REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ PRZEZ BIURO RACHUNKOWE "PARTNER" S.C. Iwona Morawska Paweł Maciak Z SIEDZIBĄ W WARSZAWIE

Transkrypt

1 REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ PRZEZ BIURO RACHUNKOWE "PARTNER" S.C. Iwona Morawska Paweł Maciak Z SIEDZIBĄ W WARSZAWIE Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204, z późn. zm.) Biuro Rachunkowe "Partner" s.c. z siedzibą w Warszawie ustala niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną (zwany dalej Regulaminem) za pomocą serwisu internetowego umieszczonego pod adresem na innych domenach wskazujących na poszczególne części serwisu oraz aplikacji mobilnej faktury24. 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Wyłączne prawa autorskie do Serwisu należą do Usługodawcy. Prawa autorskie związane z Serwisem podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.) 2. Regulamin określa rodzaje, zakres oraz warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem serwisu internetowego umieszczonego pod adresem warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie takich usług. 3. Regulamin dostępny jest m.in. na stronie internetowej 4. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie, utrwalanie i drukowanie. 5. Każdy Użytkownik powinien zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu, w szczególności z Usług. Tekst Regulaminu może być wydrukowany oraz zachowany przez Użytkownika. 6. Użytkownik korzystający z Serwisu, który chce skorzystać z Usług dostępnych za pośrednictwem Serwisu, musi zaakceptować Regulamin i zobowiązać się do przestrzegania zasad w nim zawartych. 7. Prawem właściwym dla stosowania niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. 2 DEFINICJE 1. Ilekroć w Regulaminie używane są następujące pojęcia, powinny one być rozumiane w następujący sposób: 1.1 Hasło: ciąg znaków, który jest wykorzystywany do zweryfkowania deklarowanej tożsamości osoby; 1.2 Identyfikator Użytkownika: unikalny ciąg znaków wykorzystywany wraz z Hasłem do autoryzacji dostępu do Panelu Użytkownika, ustalany przez Użytkownika w trakcie rejestracji; 1.3 Konto: indywidualne, elektroniczne konto w ramach Serwisu aktywowane dla Użytkownika w celu umożliwienia korzystania przez niego z usług Serwisu; 1.4 Panel Użytkownika: narzędzie do zarządzania usługami i kontaktu z Operatorem dostępne po zalogowaniu przez Użytkownika; 1.5 Polityka prywatności: określa zasady przetwarzania danych Użytkowników przez Operatora; 1.6 Regulamin: niniejszy dokument, określający zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę w ramach Serwisu, wydany na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną; 1.7 Rejestracja: wprowadzenie do Systemu Teleinformatycznego danych niezbędnych do realizacji Usługi; 1.8 Serwis: zorganizowana platforma informatyczno-informacyjna podłączona do sieci Internet stworzona przez Usługodawcę, umożliwiająca Użytkownikom korzystanie z mechanizmów informatycznych oraz informacji opracowanych przez Usługodawcę, w celu świadczenia Usług, dostępna pod adresem internetowym System Teleinformatyczny: zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu prawa telekomunikacyjnego; 1.10 Umowa: umowa o świadczeniu Usług w sposób ciągły, rozliczana cyklicznie w powtarzających się okresach rozliczeniowych; 1.11 Usługa: usługi świadczone drogą elektroniczną na stronie Operatora opisane w Regulaminie; 1.12 Usługodawca/Operator: Biuro Rachunkowe "Partner" s.c. Iwona Morawska, Paweł Maciak ul. Ciołka Warszawa, NIP: , Regon ;

2 1.13 Użytkownik: osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która w jakikolwiek sposób korzysta z Serwisu. 3 WARUNKI ZAWIERANIA UMOWY 1. Zawieranie umowy odbywa się za pośrednictwem serwisu 2. Złożenie przez Użytkownika oświadczenia o akceptacji Regulaminu oraz rozpoczęcie korzystania z Usług oferowanych przez Usługodawcę (objętych Regulaminem) jest równoznaczne z akceptacją warunków niniejszego Regulaminu i tym samym zawarciem Umowy z Usługodawcą. 3. Regulamin stanowi integralną część zawieranej z Użytkownikiem Umowy. 4 ZASADY KORZYSTANIA Z SERWISU 1. Operator dołoży wszelkich starań, aby z należytą starannością świadczyć Usługi. 2. Operator zobowiązuje się świadczyć na rzecz Użytkownika usługi w zakresie: 2.1 wystawiania i przechowywania faktur VAT i faktur uproszczonych; 2.2 umożliwienia Użytkownikowi przeglądania wykazu wystawionych faktur i kontroli skuteczności ich opłacenia; 2.3 utworzenia automatycznych, indywidualnych kont dla każdego z kontrahentów Użytkowników, pozwalającego na zbiorczy dostęp do faktur VAT wystawionych dla danego kontrahenta, przez każdego z Użytkowników Serwisu; 2.4 prowadzenia modułu CRM (raportów, bazy kontrahentów, wraz podstawowymi informacjami ich dotyczącymi, bazy rozliczeń, bazy towarów i usług); 2.5 udostępniania informacji o stanie realizacji Usługi. 