Protokół nr 3 / ze spotkania Rady Rodziców z dnia r.

Transkrypt

1 Protokół nr 3 / ze spotkania Rady Rodziców z dnia r. Początek posiedzenia: 18:00 Koniec posiedzenia: 20:00 Miejsce: PSM I stopnia im. Aleksandra Tansmana w Łodzi, ul. Szpitalna 5/7, sala 010. Spotkanie Rady Rodziców otworzył i przewodniczył obradom p. Kamil Kruszyński - przewodniczący Rady Rodziców. Sekretarz spotkania Michał Kudra członek prezydium Rady Rodziców. W spotkaniu uczestniczyli członkowie RR wg załączonej listy obecności (załącznik nr 1). Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (stwierdzono quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia w 2 terminie wyznaczonym na godzinę 18:15) spotkanie odbyło się zgodnie z następującym planem: 1. sprawozdanie ze spotkania z dyrekcją szkoły i kierowniczkami filii 2. przekazanie danych uczniów dla RR 3. obieg dokumentów w RR 4. sposób wydatkowania środków RR 5. zmiana wysokości opłat za wypożyczenie instrumentów 6. koszulki chóru 7. obsługa RR 8. wolne wnioski Ad. pkt. 1. sprawozdanie ze spotkania z dyrekcją szkoły i kierowniczkami filii W dniu odbyło się spotkanie prezydium z dyrekcją szkoły, kierowniczkami filii i przedstawicielami grona nauczycielskiego. Na spotkaniu opisane zostały trudności jakie aktualna organizacja współpracy z Radą Rodziców powoduje w codziennym życiu szkoły. Poruszono następujące kwestie: pogotowie kasowe istnieje problem szybkości dostępu do pieniędzy na zakupy pomocy dydaktycznych, do prowadzenia zajęć w PSM, oraz na zakup dyplomów i nagród na konkursy. autoryzacja zakupów brak czytelnych informacji o zasadach wydatkowania pieniędzy rady rodziców terminowe regulowanie zobowiązań (faktur) nauczyciele nie mają informacji o tym czy i kiedy faktury pozostawione w sekretariacie szkoły zostaną zapłacone fizyczne zbieranie wpłat o "incydentalnych" o "cyklicznych" dostępność informacji nie ma informacji co nauczyciele powinni odpowiadać rodzicom pytającym ile mi zostało do wpłacenia? kryzys zaufania W trakcie zebrania rady rodziców powyższe punkty zostały szczegółowo zreferowane. Ad. pkt przekazanie danych uczniów dla RR Zaproponowane na poprzednim spotkaniu zbieranie danych osobowych przez Radę Rodziców wymagałoby zgłoszenia do GIODO. Prostszą procedurą jest powierzenie danych przez szkołę. Powstał Protokół ze spotkania RR przy PSM im. Tansmana w Łodzi z dnia Strona 1 z 5

