencja szczegółowa, faktury, noty wewnętrzne Ewidencja szczegółowa, dokumentacja źródłowa (faktury, deklaracje, listy płac, umowy zlecenia, umowy o dzieło itp.) Ewidencja szczegółowa według tytułów rozliczeń, noty wewnętrzne, faktury, inne dokumenty Ewidencja szczegółowa, dokumenty statutowe, uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty bilansowej Dokumenty źródłowe Dokumenty potwierdzające sprawdzenie poprawności obliczeń 10

11 Terminy (art. 26. ust. 3 UoR) Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi: 1) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową nie rzadziej niż raz na 4 lata; 2) materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2 lata; 3) zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku 4) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną raz w roku 11

12 Etapy 1. ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji, 2. udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy, 3. porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, 4. ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym, 5. wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn, 6. rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi. 12

13 Czynność Etap Osoba odpowiedzialna 1. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej Przygotowawczy Kierownik jednostki 2. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych Przygotowawczy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 3. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych Przygotowawczy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 4. Przygotowanie pola spisowego Przygotowawczy Osoba odpowiedzialna materialnie 5. Spis z natury Główny Członkowie zespołów spisowych, kontrolerzy 6. Wycena spisanych składników Główny Pracownik księgowości 7. Uzgodnienie sald Główny Pracownik księgowości 8. Porównanie z dokumentacją księgową Główny Pracownik księgowości 9. Protokół różnic inwentaryzacyjnych 10. Wyjaśnienie przyczyn różnic Opracowanie wyników Opracowanie inwentaryzacyjnych wyników 11. Protokół rozliczenia różnic Sformułowanie inwentaryzacyjnych wniosków 12. Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia Sformułowanie różnic inwentaryzacyjnych wniosków 13. Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i Realizacja ich rozliczenie w księgach rachunkowych wniosków Pracownik księgowości Członkowie komisji inwentaryzacyjnej Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Kierownik jednostki 13 Pracownik księgowości

14 Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 14

15 Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie, zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji arkusze spisu z natury, inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy, protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych, protokół z weryfikacji sald, sprawozdanie z kontroli spisu z natury, sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym. 15

16 16

17 17

18 18

19 Terminarz 19

20 Co, kiedy, jak? 20

21 21

22 22

23 23

24 Zbiorczy protokół weryfikacji aktywów i pasywów Lp. Symbol konta Nazwa konta Środki trwałe Salda ustalone w drodze spisu z natury Salda ustalone przez potwierdzenie Salda ustalone drogą weryfikacji Razem Wartości niematerialne i prawne Materiały w drodze Materiały w magazynie Materiały w przerobie 8 Ogółem aktywa Sporządził:... Data... Podpis... 24

25 25

26 Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych Niedobory niezawinione: ubytki naturalne - konsekwencja cech lub procesów fizycznych i chemicznych, mieszczące się w granicach norm ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników; niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami 26 losowymi

27 Kompensata niedoborów i nadwyżek 1. niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury, 2. dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej, 3. odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić, że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu. 4. Niedobór nie może być zawiniony. 5. Nie może podlegać kompensacie środek trwały. 6. Dokonując kompensaty, stosuje się zasadę niższej ceny i mniejszej ilości, tzn. w celu określenia dopuszczalnej ilości i wartości kompensaty przyjmuje się mniejszą z dwu występujących wielkości niedoboru lub nadwyżki. 27

28 28

29 Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych dokonuje komisja inwentaryzacyjna. Na podstawie zgromadzonych dowodów: oświadczeń, notatek, wyciągów z dokumentacji księgowej, komisja odrębnie dla każdej pozycji różnicy powinna ustalić przyczynę jej powstania i proponowany sposób jej rozliczenia. Sposób rozliczenia będzie zależał od istotności danej różnicy i przyczyn jej powstania.. 29

30 30

31 31

32 Zasady wyceny remanentu materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia lub kosztach wytworzenia, nie wyższych od cen sprzedaży netto tych składników półprodukty, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia (jeżeli jest on niższy od cen sprzedaży netto) odpadki użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania; niesprzedane wartości dewizowe - wg cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy wg cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ustalony przez NBP w tym dniu 32

33 Ewidencyjne ujęcie różnic inwentaryzacyjnych 243 Rozliczenie niedobo- 100 Kasa rów szkód i nadwyżek (1a) (2a) 310 Materiały (1b) (2b) 330 Towary (1c) (2c) 601 Wyroby gotowe (1d) (2d) 33