3. Operator zastrzega sobie możliwość zmiany w dowolnej chwili funkcjonalności Serwisu rozbudowując go o nowe funkcje i udogodnienia dla klientów, jak i zmiany w istniejącej funkcjonalności. 4. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu świadczonych usług oraz dodawania i usuwania usług. 5. Operator świadczy usługi poprzez Serwis za pomocą Systemu teleinformacyjnego. 6. Użytkownik może korzystać z wszystkich usług Serwisu za pomocą dowolnego komputera, za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej. 7. Zawarcie umowy o świadczenie Usług poprzedzone jest rejestracją oraz akceptacją Regulaminu. 8. W formularzu rejestracyjnym, Użytkownik zobowiązany jest do podania zgodnych ze stanem faktycznym następujących danych: 8.1. nazwisko, imię, 8.2. pełną nazwę frmy oraz numer NIP, 8.3. adres zamieszkania/siedziby, 8.4. adres do korespondencyjny jeśli jest inny niż adres, o którym mowa w pkt numer telefonu kontaktowego Użytkownika, 8.6. adres W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w ust. 8, Użytkownik obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim proflu administracyjnym, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od zmiany danych. 10. Z chwilą rejestracji usługi Użytkownik: akceptuje Regulamin, oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Operatora w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usług oraz wyraża zgodę na przekazanie i powierzenie ich przetwarzania innym podmiotom w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego i należytego wykonania Usług, oświadcza, że został poinformowany o prawie dostępu do swoich danych osobowych oraz możliwości ich zmiany, a także możliwości zaprzestania ich przetwarzania i możliwości złożenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz skutkach prawnych takiego sprzeciwu wyraża zgodę na przechowywanie przez Operatora na komputerze Użytkownika niewielkich plików tekstowych (tzw. cookies) niezbędnych do prawidłowego świadczenia Usług przez Operatora, które serwer może odczytać przy każdorazowym połączeniu się z konkretnego komputera. 11. Podczas rejestracji Użytkownik wprowadza utworzone przez siebie i znane tylko sobie: Login i Hasło. 12. Login musi zawierać co najmniej 6 znaków. Hasło musi zawierać co najmniej 6 znaków, w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także co najmniej jedną cyfrę lub jeden znak specjalny #, %, &).

3 13. W przypadku zapomnienia hasła Użytkownik otrzymuje możliwość skorzystania z funkcji serwisu odzyskaj hasło. Użytkownik zobowiązany jest do postępowania zgodnie z instrukcjami zawartymi w serwisie. 14. Użytkownik zobowiązany jest do zabezpieczenia Hasła i Loginu wykorzystywanych przy korzystaniu z Usług przed nieuprawnionym wykorzystaniem przez inne Podmioty. 15. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania własne oraz osób, którymi się posługuje, a także osób, którym udostępnia Hasła i Login do Panelu Użytkownika oraz osób działających w jego imieniu. 5 PRAWA I OBOWIĄZKI STRON 1. Serwis dostępny jest dla Abonentów przez całą dobę. W przypadku, gdy zaistnieje konieczność czasowego odłączenia dostępu do danych Usług Użytkownik zostanie o tym poinformowany na wskazany w procesie rejestracyjnym adres z odpowiednim wyprzedzeniem. Operator zastrzega sobie prawo do czasowego odłączenia dostępu do danych Usług w przypadku konieczności podjęcia niezbędnych prac konserwacyjnych oraz wszelkich prac związanych z rozwojem Usług. 2. Operator Serwisu zobowiązuje się do niezwłocznej naprawy wszelkich usterek uniemożliwiających dostęp do serwisu lub utrudniających dostęp do usług. W przypadku nieusunięcia zgłoszonych awarii w terminie dłuższym niż 14 dni, Użytkownik może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. 3. Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu pod względem technicznym. 4. Użytkownik korzystający z serwisu odpowiada we własnym zakresie za zgodne z prawem wystawianie i rozliczanie swoich dokumentów księgowych. Operator Serwisu nie świadczy w ramach oferowanej Usługi, usług doradztwa podatkowego ani prawnego. 