2 projekt umowy powierzenia danych. Był on skonsultowany ze specjalistą w dziedzinie ochrony danych osobowych współpracującym ze szkołą. Aktualnie umowa jest weryfikowana przez prawnika. Ad. pkt obieg dokumentów w RR Pisma i uwagi dot. prezydium należy przesyłać em na adres: prezydium@psmlodz.edu.pl Zapytania o wpłaty, pytania ogólne inne sprawy bieżące należy kierować na adres: biuro@psmlodz.edu.pl Tematy przeznaczone dla komisji rewizyjnej należy wysyłać na adres kr@psmlodz.edu.pl Kontakt z księgowością rady rodziców jest możliwy poprzez adres rr_ksiegowosc@psmlodz.edu.pl Na potrzeby dyskusji pomiędzy członkami rady powstała grupa rr1516@psmlodz.edu.pl. wysłany na ww. adres przez zarejestrowanego członka rady trafia do wszystkich pozostałych członków rady. Osoby, które chcą dołączyć do tej grupy, są członkami rady, a nie przekazały dotychczas swojego adresu prosimy o kontakt z prezydium. Powstała strona na której są zamieszczane protokoły ze spotkań, ogłoszenia i inne przydatne informacje dotyczące rady Ad. pkt sposób wydatkowania środków RR Ustalono następującą procedurę postępowania: 1. Należy wysłać em zapotrzebowanie na adres prezydium. Zapotrzebowanie powinno zawierać informacje: na jaki cel są potrzebne środki, jaki jest koszt całkowity, jakie jest oczekiwane dofinansowanie ze strony rady. 2. Prezydium podejmuje decyzję o tym czy i w jakiej wysokości przyznać dofinansowanie. 3. Należy uzyskać od sprzedawcy fakturę VAT (opcjonalnie fakturę proforma) wystawioną na Radę Rodziców. Preferowana forma płatności to przelew w terminie 14 dni. Dokument należy dostarczyć do sekretariatu szkoły w ciągu 3 dni. 4. Prezydium zleca przelew lub udostępnia środki do dyspozycji kierowników filii na dedykowanych subkontach rachunku bankowego. 5. Następuje zaksięgowanie dokumentów. Podjęto uchwałę o uruchomieniu usługi płatności masowych, co pozwoli wygenerować indywidualne konta do wpłat dla każdego ucznia. Podjęto uchwałę o umożliwieniu nauczycielom dokonywania zakupów przy pomocy rachunków pomocniczych/kart płatniczych oferowanych przez bank. Ad. pkt zmiana wysokości opłat za wypożyczenie instrumentów Aktualnie wypożyczonych jest około 260 instrumentów. Aktualne składki na fundusz instrumentalny (100 PLN/rok) nie pokrywają kosztów zakupu instrumentów nawet w długim okresie ich użytkowania (kilka-kilkanaście tysięcy złotych). Rada przedyskutowała następujące opcje: Protokół ze spotkania RR przy PSM im. Tansmana w Łodzi z dnia Strona 2 z 5

3 - zróżnicowanie opłaty zależnie od wartości początkowej instrumentu (np. instrumenty do <1000 pln, kwota 100 PLN/rok, <2000 pln 200 PLN/rok, <4000 pln 300 PLN/rok, >=4000 PLN 350 PLN/rok) - zróżnicowanie opłaty zależnie od rodzaju instrumentu (np. gitary kwota X, akordeony kwota Y, itp.) - zmiana aktualnego podziału opłat z 300 PLN (fundusz rady) PLN (wypożyczenie instrumentu) na zróżnicowanie opłaty zależnie od średniego kosztu utrzymania instrumentu (założenie, że opłata roczna nie powinna być niższa niż średni roczny koszt utrzymania) - zwykłe podwyższenie opłaty Rada jest zgodna, że nowa opłata będzie obowiązywać od nowego roku szkolnego. Decyzja o sposobie zmiany opłaty została odroczona do kolejnego spotkania. Dyskusja na temat wyboru opcji została przeniesiona na forum rr1516@psmlodz.edu.pl Ad. pkt koszulki chóru Podjęto uchwałę o sposobie rozliczenia kaucji za koszulki chóru. Ad. pkt obsługa RR Aby rozwiązać problem wąskich gardeł i usprawnić wymianę dokumentów i środków pomiędzy szkołą, a radą rodziców konieczne jest zatrudnienie osoby. Rada, nawiązując do regulaminu rady, wyraziła zgodę na zatrudnienie takiej osoby na umowę zlecenie. Przygotowanie umowy i rekrutacja pozostaje w gestii prezydium. Ad. pkt Wolne wnioski Zostały zgłoszone następujące wolne wnioski: 1. Kwestia dofinansowania dwóch wyjazdów chóru młodzieżowego do Zakościela na występy związane z jasełkami. 2. Kwestia dofinansowania strojów dla chóru 3. Kwestia dofinansowania kosztów udziału nauczycieli w konkursach 4. Naprawa spłuczki w filii Rydzowa 5. Sposób rozliczania ksero na Gałczyńskiego Ad. pkt. 8.1 Dofinansowanie dwóch wyjazdów chóru Prowadzący chór p. Chałupnik zwrócił się za pośrednictwem przedstawicieli rady z prośbą o dofinansowanie wyjazdu chóru na występy w Zakościelu. Szacunkowy łączny koszt ~20 osób x 30 PLN x 2 wyjazdy = około 1200 PLN. Rada podjęła decyzję o dofinansowaniu uczniów w kwocie 20 PLN na osobę na wyjazd. Warunkiem uzyskania dofinansowania jest dokonanie opłat minimum za okres IX-XII Listę osób ubiegających się o dofinansowanie należy przesłać do prezydium zgodnie z procedurą wydatkowania środków rady rodziców opisaną w punkcie 4. Ad. pkt. 8.2 Dofinansowanie strojów chóru Istnieje potrzeba ujednolicenia wizerunku chóru. Aktualnie chór nie ma żadnych mundurków/koszulek itp. Sprawa została wstępnie przeanalizowana przez grupę rodziców. Padły następujące propozycje: Protokół ze spotkania RR przy PSM im. Tansmana w Łodzi z dnia Strona 3 z 5