34 Objaśnienia: 1. Ujęcie ewidencyjne stwierdzonego niedoboru a) gotówki w kasie b) materiałów c) towarów d) wyrobów gotowych 2. Ujęcie ewidencyjne stwierdzonej nadwyżki a) gotówki w kasie b) materiałów c) towarów d) wyrobów gotowych 34

35 Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych 243 Rozliczenie niedoborów szkód i nadwyżek NIEDOBORY do rozliczenia NADWYŻKI do rozliczenia.(1) 411 Zużycie materiałów (2a) 762 Pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe koszty operacyjne.(3) (2b) 771 Straty nadzwyczajne (2c) 35

36 Objaśnienia: 1. Wartość kompensaty niedoborów i nadwyżek 2. Rozliczenie niedoborów pozostałych po kompensacie, uznanych za: a) mieszczące się w granicach norm b) przekraczające normy, oraz powstałe z innych przyczyn uzasadniających uznanie ich za niezawinione c) powstałe z przyczyn losowych 3. Rozliczenie nadwyżek pozostałych po kompensacie, których przyczyn powstania nie ustalono. 36

37 Przykład Kompensata niedoborów i nadwyżek W hurtowni prowadzącej ewidencję ilościowowartościową zapasów towarów na podstawie spisu inwentaryzacyjnego stwierdzono następujące różnice inwentaryzacyjne wyrażone w cenie ewidencyjnej. Odchylenia od cen ewidencyjnych wynoszą 10% w stosunku do ceny ewidencyjnej: niedobory: towar A 1500 szt. po 25 zł za sztukę = nadwyżka: towar B 1800 szt. po 20 zł za sztukę = Niedobory i nadwyżki towarów A i B mogą być kompensowane. Pozostały niedobór towaru A uznano za niezawiniony. Nadwyżkę towaru B z powodu nie wyjaśnienia przyczyn jej powstania odniesiono na 37 Pozostałe przychody operacyjne.

38 Rozliczenie Rozliczenie Towary niedoborów nadwyżek Sp ) ) 3) ) 2) ) 5) 6000 Odchylenia od cen Pozostałe Pozostałe koszty ewidencyjnych przychody operacyjne 4) 750 Sp ) 4) ) Objaśnienia: 1) ujęcie niedoboru towaru A 2) ujęcie nadwyżki towaru B 3) kompensata: 1500 szt*20= ) niedobór wartościowy A: 1500 szt*20=7500 odchylenia 10% tj ) nadwyżka ilościowa B: 300 szt*20= 6000 odchylenia 10% tj

39 Przykład Kompensata niedoborów z nadwyżkami towarów Podczas inwentaryzacji, w sklepie detalicznym XYZ" stwierdzono niedobór towarów 100 szt. towaru A po 10 zł = zł oraz nadwyżkę towaru B 60 szt. po 20 zł = zł Obliczenia: Kompensacie podlegać będzie 60 szt. po 10 zł = 600 zł W wyniku rozliczenia pozostanie nie skompensowany niedobór ilościowo-wartościowy 40 szt. po 10 zł = 400 zł i nie skompensowana nadwyżka wartościowa 600 zł. 39

40 Doksięgowanie różnicy między wartością niedoboru a kwotą roszczenia 243 Rozliczenie niedoborów szkód i nadwyżek NIEDOBORY w.(2) cenie ewidencyjnej 761 Pozostałe koszty operacyjne 762 Pozostałe przychody operacyjne (1a) 842 Rozliczenia m-okresowe przychodów (1b) 40

41 Objaśnienia: 1. Doksięgowanie różnicy podwyższającej kwotę roszczenia w stosunku do wartości niedoboru a) gdy na roszczenie nie tworzono rezerwy b) gdy tworzona była rezerwa 2. Obniżenie kwoty roszczenia w stosunku do wartości stwierdzonego niedoboru lub szkody 41

42 EWIDENCJA UJAWNIENIA I ROZLICZENIA NIEDOBORÓW ZAPASÓW TOWARÓW 42

43 Przykład - Ewidencja ujawnienia rozliczenia niedoborów i nadwyżek i Podczas inwentaryzacji, w spółce XYZ" (sklep detaliczny) stwierdzono niedobór towarów. Spółka ta będąc podatnikiem podatku od towarów i usług wycenia wartość towarów w cenach sprzedaży brutto. Stwierdzony niedobór obejmuje 100 szt. towaru A za 10 zł/szt. netto. Spółka stosuje marżę 20% liczoną metodą od sta. Kwotę niedoboru ustalono na zł i obciążono nią magazyniera, który następnie spłacił kwotę niedoboru do kasy. 43