5. Do obowiązków Użytkownika należy w szczególności: 5.1. bieżąca aktualizacja danych dotyczących Użytkownika, które wskazane zostały w formularzu rejestracyjnym, a następnie ujawnione w Panelu Użytkownika; 5.2. zabezpieczenie Haseł i Loginu wykorzystywanych przy korzystaniu z Usług a tym samym zabezpieczenie dostępu do Usług przed nieuprawnionym korzystaniem przez inne Podmioty; 5.3. korzystanie z Usług zgodnie z Regulaminem; 5.4. uiszczanie na rzecz Operatora opłat związanych ze świadczeniem Usług (określonej w Cenniku Świadczenia Usług); 5.5. korzystanie z Usług zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami kupieckimi, a także kontrolowanie poprawności dokumentów, które Użytkownik generuje w ramach korzystania z Usług i posługiwanie się tylko dokumentami poprawnymi; 5.6. korzystania z Usług zgodnie z informacjami, wskazówkami, wytycznymi zawartymi na stronie Operatora. 6. Korzystanie z Usługi przez Użytkownika nie może prowadzić do: 6.1. naruszenia dóbr osobistych i naruszenia praw autorskich innych Podmiotów, 6.2. prób nielegalnego wejścia w systemy komputerowe Operatora, 6.3. popełnienia czynu zabronionego w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa, przesyłania spamu lub dostarczania treści o charakterze bezprawnym, 6.4. innych czynów stanowiących naruszenie istniejącego porządku prawnego, norm społecznych i przyjętych zwyczajów oraz dobrych obyczajów. 7. Użytkownik, korzystając z Usługi, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur od Operatora Serwisu drogą elektroniczną, zgodnie z art. 106n ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 8. Operator Serwisu umożliwia Użytkownikom wysyłanie faktur w wersji elektronicznej. Użytkownicy oświadczają, iż otrzymali od swoich kontrahentów stosowną zgodę na otrzymanie faktury drogą elektroniczną w rozumieniu art. 106n ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 9. Użytkownik może komunikować się z Operatorem serwisu: 9.1 drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie internetowej w zakładce kontakt. 9.2 mailowo na adres partnersc@partnersc.com. 9.3 na piśmie, skierowanym pod adres Biuro Rachunkowe "Partner" s.c. Iwona Morawska, Paweł Maciak, ul. Ciołka 12, Warszawa. 10. Operator komunikuje się z Użytkownikiem za pośrednictwem drogi mailowe, na piśmie lub telefonicznie, przy wykorzystaniu danych ujętych w Panelu Użytkownika. 6 WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI USŁUGODAWCY

4 1. Operator nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody i straty bezpośrednio lub pośrednio (łącznie ze szkodami z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej oraz innymi szkodami o charakterze majątkowym), powstałymi z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Serwisu. 2. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też systemu łączności, za pomocą których Użytkownik łączy się z Serwisem. 3. Klient zobowiązuje się do korzystania z usługi w sposób nienaruszający praw osób trzecich (dóbr osobistych, praw autorskich), dobrych obyczajów ani przepisów prawa. 4. Operator serwisu potwierdza, że właścicielem całej treści wprowadzonej za pomocą Usługi jest Użytkownik. 5. Operator serwisu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treść prezentowaną na stronie założonej przez Użytkownika. 6. Wszelkie powinności wynikające z przepisów prawa dotyczące publikacji treści leżą po stronie Użytkownika. 7. Operator Serwisu nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z: 7.1. przerw w dostawie usługi lub niedostępności serwisu niezależnych od Operatora Serwisu lub będących następstwem zdarzeń, których Operator nie mógł przewidzieć, 7.2. niepoprawnego funkcjonowania systemu niebędącego winą Operatora, na przykład, błędów sieci telekomunikacyjnej, 7.3. dostępu do konta Użytkownika przez osoby nieautoryzowane, 7.4. nieznajomości lub nieprzestrzegania Regulaminu, 7.5. niebezpieczeństw związanych z użytkowaniem sieci: ataków hakerskich, zainfekowania systemu przez wirusy. 7 BLOKADA UŻYTKOWNIKA, ROWIĄZANIE I WYPOWIEDZENIE UMOWY 1. Operator jest uprawniony do dokonania Blokady Użytkownika w przypadku gdy: 1.1. stwierdzi naruszenie przez Użytkownika zasad korzystania z Usług wskazanych w Regulaminu, 1.2. stwierdzi, iż zachodzą okoliczności wskazane w 5 ust. 5 Regulaminu, 1.3. otrzyma zgłoszenie o bezprawnym charakterze danych, w rozumieniu art. 14 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną 2. Operator informuje Użytkownika na adres podany przez Użytkownika o przyczynie Blokady Użytkownika i wzywa do usunięcia przyczyny Blokady Użytkownika. 3. Blokada Użytkownika nie stanowi wypowiedzenia umowy ani rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. 