4 muszniki koszt około 17 PLN + VAT, unisex apaszki lub krawaty koszty podobne, zróżnicowanie na dziewczynki i chłopców, możliwość dodania haftu z logo szkoły za dodatkową opłatą Akcesoriów tych potrzeba 150 sztuk. Po zakupie byłyby własnością szkoły. Byłyby rozdawane przed występami i zbierane po nich. Szacunkowy koszt 3500 PLN. Zdania członków rady w tej sprawie były podzielone. Rada odroczyła decyzję do kolejnego spotkania. Ad. pkt. 8.3 dofinansowanie kosztów udziału nauczycieli w konkursach Aktualnie nauczyciel towarzyszący swojemu uczniowi podczas wyjazdu na konkursy nie otrzymuje zwrotu kosztów takiego wyjazdu (z punktu widzenia szkoły nie jest to delegacja). Rada rozważyła wsparcie takich inicjatyw ze swoich środków i podjęła decyzję aby pozostawić tę kwestię w indywidualnej gestii rodziców, czyli nie finansować tego typu działań ze środków rady. Ad. pkt. 8.4 naprawa spłuczki na Rydzowej Rada podjęła decyzję o sfinansowaniu wymiany zepsutej spłuczki. Kwota poniżej 200 PLN. Ad. pkt. 8.5 Sposób rozliczania ksero na Gałczyńskiego W filii na Gałczyńskiego szkoła muzyczna nie posiada ksero. Uczniowie korzystają z ksero szkoły podstawowej i ponoszą dodatkowe opłaty, pomimo płacenia za ksero do rady rodziców. Rada wyraziła zgodę na rozliczenie współpracy ze szkołą podstawową w możliwie prostej formie, np. poprzez zakup papieru. Protokół ze spotkania RR przy PSM im. Tansmana w Łodzi z dnia Strona 4 z 5

5 Uchwały Uchwała nr 5 / z dnia r. Uruchomienie usługi płatności masowych w GINB w celu stworzenia zindywidualizowanych rachunków dla każdego ucznia PSM. Uchwała nr 6 / z dnia r. Umożliwienie nauczycielom PSM dokonywania zakupów pokrywanych ze środków RR przy pomocy rachunków/kart/e-czeków/pogotowia kasowego. Uchwała nr 7 / z dnia r. Zwrot kaucji za wypożyczenie koszulek chóru następuje w wysokości opłaty widniejącej na KP okazywanym w momencie dokonywania zwrotu czystej i nieuszkodzonej koszulki. Przewodniczący Kamil Kruszyński Sekretarz Michał Kudra Zadania / sprawy otwarte 1) przemyślenie wysokości opłat za instrumenty wszyscy 2) przemyślenie kwestii strojów chóru wszyscy Kolejne spotkanie Kolejne spotkanie rady rodziców jest zaplanowane na piątek , g.18:00 w siedzibie PSM im. Tansmana w Łodzi, ul. Szpitalna 5/7 Protokół ze spotkania RR przy PSM im. Tansmana w Łodzi z dnia Strona 5 z 5