44 Obliczenia: Wartość niedoboru w cenach zakupu netto1.000 zł VAT naliczony od niedoboru 220 zł Wartość niedoboru w cenach zakupu brutto zł Zakupione towary przyjęte zostały do sklepu detalicznego, który stosuje ewidencję w planowanych cenach sprzedaży netto. Zaplanowana marża wynosi 20% i jest liczona metodą od sta": Wartość zaplanowanej marzy handlowej przypadającej na niedobór zł x 20% = 200 zł Wartość niedoboru w cenie sprzedaży netto (1.000 zł zł) 1200 zł Wartość zarezerwowanego VAT należnego od kwoty niedoboru zł x 22% = 264 zł Wartość niedoboru w cenie sprzedaży brutto (1.200 zł zł) zł 44

45 EWIDENCJA UJAWNIENIA I ROZLICZENIA NIEDOBORÓW, NADWYŻEK I SZKÓD - przykład 45

46 Objaśnienia: 1. Ujawnienie w toku inwentaryzacji niedoboru 100 szt. towaru wycenionego według cen sprzedaży zł 2. Przeksięgowanie narzutu odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na niedobór 200 zł 3. Wyksięgowanie zarezerwowanego podatku VAT należnego księgowanie tylko w jednostkach zajmujących się sprzedażą detaliczną 264 zł 4. Obciążenie kwotą niedoboru pracownika materialnie odpowiedzialnego za magazyn, część kwoty obciążenia - według wartości niedoboru w cenach zakupu netto zł 5. Obciążenie kwotą podatku VAT naliczonego dotyczącego niedoboru zawinionego, który podlega zwrotowi do urzędu skarbowego 220 zł 6. Ewidencja dodatkowych obciążeń - różnicy między kwotą roszczenia a wartością niedoboru w cenach zakupu brutto - powstanie odpisów aktualizujących należność 80 zł 7. Spłata przez pracownika kwoty niedoboru do kasy zł 46

47 Niedobory i szkody zawinione, nie uznane przez osoby materialnie odpowiedzialne - wyrok sądu oddalający roszczenie 243 Rozlicz enie niedo- 244 Odpisy Pozostałe 310 borów szkód Roszczenia aktualizujące koszty Materiały i nadwyżek sporne należności operacyjne.(1).(3).(6) (6a).(4).(2) (6b) 842 Rozliczenia międzyokresowe przychodów 131 Rachunek bieżący.(5) 47

48 Objaśnienia: 1. Ujęcie ewidencyjne stwierdzonego niedoboru 2. Doksięgowanie kwoty podwyższającej roszczenie 3. Skierowanie roszczenia na drogę sądową 4. Utworzenie rezerwy na roszczenie sporne 5. Opłacone koszty postępowania sądowego z rachunku bieżącego 6. Wyrok sądu oddalający roszczenie jednostki a) do wysokości utworzonej rezerwy b) w kwocie podwyższającej roszczenie 48

49 Niedobory i szkody zawinione, nie uznane przez osoby materialnie odpowiedzialnewyrok sądu zasądzający roszczenie na rzecz jednostki 243 Rozlicz- 234 enie niedo- 244 Inne rozra- 310 borów szkód Roszczenia --chunki z Materiały i nadwyżek sporne pracownikami 100 Kasa.(1).(3).(7).(8) Pozostałe Rozliczenia przychody międzyokresowe operacyjne przychodów.(2).(9).(6) Odpisy Pozostałe aktualizujące koszty należności operacyjne.(10).(4) 131 Rachunek bieżący.(5) 49

50 Objaśnienia: 1. Ujęcie ewidencyjne stwierdzonego niedoboru 2. Doksięgowanie kwoty podwyższającej roszczenie 3. Skierowanie roszczenia na drogę sądową 4. Utworzenie rezerwy na roszczenie sporne 5. Opłacone koszty postępowania sądowego z rachunku bieżącego 6. Wyrok sądowy zasądzający na rzecz jednostki zwrot kosztów postępowania sądowego 7. Przeksięgowanie roszczenia pod datą uprawomocnienia się wyroku 8. Wpłata zasądzonych kwot 9. Zaliczenie do przychodów danego okresu równowartości zasądzonych kosztów i kwoty podwyższającej roszczenie 10. Rozwiązanie rezerwy. 50

51 51

52 . niedobory towarów (środków obrotowych) nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W 2009 r. należy pamiętać, że: papiery wartościowe w postaci materialnej podlegają inwentaryzacji drogą spisu ich ilości z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor), papiery wartościowe w formie zdematerializowanej podlegają inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor), prawa zakwalifikowane do nieruchomości podlegają inwentaryzacji w drodze porównania danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor), nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor), 52

53 Dziękuję za uwagę! 53