4. Po upływie okresu Blokady Użytkownika następuje rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym, o którym Użytkownik jest informowany na adres podany w Panelu Użytkownika. 5. Zarówno Użytkownik jak i Operator mogą rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. 6. Oświadczenie o wypowiedzeniu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 1. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest Biuro Rachunkowe Partner s.c. Iwona Morawska, Paweł Maciak z siedzibą Warszawa ul. Ciołka Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane w następujących okolicznościach w oparciu o poniższe podstawy prawne: 1.w celach marketingowych (uwzględniających proflowanie w tych celach) na podstawie zgody, która może być wycofana w każdym czasie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem) lub prawnie uzasadnionych interesów operatora, do których należy marketing bezpośredni produktów i usług operatora, 2.w celu realizacji usługi świadczonej w serwisie z uwagi na okoliczność, że przetwarzanie danych osobowych Użytkownika jest niezbędne do wykonania tej usługi (np. w związku z koniecznością przesyłania do Użytkownika korespondencji), 3.w celu wypełnienia przez operatora obowiązków prawnych spoczywających na operatora w związku z koniecznością przechowywania dokumentów przez okresy wynikające z przepisów prawa,

5 4.w wewnętrznych celach administracyjnych operatora, w tym w celach statystycznych, jako realizacja prawnie uzasadnionych interesów operatora, 5.w sytuacji naruszenia przez Użytkownika niniejszego Regulaminu, obowiązującego prawa lub ogólnie przyjętych norm społecznych i moralnych w celu niezbędnym do podjęcia koniecznych do przerwania świadczenia usługi na podstawie prawnie uzasadnionego interesu operatora, 6.w celu rozpatrywania potencjalnych reklamacji składanych przez Użytkownika oraz dochodzenia lub obrony praw przed sądem na podstawie prawnie uzasadnionych interesów operatora polegających na konieczności ustosunkowania się do zarzutów i w celu obrony przed potencjalnymi roszczeniami, 7.w celu analitycznym oraz badania satysfakcji Użytkownika będących realizacją prawnie uzasadnionych interesów operatora, jakimi są doskonalenie prezentowanych przez operatora produktów i usług pod kątem zapotrzebowania i zadowolenia Użytkownika. 4. Dane Użytkownika nie będą udostępniane odbiorcom danych, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych przepisami prawa (jak np. Urząd Skarbowy, Policja, ZUS), chyba, że na podstawie odrębnej zgody Użytkownika, podmiotom powiązanym kapitałowo z operatorem. Dane mogą być także przekazywane partnerom biznesowym operatora, z którymi operator współpracuje w celu wywiązania się z postanowień zawartej z Użytkownikiem Umowy lub innym podwykonawcom, jak np. podmioty dostarczające usługi informatyczne. 5. Dane Użytkownika przechowywane będą do czasu upływu terminów wynikających z przepisów prawa w zakresie konieczności przechowywania dokumentacji, np. księgowo podatkowej, a w sytuacji kiedy przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie zgody Użytkownika (np. w celach marketingowych) do czasu jej wycofania. W innych sytuacjach, kiedy nie dojdzie do rozpoczęcia świadczenia usługi w serwisie nie będzie zachodziła inna podstawa przetwarzania danych, operator zastosuje wobec danych Użytkownika wewnętrzną procedurę usuwania danych zbędnych, przewidującą niszczenie danych o takim charakterze co najmniej raz w roku. 6. Użytkownik stosownie do sytuacji ma prawo dostępu do danych, uzyskania kopii danych, żądania sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 7. Użytkownika ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w sytuacji ich przetwarzania przez operatora na podstawie prawnie uzasadnionych interesów operatora, np. w celach marketingowych (w tym do proflowania w tych celach). 8. Użytkownik ma prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem o ile przetwarzanie danych opiera się wyłącznie na zgodzie Użytkownika. 9. Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednak niezbędne do zaistnienia możliwości realizacji przez operatora świadczenia usługi w Serwisie. 9 POLITYKA PRYWATNOŚCI 1. Polityka Prywatności obowiązuje wszystkie osoby odwiedzające Serwis. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia ewentualnych zmian w opublikowanej polityce prywatności. 2. W ramach świadczonych usług, Usługodawca może zbierać i przetwarzać dane niezbędne do świadczenia swoich usług związanych z charakterem działalności i wynikających z dostępnych funkcji aplikacji. Usługodawca oświadcza, że używa plików cookies, które pozwalają na identyfkację użytkownika aby tym samym umożliwić i usprawnić korzystanie z naszej aplikacji. W każdej chwili Użytkownik może zmodyfkować ustawienia w przeglądarce internetowej tym samym uniemożliwić zapisywanie plików cookies. Serwis zapewnia, że zapisywanie na komputerze użytkownika bądź każdej innej osoby odwiedzającej serwis plików cookies nie powoduje zmian konfguracyjnych w komputerze i oprogramowaniu. 3. Usługodawca oświadcza, że gromadzi informacje o osobach odwiedzających stronę wyłącznie na swoje potrzeby, a udostępnianie tychże informacji osobom trzecim możliwe jest tylko, gdy wymagają tego przepisy prawa i w celu świadczenia usług lecz po uzyskaniu stosownej zgody od Użytkownika;

6 4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do sporządzania statystyk charakteryzujących populację Użytkowników bądź innych osób odwiedzających Serwis w celu wykorzystania danych do nawiązywanej współpracy z potencjalnymi Klientami/ partnerami frmy. 5. W ramach realizacji Usługi przetwarzane są następujące dane osobowe Użytkowników: 5.1. nazwisko i imię lub nazwa frmy Użytkownika, 5.2. numer ewidencyjny NIP lub inny numer ewidencyjny Użytkownika, 5.3. miejsce zamieszkania Użytkownika, 5.4. adres poczty elektronicznej Użytkownika, 5.5. numer telefonu kontaktowego posiadanego przez Użytkownika. 6. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu świadczonych usług oraz dodawania i usuwania usług. 7. Udostępnianie danych osobowych przez Użytkowników ma charakter dobrowolny, jednak jest to warunek konieczny do realizacji Usługi. Dane są udostępniane przez Użytkownika na etapie jego rejestracji w Serwisie oraz na etapie dokonywania korekty lub aktualizacji danych. 10 PROCEDURA REKLAMACJI 1. Użytkownik może składać w każdym czasie zastrzeżenia dotyczące usług świadczonych przez Usługodawcę. 2. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu powinny być zgłaszane w formie pismnej za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: partnersc@partnersc.com lub listownie na adres: Biuro Rachunkowe "Partner" s.c. Iwona Morawska, Paweł Maciak, ul. Ciołka 12, Warszawa. 3. Reklamacja powinna zawierać dane osobowe Użytkownika umożliwiające jego identyfkację, Login oraz zwięzły opis zastrzeżeń zgłaszanych przez Użytkownika. 4. Na żądanie Użytkownika Usługodawca potwierdza Użytkownikowi otrzymanie reklamacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. 5. Usługodawca rozpatruje reklamację niezwłocznie po jej otrzymaniu. Odpowiedź na reklamację jest udzielana bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 30 dni od chwili otrzymania reklamacji, chyba że mają miejsce szczególnie skomplikowane okoliczności, uniemożliwiające rozpatrzenie reklamacji i udzielenie odpowiedzi w tym terminie. W takim przypadku Usługodawca poinformuje Użytkownika, który złożył reklamację o przyczynach opóźnienia, okolicznościach, które muszą zostać ustalone dla rozpatrzenia sprawy oraz określi przewidywany termin rozpatrzenia reklamacji i udzielenia odpowiedzi, który nie może przekroczyć 60 dni od dnia otrzymania reklamacji. 6. Odpowiedź na reklamację jest udzielana w postaci papierowej lub za pomocą innego trwałego nośnika informacji. Na wniosek Użytkownika odpowiedź na reklamację może być dostarczona pocztą elektroniczną. 11 POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 1. W celu skorzystania z usługi świadczonej w Serwisie, Użytkownik jako Administrator danych zawartych w fakturach i dokumentach przechowywanych w Serwisie powierza Operatorowi jako Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, a Procesor zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu przez Administratora danych, danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora danych. 2. Procesor oświadcza, że stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, niezbędne do zapewnienia właściwego stopnia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w pełni uwzględniające wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fzycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwane dalej: RODO ), w tym w szczególności w aspekcie zapewnienia ochrony praw osób fzycznych, których dane dotyczą. Procesor oświadcza również, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia tych środków, w szczególności poprzez fachową wiedzę, doświadczenie i zasoby umożliwiające realizację obowiązków wynikających z RODO. 3. Procesor oświadcza, że spełnia następujące wymogi wskazane w Wykazie środków technicznych i organizacyjnych zapewniające bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych:

7 1.Każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych (np. pracownik Procesora) posiada upoważnienie do przetwarzania danych oraz złożyła oświadczenie o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy. 2.Obszar przetwarzania danych osobowych chroniony jest przed dostępem osób nieuprawnionych (w tym w szczególności przez zamykane na klucz pomieszczenia oraz szafy, w których przechowywane są dokumenty papierowe zawierające dane osobowe). 3.Po zakończeniu pracy dokumenty papierowe są zabezpieczone w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią przez osoby nieuprawnione (np. chowane do zamykanych na klucz szaf lub szufad, umieszczane w zamykanych na klucz pomieszczeniach). 4.Procesor stosuje zasadę uprawnień koniecznych, tzn. każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych posiada dostęp wyłącznie do takiego zakresu danych, jaki jest jej niezbędny do wykonywania przez nią swoich obowiązków. 5.Przynajmniej raz w roku Procesor dokonuje przeglądu uprawnień dostępowych przynależnych osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych pod katem ich niezbędności. 6.Każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym posiada indywidualne konto dostępu zapewniające rozliczalność operacji na tych danych. 7.Stosowane jest silne hasło dostępu do systemu informatycznego. 8.System regularnie wymusza zmianę hasła. 9.System zbiera logi systemowe dla zdarzeń związanych z logowaniem/wylogowywaniem danych oraz nadawaniem uprawnień do systemów. 10.W przypadku połączenia sieci lokalnej Procesora z siecią Internet, sieci te oddzielone są od siebie za pomocą Firewall. 11.Stosowany jest system ochrony przed wirusami. 12.W przypadku zgrywania danych osobowych na dyski zewnętrzne, ich przenoszenie możliwe jest tylko po zaszyfrowaniu dysku. 13.Dyski, na których przechowywane są dane osobowe powinny być backupowane (wymagane odpowiednio przechowywanie kopii zapasowych w bezpiecznej odległości od lokalizacji centralnej). 14.Lokalne dyski twarde komputerów przenośnych są szyfrowane. 4. Administrator danych oświadcza, że w jego ocenie Procesor daje rękojmię zgodnego z przepisami prawa, w tym z przepisami RODO, przetwarzania danych powierzonych mu przez Administratora danych. 5. Administrator danych oświadcza, że decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych Procesorowi danych osobowych, tzn. przysługuje mu status wynikający z art. 4 pkt 7 RODO oraz, że powierzył Procesorowi, na podstawie art. 28 RODO, przetwarzanie danych w zakresie wskazanym poniżej. 6. Zakres, o którym mowa, może zostać w każdym momencie zmieniony przez Administratora danych, w tym w szczególności ograniczony, jeśli Administrator danych uzna, że nie jest już adekwatny do realizacji przez Procesora celu przetwarzania, któremu powierzenie ma służyć. 7. Procesor zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych wyłącznie w zakresie wskazanym poniżej wyłącznie w celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z powierzenia mu przetwarzania danych osobowych zawartych w fakturach i dokumentach przechowywanych w Serwisie oraz korzystania przez Administratora danych z Serwisu. 8. Zakres powierzonych danych osobowych co do zasady przedstawia się następująco:

8 Rodzaj świadczonej usługi korzystanie przez Administratora danych z Serwisu Kategoria osób, których dane dotyczą Dane zawarte w fakturach i dokumentach przechowywanych w Serwisie Zakres powierzonych danych osobowych Dane osobowe (imię, nazwisko, nazwa), identyfikacyjne (NIP, Regon, Pesel), adresowe (adres zamieszkania, adres siedziby, adres prowadzenia działalności), kontaktowe (numer telefonu, adres poczty elektronicznej), finansowe (dane dotyczące wzajemnych stosunków gospodarczych i rozliczeń). 9. Powierzone dane osobowe mogą być przez Procesora: 1.utrwalane, 2.przechowywane, 3.pobierane, 4.opracowywane, 5.porządkowane, 6.udostępniane, 7.weryfkowane, 8.modyfkowane. 12 OBOWIĄZKI PROCESORA 1. Procesor ma zgodnie z art. 28 RODO obowiązek: 1.przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych, tj. w zakresie i celu wynikającym z Regulaminu i nie może wykorzystywać powierzonych danych do realizacji innych, np. własnych, celów; 2.dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych jedynie osoby, którym Procesor nadał odpowiednie upoważnienia do dostępu do powierzonych danych osobowych; 3.dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych jedynie osoby, które na piśmie zobowiązały się do zachowania w tajemnicy, zarówno w trakcie, jak i po ustaniu stosunku prawnego łączącego te osoby z Procesorem, tak danych osobowych, jak i sposobów ich zabezpieczenia; 4.stosować wszelkie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające odpowiedni do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fzycznych stopień bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych np.: pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych, w sposób ciągły i nieprzerwany poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania, zdolność do szybkiego przywrócenia danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fzycznego lub technicznego, regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania. 5.przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu podpowierza przetwarzanie danych osobowych, a więc takiego, który uzyskuje dostęp do danych powierzonych Procesorowi przez

9 Administratora danych, w celu umożliwienia wykonywania przez Procesora Umowy powierzenia (dalej: Podprocesor ), 6.w razie potrzeby oraz na żądanie Administratora danych pomagać temu Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w przedmiocie wykonywania jej praw określonych w przepisach RODO, 7.informować Administratora danych w terminie do 15 (piętnastu) dni roboczych o każdym przypadku skierowania do Procesora żądania, o którym stanowi pkt 6 powyżej, przez osobę, której dane dotyczą oraz udostępniania w tym przedmiocie Administratorowi danych niezbędnych informacji, 8.w razie potrzeby i na żądanie Administratora danych pomagać temu Administratorowi wywiązywać się m.in. z następujących obowiązków: wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania powierzonych Procesorowi danych osobowych, dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych, stosownie do treści art. 35 RODO. 9.udostępniać Administratorowi danych w terminie 15 (piętnastu) dni roboczych od dnia przesłania żądania przez Administratora danych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków związanych z powierzeniem Procesorowi przetwarzania danych, przy czym żądania takie nie mogą być nadmierne. 2. Procesor ma obowiązek prowadzenia wszelkiej wymaganej przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych dokumentacji, w tym m.in. zobowiązany jest prowadzić Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania Danych Osobowych zawierający następujące informacje: 1.imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe Procesora oraz Administratora Danych, a gdy ma to zastosowanie przedstawiciela Procesora oraz inspektora ochrony danych Procesora, 2.kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu Administratora danych, 3.gdy ma to zastosowanie informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku, o którym mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO dokumentację odpowiednich zabezpieczeń, 4.ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, zastosowanych przez Procesora w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności powierzonych danych osobowych. 3. Procesor jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażania właściwych środków naprawczych. 4. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Procesor bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 36 (trzydziestu sześciu) godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu, informuje o powyższym Administratora danych, wskazując: 1.opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w szczególności kategorie osób, których naruszenie dotyczyło oraz przybliżoną ich liczbę, 2.imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub określenie innej osoby kontaktowej w sprawie, 3.opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych, 4.opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Procesora w celu zapobieżenia skutkom naruszenia, w tym opis proponowanych środków, które pomogą zapobiegać podobnym naruszeniom w przyszłości. Do czasu przekazania Procesorowi przez Administratora danych instrukcji postępowania w związku z naruszeniem ochrony danych, Procesor podejmuje bez zbędnej zwłoki działania mające na celu ograniczenie skutków tego naruszenia. Ewentualne poinformowanie przez Procesora o wystąpieniu zdarzenia osób, których dane dotyczyły oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu takiego działania lub powiadomieniu o takim działaniu Administratora danych.

10 6. Procesor zobowiązany jest dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych powierzonych mu przez Administratora danych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. 7. Procesor ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie. 13 ZGODA NA DALSZE POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH 1. Administrator danych wyraża zgodę na dalsze powierzenie (dalej: Umowa podpowierzenia lub podpowierzenie ) przez Procesora przetwarzania danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym dane osobowe w celu zgodnym z Umową powierzenia, niezbędnym do jej wykonania (dalej: Podprocesorzy ). Procesor prowadzi listę Podprocesorów, którą udostępni Administratorowi danych na jego pisemne żądanie. W przypadku braku zgody na podpowierzenia danych danemu Podprocesorowi Administrator danych uprawniony jest do zakończenia współpracy zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie. 2. Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich Podprocesorów, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz innych przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a także, aby należycie chroniło prawa osób, których dane dotyczą. 3. Procesor zapewnia, że w Umowie podpowierzenia, na Podprocesora zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Procesora określonym w Umowie powierzenia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych osobowych odpowiadało wymogom RODO. 14 ZGODA NA DALSZE POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH 1.Procesor odpowiada w pełnym zakresie przed Administratorem danych za spełnienie obowiązków wynikających z Umowy podpowierzenia zawartej pomiędzy Procesorem a Podprocesorem. Jeżeli Podprocesor nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków, pełna odpowiedzialność wobec Administratora danych za wypełnienie obowiązków Podprocesora spoczywa na Procesorze. 2. Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób sprzeczny z przepisami RODO, jeśli nie dopełnił wynikających z tego aktu prawnego a spoczywających na nim obowiązków lub gdy działał wbrew instrukcjom Administratora danych. 3. Procesor ma obowiązek współdziałać z Administratorem danych na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą i zapewnia jednocześnie, że obowiązek ten będzie wypełniać także Podprocesor. 4. W przypadku, gdy Administrator danych wypłacił odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem danych osobowych, ma prawo żądania od Procesora zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi on odpowiedzialność. 15 WSPRACIE W WYKONYWANIU PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ 1. Procesor obowiązany jest, na żądanie Administratora danych, pomagać temu Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w przedmiocie realizacji jej praw wynikających z RODO, w szczególności prawa dostępu do danych i otrzymania ich kopii,

11 prawa do sprostowania danych, do przenoszenia danych oraz ich usunięcia (w tym tzw. prawa do zapomnienia ), a także w zakresie dopełnienia obowiązku informacyjnego, o którym stanowi art. 13 oraz art. 14 RODO. 2. Żądanie Administratora danych w zakresie uzyskania wsparcia o którym mowa w ust. 1 zostanie przekazane Procesorowi na piśmie. 3. Procesor w terminie do 15 (piętnastu) dni roboczych od dnia potwierdzenia otrzymania żądania od Administratora danych, obowiązany jest przekazać Administratorowi danych informacje niezbędne do wywiązania się przez tego Administratora z obowiązków, o których mowa w ust CZAS TRWANIA UMOWY POWIERZENIA I ROZWIĄZANIE UMOWY POWIERZENIA 1. Umowa powierzenia trwa przez okres realizacji usługi świadczonej w Serwisie. 2. Po ustaniu obowiązywania Umowy powierzenia, Procesor ma obowiązek usunąć wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone przez Administratora danych, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych kopii. 3. Administrator danych jest uprawniony do rozwiązania Umowy powierzenia bez zachowania okresu wypowiedzenia w każdym przypadku naruszenia przez Procesora przepisów niniejszej Umowy powierzenia oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO, w tym w szczególności gdy: Procesor uniemożliwia lub uporczywie utrudnia Administratorowi danych przeprowadzanie audytów, nie przekazuje informacji, nie odpowiada na żądania Administratora danych lub nie stosuje właściwych środków techniczno organizacyjnych zapewniających właściwy poziom bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 17 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmian Regulaminu z ważnych przyczyn. 2. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu zostaną uwidocznione w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed dniem wejścia w życie zmian. 3. Zmiany wiążą Użytkowników od daty wskazanej przez Usługodawcę jako data wejścia w życie nowych postanowień. 4. Jeżeli strony nie osiągną kompromisu wówczas sprawy sporne, rozpatrywane będą przez Sąd właściwy. 5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną, a w szczególności do składania oświadczeń woli w postaci elektronicznej, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U z 1964 r., nr 16, poz. 93 z późn. zmianami), Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r., nr 144, poz z późn. zmianami), Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zmianami). 6. Regulamin obowiązuje od dnia